Как и где взять ККТ нового образца
Существует два основных способа заполучить онлайн-кассу. Первый — это покупка нового оборудования. Для вновь созданного бизнеса это единственный вариант, если не считать покупки кассы б/у. Стоимость изделия начинается с отметки 18 тысяч рублей. На сайтах типа “Авито” и других есть большой выбор техники, бывшей в употреблении. Вполне живой аппарат можно купить за 10 тысяч рублей.Если вы работаете с использованием кассовых аппаратов, не спешите в магазин за новой техникой. Для начала проверьте, нет ли возможности модернизировать ваши кассовые аппараты под новые требования. Для этого пригласите представителей сервисной службы, которая обслуживает ваши кассы. Правда, нужно учесть нюанс — зачастую такая переделка стоит дороже, чем приобретение нового оборудования.Если вам удалось переделать кассовый аппарат под требования нового налогового закона — пройдите перерегистрацию в ФНС. Процедура та же, что и регистрация новой кассы. А если этого сделать не удалось, снимите его с учета, написав соответствующее заявление.И самое главное. Работать можно только с кассами, одобренными налоговой службой. Поэтому не лишним будет убедиться, что ваша касса есть в реестре, опубликованном на сайте ФНС. Для Москвы реестр читаем здесь.
Работать можно только с кассами, одобренными налоговой службой
Подробнее
Как правильно оформлять кассовый чек, когда товар отпускается фактически без оплаты? Речь идет о подарочных картах, сертификатах, скидках вплоть до 100%, оплаты баллами и так далее.
Правильный сценарий отражения проистекает из сути таких операций. Если, к примеру, есть товар стоимостью 100 рублей, и вы хотите за него принять оплату баллами по вашей внутренней программе, где 1 балл равен 1 рублю, вы можете следовать двумя основными путями. Первый – сказать, что стоимость товара — 0,. Если возникнут вопросы у контрольных органов, вы показываете приказ об утверждении маркетинговой программы, по которой действует такой механизм накопления скидки, а потом ее предоставления — вплоть до 100% от цены. Второй путь – вы указываете, что продали товар стоимостью 100 рублей, только ничего за него не получили, за исключением иного встречного предоставления. То есть кто-то где-то как-то вам это компенсирует.
«Иное встречное предоставление» – это волшебная вещь из Гражданского кодекса РФ. Сейчас идет повальное увлечение криптовалютами, и иное встречное предоставление — это как раз один из перспективных способов отражения расчетов чем угодно – биткойнами, улыбками, приветами. То есть мы говорим, что получаем некий эквивалент, может быть в виде услуг, может быть в виде товаров, имеющих денежное выражение, и сделка в итоге совершается на такую-то сумму.
Как работает онлайн кассовый аппарат
Новый порядок применения ККТ изменил правила и порядок работы на контрольно кассовой технике. ККТ теперь могут изготавливать не только кассовые чеки, но и бланки строгой отчетности.
Порядок работы онлайн-кассы предусматривает оформление электронного чека и направление его покупателю (на его е-mail или мобильный телефон). Теперь на кассовых чеках будет указан номер фискального документа, фискальный признак документа, номер смены, порядковый номер за смену, вид налогообложения и другие реквизиты.
Обязательным элементом кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки. Кассовый чек должен быть сформирован не позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.
Сведения о каждом пробитом чеке хранятся в фискальном накопителе. Если у вас вдруг отключится Интернет, то вы можете продолжать работу на ККТ, осуществляя расчеты с покупателями. Все данные о расчетах будут в фискальном накопителе, который в течение 30 дней сохранит всю информацию и при восстановлении связи передаст её через оператора фискальных данных в ФНС.
По истечении 30 дней без связи фискальный накопитель кассы блокируется.
