Расчет доплаты за замещение временно отсутствующего работника

Виды замещения отсутствующего сотрудника

Трудовой кодекс предоставляет несколько возможностей замещения сотрудников:

Чаще всего совмещают должности или наращивают объем задач и круг обязанностей. Разница между этими вариантами в том, какие функции возложены на работника — схожие или разные.

Если профессии одинаковые, то человеку увеличивают нагрузку и возлагают больше обязанностей. Например, если в организации пять кассиров и один на больничном, то его нагрузку перекладывают на остальных кассиров.

Если же приходится трудиться на двух разных должностях — за себя и за коллегу, то это совмещение. Но без согласия никто не вправе заставить человека работать за двоих (если возможность замещения не указана в основном договоре).

Реже вместо уехавшего в отпуск коллеги берут на работу другого человека. С ним заключают договор на определенный срок, например на время декретного отпуска сотрудницы. Этот вариант применяют особенно на предприятиях со сложными механизмами, которые требуют особых навыков. Если наладчик такого оборудования уезжает в командировку или отпуск, то замещение влечет сбои в деятельности всего предприятия. Тогда на работу берут другого квалифицированного специалиста.

Совмещение

Нередко в период отпусков приходится совмещать две разные деятельности. В этом случае происходит возложение обязанностей без освобождения от основной работы с доплатой за дополнительный труд. Все задачи за себя и за коллегу выполняют в основное рабочее время, как указано в договоре. Но трудиться придется более интенсивно, чтобы успеть выполнять все дела не в ущерб собственной работе. Например, бухгалтер совмещает текущие обязанности с функциями кадровика или кассир выполняет одновременно и задачи консультанта.

Чтобы в дальнейшем не возникало трудовых споров, необходимо правильно оформить совмещение. Помните: обязательно получить письменное согласие сотрудника. Затем составляем дополнительное соглашение к трудовому договору. Человек вправе отказаться от выполнения чужих обязанностей, тогда он предупреждает об этом работодателя заранее — за три рабочих дня.

Если же он согласен, то издаем приказ на доплату за замещение временно отсутствующего работника, указываем, что он не возражает против замещения. Когда отдохнувший коллега вернется, совмещение отменяют, предупредив сотрудника как минимум за три рабочих дня.

ВАЖНО!

Вносить запись о совмещении в трудовую и другие документы не требуется.

Временный перевод

Если специфика предприятия не позволяет совместить функции, то сотрудника переводят на место коллеги. Зачастую этот путь выбирают, когда подчиненный заменяет вышестоящего по служебной лестнице коллегу. Например, пока шеф-повар ресторана на больничном, его дела передают другому повару.

Когда один служащий отсутствует, другой на некоторый период оставляет собственные рабочие дела и исполняет только чужие за определенную доплату. Для этого он обязан написать согласие, а работодатель — издать приказ о переводе и составить дополнительное соглашение. Условия работы и доплаты за замещение отсутствующего работника на время отпуска по Трудовому кодексу обязательно предусматривают в составленных документах.

Такое замещение хорошо тем, что становится для руководства серьезным показателем квалификации сотрудника. Если человек успешно справится с работой, то в дальнейшем его ожидает повышение.

ВАЖНО!

По закону срок временного перевода без согласия работника не превышает 1 месяца.

Внутреннее совместительство

Еще один способ, предусмотренный в законе, — совместительство. Есть внешнее и внутреннее совместительство. Внешнее — работа у разных работодателей, внутреннее — у одного на двух рабочих местах. В последнем случае вместо другого человека предстоит трудиться в отдельные от основной работы часы.

Оформляют как при приеме нового сотрудника:

• знакомят с обязанностями под подпись;
• проводят инструктаж по охране труда;
• издают приказ о приеме на работу.

ВАЖНО!

Если человек замещает другого сотрудника на условиях совместительства, то запись в трудовую делают только при его желании на основном месте работы.

Временно не на своём месте

Допустим, руководитель передал вам обязанности отпускника и перевёл на новую должность. Такое право начальству, как мы писали выше, даёт ст. 72. 2 ТК РФ. Но по этой статье перевести на другую должность сотрудника можно только добровольно. Работодатель заключает с вами соглашение о временном переводе, а также в трудовом договоре указывает условия новых обязанностей.

