Что нужно знать работодателю про электронные больничные и как с ними работать

Как правильно заполнить больничный лист

С 2022 года больничные листы должны заполнять только медицинские работники. Это связано с тем, что остальные сведения можно будет получить через каналы электронного документооборота. Иными словами, участие работодателя в оформлении больничных теперь минимально. ФСС будет уведомлять организации об открытии больничных на их сотрудников самостоятельно, а также представлять иную информацию, например о продлении или закрытии. Работодатель будет назначать пособие, основываясь только на этих сведениях.

Однако у него появились и новые обязанности. Например, организация должна направлять в ФСС информацию о трудоустройстве работников, а также изменении личных данных (фамилии, прописки и т. д.). Сведения должны быть переданы в течение трех рабочих дней. Нарушение срока будет поводом для назначения штрафа.

Изменения в оплате больничных с 1 января 2022 года в России — последние новости

Если пациенту необходим бумажный вариант больничного листа, то ему могут выдать выписку с номером цифрового бюллетеня.

Информационная система Фонда социального страхования позволит заболевшим работникам больше не сообщать в отдел кадров, какого числа он заболел и когда закрыл больничный лист. Вся информация из поликлиники, откуда к нему пришел врач поступит в Фонд, который сам сообщит на работу пациента.

Перечисление средств по болезни и родам произведут автоматически. Все работодатели подключатся к системе Фонда социального страхования. Оттуда поступит информация об открытии или закрытии больничного листа.

Минимальный размер пособия по больничному в 2022 году составит 2572 рубля в день или 80 тысяч в месяц. Размер выплат привязан к среднему размеру заработка. Если человек работает не менее восьми лет, то ему положена полная выплата. При стаже от пяти до восьми лет — 80% от зарплаты, и 60% если срок стажа менее пяти лет. Еще одно изменение произойдет с 1 сентября 2022 года. Вне зависимости от стажа работника ему выплатят полную зарплату, если он ухаживает по больничному за ребенком до восьми лет.

Если работник заболел в конце этого года, то ему еще оформили бумажный листок о нетрудоспособности. Поэтому новые правила на него действовать не будут. Работодателю нужно сообщить в Фонд социального страхования, когда сотрудник закроет больничный.

Какие требования к оттиску печати медорганизации на бумажном больничном листе

Требований к оттиску печати медицинской организации на больничном листе немного. Они предъявляются в основном к информации на оттиске печати и к его размещению на бланке больничного листа. Так, название на оттиске должно соответствовать названию, которое указано в уставе медицинской организации. Исключение предусмотрено для медорганизаций, которые оказывают медпомощь по профилям «онкология», «детская онкология», «дерматовенерология», «психиатрия-наркология», медпомощь при заболевании, вызываемом ВИЧ-инфекцией, при психических расстройствах и расстройствах поведения, а также медпомощь больным туберкулезом. Им разрешено использовать специальные печати или штампы, на оттиске которых профиль организации не указан (п. 76 Порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа). Оттиски печати медорганизации и страхователя могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка (п. 76 Порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа).

Как будет работать проактивный формат выплаты пособий

Основанием для назначения пособий будет служить ЭЛН, размещённый медицинской организацией в информационной системе «Соцстрах». Затем Фонд соцстрахования направит запросы в госорганы и работодателю, чтобы получить необходимые сведения о застрахованном лице. Работодатели обязаны передать данные в территориальное отделение ФСС по месту регистрации в три рабочих дня.

Важно. Фонд соцстрахования может выслать извещение о предоставлении недостающих данных

У работодателя есть пять дней, чтобы дополнить документы. 

С течение десяти рабочих дней со дня получения всей информации фонд перечислит деньги сотруднику на указанный им счёт. За каждый день просрочки выплат ФСС будет платить пеню в 0,5% от невыплаченной суммы. 

Таков общий порядок назначения и выплаты пособий. Особенности оформления конкретных выплат смотрите далее. 

