Копии документов как доказательства в суде

Как подтвердить содержание документа или обстоятельство, имеющее юридическое значение?

В первую очередь стоит выделить, что именно нуждается в подтверждении. В зависимости от желаемого результата действовать рекомендуется двумя способами.

— В первом случае требуется установить в деталях, что именно содержал документ. К примеру, какой-то определенный пункт контракта. Для этого необходимо подобрать документы, которые могли бы подтвердить содержание копии, предъявленной суду. Такими могут выступать переписка двух сторон, или же копия оригинала из более надежного источника. К примеру, копии из банка или налоговой службы. В реестровых делах государственных органов часто имеются документы, на основании которых были внесены соответствующие данные в реестр.

— Во втором случае доказать нужно обстоятельство, которое значимо с юридической точки зрения. Например, факт оказания услуг исполнителем. Тогда потребуется предъявить документы, которые могли бы подтвердить сам факт, а не содержание имеющейся копии. Это могут быть видеозаписи, снятые камерой видеонаблюдения, заключение экспертизы, показания свидетелей.

Какую стратегию выбрать и какие документы целесообразнее будет подготовить, зависит во многом от позиции второй стороны и особенностей рассматриваемого дела.

Что такое копия

Под этим термином понимают точное воспроизведение исходника, которое выполняется ручным или автоматическим путем – при помощи перерисовки, фотографирования, сканирования, ксерокопирования. Полученный результат не совпадает с оригиналом по юридической силе, если он не заверен установленным способом.

Также их используют при ведении закупочной деятельности, продаже долей общества и в иных ситуациях.

Заверением занимается руководитель организации. Также он может делегировать это право другим подчиненным. Это фиксируется приказом по основной деятельности.

К характерным особенностям рассматриваемой бумаги относятся:

• Структура – в точности повторяет копируемый документ. Любые изменения недопустимы, даже если процедура копирования осуществляется ручным способом.
• Наличие частичной информации исходника – выписки могут представлять собой неполную копию оригинала. Там указывается та часть исходника, которая требуется пользователю.
• Необходимость в официальном заверении – без заверения нельзя воспринимать как полноценный документ без предъявления оригинала вместе с ним.
• Вторичный характер – не отменяют действия оригинала. По сути, они представляют собой вторичную бумагу, которую используют для удобства или определенного действия.
• Возможность изготовления в любой организации, которая копирует документы, – при наличии требуемые технических средств копировать документы допустимо и дома.
• Отсутствие уникального номера и даты.

Чем еще отличается дубликат от копии документа?

К критериям, по которым один документ отличается от другого, относят следующее:

• Юридическая сила – бывает полной заменой оригинала, а копия служит альтернативой лишь в некоторых ситуациях.
• Количество – с подлинника допустимо снять много копий. При этом дубликат выдают лишь взамен потерянного исходника.
• Номер – копии требуется нумеровать при наличии грифа «ДСП» или «Секретно». На дубликатах ставится порядковый номер.
• Влияние на оригинал – копия не способна отменить подлинник. Она лишь дублирует эту бумагу. Если дубликат выдается вместо исходника, то это отменяет дальнейшее использование подлинника.

На копии часто ставится дата ее выдачи. Также присутствует пометка о том, что подлинник находится на этом предприятии или в организации. Предприятия обязаны свидетельствовать верность копий документов, которые требуются для представления гражданами в эти организации.

В деле обычно хранится подлинный документ. Если его нет, применяется дубликат. Заверенную копию выдают по запросу либо при необходимости. Обыкновенные копии применяются для внутренней работы организации. Их хранить не обязательно.

Порядок заверения копий

Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Может показаться, что вопрос надлежащего заверения копий законодательно не регулируется, а копии заверяются так, как делалось обычно в той или иной организации (если не учитывать нотариально заверенные копии), но это не так. В соответствии с подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа является надлежащим образом заверенной в следующих случаях.

Копия заверена организацией, от которой исходит документ. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России N 65-ст от 03.03.2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Исходя из названных актов надлежащим образом заверенные копии документов организации должны содержать совокупность реквизитов: удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации. Следует помнить, что «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления» (п. 3 Указа N 9779-X).

Верность копии засвидетельствована нотариусом или в случае его отсутствия уполномоченным должностным лицом местного самоуправления, а на территории иностранного государства — уполномоченным должностным лицом консульского учреждения (ч. 4 ст. 35, ч. 4 ст. 37, ч. 5 ст. 38 Основ законодательства о нотариате).

Представление доказательств в суд

В суд доказательства представляются в подлинном виде или в форме заверенной копии. Желательно составить письменное заявление о приобщении доказательств к делу.

Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без этих документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.

Опасаясь утраты подлинников  стороны, чаще всего, представляют в суд копии. Суд не вправе отказать заинтересованному лицу в принятии документов по тем основаниям, что представлена копия, а не подлинник.