Далее начальство должно составить приказ о вашем переводе. Теперь должность отпускника — основная для вас на указанное время. Работодатель должен проинструктировать вас и обозначить фронт работ. Никакие изменения в трудовую книжку при этом не вносят.

Как доплачивают?

Размер доплаты работодатель указывает в дополнительном соглашении. Но по Трудовому кодексу руководитель вправе не доплачивать больше вашего среднего заработка на прежнем месте. Такое обязательство у начальства есть в одном случае — если вас без согласия переводят на должность ниже. Если с вашего соглашения — то могут не доплачивать.

Установление доплаты за совмещение должностей

ЧþñàôþÿûðÃÂð ÷ð ÃÂþòüõÃÂõýøõ ôþûöýþÃÂÃÂõù ýð òÃÂõüàþÃÂÿÃÂÃÂúð ñÃÂûð ÃÂÃÂÃÂðýþòûõýð, ôþûöýþ ñÃÂÃÂàÃÂþÃÂÃÂðòûõýþ ôþÿþûýøÃÂõûÃÂýþõ ÃÂþóûðÃÂõýøõ ú ÃÂÃÂÃÂôþòþüàôþóþòþÃÂÃÂ. ÃÂÃÂüðóð þÃÂþÃÂüûÃÂõÃÂÃÂàýð þÿÃÂõôõûõýýÃÂù ÃÂÃÂþú. àôþúÃÂüõýÃÂõ ôþûöýð ÿÃÂøÃÂÃÂÃÂÃÂÃÂòþòðÃÂàÃÂûõôÃÂÃÂÃÂðàøýÃÂþÃÂüðÃÂøÃÂ:

• ôðÃÂð ÃÂþÃÂÃÂðòûõýøàÃÂþóûðÃÂõýøÃÂ;
• ÿõÃÂøþô, ò ÃÂõÃÂõýøõ úþÃÂþÃÂþóþ ÃÂõûþòõú ñÃÂôõàÃÂþòüõÃÂðÃÂàôþûöýþÃÂÃÂø;
• ÿþôÿøÃÂø ÃÂÃÂþÃÂþý.

ÃÂþóôð ÃÂþóûðÃÂõýøõ þÃÂþÃÂüûõýþ, ÿÃÂþøÃÂÃÂþôøàø÷ôðýøõ ÿÃÂøúð÷ð. àýõü ýõþñÃÂþôøüþ ÃÂúð÷ðÃÂàÿÃÂøÃÂøýÃÂ, ò ÃÂþþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòøø àúþÃÂþÃÂþù ÃÂõûþòõú þñÃÂ÷ðý òÃÂÿþûýÃÂÃÂàñþûÃÂÃÂõ ÃÂðñþÃÂÃÂ, ð ÃÂðúöõ þÃÂÃÂð÷øÃÂàÃÂÿøÃÂþú ÿõÃÂõôðòðõüÃÂàþñÃÂ÷ðýýþÃÂÃÂõù ø ÿõÃÂøþô, ò ÃÂõÃÂõýøõ úþÃÂþÃÂþóþ ûøÃÂþ ñÃÂôõà÷ðüõÃÂðÃÂàúþûûõóÃÂ.

Варианты временной замены

ТК РФ предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.

1. Своими силами. Используя собственные ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этой цели постоянного сотрудника. При этом следует учитывать важный нюанс:
   • если работнику поручили выполнять в дополнение к своей должности точно такие же, но дополнительные обязанности, такая замена будет проведена в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
   • если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, речь пойдет о внутреннем совмещении.

ВАЖНО! Работодателю следует трезво оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне своей основной должности

Перевод на время. Работодатель может на временной основе или даже на постоянной изменить трудовую функцию сотрудника, призванного заменить отсутсвующего (ст. 72 ТК РФ). Поменять можно должность и/или структурное подразделение на то, в котором трудился нуждающийся в замене работник.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В обычных ситуациях срок такого перевода в рамках одной организации обычно не превышает годичный срок. Но в оговоренных законом случаях, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен

Перемещение. Его можно применить, если в результате условия трудового договора, подписанного сотрудником ранее, не изменяются (в таком случае, не нужно даже его согласие). Таким образом, нельзя переводить в другую местность, на другой оклад и др., но можно, к примеру, перевести работника на другой станок, в другой цех и т.п.

