Современный бухгалтер: хитрости работы и программы-помощники

Как возникает запрос на регламентацию работы бухгалтерии

В моей практике работы с постоянными клиентами я занималась этим тогда, когда «привести в порядок бухгалтерию» оказывалось жизненно необходимо. В запросах руководителей клиентских организаций обычно озвучивались следующие проблемы:

• Теряются первичные документы, допускаются ошибки в оформлении документов и в проводках, что приводит к напряжённости отношений с контрагентами и потерям клиентов.
• Бухгалтерия для директора компании «чёрный ящик», он не может понять, что там происходит, с кого что спрашивать.
• Большая текучка персонала бухгалтерии, каждый раз адаптация нового  сотрудника требует отвлечения главного бухгалтера и других бухгалтеров от прямых обязанностей. Руководитель видит возможное решение в том, что  если у каждого сотрудника будет должностная инструкция, детально описывающая все действия, это позволит быстро и без потерь ввести в бухгалтерию нового человека. Кроме того, можно снизить требования к компетенциям кандидатов, так как много  функций, которые не требуют высшего образования. К тому же, такой специалист стоит дешевле.
• Бухгалтерия не может представить руководству требуемые отчёты в назначенное время (а бывает, что не может представить вообще).
• Бухгалтерия справляется с вопросами бухгалтерского и налогового учёта и соответствующей отчётностью, а на задачи, связанные с управленческим учётом времени не хватает.
• Планируется большой прирост объёмов работ, как сделать, чтобы бухгалтерия справилась прежним составом.
• Сотрудники не могут добиться от бухгалтерии своевременного оформления первичных документов. Бухгалтеры ссылаются на большую загрузку, при этом часто пьют чай.

Калькуляторы

Речь не об устройстве на вашем столе, а о специальных мини-программах, приложениях или онлайн-инструментах. Чаще всего калькуляторы используют для расчета:

• Отпускных.
• Больничных.
• Стажа.
• Пеней по налогам и взносам, за просрочку выплаты заработной платы.
• Материальной выгоды.
• Налогов (УСН, НДС, НДФЛ и т.д.).
• Фиксированных взносов ИП.

Большинство этих инструментов и некоторые другие вы найдете в этом разделе. Работать с онлайн-калькуляторами очень просто: достаточно внести в ячейки данные и нажать кнопку. Если все сделано правильно, получится точный результат. Кроме того, расчет можно скачать в формате Word или Excel, иногда уже в виде готовой бухгалтерской справки или необходимой формы.

Обратите внимание! Некоторые подобные гаджеты скачиваются в смартфон или на компьютер. Например, бесплатное приложение Staj

В нем удобно считать стаж по трудовой книжке, а также складывать и вычитать периоды.

Для тех, кто занимается бизнесом самостоятельно, онлайн-калькуляторы быстро и без специфических знаний посчитают нужные данные. Для сотрудников это возможность проверить расчеты бухгалтерии, если возникли сомнения

Главное, обратить внимание на актуальность – уважающий себя ресурс обязательно обновляет формулы, если меняются ставка рефинансирования, МРОТ и т.д

Excel – мастер на все руки

На самом деле Excel пользуются многие бухгалтера. Для чего же в повседневной работе используется приложение:

• «Вытащить» из бухгалтерской программы любой документ или отчет и использовать для создания внутренней управленческой отчетности: сохранить в формате xls несколько реестров, списков и объединить их, составить сравнительные таблицы.
• В выгруженном списке установить свои параметры фильтрации, отбора и прописать команды.
• Составить собственные таблицы с формулами для регулярных нестандартных подсчетов.
• Формирование наглядных графиков и диаграмм.
• Ведение для ИП в формате Excel книги учета доходов и расходов, заполнение форм отчетности в отсутствии специального софта.

Многие формы печатных бланков в сети представлены в формате xls, даже на нашем сайте вы могли это заметить. Например, вот бланк накладной ТОРГ-12. Причем часть данных в таких формах может заполняться автоматически, благодаря прописанным в ячейках формулам.