Пособие по временной нетрудоспособности

После получения информации об открытом больничном ФСС направляет в Пенсионный фонд запрос по поводу трудоустройства застрахованного сотрудника. За один календарный день ПФР выдаёт информацию о факте трудоустройства в конкретной компании, а также ИНН и КПП страхователя. Затем ФСС уведомляет работодателя о том, что его сотрудник на больничном. 

Когда больничный закрыт, ФСС обращается к работодателю за сведениями, необходимыми для расчёта пособия, например информацией о:

• стаже;

• зарплате;

• районном коэффициенте;

• ставке, если сотрудник работает неполное рабочее время;

• периодах отстранения от работы без сохранения зарплаты;

• периодах отсутствия на работе. 

Данные бухгалтер должен передать в три рабочих дня. О факте выплаты пособия ФСС информирует сотрудника через личный кабинет на Госуслугах и работодателя. 

Первые три дня временной нетрудоспособности по прежнему оплачивает работодатель. 

Пособие по беременности и родам 

Основанием для выплаты пособия по беременности и родам тоже служит закрытый ЭЛН. Он размещается в системе сразу закрытым на 140 дней. После этого ФСС обращается за данными для расчёта к работодателю. Бухгалтеру нужно отправлять реестр не сразу, а после получения от сотрудницы заявления на отпуск по беременности и родам. 

Единовременное пособие при рождении ребёнка

О факте рождения ребёнка ФСС узнает из единого госреестра ЗАГСа. Ни работник, ни работодатель не обязаны об этом сообщать. 

Далее фонд проверит два вида информации:

1. Через Пенсионный фонд о трудоустройстве родителя (родителей).

2. Через единую государственную информационную систему соцобеспечения о назначении или неназначении пособия.

Если пособие уже назначено, процедура на этом завершится. Если не назначено, ФСС продолжит запрашивать необходимую информацию. У работодателя он может потребовать уточнить районный коэффициент. Эту информацию бухгалтер должен передать в два рабочих дня с даты получения запроса. 

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком

По этому виду пособия сохранится заявительный порядок. Работник должен будет одновременно подать работодателю заявление о назначении пособия и о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до трёх лет. В три рабочих дня бухгалтер обязан отправить в территориальный орган ФСС форму «Сведения для назначения пособия». 

Важно. Если работник утратит право на ежемесячное пособие, работодатель обязан в три рабочих дня известить об этом ФСС. 

Общий порядок

Пособия по больничному и по беременности и родам назначают и выплачивают на основании электронного больничного, который разместили в информационной системе «Соцстрах» (п. 16 правил)

Обращаем внимание, что если произошел несчастный случай на производстве или выявили профзаболевание, то основанием будет соответствующий акт или судебное решение (п. 24 правил)

От оператора информационной системы страхователь получит сведения (пп. «а» п. 21 правил):

• о продлении, закрытии или аннулировании больничного;
• о направлении застрахованного на медико-социальную экспертизу,
• о дополнении больничного сведениями о ней.

Как только страхователь узнает о закрытии листка нетрудоспособности, он за 3 рабочих дня должен по запросу ФСС разместить в системе сведения для назначения и выплаты пособий. До 1 января этот срок 5 дней. Отметим, что физлицо тоже будет узнавать о больничном, но через личный кабинет на портале госуслуг.

Оплата больничного

Итак, оплата больничного листа в 2022 году зависит от:

• продолжительности больничного;
• средней дневной зарплаты за два года или МРОТ;
• страхового стажа.

Например: в январе 2022 года Иван заболел ОРВИ и провёл на больничном семь дней. Его стаж — шесть лет, зарплата за 2020 год равна 660 000 рублей, а за 2021 — 684 000 рублей.