ПРОВЕРЬТЕ! Если в трудовом договоре четко сформулировано структурное подразделение, где должен трудиться сотрудник, то перевести его в другое даже на идентичную должность без его согласия уже нельзя, так как меняются условия договора.

Помощь со стороны. Если нельзя дополнительно загрузить «своего» сотрудника, можно пригласить для временной замены новые кадры. Совместительство (внутреннее или внешнее) допустимо применить, если заключается новый трудовой договор, но в этом случае речь идет не совсем о ВРИО. Более универсальным способом может выступить заключение срочного трудового договора (ст. 58 ТК РФ).

ВАЖНО ПОМНИТЬ! Срок действия такого оговора не может быть неопределенным, придется указать в нем или конкретную дату, или обстоятельства его расторжения (обычно указывают «до выхода основного рабтника»)

ВРИО – это не совместительство!

Путаница может возникнуть, так как у временной замены работника и совместительства есть общая черта – оба эти вида дополнительной загруженности выполняются работником, который при этом должен обеспечить обязательное выполнение и основной своей работы.

Отличия состоят в следующем:

• Трудовой Кодекс регулирует эти виды дополнительной занятости разными статьями: совместительство рассматривается в ст. 44 ТК РФ, а ВРИО – ст. 60;
• при совместительстве дополнительные обязанности нужно исполнять во время, не занятое основным трудом, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках того же самого рабочего дня или смены;
• для совместительства нужен новый трудовой договор, для ВРИО достаточно письменно оформленного согласия;
• прекращение совместительства происходит только с расторжением соответствующего договора или истечением его срока, а для ВРИО возможна отмена в любое время (с предупреждением за 3 дня), как со стороны работодателя, так и занятого сотрудника.

Когда чужие обязанности требуется перепоручить

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст

116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженера–технолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.

Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.

Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.

Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.

Законодательство

В Трудовом кодексе закреплены два варианта временного возложения чужих обязанностей на другого сотрудника:

• совмещение;
• временный перевод.

Под совмещением по норме статьи 60.2 Трудового кодекса понимается дополнительная работа:

• по своей же профессии или должности;
• по другой должности или профессии.

Временный перевод по норме статьи 72.2 Трудового кодекса предполагает освобождение сотрудника от его основной работы и возложение на него функций другого работника на время отпуска. Например, один из делопроизводителей временно переводится на должность секретаря.

Никаких других вариантов замещения ТК не предусматривает. Тем более не имеет юридической силы устная договорённость, так как все изменения во взаимоотношениях директора и подчинённого, в том числе обязанности и доплаты, оформляются письменно.

В случае устного договора директор не сможет привлечь замещающего к ответственности за плохую работу, а сотрудник может остаться без доплаты.

Основания для приказа

Под замещением понимается передача профессиональных обязанностей временно отсутствующего по уважительным обстоятельствам специалиста другому лицу. Возможные причины отсутствия сотрудника по Трудовому кодексу:

• болезнь (ст. 76>);
• ежегодный отпуск (ст. 114>);
• отпуск без сохранения зарплаты (ст. 128>);
• исполнение гос. обязанностей (ст. 170>);
• отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком (ст. 255, 256, 257).

Замещение реализуется такими способами:

• Расширение сферы задач коллеги отсутствующего сотрудника – применяется, когда изначально известно, что замена потребуется на непродолжительный период. Например, сотрудник заболел или требуется совмещение на время отпуска.
• Заключение срочного трудового договора с новым специалистом – предпочтительно, когда предстоит длительный период замены. Например, если работник оформил декретный отпуск.

Для передачи полномочий, ознакомления заинтересованных лиц и начисления оплаты дополнительных обязанностей на предприятии издается соответствующий приказ.

Только с письменного согласия работника

Если работодатель принял решение поручить работнику выполнение дополнительной работы, то в первую очередь необходимо получить его письменное согласие. Согласие работника на поручаемую ему дополнительную работу может быть получено путем:

• представления работником письменного заявления на имя руководителя организации (уполномоченного им лица);
• письменного согласия работника, выраженного им на предложении о выполнении дополнительной работы или на служебной записке руководителя структурного подразделения, адресованной руководителю организации (уполномоченному им лицу);
• заключения соглашения сторон трудового договора (работника и работодателя) — соглашения о совмещении должностей.