Есть пара самых простых формул, используемых в Excel, они применяются очень часто:

=A1+B1 формула для сложения значений в двух ячейках (A1 и B1 соответственно), обратите внимание, формула начинается со знака равенства, это показывает приложению, что вы хотите ввести не просто буквы и цифры, а провести расчет. Складывать можно много разных значений

Если все они входят в один столбец или строку, то формула упрощается. Допустим, в колонке A надо суммировать ячейки с номерами с 1 по 135. Тогда формула будет выглядеть так =СУММ(A1:A135)
=ОКРУГЛ(N;0) формула для округления, вместо N необходимо подставить число или номер ячейки, значение которой округляется. Можно подставить формулу. Пример: =ОКРУГЛ(СУММ(А1:А135);0). Вместо «0» необходимо указать нужное количество знаков после запятой, при нуле округление производится до целого числа.

Кстати! Другие формулы (не только математические, но и текстовые, логические, финансовые) находятся в соответствующей вкладке. Программа подскажет, что необходимо ввести в поле, дополнительные сведения доступны в справке.

Для создания собственных таблиц достаточно провести настройку один раз и затем вводить значения в ячейки для получения результата. Если в вашем учете встречаются нестандартные подсчеты, подготовьте личный калькулятор с помощью Excel. Как правило, здесь все четко – формулы пишутся по стандартной математической логике.

Помещение и оборудование

Для организации бизнеса на бухгалтерских услугах, при открытии ИП, не обязательно арендовать офис. Первое время можно открыть бухгалтерию на дому и встречаться с клиентами на их территории. Когда объемы работы вырастут, и появится необходимость привлечь новых работников, можно уже задуматься об офисе, площадью 40-50 квадратных метров. Такого помещения будет вполне достаточно для размещения 5 компьютерных столов для Ваших бухгалтеров.

Лучшее местоположение офиса – рядом с потенциальными клиентами. Помимо этого Вы должны провести анализ конкурентов, чтобы не арендовать помещение рядом с какой-нибудь раскрученной фирмой, которая также предоставляет услуги бухгалтерии. Еще очень хорошей идеей будет арендовать помещение рядом с налоговой, чтобы клиенты могли в одном месте делать одновременно несколько дел, связанных с отчетностью фирмы.

Что касается оборудования, если Вы первое время будете работать на дому, потребуется только компьютер, интернет, оргтехника и лицензионные программы. Для офиса придется выделить деньги на ремонт помещения и закупку мебели.

Персонал

Открытие собственной бухгалтерии поначалу может быть и без привлечения партнеров, однако когда дела пойду вверх, нужно будет нанять несколько квалифицированных бухгалтеров. Обязательное требование – опыт работы, т.к. Ваша малоизвестная компания не должна себя запятнать неквалифицированным штатом рабочих.

Найти сотрудников можно даже через интернет. Многие женщины бухгалтеры интересуются, как дополнительно заработать в декретном отпуске на своих знаниях. Подыскивайте соответствующие форумы и предлагайте сотрудничество.

Идеи для публикаций

Весь контент для Инстаграма можно разделить на несколько видов:

• продающий;
• информационный;
• вовлекающий;
• развлекательный.

Не используйте только один тип постов. Старайтесь сочетать их между собой. Подстраивайтесь под тему своего блога, обстоятельства и свою аудиторию. Иногда контент может быть комбинированным (развлекательно-продающий пост).

Примеры продающих постов

Одна третья часть постов должна быть именно такой. С помощью такого контента бухгалтер сможет привлечь аудиторию и познакомить их поближе со своей профессией.

• Пост-знакомство.
• Итоги обучения.
• Особенности вашего подхода к работе.
• Список услуг.
• Отзывы клиентов и студентов, если у вас есть обучающие курсы.
• Ваши преимущества.