Чтобы узнать размер начисления, нужно произвести расчёт: заработок за расчётный период составит 1 344 000 рубля (660 000 + 684 000) — это меньше предельной базы, значит, можем учитывать сумму полностью. Среднедневная зарплата равна 1841,10 рубля (1 344 000 / 730), с учётом стажа — 1472,88 рубля. Умножаем на количество дней больничного и получаем сумму пособия — 10 310,16 рубля.

С учётом НДФЛ первые три дня оплатит компания (3871,24 рубля), остальное — Фонд социального страхования (5125,62 рубля).

Процедура действий с целью получения больничного в электронном формате для сотрудника от работодателя

Для того чтобы передать заявление на оформление больничного документа, работодателю необходимо незамедлительно передавать сведения ФСС. Для данного действия можно подобрать один из последующих методов:

1. Больничный через портал «Госуслуги». Для этого метода необходимо зарегистрировать личный кабинет страхования в официальном сайте Фонда Общественного Страхования. Но для данного метода в обязательном порядке нужно обладать аккаунтом в приложение «Госуслуги».
2. Использовать бухгалтерские проекты и сервисы. Аналогичные веб-сайты специализированно работают с электронными больничными листами.
3. Скачать официальную программу на сайте ФСС под наименованием «Подготовка расчётов для ФСС» и при ее поддержке отсылать все без исключения необходимые сведения.
4. Использовать «Социальный электронный документооборот». Услуга тестируется в 2022 г., вместе с её поддержкой работодатель способен более не спрашивать у подчинённого больничный, а мгновенно отыскать в системе.

Электронный больничный. Принципы с целью его получения

1 января 2022 года вступили в мощь свежие требования получения больничного. Получить средства сейчас возможно только лишь через электронный документ, для которого непременно необходимо предоставить собственный номер СНИЛС, а также паспортные данные. Работодатель обязан мгновенно сделать запрос у сотрудника, узнав определенные сведения. Они необходимы для того, чтобы в будущем не было проблем при оформлении документов. Среди них:

• банковские реквизиты;
• прописка либо же адрес регистрации;
• временный либо постоянный вид на жительство, если работник уроженец иной страны.

Чем раньше работодатель проинформирует ФСС касательно новейших данных человека, тем лучше. Предпочтительно это совершать в промежуток первых трёх суток со дня получения необходимых данных.

Такая электронная концепция выдачи больничных листов функционирует еще с 2017 года, однако она была необязательной, а также добровольной, равно как в настоящее время это единственный путь.

Нужно выделить и плюсы этого способа. Вследствие отработанной системы, сводятся к нулю разного рода погрешности, а также недостатки, так как за все без исключения отвечает программа, а не человек. Он ускоряет приобретение выплат, такой больничный невозможно подделать, потерять или же подпортить. Диагноз человека станет известен только лишь ему, работодатель никак не выяснит про проблему, из-за которой сотрудник начал на время нетрудоспособным.

Единая ставка пособия по беременности и родам

Для получения пособия при рождении ребенка родителям больше не нужно писать заявление и подтверждать, что один из родителей не подавал его ранее. С 2022 года ФСС становится известно о появлении ребенка из ЗАГСа, после внесения соответствующей регистрации в ЕГРЮЛ.

Как только отчет появится, ФСС направит запрос в Пенсионный фонд, чтобы получить информацию о месте работы родителей и проверить, выплачивалось ли пособие на ребенка. Получение пособия зависит от профессии родителей:

• Если оба родителя работают по трудовому договору, пособие выплачивается одному из них, чаще всего матери.
• Если только один из родителей работает, он будет получать пособие.
• Если родители не зависят от какого-либо работодателя, пособия будут выплачиваться через учреждения социального обеспечения.
• В случае отсутствия данных для назначения пособия (например, по районному коэффициенту) ФСС может обратиться к работодателю. Последний должен ответить в течение двух рабочих дней с момента получения запроса.