По нашему мнению, целесообразно оформлять достигнутую сторонами договоренность о выполнении дополнительной работы посредством составления двустороннего письменного документа, в котором будут сформулированы все условия ее выполнения, — соглашения о совмещении должностей (см. образец оформления соглашения). Оно будет одновременно выступать письменным согласием работника.

-------------------------------------------------------------------¬¦                         СОГЛАШЕНИЕ                               ¦¦                   о совмещении должностей                        ¦¦                                                                  ¦¦   г. Москва                                 10 октября 2012 г.   ¦¦                                                                  ¦¦   Общество   с   ограниченной  ответственностью  "ТоргКомплект", ¦¦именуемое   в   дальнейшем  "работодатель",  в  лице  генеральногдиректора  Давыденко Николая Сергеевича, действующего на основани覦устава,   с  одной  стороны, и  Головачева  Марина  Станиславовна,¦¦именуемая  в  дальнейшем  "работник",  с  другой стороны, а вмест妦именуемые  "стороны",  в  соответствии  со  статьями  60.2  и  151¦¦Трудового   кодекса   Российской   Федерации  заключили  настояще妦соглашение   о   совмещении  должностей  (далее  -  соглашение)  нижеследующем:                                                    ¦¦   1.  В  течение  установленной  продолжительности  рабочего дня ¦¦наряду  с  основной работой, определенной трудовым договором от  1¦¦февраля  2012 г. N 15/2012, работник в период с 10 октября 2012 г.¦¦до  даты приема или перевода работника на должность специалиста пкадрам,  для  которого  данная  работа  будет  являться  основной,¦¦обязуется  выполнять  дополнительную  работу  в порядке совмещения¦¦должностей   по   должности   специалиста   по  кадрам  в  объеме,¦¦определенном должностной инструкцией по указанной должности.      ¦¦   2.   За   выполнение   дополнительной   работы   по  должности ¦¦специалиста   по   кадрам  работнику  устанавливается  ежемесячная¦¦доплата в размере 10000 (десять тысяч) рублей.                    ¦¦   3.  Работник  имеет  право  досрочно  отказаться от выполнения ¦¦дополнительной   работы,   а   работодатель  -  досрочно  отменить¦¦поручение  о  ее  выполнении, предупредив об этом другую сторону ⦦письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.               ¦¦   4.  Настоящее  соглашение  вступает  в  силу  со  дня  его     ¦¦подписания сторонами  и  действует до даты приема или перевода ра-¦¦ботника на должность специалиста по кадрам, для которого данная   ¦¦работа будет  являться основной.                                  ¦¦   5.  Настоящее  соглашение прекращает свое действие в случае    ¦¦досрочной отмены  работодателем  поручения  о выполнении дополни- ¦¦тельной работы в порядке совмещения должностей или досрочного     ¦¦отказа работника от выполнения  указанной  дополнительной  работы.¦¦Настоящее соглашение также прекращает  свое  действие  в  случае  ¦¦прекращения  трудового договора от 1 февраля 2012 г. N 15/2012.   ¦¦   6.   Настоящее   соглашение   составлено  в  двух  имеющих     ¦¦одинаковую юридическую  силу  экземплярах,  один  из  которых     ¦¦хранится у работодателя, другой находится у работника.            ¦¦                                                                  ¦¦                  РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН                      ¦¦                                                                  ¦¦     Работодатель:                        Работник:               ¦¦                                                                  ¦¦  Общество с ограниченной        Головачева Марина Станиславовна  ¦¦      ответственностью                                            ¦¦       "ТоргКомплект"                                             ¦¦                                                                  ¦¦  ИНН/КПП  7701180800/7701001     Паспорт: серия 46 01 N 351550   ¦¦      127000, г. Москва,         Выдан: 10 декабря 2000 г. ОВД по ¦¦ ул. Тверская, д. 10, стр. 1   району "Северное Бутово" г. Москвы ¦¦  Тел. 8 (499) 715-45-55          Адрес: 117218, г. Москва,       ¦¦                                 Куликовская ул., дом N 23,       ¦¦                                      корпус 4, кв. 115           ¦¦                                                                  ¦¦    Генеральный директор                                          ¦¦                                                                  ¦¦    Давыденко   Давыденко Н.С.       Головачева   Головачева М.С. ¦¦    (подпись)                        (подпись)                    ¦¦                                                                  ¦¦          М.П.                                                    ¦¦    Экземпляр соглашения получен работником:                      ¦¦                                                                  ¦¦          10 октября 2012 г.                                      ¦¦                                                                  ¦¦    Головачева            Головачева М.С.                         ¦¦    (подпись)                                                     ¦L-------------------------------------------------------------------