Кроме того, вы можете поделиться со своими подписчиками и другой полезной информацией. Такой контент будет как раз совмещать в себе два вида: информационный и продающий. Благодаря публикациям подобного плана вы ещё раз продемонстрируете свои прекрасные знания и докажите подписчикам ещё раз, что вы действительно профессионал своего дела.

• Как проверить своего бухгалтера на честность.
• Как набрать опыта новичку в этой профессии.
• Какому типу рекламы услуг бухгалтера не стоит доверять.
• ТОП-10 вопросов, которые нужно обязательно задать специалисту перед началом работы.
• Что такое НДС?
• Зачем на предприятии нужен бухгалтер.

Не забывайте проводить акции и розыгрыши, ведь они точно привлекут внимание других пользователей! Подписчики любят подарки и что-нибудь бесплатное!

Примеры информационных, вовлекающих и информационных постов

Такие публикации будут разбавлять продающий контент, ведь нельзя пользователям всегда рассказывать о своём профессионализме. Иногда нужно давать им и полезную информацию, которая может пригодиться в жизни.

Кроме того, с аудиторией можно поделиться забавными историями, которые связаны с вашей работой или личной жизнью

Очень важно, чтобы подписчики понимали, что даже у таких профессионалов есть не только рабочие дни, но и выходные, и свободное время, и друзья, и семья!. Забавные вопросы от подписчиков и клиентов

Забавные вопросы от подписчиков и клиентов.

• Голосование за разбор будущей темы.
• Небольшой тест на предпринимательские способности.
• Как прошла встреча с моим первым клиентом.
• Как опыт бухгалтера помогает мне в жизни.

ЛидерТаск — эффективный инструмент для корпоративного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент сегодня становится все доступнее благодаря специальным сервисам и приложениям для ПК и мобильных устройств. Они позволяют успешно управлять ключевыми делами, задачами и проектами, рационально распределять время, вести списки дел в режиме онлайн.

Пользователи имеют возможность выбора из огромного числа программ. Они используют помидорковые таймеры, текстовые веб-редакторы с минималистичным интерфейсом, блокаторы сайтов, таск-трекеры, приложения для записей и напоминаний.

Мы же предлагаем нашим читателям наиболее эффективный инструмент, который включает в себя все основные функции планировщика задач — ЛидерТаск. Он позволяет не только упорядочить хаос в делах с помощью составления расписания, планирования на день, неделю и месяц, но и в нужный момент вышлет напоминание, сообщит о предстоящей встрече, поможет делегировать задачи и настроит работу с проектами.

Кроме того, сервис поддерживает возможность использования системы канбан с ее досками, которые быстро визуализируют ваши цели, наглядно покажут рабочие и личные задачи

Отображение процессов на экране позволит организовать работу и не упустить ничего важного в течение дня

Итак, в статье мы рассмотрели немало лучших принципов и техник, способных качественно улучшить жизнь современного человека. Эффективные методы тайм-менеджмента включают немало инструментов, рекомендаций и практик, перечисленных выше.

Правило 7. Никогда не пренебрегайте отдыхом!

Когда у вас есть возможность отдохнуть, сделать перерыв на обед, выполнить легкую разминку для тела — никогда не пренебрегайте этим! Это, пожалуй, самый важный фактор для эффективного управления рабочим временем. Когда бухгалтер погружается в полноценный отдых, все его в это время ресурсы восстанавливаются, и эффективность труда возрастает.

ВАЖНО! Отведенные для отдыха минуты ни в коем случае нельзя тратить на «пожирателей времени». Вы должны полностью абстрагироваться, расслабиться и набраться позитивной энергии для дальнейшей работы

Используя вышеописанные техники тайм-менеджмента в своей практике, всегда думайте о результатах, которые они вам принесут. Например, это может быть ваш доход, а лучше те материальные цели, на реализацию которых вы планируете его потратить.

Хотите проверить рекомендации в действии?
Выберите подходящий курс и пройдите его 1-й урок бесплатно, чтобы оценить, насколько комфортно повышать квалификацию онлайн!
Повышение квалификации бухгалтеров: дистанционное обучение

Как часто удается вам выделить время на учебу?

