Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах
Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:
| Разрешено ли списать ГСМ полностью без нормирования? | Разрешено. Никаких особых требований налоговое и бухгалтерское законодательство не выдвигает. Но если нормы не применяются, то в налоговой инспекции вы должны будете объяснить объем отраженного в отчетах топлива. Также рекомендуем учитывать ГСМ одинаково при обоих типах учета: либо использовать нормирование там и там, либо не использовать |
| Как нормировать топливо? | При УСН есть 3 варианта:
|
| Можно ли пересмотреть нормирование топлива в течение года? | Разрешено, если будет причина для этого. К примеру, расход ГСМ новым авто превышает первоначальные лимиты. Основание для пересмотра нормы необходимо зафиксировать в приказе, изданном главой организации |
| Возможно ли применение различных норм расходования ГСМ на зимний и летний периоды? | Законодательно запретов нет. Приказом главы компании утверждаются периоды, которые делятся на зимний и летний, фиксируются нормы расходования для каждого периода |
| Разрешено ли удерживать превышение нормы из зарплаты водителя? |
Как списывается ГСМ
Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.
При работе по установленным нормам используют следующие документы:
- Распоряжение Минтранса № .
В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.
Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.
При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:
- При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
- При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.
Коэффициенты при расчете ГСМ
При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.
Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).
Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).
Формула для вычисления расхода ГСМ
Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:
Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.
Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.
Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):
На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.
Применив формулу, получим:
Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.
Составляем Бюджет расходов на закупку ГСМ для заправки автомобилей
Чтобы построить достоверный бюджет затрат на ГСМ, нам понадобятся:
1. Данные о количестве и марках автомобилей, для которых будут закупаться ГСМ.
Планировать закупку ГСМ будем только для тех автомобилей, которые будут эксплуатироваться в планируемом периоде.
2. Данные об индивидуальных характеристиках указанных автомобилей:
• государственный номер транспортного средства;
• год выпуска;
• объем двигателя;
• расход бензина или дизельного топлива на 100 км пути.
Расход бензина и дизельного топлива — ключевые параметры для планирования ГСМ. Они как раз и зависят от вышеупомянутых характеристик автомобиля.
Кроме того, расход топлива зависит от скорости движения автомобиля. Например, расход топлива для УАЗ 2206 при скорости 60 км/ч составляет 9 л/100 км пути, а при скорости 80 км/ч — 11,2 л/100 км пути. Поэтому чтобы определиться, какой норматив брать для расчетов, необходимо знать условия, в которых будет эксплуатироваться каждый отдельно взятый автомобиль (будут это поездки в пределах города, междугородние поездки, др.).
3. Данные о пробеге автомобилей за соответствующий период прошлого года.
При составлении бюджета на следующий год исходим из того, что предшествующий период по количеству и длительности поездок идентичен планируемому. Если на предприятии планируется использовать имеющийся транспорт более интенсивно, то планируемые показатели следует пересмотреть в сторону увеличения.
Теперь рассмотрим порядок заполнения в Еxcel таблицы для составления Бюджета расходов на закупку ГСМ для заправки автомобилей (табл. 1, фрагмент бюджета).
На предприятии ООО «Олимп-Инвест-Груп», для которого мы и будем составлять бюджет, эксплуатируются автомобили, работающие как на бензине, так и на дизельном топливе (ДТ). Поэтому в расчетных таблицах мы предусмотрели возможность планировать отдельно разные виды топлива.
Итак, порядок составления бюджета:
Так, например, расход бензина по автомобилю УАЗ 2206 с объемом двигателя 2693 см3 — 11,2 л на 100 км. В январе предыдущего года пробег УАЗ 2206 составил 1430 км, цена за 1 л бензина — 43,96 руб.
Тогда планируемый расход топлива в январе планируемого года составит:
(11,2 л × 1430 км) / 100 × 43,96 руб. = 7040,63 руб.
Таким образом, Бюджет затрат на закупку ГСМ для заправки автомобилей бензином — 315 952,24 руб., для заправки дизельным топливом — 43 308,06 руб.
Всего Бюджет затрат на закупку ГСМ для заправки автомобилей на год — 359 260,70 руб.
Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке
Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:
- Применением документов, разработанных производителем транспорта.
- Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.
Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.
Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:
- Создание комиссии.
- Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
- Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.
Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.
Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.
При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.