Кто может замещать главного бухгалтера и директора на время отпуска?

Директор организации и главный бухгалтер, как и остальные работники, вправе на отпуск или больничный. Если у данных начальников есть заместители, то именно для них предполагается замещение. При наличии нескольких заместителей руководитель должен оформить приказ о назначении конкретного лица, либо распределить, какие обязанности будет выполнять каждый.

В случае, когда должность заместителя не предусмотрена на предприятии, то имеет место оформление приказа на замещение на то время, пока директор или главный бухгалтер отсутствуют. Замещать директора могут сотрудники руководящего состава, например, главный инженер, финансовый директор, директор по персоналу. Относительно главного бухгалтера, то чаще всего его функции выполняет финансовый директор или бухгалтер. При его долгом отсутствии могут нанять нового сотрудника, имеющего такую профессию.

Когда оформляется замещение?

Замещение сотрудника спрогнозировать не всегда возможно. Если время ухода в отпуск или в декрет хотя бы примерно известно заранее, то угадать, когда человек сядет на больничный или выздоровеет нельзя. Чаще всего замещение оформляется, если основной работник:

• заболел;
• ушел в отпуск (в том числе декретный);
• не может временно вести трудовую деятельность по иным обстоятельствам (в случае смерти близкого человека, например).

От сложившихся обстоятельств зависит то, сколько времени есть у работодателя для поиска человека, на которого будут возложены обязанности временно отсутствующего сотрудника. Вариантов тут всего два: оформить совмещение/замещение одному из действующих работников, принять на работу нового по срочному договору. Когда времени в обрез, обычно выбирают первый вариант, а для длительного замещения (при декрете) могут брать и нового сотрудника.

Приказ о совмещении должностей на время отпуска, больничного, командировки

После того, как соглашение с работником заключено, работодатель издает соответствующий Приказ, в тексте которого желательно отразить следующие моменты:

1. Причину, по которой возникла необходимость переложить обязанности одного работника на другого, и по которой с сотрудником заключается соглашение о совмещении должностей. Причиной может стать отпуск основного подчиненного, больничный, декрет, уход за ребенком или нетрудоспособным членом семьи, командировка и т.д.
2. Период времени, на протяжении которого сотруднику необходимо будет выполнять и свою основную работу, и работу отсутствующего подчиненного.
3. Перечень обязанностей, которые будут переложены на заместителя основного сотрудника.
4. Величина доплаты за исполнение обязанностей другого работника.

Замещение на период отпуска 1С Зарплата и Управление Персоналом 3

Нередки случаи, когда на предприятии на время отсутствия одного сотрудника его обязанности временно возлагают на другого. Обычно, возложение обязанностей предусматривает доплату за увеличенный объем работ. Для того, чтобы реализовать эту возможность, необходимо в нашей информационной базе установить нужный флажок (раздел Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний).

В программе ЗУП предусмотрено несколько способов расчета доплаты за замещение отсутствующего сотрудника.

Первый способ – это установка доплаты в процентном отношении к окладу сотрудника, исполняющего обязанности. В разделе Кадры – Кадровые документы создаем документ «Совмещение должностей» (также мы можем воспользоваться кнопкой «На основании» из документа «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка» и т.д.).

В новом документе выбираем нужного нам сотрудника, а также период исполнения обязанностей. Если мы создаем документ на основании документа отсутствия, то данные о замещаемом сотруднике и периоде замещения заполняются автоматически из документа основания. Счет отражения затрат по умолчанию заполняется из карточки сотрудника, либо указанный в настройках организации. При необходимости, его можно изменить. Вид совмещения указываем как «Исполнение обязанностей сотрудника». В правой части документа устанавливаем маркеры как указано на рисунке.