Правила оплаты больничного листа

Порядок оплаты больничного определён в п. Вот основные условия:

• При расчёте выплаты учитываются все дни болезни, включая праздники и выходные. Но есть исключения: например, «больничные» не положены за дни, когда сотрудник отстранён от работы, заключён под стражу и при некоторых других обстоятельствах. С полным списком ситуаций-исключений можно ознакомиться .
• Если сотрудник заболел или получил травму, первые три дня больничного оплачивает работодатель, остальные — ФСС.
• Пособие начисляется как процент от средней зарплаты сотрудника за два года и зависит от стажа.

Материал по теме
Налоговый вычет при покупке квартиры в ипотеку: как оформить в 2022 году?

Кому и когда дают больничный лист?

Больничный лист, или листок нетрудоспособности, — это документ, который подтверждает, что человек не может работать по состоянию здоровья и имеет право получить компенсацию.

Рассчитывать на такие выплаты могут все,  кто официально работает и за кого перечисляются взносы в Фонд соцстрахования (ФСС). За наёмных сотрудников деньги вносит работодатель, а ИП придётся платить за себя самому. Оплачиваемый больничный могут получить и официально трудоустроенные иностранные граждане, если ФСС получает за них взносы.

Оформить оплачиваемый больничный можно в случае:

• болезни;
• ухода за больным ребёнком, родственником;
• производственной травмы;
• беременности и в некоторых других ситуациях.

Как работодателю оформить больничный лист

Оформление больничного листа потребует от работодателя определенных правил:

1. Информация вносится на русском языке печатными заглавными буквами.
2. Записи делаются исключительно гелевой, капиллярной или перьевой ручкой чернилами черного цвета.
3. Все записи не должны заходить за пределы границ соответствующих ячеек, если места не хватило, дописывать нельзя.
4. Печать может выходить за пределы отведенного места, однако ее оттиск не должен попадать на ячейки информационных полей.
5. Все ошибки аккуратно зачеркиваются, правильная запись вносится на оборотную сторону бланка и заверяется записью «Исправленному верить», подписью и печатью работодателя.

Соблюдение этих простых правил позволит правильно оформить документ временной нетрудоспособности работника и избавиться от необходимости дополнительного общения с должностными лицами ФСС и затягивания сроков перечисления денежных средств.

Образец оформления больничного листа работодателем в 2022 году

Официально ответственными лицами за правильность заполнения этого документа являются генеральный директор и главный бухгалтер организации. Это их подписи ставятся на листке временной нетрудоспособности. Тем не менее, генеральный директор сам ничего не заполняет, он это поручает подчиненным должностным лицам. Иными словами, кому и как оформить больничный лист, бухгалтеру или кадровику, определяет работодатель. Как правило, это приходится делать бухгалтерам, потому что они производят вычисления сумм пособия, которое полагается работнику за счет средств работодателя и Фонда социального страхования.

Отчего возникают задержки

Возможен еще один нюанс, когда в реквизитах получателя была допущена ошибка. В таком случае статус «Документ отправлен на оплату» может смениться на «Извещение сформировано». В таком случае ФСС отсылает извещение об ошибке обратно работодателю, который должен его исправить и выслать обратно. После исправления ошибок цикл повторяется снова: 5 дней на подачу и 10 на перечисление.

При ошибке в документах появляется статус «Извещение сформировано»

Если вы увидели такой статус, рекомендуем оперативно обратиться по месту своей работы и разъяснить ситуацию. Бывает такое, что статус о сформированном извещении высвечивается в личном кабинете, но страхователь ничего не получает. Дальше как договоритесь — вы или работодатель должны прозвонить в региональное отделение ФСС РФ и уточнить источник проблемы. Часто в телефонном режиме со специалистами удается исправить все допущенные ошибки в документах. Узнать горячий телефон ФСС в своем регионе можно на этой специальной страничке.