Чеки на предоплату
Если реализация происходит позже оплаты от покупателя (в другую кассовую смену), то чек на аванс пробивается из документа Поступление наличных или Оплата по платежной карте с видом оплаты Оплата от покупателя. В таком случае при печати чека в нем будет указано, что это Аванс
(если нет конкретной номенклатуры, не указан Счет на оплату) или Предоплата (при указанном Счете на оплату в чеке определены номенклатурные позиции)
При реализации товаров другую кассовую смену чек выбивается из документа Реализация по кнопке Чек, и в нем указано, что это «Передача с полной оплатой«, а в чеке Товар и Полный расчет.
Если придерживаться такой схемы, то данные в ОФД уйдут корректные.
Как правильно зарегистрировать кассу
Полная регистрация ККТ происходит в дистанционном режиме при помощи следующих действий:
- Шаг 1. Подача заявления регламентированной государством формы в ИФНС (осуществляется через личный кабинет).
- Шаг 2. Получение регистрационного номера расчетно-кассового оборудования.
- Шаг 4. Фискализация онлайн кассы и получение специальной карточки регистрации расчетного устройства (выдается через систему ФНС).
- Шаг 5. Процедура регистрации кассы через интернет-систему в личном кабинете ОФД.
Некоторые вопросы у предпринимателей может вызвать сам процесс фискализации кассы, который производится по определенным правилам. Для правильного завершения процедуры необходимо в соответствующих полях предоставить следующую информацию:
- официальный регистрационный номер, выданный ФНС;
- индивидуальный ИНН, также детальную информацию о зарегистрированной организации;
- детальные данные об ОФД.
Данную процедуру можно выполнить при помощи отдельного приложения, которое в стандартном режиме устанавливается вместе с драйверами.
Пример оформления кассовой книги
ООО «Альфа и омега» кассовая книга ведется от руки.
За 13.07.2022 г. на начало дня сумма составляла – 5000 руб., по кассе проведены следующие операции:
| Операции | Сумма, руб. |
| Получен аванс от ООО «АИком» | 10000 |
| Получены деньги из банка на выдачу заработной платы и командировочные расходы | 37000 |
| Выдано Алексееву О.Р. на командировочные расходы под отчет | 15000 |
| Получено от ИП Фадеев П.В. за выполненные услуги | 5500 |
| Выдана депонированная заработная плата за июнь по заявлению Валееву П.М. | 22000 |
| Произведен расчет с ИП Балабанова Л.Л. за материалы | 13500 |
| Выданы деньги на покупку канцтоваров Шамсутдинову И.Р. | 3000 |
На основе данных составляется КО-4 Оформление КО-4
На что ещё обратить внимание при выборе
- Если вы занимаетесь продажей алкоголя, то нужна специальная касса с расширенным функционалом. Она должна быть адаптирована для работы с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). Обычно это автономные кассы-планшеты или модульные кассы.
- Если вы принимаете платежи вне офиса, выбирайте кассу на аккумуляторах.
- Если у вас в штате нет специалиста, который сможет поддерживать работу онлайн-кассы, нужно обращаться в сервис. Очень часто продавцы онлайн-касс сразу же предлагают свою помощь. Выбирайте того, чьи услуги подойдут вам по стоимости.
- Если ваша продукция — в списке товаров, которые подлежат обязательной маркировке согласно Распоряжению Правительства РФ от 28.04.2018 N 792-р (ред. от 28.07.2020) «Об утверждении перечня отдельных товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации», выбирайте кассу со встроенным сканером штрих-кодов или покупайте его отдельно.
Так выглядит встроенный сканер маркировок:
Что такое онлайн-касса?