Обратите внимание, что размер доплаты рассчитан на полный рабочий период. В документе «Начисление заработной платы» эта доплата будет пересчитана с учетом фактических дней замещения

Второй способ — начислить доплату исходя из размера оклада отсутствующего сотрудника. Для этого в документе «Совмещение должностей» в настройках доплаты ставим флажок напротив фамилии, чьи обязанности будут исполняться.

В этом случае в нижней части документа мы видим оклад, от которого будет рассчитываться доплата.

В третьем случае программа предоставляет нам возможность оплатить совмещение путем расчета разницы в окладах. Такой случай расчета уместен, когда тарифная ставка отсутствующего сотрудника выше оклада замещающего. Если же ситуация противоположная или оклады равнозначны, то корректней применить другие виды расчета доплаты. Настройки в документе соответственно рисунку.

Также мы можем назначить сотруднику надбавку, не опираясь на оклады, а установив фиксированный размер.

После проведения нам доступна печатная форма приказа об исполнении обязанностей и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Если в нашем документе мы не указываем конкретно за кого исполняет обязанности сотрудник (устанавливаем флажок «Совмещение должностей» или Расширение зон обслуживания», то в печатных формах приказа будет уже другая формулировка основания назначения доплаты – в связи с отсутствием сотрудника на должности или в связи с расширением зон обслуживания).

При начислении заработной платы доплата будет рассчитана автоматически при пересчете на рабочие дни замещения:

Если у Вас остались вопросы по замещению отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Когда надо спросить согласие работника

Замещение и совмещение должностей не может производиться без выраженного в письменной форме согласия самого назначаемого. Требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые не были прописаны в трудовом договоре, работодатель просто не имеет права. Когда у работодателя возникает подобная ситуация, он может пойти одним из двух путей:

• заручиться согласием работника (письменным);
• предупредить работника за 2 положенных месяца об изменении трудовых условий и совместить должности законным порядком, а в случае категорического несогласия уволить работника, не желающего дополнительной нагрузки.

Отдельного документа для выражения согласия работника не нужно, достаточно его подписи «Ознакомлен» на соответствующем приказе, изданном руководством. Если работодатель хочет перестраховаться, то в письменном виде надо направить работнику уведомление о грядущем замещении за 2 месяца и получить подпись на нем.

Как правильно составить распоряжение?

Составлением распоряжений обычно занимаются сотрудники, приближенные к руководителю компании. Это может быть начальник кадрового отдела либо секретарь. После написания, документ передается на рассмотрение начальству. Если директора все устраивает, тогда он утверждает распоряжение.

Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска оформляется в свободной форме. Может использоваться разработанный на локальном уровне фирменный бланк.

Некоторые работодатели применяют форму Т-5, утвержденную Постановлением Госкомстата России №1 от 5 января 2004 года.

Структура распоряжения должна состоять из таких частей:

1. шапка. Располагается вверху. Представляет собой реквизиты компании;
2. название документа. Пишется по центру листа, чуть ниже шапки;
3. основная часть. Приводится текст касательно замещения должности;
4. заключение. Ставятся подписи и дата.

В тексте приказа следует указать такие сведения:

• название предприятия, его организационно-правовая форма;
• наименование документа;
• причина замещения;
• ФИО сотрудника, на которого возлагаются дополнительные должностные обязанности;
• сведения о замещаемой и основной должностях;
• дата и место составления документа;
• величина доплаты за выполнение должностных обязанностей по замещению;
• даты начала и завершения замещения;
• ссылка на документ, который выступает основанием для замещения;
• подписи.

Эти данные отражаются в приказе в обязательном порядке. Остальная информация фиксируется в случае необходимости.

При оформлении распоряжения о замещении на период отсутствия основного работника, следует придерживаться таких правил:

1. указывать номер документа;
2. придерживаться делового стиля написания;
3. наименование бумаги писать по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;
4. писать грамотно, не допускать пунктуационных, синтаксических, грамматических ошибок;
5. не исправлять текст ручкой, карандашом, корректором либо лезвием. В случае допущения ошибки лучше переписать приказ заново;
6. размер суммы доплаты за совмещение указывать цифрами и словами.