• Другой момент — проблемы с актуальным отображением в личном кабинете. Сайт и приложение ФСС очень часто сбоит и может некорректно отображать статусы и данные работника.
• Также учитывайте ситуацию с задержкой при банковских переводах. Например, в личном кабинете будет высвечиваться информация о начислении выплаты, но деньги поступят только через 1-2 дня. Все зависит от банка получателя.

Как оформить больничный?

Если человек заболел, необходимо:

• сообщить о своей болезни непосредственному руководителю;
• открыть больничный лист в медучреждении — для этого потребуется паспорт и СНИЛС;
• пройти лечение до полного выздоровления;
• закрыть больничный в поликлинике или другом сертифицированном медучреждении;
• сообщить в бухгалтерию или отдел кадров номер электронного больничного листа;
• на следующий от даты закрытия день выйти на работу.

C 2022 года бумажные больничные больше не выдают: листки нетрудоспособности оформляют только в электронном виде. Исключения — только для пациентов, сведения о которых должны быть в интересах государства.

Проверка ФСС по электронному больничному листу с 1 января 2022 года

Переход на электронный больничный с 2022 года и начисление пособия фондом повлечет за собой усиление контроля за полнотой и достоверностью сведений, представляемых работодателем. Ведь малейшая ошибка может привести к тому, что сумма пособия будет рассчитана неправильно:

• заниженная сумма нарушает права работника;
• завышенная сумма приведет к чрезмерному расходованию государственных средств.

В первом случае возмещение может быть пересчитано даже по желанию работника. А вот второй случай чреват различными наказаниями для страхователя в виде штрафов и возмещения излишне понесенных фондом расходов. ФСС сможет проверить информацию, полученную от работодателя, направив запросы в ПФР, налоговые органы и другие госорганы.

Ответственность за нарушения, совершенные при сотрудничестве с ЭЛН

Можно сказать, что переход на электронные больничные листы полностью завершен. Окончание переходных фаз венчают новые санкции, введенные с января 2022 г:

Российские законодатели запланировали полный переход на электронный больничный с 2022 года, что наверняка будет сопровождаться множеством вопросов со стороны страхователей и льготников. Надеемся, что разрешение возникших сложностей не займет много времени, и последующее совершенствование электронного взаимодействия всех государственных структур и работодателей позволит работающим гражданам получать деньги за дни нетрудоспособности, отпуск по беременности и родам и пособие при рождении своевременно и в правильно рассчитанной сумме.

Пособие по беременности и родам

Назначение и выплата пособия БИР также происходит на основании выданного больничного листа. Напомним, что врач в общих случаях оформляет его сразу на 140 дней. В зависимости от того, сколько детей ждет будущая мама, срок нетрудоспособности продлевается.

Взаимодействовать в 2022 году будем по представленной схеме:

1. Сразу после выписки электронного больничного листа с 1 января 2022 года ФСС уведомляет об этом работодателя и направляет запросы на расчет.
2. В этой ситуации работодатель вправе не сразу реагировать на запрос фонда, а только после того, как сотрудница напишет заявление на отпуск по беременности и родам. Это связано с тем, что многие женщины при благоприятном течении беременности продолжают работать практически до родов и, как следствие, уходят в отпуск гораздо позже назначенного врачом дня.
3. ФСС узнает от работодателя, что отпуск оформляется на меньшее количество дней и на основании полученных данных рассчитает и выплатит пособие по БиР.
4. В случае осложненных родов врачи в 2022 году в электронном виде будут оформлять дополнительные больничные листы. Их оплата будет производиться по схемам, описанным выше.

Ответственность за невыполнение требований ФСС

Когда новый порядок вступит в силу, у ФСС появится ещё несколько поводов, чтобы наказать компании и ИП: 

1. Работодатель не предоставит документы или предоставит с опозданием — штраф в 200 руб. за каждый документ.

   

   

   

   

   

   

   

   

2. Работодатель отправит недостоверные данные и документы или скроет верную информацию, вследствие чего ФСС выплатит больше денег, чем нужно — штраф в 20% от суммы излишних расходов фонда, но не больше 5 000 руб. и не меньше 1 000 руб.