Кассовый аппарат знают все, даже те, кто никогда не вставал и не встанет на путь предпринимательства. Это такая штуковина, которая печатает чеки на бумажной ленте. Этот чек отдают покупателю, а в памяти устройства остается информация о покупке. В конце смены кассир или старший продавец заносят данные в специальный Z-отчет. Помните выражение «снять кассу»? Оно как раз об этом.В конце отчетного периода данные передаются в Федеральную налоговую службу — ФНС. Таким образом государство контролирует прибыль продавцов. Исходя из данных рассчитываются налоги. Выражение «мимо кассы» значит в обход всех налогов. Так было раньше, до эпохи повсеместного распространения интернета и появления онлайн-касс. Новые правила исключают это явление в принципе. При использовании онлайн-касс информация о каждой совершенной покупке автоматически «улетает» в ФНС по сети. Мгновенно, без какого-либо участия сторон. Правда, это происходит через посредника — оператора фискальных данных. Его еще называют ОФД.В этом и состоит первое и самое главное отличие кассы нового образца от всего, что было прежде. Помимо этого, умная касса умеет:Немного об операторе фискальных данных. Он занимается не только передачей информации в налоговую инспекцию, но и за ее хранение. И электронный чек покупателю отправляет именно ОФД. Все чеки сохраняются на серверах оператора и доступны в течение пяти лет.Есть одна тонкость, о которой обязательно нужно знать всем предпринимателям — работать можно только с аккредитованным ФНС оператором данных. Список их всех есть на официальном сайте налоговой. Выбираете свой регион и смотрите. Опять же для Москвы он выглядит так.
Кассовый аппарат знают все, даже те, кто никогда не вставал и не встанет на путь предпринимательства
Работа с онлайн-кассой в «1С»
Перед началом работы с онлайн-кассой необходимо активировать возможность подключения онлайн-кассы. Для этого
необходимо перейти в раздел: Главное – Настройки – Функциональность – Банк и касса – установить флажок
«Онлайн-касса» (рис.44).
Рис.44. Настройки функциональности программы «1С:Бухгалтерия»
Подключение кассы к «1С»
Для подключения онлайн-кассы к программе необходимо перейти в раздел: Администрирование – Подключаемое
оборудование – Подключить новое (рис.45).
Рис.45. Подключение оборудования
В открывшейся форме указывается тип оборудования «ККТ с передачей данных». Выбирается драйвер оборудования из
выпадающего списка, организация (если их несколько в программе), рабочее место (по умолчанию будет указан
пользователь, под которым осуществляется настройка) и серийный номер ККТ. Также есть возможность указать
склад, если оборудование используется в розничном магазине, и параметры отправки электронных чеков (рис.
46).
Рис.46. Экземпляр подключаемого оборудования
После заполнения формы следует нажать «Параметры подключения» для установки драйвера оборудования
(рис.47, 48).
Рис.47. Установка внешней компоненты
Рис.48. Результат установки внешней компоненты
Для скачивания и установки основного компонента драйвера следует перейти на сайт поставщика (рис. 49).
Рис.49. Информационное сообщение для установки основной компоненты
драйвера
После того, как драйвера будут полностью установлены, программа предложит задать настройки ККМ и выполнить
тест устройства.
ККТ в обязательном порядке должна быть зарегистрирована в ФНС. Таким образом, у оборудования появляется
уникальный номер.
Если вы хотите узнать больше о возможностях «1С:Бухгалтерии» или у вас возникли вопросы по функционалу
работы с кассой, обратитесь к нашим специалистам с помощью формы обратной связи на сайте. Мы перезвоним
вам в кратчайшие сроки.
Регистрация фискального накопителя
После успешной настройки онлайн-кассы в «1С» необходимо произвести регистрацию фискального накопителя.
Сделать это можно также в программе «1С». Для этого необходимо зайти в элемент справочника «Подключаемое
оборудование», перейти на закладку «Фискальные данные» и выбрать операцию «Регистрация (рис. 50).
Рис.50. Выбор операции с фискальным накопителем
В открывшейся форме указываются: ранее полученный в ФНС регистрационный номер ККТ, реквизиты организации,
система налогообложения, реквизиты оператора фискальных данных (рис.51).
Рис.51. Регистрация фискального накопителя
При нажатии «Продолжить операцию» внесенная информация сохранится в карточке ККТ, а кассовый аппарат выдаст
отчет. Данные из отчета необходимо указать в личном кабинете на сайте ФНС для завершения регистрации.
Работа онлайн-кассы в «1С»: пошаговая инструкция
Перед началом работы кассир должен открыть кассовую смену. Сделать это можно в разделе: Банк и касса –
Управление фискальным устройством – Открыть смену (рис.52, 53).