KPI главного бухгалтера – что сюда входит?

Каждый отдельно взятый отдел бухгалтерии имеет свои особенности работы в соответствии с деятельностью организации, поэтому совокупность коэффициентов для каждого отдельно взятого главного бухгалтера будет своя. К показателям, определяющим результативность работы бухгалтерии, можно отнести:

• своевременность сдачи отчетных документов в контролирующие органы и грамотное их заполнение;
• отсутствие просрочек по платежам клиентов;
• отсутствие ошибок в ведении учета;
• итоговая экономия при работе с поставщиками;
• штрафы и пени со стороны контролирующих органов из-за ошибок бухгалтерии;
• расходы на оплату жалования сотрудников отдела;
• жалобы на работу бухгалтеров со стороны контрагентов, работников и клиентов.

Кроме перечисленных выше критериев, главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне нагрузке в работе персонала

Цели и задачи бухгалтерии

Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.

Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.

Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.

Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.

Цели и задачи бухгалтерии с точки зрения бухгалтерского учёта определяются законодательством, а вот остальные цели определяются исходя из целей бизнеса. Например, своевременное и точное предоставление управленческой информации, необходимой для принятия решений.

Отсюда возникает многоплановая задача. С одной стороны, нужно описать и оптимизировать действующие процессы бухгалтерского учёта, с другой стороны, спроектировать и внедрить процессы, несвойственные традиционной бухгалтерии.

Матрица KPI

Каждая компания сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании. В список показателей можно включить и дополнительные моменты, к примеру, внеурочную работу, помощь другим специалистам, обучение и наставничество, выполнение дополнительных функций и т.д.

После того, как ключевые показатели KPI для каждого сотрудника определены, необходимо составить матрицу KPI, на основе которой будет оцениваться производительность и эффективность работы.

​Матрица KPI за месяц для бухгалтера, выполняющего дополнительно работу по привлечению клиентов.

1 вес устанавливает компания самостоятельно в зависимости от значимости KPI

2 индекс = факт / план * 100%

3 итог = вес * факт / план

4 статус:

: ((  очень плохо

: (  плохо

: )  хорошо

: ))  очень хорошо

Матрица может быть разработана для бухгалтера и менеджера по привлечению клиентов раздельно:

На основе представленной матрицы можно делать выводы о том, какие показатели KPI выполнены сотрудником в соответствии с установленным планом, а какие из них требуют дополнительной проработки и анализа. На основе данной матрицы рассчитывается заработная плата сотрудников.

Основы KPI

KPI – это система коэффициентов. Совокупность KPI воздействует на количественные и качественные достижения относительно предполагаемого результата. Разработка показателей предусматривает разложение главных индексов для получения каждым подразделением предприятия группы своих KPI. Каждый коэффициент имеет свои параметры эффективности, четко регламентированные установленным сроком выполнения задачи. В соответствии с показателями эффективности на основе KPI каждый сотрудник получит индивидуальное вознаграждение.

Для успешного запуска системы коэффициентов эффективности предприятию необходимо провести многоэтапную подготовку.

1. Планирование стратегии. Для начала необходимо сформировать политику достижений, продумать этапы, помогающие достичь поставленных задач и результатов.
2. Выделение основных показателей успешной работы. Руководство компании отбирает главные, по своему мнению, нормативы достижения успеха, исчисляемые в количественном выражении.
3. Выбор показателей достижения целей. Выделение наилучших способов достижения намеченных результатов, с помощью рассчитанных KPI.

Условия успешного функционирования системы коэффициентов:

• уникальность каждого показателя;
• достижимость;
• измеримость (ед., кг, шт., руб., у. е.);
• соответствие компетенции оцениваемых сотрудников;
• полезность.