3. Работодатель передаст необходимые сведения позже срока — штраф в 5 000 руб.

Суммы излишне начисленных пособий Фонд соцстрахования сможет взыскать либо с работодателя, либо с работника, — в зависимости от того, кто виноват в передаче неверной информации. 

Как изменится порядок расчета электронных больничных с 2022 года

С 1 января 2022 года глобальных изменений в начислении пособия на основании электронного больничного не будет. При расчете сумм за первые три дня болезни работодателям придется учитывать следующие законодательные изменения, влияющие на размер пособия:

• Повышение минимальной заработной платы до 13 617 руб.
• Увеличен максимальный отпуск по болезни. Так как в 2022 году пособие будет выплачиваться исходя из заработка 2020 и 2021 годов, то для расчета максимального больничного нужно будет взять цифры 912 000 рублей и 966 000 рублей. — основные максимальные лимиты, установленные на эти годы. На 2022 год законодатели установили планку в 1 032 000 рублей. С базы выше этого показателя взносы в ВНиМ не начисляются и, следовательно, для расчета пособия сумму превышения учитывать не следует.
• Общий порядок расчета пособий, выплачиваемых как работодателем, так и ФСС, по-прежнему соответствует закону №. 255-ФЗ в последней редакции.

Электронные больничные с 2022 года

С 1 января 2022 года медорганизации по общему правилу будут формировать электронные больничные. Сейчас их выдают только с письменного согласия пациента.

Бумажные больничные можно будет выдавать только следующим лицам:

• пациенты, сведения о которых относят к государственной или иной охраняемой законом тайне;
• пациенты, в отношении которых приняты меры госзащиты.

Перечень медиков, которые вправе оформить больничный, не изменится, но станет закрытым. Электронные больничные формирует работник медорганизации в ЕИИС «Соцстрах» (п. п. 3, 4 Порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа, п. 3 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного). Для приема такого больничного на оплату работодателю достаточно получить его номер — по телефону или по электронной почте. Никакие документы на бумажных носителях, в том числе распечатки больничного и талоны, получать от работника не требуется (Информация ФСС РФ). Информацию об электронных больничных, о сумме пособия работники смогут отслеживать сами, например, через личный кабинет на сайте https://lk.fss.ru/recipient/. Для входа используются логин и пароль от личного кабинета на портале госуслуг (Информация ФСС РФ).

Кому и когда оплачивается больничный лист

Лист нетрудоспособности подтверждает, что человек в данное время не может работать, поэтому ему нужно выплачивать определенную сумму. Больничный лист оформляется сотрудникам, которые:

• получили профессиональную травму при выполнении служебных обязанностей;
• заболели и подтвердили это осмотром у врача;
• находятся на карантине;
• ухаживают за больными детьми или другими членами семьи.

Лист нетрудоспособности оформляется не более, чем на 15 дней. Для его продления назначается медицинская комиссия. Предельный срок больничного — 10 месяцев. При этом каждые две недели нужно проходить дополнительный осмотр у врача.

Организация оплачивает своему сотруднику больничный лист только за первые три дня болезни. За остальное время обязанность по уплате возлагается на ФСС. Выплату вам могут отправить на банковский счет, карту МИР или почтовым переводом.

Интересно! Пособия для детей от 3 до 7 лет в 2022 году: кто имеет право, как рассчитываются, где оформить. 

Алгоритм получения больничного листа и выплат в 2022 году:

1. Сотрудник обращается к врачу и просит его оформить больничный.
2. Медицинская организация заполняет отдельные поля документа в специальной системе.
3. Человек (или его ребенок) выздоравливает.
4. Врач закрывает больничный лист и передает сведения о его номере работодателю и сотруднику.
5. Организация направляет недостающие сведения в ФСС (доход сотрудника и его стаж).
6. ФСС перечисляет пособие гражданину.