Рис.52. Управление фискальным устройством
Рис.53. Открытие кассовой смены
Список открытых кассовых смен можно просмотреть в разделе: Банк и касса – Кассовые смены, где будет
отображаться дата и время открытия кассовой смены.
В зависимости от вида операции и способа организации торговли чек можно пробить из различных документов:
- Поступление наличных;
- Выдача наличных;
- Операции по платежным картам;
- Поступление на расчетный счет;
- Списание с расчетного счета;
- Возврат товаров от покупателя;
- Розничная продажа (чек) и др.
Для пробития чека необходимо открыть учетный документ, проверить правильность его заполнения и нажать на
кнопку «Принять оплату» (в некоторых документах кнопка «Чек»). При этом откроется форма, где можно выбрать
способ оплаты, указать нужно ли печатать чек и принять оплату (рис.54).
Рис.54. Прием оплаты в «1С»
Для завершения работы с онлайн-кассой необходимо закрыть кассовую смену. Выполнить функцию «Закрыть смену»
можно из «Управления фискальным устройством», из «Кассовой смены» или из журнала документов «Розничные
продажи (чек)» (рис.55).
Рис.55. Закрытие смены
Формирование отчета кассира в «1С»
После закрытия кассовой смены автоматически формируется документ «Отчет о розничных продажах», из которого
можно распечатать справку-отчет кассира по форме КМ-6.
На данный момент формирование отчета не является обязательным, но отчет может быть полезен для ведения учета
внутри компании (рис. 56).
Рис.56. Отчет о розничных продажах
Кто и когда обязан начать работать по новым правилам
Сейчас завершается последний этап перехода на онлайн-кассы. До 30 июня 2018 года начать работать с новой ККТ должны все, кто использует систему ЕНВД и ПСН. После этой даты все должны будут работать по новому закону. Напомним, во сколько этапов совершался переход.Все, кто вновь покупал и регистрировал новую ККТ с февраля 2017 года, сразу начинали с онлайн-касс. Именно с этого момента поставить на учет аппарат старого типа стало невозможно.С 31 марта того же года на применение касс перешли продавцы спиртного.С 1 июля 17-го оснастить свой бизнес новой ККТ должны ИП и ООО, и раньше применявшие кассовую технику.
Подробнее
Отчет о регистрации ККТ
Чуть подробнее расскажем про отчет о регистрации ККТ. Это документ, который кассовый аппарат распечатывает в процессе фискализации — после того, как в кассу ввели регистрационный номер и прочие сведения.
Как выглядит отчет? Как обычный кассовый чек, где сверху выбито «ОТЧЕТ О РЕГИСТРАЦИИ». Отдельной строкой указаны параметры фискализации, которые представляют собой последовательность из 10 цифр. В чеке они обозначены как ПД или ФПД. Именно их нужно передать в налоговую, чтобы завершить фискализацию (см. табл.).
Обновление кассы
Часть кассовой техники, которая используется сейчас, можно будет модернизировать с учетом требований 54-ФЗ. Информация о том, какие именно модели подлежат доработке, публикуется на сайтах производителей, а также на нашем портале. Посмотрите, есть ли модель вашей кассы в этом списке.
- Если у вас модернизируемая касса, переходите к шагу 2.1.
- Если вашу кассу нельзя обновить, придется заменить ее на другую. При выборе новой ККТ проверьте на сайте ФНС, внесена ли она в Реестр контрольно-кассовой техники. После приобретения новой техники переходите сразу к шагам 2.3 и 3.
Снятие с учета
Старую кассу нужно снять с учета. Для этого вам нужно будет заполнить заявление на бумаге и посетить инспекцию. Все остальные процедуры с ККТ можно будет осуществлять в онлайн-режиме: на сайте ФНС или в личном кабинете на сайте ОФД, если ваш оператор предоставит такую услугу. Старый регламент тоже будет действовать, ведь кассы применяются и в местностях, отдаленных от сетей связи.