Виды основных коэффициентов эффективности:

• KPI итогов – показывает объем полученных результатов;
• KPI расходов – отражает издержки необходимых ресурсов;
• KPI процессинга – выполнение поставленных задач без сбоев;
• KPI времени – временные затраты на выполнение процессов;
• KPI отдачи – соотношение полученных затрат к издержкам.

Что такое финансовое планирование и для чего оно нужно бизнесу

Финансовое планирование — управление доходами и расходами компании или проекта. Деньги распределяют между направлениями работы, а потом составляют финансовый план.

Это нужно, чтобы обеспечить финансирование деятельности компании. Руководство должно понимать, хватит ли у компании денег, чтобы осуществить все проекты и выполнить все запланированные задачи.

Допустим, компании нужно нарастить выпуск продукции. Сейчас она производит товаров с общей стоимостью 10 миллионов рублей, а хочет — на 100 миллионов. Для этого ей нужно построить новую производственную линию: найти помещение, отремонтировать его, закупить станки. У компании на счетах 20 миллионов рублей. Хватит ли ей денег, чтобы достичь цели? Ответ компания получит после составления финансового плана.

Результат может быть таким: «Да, у нас есть все ресурсы, которые нужны для проекта». Или: «Сейчас ресурсов нет, нужно искать внешнее финансирование. Например, брать кредит, искать инвестора или договариваться с поставщиками об отсрочках».

Финансовое планирование бывает краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное.

Кадр: фильм «Расплата»

Краткосрочное финансовое планирование

Обычно это планирование на несколько недель, максимум — на месяц. В этом случае финансовый план — просто подробный список расходов и планируемых поступлений в конкретный период.

Все эти расходы — например, на зарплаты, аренду, услуги поставщиков — заранее известны компании. Поэтому, чтобы спланировать финансы на короткий период, нужно просто собрать список расходов и определить, хватит ли у компании денег на платежи с учётом плановых поступлений. Если нет — какие-то из них стоит перенести. Например, договориться с поставщиками о переносе платежа на конец месяца.

Долгосрочное, или стратегическое финансовое планирование

Такое планирование, наоборот, максимально абстрактное. Компания определяет, к каким результатам она хочет прийти через 3–5 лет, и на основании этого планирует свои финансы.

Долгосрочное планирование строится не на основе известных данных о расходах, а на основе текущих финансовых показателей компании. Например, объёма чистой выручки, уровня рентабельности, оборачиваемости товара. И исходя из их оценки ставят долгосрочные цели. Например, компания запустила новый продукт. Сейчас выручка от его продажи составляет 5 млн рублей. Компания планирует рост продаж, поэтому ставит долгосрочную цель — за три года увеличить выручку до 70 млн рублей. Пока точно не понятно, что нужно для этого предпринять.

Стратегическое планирование — постановка долгосрочных целей, которые сейчас не нуждаются в детальной проработке. Во время такого планирования компания определяет, какие задачи она собирается решать в течение 3–5 лет и к каким результатам ей нужно прийти.

Среднесрочное финансовое планирование

Как понятно из названия, это нечто среднее между краткосрочным и долгосрочным планированием. Срок такого планирования — год или несколько месяцев. Расходы и доходы для среднесрочного плана можно прогнозировать точнее, чем для долгосрочного.

Например, компания уже знает, сколько сотрудников будет работать, поэтому может рассчитать, сколько денег уйдёт на зарплаты. Или известно, что нужно закупить новое оборудование, — можно спрогнозировать точные затраты на него.

Если при краткосрочном планировании уже есть счета с точными цифрами, то в среднесрочном мало такой конкретики. Какие счета компания будет оплачивать следующим летом — предсказать сложно.

Часто среднесрочное планирование называют бюджетированием или финансовым моделированием. Компания берёт данные, которые точно не известны, но которые можно предсказать. На основании них делает прогноз и дальше пользуется уже прогнозными значениями.

Три причины составить финансовый план

На мой взгляд, финансовое планирование, хотя бы минимальное, нужно любой компании. По трём причинам.