Как возложить функции временно отсутствующего работника по ТК РФ?

Действующее законодательство предлагает несколько вариантов выполнения функций временно отсутствующего специалиста в связи с отпуском:

• без освобождения от основной деятельности;
• временный перевод (переезд);
• неполный рабочий день.

При совмещении или расширении круга обязанностей сотрудника используются внутренние ресурсы компании.

Статья 60.2 ТК РФ позволяет выполнять указанную в трудовом договоре работу в течение дня на другой или аналогичной должности за дополнительное материальное вознаграждение.

В случае отрицательного ответа сотрудника руководитель вправе в одностороннем порядке перевести подчиненного на другую должность на срок не более 30 дней.

Эту возможность необходимо указать в трудовом договоре. Кроме того, без согласия депутата замена допускается в некоторых ситуациях: стихийные бедствия или техногенные катастрофы, промышленные аварии, стихийные бедствия, эпидемии.

На момент заключения договора размер вознаграждения устанавливается в фиксированном размере или в процентах от заработной платы (ст. 151 ТК РФ), а также содержание и объем работ, срок выполнения дополнительных работ.

Если срок замены определить невозможно, то конкретная дата в договоре не прописана, достаточно исправить фразу: «до тех пор, пока отсутствующий специалист не уйдет из отпуска по работе».

Информация о временной замене на период ежегодного отпуска в трудовую книжку не включается.

Подписанный документ является основанием для выдачи приказа о временном исполнении функций. Единой формы документа нет, он оформляется в произвольной форме.

Иногда пакет документов на замену дополняется договором полной ответственности.

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Нет ограничений по начислению минимальной или максимальной доплаты по совокупности Трудового кодекса.

На каждый индивидуальный случай подписывается договор с учетом пожеланий работодателя и подчиненного. Если планируется установить фиксированную доплату, руководитель предприятия может руководствоваться положениями своих локальных актов.

Работник, оформленный на неполный рабочий день на период отпуска, может настоять на неполной смене или одном рабочем дне (ст. 93 ТК РФ).

В этом случае надбавка рассчитывается исходя из фактически отработанных часов.

Также взимается плата за производство: количество произведенной продукции, товар. При определении размера заработной платы работодатель руководствуется экономической выгодой.

Не стоит рассчитывать на 100% от основной или дополнительной заработной платы, в этой ситуации желательно нанять нового специалиста.

Для расчета надбавки за комбинации установленный процент умножается на заработную плату, следовательно, на количество отработанных дней (смен).

Письмо Минздравсоцразвития от 12 марта н. 22-2-897, поясняет, что в некоторые моменты выполнение рабочих обязанностей отсутствующего специалиста может быть бесплатным.

Это допустимо, если должностными инструкциями сотрудников определенных категорий предусмотрены случаи выполнения функций отсутствующего сотрудника с аналогичной должностной функцией.

В этом случае совмещение является частью трудовых функций, которые дополнительно не оплачиваются.

Как оформить служебную записку о возложении обязанностей?

Документ оформляется в произвольной форме на имя руководителя предприятия. Составителем записки является руководитель структурного подразделения.

Чтобы придать форме официальный тон, необходимо руководствоваться положениями стандартов ГОСТ Р 6.30-2003.

В записке необходимо указать название учреждения, получателя и автора письма, дату и подробное описание ситуации, в которой необходимо заменить, перераспределить обязанности между коллегами за отсутствие на праздники, подпись кандидат.

Свое решение глава компании ставит на заметку.

Количество мест, подлежащих заполнению, законом не ограничено. Есть только ограничения, запрещающие замену определенных категорий должностей: главного бухгалтера банка и руководителя предприятия.

Скачать образец

Вот как выглядит образец:

Оформление заявления о согласии на совмещение должностей

Согласие — это заявление в свободной форме, если у компании нет утвержденного образца такого документа.

В форме указываются получатель (название компании и ее руководителя) и заявитель (сотрудник).

После слова «кандидатура» указывается, когда и кем была предложена возможность агрегирования, знание программы работы и дополнительное вознаграждение.

требуется согласие соискателя с изменением условий работы, проставляется его личная подпись и дата.