Рекомендуем уже к ноябрю определить, сколько касс вам предстоит снимать с учета, чем заменить их на время модернизации, и запланировать посещение инспекции. С приближением срока обязательного перехода на онлайн-кассы в ИФНС будет все больше желающих снять с учета ККТ.
Модернизация
Чтобы касса соответствовала новым требованиям, на нее устанавливается комплект модернизации, а ЭКЛЗ меняется на фискальный накопитель (ФН). ФН будет собирать данные обо всех операциях на кассе, а также шифровать их и формировать сообщения для ОФД. Малому бизнесу нужно будет менять ФН каждые 36 месяцев, а всем остальным — ежегодно.
Комплект модернизации может включать как изменения аппаратной части, так и обновление прошивки кассового ПО. Например, кассам необходимы специальные разъемы для подключения к интернету, а также ПО для корректной работы с ФН и передачи сведений ОФД.
Для модернизации ККТ лучше обратиться в центр технического обслуживания, специалисты которого прошли необходимое обучение.
Учет расходов
Расходы на новую кассу компании на ОСНО смогут списать, а организации на УСН должны учесть их как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Для предпринимателей на ПСН и ЕНВД, которые будут обязаны использовать ККТ с 2021 года, планируется налоговый вычет на покупку новой кассы. Разработкой законопроекта о вычете занимается Минфин.
В 54-ФЗ не установлен способ подключения кассы к интернету. Поэтому в зависимости от ваших предпочтений и модели ККТ вы можете выбрать подключение по кабелю, 3G, wi-fi или мобильному интернету.
Ограничения в наличных расчетах
Ещё одно важное правило кассовой дисциплины — соблюдение ограничения объема наличных операций между участниками предпринимательской деятельности (ИП и ООО) по одному договору суммой менее 100 тыс. рублей
На расчеты с физическими лицами это ограничение не распространяется. Также не нужно соблюдать это положение при выплате работникам зарплаты, выплат социального характера и подотчётных сумм (исключение составляют случаи, когда подотчетный работник совершает сделку от имени предприятия доверенности)
При ведении кассовых расчетов, надо обратить внимание на следующий момент: наличную выручку нельзя использовать для погашения займов, выплаты дивидендов и оплаты аренды недвижимости
Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все субъекты административно-хозяйственного сектора, работающие с наличными деньгами. Данная обязанность распространяется вне зависимости от того, принимаются наличные через кассовый аппарат или по БСО. Режим налогообложения также не имеет значения.
Стоит отметить, что для ИП правила ведения кассовой дисциплины несколько упрощены. Например, это касается упразднения оформления приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Оформлять их нужно только при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.
Упрощение касается и на лимит остатка кассы. Для ИП его устанавливать не нужно, при условии, что количество работников менее 100, а годовая выручка составляет менее 800 миллионов рублей.
Ознакомиться с полным перечнем правил кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Кому НЕ нужно использовать онлайн-кассы
- ремонтируете обувь. Можете спокойно менять подошвы у туфель и ставить набойки на босоножки — онлайн-касса для этого не обязательна;
- разливаете лимонад, квас или другие безалкогольные напитки на улице из цистерн и бочек;
- продаете мороженое в рамках уличной торговли;
- сдаете в аренду личную квартиру, комнату или койко-место;
- занимаетесь торговлей на стихийных необустроенных рынках. Таких остается все меньше, но кое-где еще попадаются;
- работаете на рынке ценных бумаг или выдаете кредиты населению;
- являетесь религиозной организацией. Ну тут все понятно — зачем государству контролировать того, кто не платит налоги?
- содержите комбинат питания в школе, детском саду или лицее;
- занимаетесь перевозкой пассажиров. Кондукторы в маршрутках тоже освобождаются от использования ККТ нового образца;
- работаете в труднодоступных или удаленных районах нашей необъятной родины. Тут нужно пояснить, что даже если вы работаете за Уральским горным хребтом, это не освобождает от использования новых касс. Перечень удаленных районов внесен в реестр правительства, если вы нашли свою область в этом списке — можете спать спокойно. Онлайн-кассы вам будут только сниться. Например, для Московской области этот список выглядит так.