Вы поймёте, хватит ли денег на реализацию проекта

Это особенно важно, если он требует значительных вложений. Примеры таких вложений — закупка дорогого оборудования, покупка помещения и его ремонт, набор новых сотрудников

Конечно, можно начать выполнять проект без проработанного финансового плана. Но есть большой риск, что к середине проекта деньги закончатся — его придётся приостанавливать, а команду распускать.

Вы объедините цели и разберётесь, как их достичь

Чтобы составить бюджет, нужно объединить планы и пожелания всех отделов, привести их к общему знаменателю.

Допустим, начальник склада хочет, чтобы компания хранила большие запасы продукции. Так он сможет отгрузить товар клиенту в любой момент. Но компании не нужны такие большие запасы — это замороженные на складах оборотные средства.

Противоречие обнаруживают, когда составляют бюджет. Руководство компании объясняет начальнику склада, что запасы на три месяца — это невыгодно. Но, чтобы нужные товары всегда были на складе, они решают установить новую программу. Она контролирует остатки эффективнее. В результате запасы товаров требуются на два месяца или даже на один, а не на три.

Так во время составления финансового плана отделы сопоставили потребности и нашли решение, которое подходит всем. Получилась рабочая схема, которая учла цели отделов: не замораживать деньги в излишних запасах, но всегда иметь возможность выдать товар.

Таким образом, бюджетный процесс поможет сформулировать общие для компании цели и найти варианты, возможности их достижения.

Получите инструмент контроля

С ростом компании её бюджет превращается в инструмент контроля. Он выполняет роль ограничителя для всех структурных подразделений.

Например, задача отдела — нарастить объём своих операций на 30%. Для этого согласован бюджет на год — в рамках него отдел начинает работать. Если в процессе выясняется, что для выполнения задачи нужен ещё один человек, — потребуются дополнительные согласования. Любое превышение бюджета требует согласования на всех уровнях, потому что влияет на компанию в целом.

Здесь важно не перестараться. Пока компания маленькая, много контроля не нужно — это будет мешать ей развиваться

Она ещё не может на равных конкурировать с большими организациями, поэтому ей нужно действовать быстро и не тратить время на согласования.

Использовать бюджет для контроля целесообразно для компаний, где штат центрального офиса превышает 100 человек.

Итак, мы определили, что финансовое планирование в разной степени нужно всем компаниям — и крупным корпорациям, и небольшому бизнесу. В следующем разделе рассмотрим два основных метода составления финансового плана.

В чем перспектива такого заработка?

Бухгалтерские услуги как бизнес – это довольно перспективное направление, т.к. большая часть предпринимателей, когда открывают малое предприятие с нуля, самостоятельно занимаются отчетностью и остальной бумажной работой.

Связано это с тем, что далеко не у всех бизнесменов поначалу хватает стартового капитала на найм бухгалтера. Поэтому руководитель сам начинает разбираться в нулевой отчетности и прочих делах, уделяя меньше времени своему бизнесу. Как результат – наступает момент, когда бумажных хлопот накапливается много и нужно срочно искать специалиста, который поможет решить проблему.

Чтобы не усложнять ведение бизнеса, относительно недавно популярными стали дистанционные бухгалтеры, которые занимаются отчетностью предприятия на дому либо на собственном офисе, получая немного меньше штатного работника. Выгода обоюдна – бизнесмен экономит время и деньги, Вы получаете возможность заработать на бухгалтерских услугах. Заинтересовала идея? Тогда читайте дальше, как открыть свою бухгалтерию женщине!