Процедура заверения копий документов, находящихся у юридических лиц, достаточно подробно урегулирована действующим законодательством. Это Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», который подлежит применению в совокупности с процессуальными нормами и действующими ГОСТами.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, отметку о том, что подлинник документа находится в данной организации.  Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Для заверения копий документов, находящихся на руках у граждан, существуют два способа — либо документы заверяются нотариусом, либо судом.

Гражданский процессуальный кодекс допускает засвидетельствование судьей копий письменных доказательств, имеющихся в деле, при возврате этих доказательств из материалов гражданского дела по просьбе лиц, представивших их (статья 72 ГПК РФ). При этом возврат доказательств производится после вступления решения суда в законную силу по ходатайству о возврате доказательств.

До вступления решения суда в законную силу письменные доказательства могут быть возвращены представившим их лицам, если суд найдет это возможным.

Однако такой возврат может иметь место как исключение из общего правила и по серьезным основаниям. Серьезность оснований для возврата подлинных письменных доказательств и последствия этого действия для возможного рассмотрения дела в суде второй инстанции оцениваются судьей по его усмотрению.

Критерий достоверности доказательств обусловливает проверку, исследование, оценку каждого из доказательств на предмет исключения возможности его искажения (полного или частичного), фальсификации, подлога и т.п.

Доказательство должно отвечать (соответствовать) требованиям о процессуальной форме. Иными словами, доказательство должно быть представлено в суд в том виде, в котором его допускает закон.

Суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа и представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа нетождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание оригинала с помощью других доказательств.

Доказательства представляются, как в суд первой инстанции, так и при обжаловании судебных постановлений, однако в случае обжалования, необходимо доказать, что в первую инстанцию доказательства представить было не возможно.

Понятие дубликат

Под этим термином понимают экземпляр, который выдается взамен потерянного оригинала. Он делается для замены подлинника и часто имеет собственный номер. По сути, для дубликата характерна та же юридическая сила, что и для оригинала. Это означает, что он подменяет исходную бумагу.

Документ должен точно воспроизводить потерянный подлинник. Это означает, что подпись на нем должен ставить тот же сотрудник, который подписывал оригинал. По сути, дубликат считается повторным экземпляром. Его часто выдают по письменному запросу. При этом факт выдачи записывают в специальный журнал. На бланке ставят соответствующий штамп».

Итак, к главным особенностям относят следующее:

• Уникальный номер. Обычно этой бумаге присваивают свой собственный номер, но встречаются и некоторые исключения. Так, финансовые, платежные, бухгалтерские виды отличаются тем же номером. Их дублируют сразу для всех участников сделки.
• Уникальная дата. Кроме финансовых бумаг, дубликаты характеризуются собственной датой выдачи, которая отличается от исходника.
• Наличие надписи «Дубликат». Эти материалы часто маркируются именно так.
• Выдача. Она осуществляется в той же организации, в которой был выдан оригинал. Также возможно получение в филиале или ином отделе. Однако это не касается другой организации или ведомства.
• Аннуляция оригинала. Получение бумаги часто говорит о том, что исходник утратил свою юридическую силу.
• Срок действия. Если исходник обладал ограниченным периодом действия, дубликат будет иметь тот же срок. Это означает, что дата окончания будет такой же вне зависимости от дня повторной выдачи бумаги.
• Объем, форма и содержание. Дубликат полностью совпадает по форме и содержанию с оригиналом. К примеру, если человек получает замену потерянного паспорта, в нем будет содержаться такая же информация, что и в оригинале.

Рассматриваемая бумага не просто приравнивается к оригиналу. Она представляет собой еще один экземпляр, который выдается взамен утраченного. Для этого применяется тот же бланк. К примеру, при замене трудовой книжки записи требуется делать на таком же бланке. Если форма бланка была изменена, оформление осуществляют в соответствии с новым образцом.

Письменные доказательства по типам

По содержанию письменные доказательства подразделяются на распорядительные и справочно-информационные. Для распорядительных документов характерен властный характер (приказы, распоряжения и др.). Справочно-информационные доказательства носят осведомительный характер о каких-либо обстоятельствах (акты, отчеты, протоколы, письма и др.).

По субъекту, от которого исходит документ, доказательства делятся на официальные (исходящие от органов власти, должностных лиц) и частные (неофициальные или не связанные с осуществлением полномочий). Напоминаем, что представление или не представление доказательств является правом лица, участвующего в деле.

По способу создания документы могут быть подлинными или копиями. Оригинал договора — подлинное доказательство, его ксерокопия является соответственно копией.

По форме документы подразделяются на простые письменные и нотариально удостоверенные. Подлинность последних должна быть удостоверена или засвидетельствована нотариусом или иным лицом, уполномоченным выполнять нотариальные функции.