Остальным предпринимателям применение контрольно-кассовой техники нового образца обязательно, и мы продолжаем. Но сначала напомним, кого правительство обязало применять новые аппараты кассового учета.
Кому не нужно использовать онлайн-кассы
Кто должен применять новые кассовые аппараты
Подробнее
Кассовая дисциплина
Для начала попробуем разобраться с терминологией. Что подразумевают под «Кассовой книгой»? В чем отличие между «Кассой» и «Кассовым аппаратом». Специальный журнал, содержащий сведения обо всех операциях с наличными называется кассовой книгой. Закон обязывает вести книгу всех индивидуальных предпринимателей, даже тех, которые используют упрощенку (УСН). Она называется КО-4. «Кассовым аппаратом» (ККМ, ККТ) называют устройство, установленное для того, чтобы вы имели возможность получить наличные деньги от ваших клиентов. Этих устройств может быть установлено столько, сколько вам нужно, но по каждому из них необходимо оформлять индивидуальную отчетность. Налоговая может поинтересоваться, ведет ли ИП кассу?
«Касса» организации – это совокупная общность всех денежных операций (выдача, хранение, прием). В нее попадает вся сумма выручки, которая получена, в том числе и по кассовым аппаратам. Из нее же осуществляют и все наличные расходы, которые необходимы для осуществления деятельности организации. Деньги сдают инкассаторам для последующей передачи в банк. Касса может быть отдельным помещением, сейфом в комнате или даже ящиком рабочего стола. Весь перечень операций по кассе сопровождается оформлением кассовых документов, именно это и подразумевают, когда говорят о соблюдении кассовой дисциплины. Имеют в виду свод правил, необходимых для осуществления операций, которыми сопровождается прием, выдача и сохранение наличных денег. Итак, как вести кассу предпринимателям?
Информация отчета о закрытии смены онлайн-кассы
Онлайн-кассы посредством используемого программного обеспечения самостоятельно формируют фискальные отчетные документы. Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ регулируются обязательные реквизиты, указываемые в документах, полученных с онлайн-кассы. Кроме обязательных отчетов, компания, осуществляющая поддержку ПО оператором фискальных данных, онлайн-касс может быть настроена на вывод необходимых для наглядного представления документов, которые используются во внутреннем документообороте организации (в соответствии с действующими локальными актами организации). Поэтому дополнительные настройки распечатанного отчета о закрытии кассы производится на усмотрение пользователя.
Данные, которые содержатся отчете о закрытии смены, регулируется Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ имеются обязательные реквизиты, но по отношению к заполнению формы КО-4 там указывается:
- сроки формирования отчета
- ИНН кассира
- номер смены
- число кассовых чеков (БСО) за смену
- общее количество фискальных документов за смену
- количество непереданных фискальных документов (с указанием начала нарушения связи)
- суммы расчетов, указанных в кассовых чеках по приходу, расходу, возврату (БСО) и кассовых чеках коррекции (БСО коррекции), по счетчикам итогов смены и фискального накопителя
Документы, сопутствующие кассовому аппарату
Все те, кто знаком с ККТ старого образца, знают, что, кроме действий с ним, кассир обязан вносить определенные данные в журнал кассира-операциониста, однако с внедрением в жизнь магазинов онлайн-касс необходимость в таком документе отпала. Эти рекомендации можно просмотреть в Письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821. Но не стоит исключать из внимания желание владельцев магазина. Они вправе обязать своих сотрудников вести такой журнал, чтобы им было легче контролировать эффективность работы.
Следующие документы, о которых нужно поговорить, затрагивая тему кассовых аппаратов, – это кассовая книга и ордер. И в этом случае ни один владелец магазина не освобождается от ведения данных бумаг. Вне зависимости от того, работает ли ваш бизнес с устройством старого образца или онлайн-кассами, журнал должен быть. Данный факт точно описан в Указании Банка России от 11.03.2104 года № 3210-У. Исключением являются только ИП. Вести документ или нет, они решают сами, однако никто не освобождает их от ведения Книги учета доходов и расходов.