Методика построения мотивационной схемы на основе KPI

Методика формирования мотивационной схемы для бухгалтера на основе KPI заключается в следующих этапах:

1. определить перечень сотрудников, для которых будет формироваться мотивационная схема, и их должностные обязанности;
2. определить ключевые показатели эффективности (KPI) для должности и вес каждого показателя исходя из целей, поставленных перед сотрудником;
3. определить и закрепить порядок расчета показателей;
4. определить диапазон значений выполнения показателей и соответствующие им Ki для расчета зарплаты;
5. сформировать мотивационную формулу, по которой будет осуществляться расчет заработной платы с учетом постоянного коэффициента, характеризующего соотношение переменной и постоянной частей зарплаты;
6. определить формулу расчета переменной части заработной платы; выполнить проверку:
7. просчитать все возможные варианты размеров заработной платы при всех возможных значениях KPI, на основе чего будет определены минимальный и максимальный размер зарплаты сотрудника;
8. оформить документацию, необходимую для отражения системы организации мотивации сотрудника.

Неочевидные способы поиска свободного времени бухгалтера

Найти свободное время бухгалтера можно не только при помощи автоматизации бухгалтерского учета. К примеру, действенными способами является изменение правил работы не только бухгалтеров, но и других сотрудников:

принятие различных организационных решений

Принять несколько новых решений по вопросам организации работы, к примеру, снять с бухгалтера обязанность присутствовать на каждом совещании, разработать инструкции для сотрудников по заполнению первичной бухгалтерской документации и отчетных форм, ввести показатели эффективности и премирования за успешное выполнение работы;

организация работы с документами

Организовать работу с бумажными документами таким образом, чтобы исключить обязанность бухгалтера каждый раз требовать их с других сотрудников, например, завести журнал сдачи первичной документации, назначить ответственных лиц и сроки сдачи документов в бухгалтерию, ввести штрафные санкции за нарушение порядка работы с первичкой, по максимуму охватить все участки электронным документооборотом;

внедрение современных программ и сервисов учета

Некоторые руководители приняли решение использовать облачную 1С, поскольку она позволяет бухгалтеру работать в программе, даже не находясь на рабочем месте, например, при ожидании приема в ПФР или налоговой инспекции. Кроме того, облачная 1С позволяет разграничить права доступа к документам. Другие сотрудники, имея доступ к определенному участку учета, не смогут зайти в документы, не предназначенные для них. Техподдержка облачной 1С и консультанты оперативно и профессионально разбираются с любыми вопросами, возникающими в ходе работы программы, а потому бухгалтеру не нужно самостоятельно искать решение технических вопросов;

принудительная отправка бухгалтера в отпуск

Когда человек привержен какому-то делу и уделяет ему много времени — это, конечно, хорошо, но максимальная концентрация в большой промежуток времени может негативно сказаться на его работоспособности. Руководителям нужно побеспокоиться о том, чтобы у бухгалтеров были не только перерывы в работе, но также и отпуска с определенной периодичностью. Тогда сотрудник не будет «сгорать» на работе, а его эффективность и производительность существенно повысится.

Важно! Ответственность по организации работы бухгалтера лежит не только на самом сотруднике, но и на его работодателе. Если есть признаки, что у бухгалтера совсем нет свободного времени, нужно проанализировать, на что оно расходуется, и принимать меры по изменению ситуации

Остались вопросы или нужна помощь в автоматизации бизнес-процессов? Закажите консультацию наших специалистов!

ДСВ-3: кто и когда сдает, как сформировать в 1С?
Календарь бухгалтера на июль 2020 года

Откуда брать идеи?

Если вы серьёзно взялись за свой аккаунт, то можно обратиться к следующим специалистам: таргетолог, визуализатор, SMM-менеджер. Они помогут продвинуть профиль в кратчайшие сроки. Когда владелец аккаунта планирует самостоятельно заниматься Инстаграмом, ему нужно будет откуда-то брать вдохновение, чтобы радовать подписчиков новыми постами.

В первую очередь, старайтесь почаще заходить на аккаунты конкурентов. Возможно, их мысли подтолкнут вас. Не пытайтесь скопировать пост – придумайте что-то своё, оригинальное и необычное!

Кроме того, в свободное время можно читать книги и смотреть видео, где вам будут рассказывать о нюансах в Инстаграме. Продвижение профиля – дело довольно сложное и ответственное, поэтому вам придётся много времени уделять своему аккаунту. Если вы готовы тратить время и силы на свой маленький виртуальный мир, то в скором времени вы получите результат!

Как я стала вести семейный бюджет в тетради: история одного опыта…

Она даже с завистью стала посматривать на некоторых своих подчиненных, что получали зарплату раза в четыре меньшее ее, но никогда не жаловались на безденежье и не имели привычки «одалживать до зарплаты».

Лена приняла решение: пора контролировать траты и вести семейный бюджет. Купила красивый блокнот, расчертила его и распределила траты на месяц.

№	Статья расходов	Сумма расходов в $
1.	Ипотека	200
2.	Коммунальные услуги	100
3.	Продукты питания, бытовая химия и другие обязательные покупки	220
4.	Ребенок	130
5.	Транспортные услуги (бензин)	50
6.	Отложить	150
7.	Разное	150

В первый месяц она выбилась из семейного бюджета на 100 $, потому что перевесила лимит в двух категориях:

1. «Разное»:

   • подружка затащила в дорогущий новый ресторан («Ну, как же, нужно попробовать что-то новенькое»);
   • поход в кино с друзьями на фильм, на который ни Лена, ни ее муж не хотели идти, но пошли, чтобы не отказывать друзьям;
   • поход на именины дальней Лениной родственницы, с которой они даже не общаются – пару пригласили под соусом «Ленка богатая, хороший подарок принесет».

2. «Обязательные покупки».

   Тут были куплены красивенные туфли на высоченных шпильках. Забегая наперед, скажу, что за 2 года, проведенных в шкафу, эти туфли надевались всего 1 раз.

Как результат, Лена отложила всего 50 $ из запланированных 150 $ и решила в дальнейшем ограничивать себя в ненужных тратах.

Результаты двухгодичного эксперимента ведения семейного бюджета:

• отсутствие мелких долгов;
• отсутствие кредитов, за исключением ипотеки, хотя раньше пара все брала в кредит;
• неплохая сумма депозита, скопившаяся на счету;
• романтическая поездка в Париж с мужем и месячный летний лагерь в Великобритании для дочки – не в долг и не за счет депозита;
• приобретенное умение считать деньги, экономить и думать о будущем.

Лена собиралась временно вести семейную бухгалтерию, но теперь не представляет, как раньше жила, бездумно тратя средства и не думая о будущем. Планирование семейного бюджета стало ежемесячной обязательной работой.

Кстати, теперь женщина позволяет себе в плане покупок и развлечений даже больше, чем раньше, кроме того имеет сбережения на «черный день». Просто теперь ее траты обдуманы, запланированы и выбраны из числа наиболее выгодных вариантов.

Переформатирование

Иногда необходимо, чтобы документ поменял свой формат. Например, вместо Word стал PDF или наоборот. Это связано с особенностями редактирования или необходимостью внесения правок в текст, который пришел в виде «картинки». Для изменения формата можно использовать устанавливаемые программы, они могут быть как полностью бесплатными, так и требовать разовой покупки или регулярной оплаты.

Более доступны онлайн-версии. Иногда они имеют ограничения: нельзя загрузить больше определенного количества страниц, мегабайт или воспользоваться конвертацией разрешается лишь несколько раз за день. Если нет постоянной потребности в их использовании, то это хороший выход.

Обратите внимание! Для конвертации в онлайн-режиме сайт попросит загрузить файлы. После того как провели изменение формата, удалите файлы с сервера (обычно такая кнопка сразу предлагается на странице)

Для избежания утечки информации не используйте онлайн-ресурсы для конвертации документов, содержащих конфиденциальные сведения или личные данные физических лиц.

Бывает, что присылают файлы в виде сканов и фото, а разобрать написанное трудно и запросить повторную отправку нет возможности. Тогда воспользуйтесь фото-редакторами. В их названии часто встречается слово View, что с английского значит «вид» или «взгляд». Здесь изменяются светопередача, яркость, четкость и другие параметры для достижения лучшей «читабельности».