Копия документа в суде — что говорит закон

Гражданский процессуальный кодекс РФ обязывает суды проводить оценку доказательства, представленного в ходе судебного разбирательства, по своему внутреннему убеждению, которое должно базироваться на полном, объективном, всестороннем и непосредственном исследовании всех в совокупности доказательств в деле.

Если документ обладает представленными ниже признаками, он имеет силу в подтверждении заявленных стороной спора обстоятельств (вывод сделан на основании толкований положений ч. 1 ст. 75 АПК РФ):

• документ получен способом, дающим возможность установить его достоверность (к примеру, по электронной связи), или выполнен в форме графической, цифровой записи;
• он включает в себя информацию об обстоятельствах, способных повлиять на ход рассмотрения дела и на его разрешение.

Но обратимся к тексту ч. 6 ст. 71 АПК РФ. По смыслу этой части, копию документа суд не может принять в качестве надлежащего подтверждения слов стороны спора, если имеет место совокупность следующих обстоятельств:

• у сторон не имеется оригинала документа;
• невозможно установить содержание оригинала документа, базируясь на других доказательствах;
• имеющиеся в материалах дела копии бумаг различны по содержанию.

Документы для развода через мировой суд

Оформить развод через мировой суд можно в следующих случаях:

• у семейной пары есть общий ребенок в возрасте до 18 лет, но нет спора о его месте проживания и порядке общения;
• муж или жена против расторжения брака;
• у супругов есть спор о разделе имущества, стоимостью до 50 000 р.

Рассмотрим, какие документы, кроме базовых, будут нужны в этих случаях.

Без детей без имущества в одностороннем порядке

Если один из супругов против расторжения брака, то второму супругу придется обращаться в суд.  Если у Пары нет детей, спора об имуществе, то в суд необходимо направить только базовый пакет документов.

С детьми по обоюдному согласию

Если у семейной пары есть общие дети в возрасте до 18 лет, оформить развод можно только через суд.

Вместе с базовым пакетом документов истец должен предоставить:

1. Свидетельство о рождении ребенка.

В суд необходимо предоставить именно свидетельства о рождении, даже если ребенку исполнилось 14 лет и у него есть паспорт. Этот документ подтверждает родственную связь между супругами и ребенком.  К иксу можно приложить копию свидетельства. Копию детского паспорта прикладывать не нужна.

1. Соглашение об уплате алиментов или судебный приказ о взыскании алиментов.

Эти документы прикладывать необязательно. Но если супруги решили вопрос, как второй родитель будет обеспечивать ребенка, их можно приложить, чтобы снять лишние вопросы у судьи.

1. Соглашение о месте проживания ребенка и порядке общения.

Супруги подают заявление в мировой суд, когда у них нет споров относительно места проживания и порядка общения с ребенком. В процессе судья обязательно будет уточнять, как решены вопросы о детях.  Поэтому можно заранее подготовить письменное соглашение и приложить его к исковому заявлению. Соглашение не нужно заверять у нотариуса, достаточно простой письменной формы.  При вынесении судебного решения судья включит информацию о принятых договоренностях в решение о разводе.

О том, как составить соглашение о месте проживания для мирового суда, вы найдете в нашей статье: «Образец соглашения о месте проживания ребенка при разводе в 2021 году».

А соглашение о порядке общения вы можете найти на странице: «Образец соглашения о порядке общения с ребенком после развода в 2021 году».

Без детей с разделом имущества и без него

Если у супругов нет спора о разделе совместно нажитого имущества, то к иску можно приложить соглашение о разделе имущества или брачный договор.

Подробности о составлении брачного договора вы найдете в нашей статье: «Основные причины зачем нужен брачный договор и как его заключить».

Такой документ можно предоставить в суд, чтобы доказать, что у супругов нет имущественных споров. Соглашение о разделе имущества и брачный договор составляется в письменной форме и заверяется у нотариуса. С их помощью муж и жена могут отойти от принципа равенства совместной собственности. То есть они могут поделить имущество, нажитое в браке, не по 1/2 доле каждому, а по своему усмотрению.

Если муж или жена просит суд о разделе имущества, стоимостью до 50 000 р., то к базовому пакету документов нужно приложить:

1. Правоустанавливающие документы на спорное имущество.

 Это может быть договор купли-продажи, мены, дарения, приватизации, свидетельство о правах на наследство.

1. Правоподтверждающие документы на спорное имущество. 

Если спор идет в отношении квартиры, то нужно приложить выписку из ЕГРН.  Если в отношении автомобиля, то ПТС и СТС.

1. Оценочный отчет. 

При разделе имущества необходимо подтвердить его стоимость.  Для этого истцу надо обратиться в оценочную компанию, которая определит рыночную стоимость спорного имущества. Оплачивать оценку придется истцу.  Но он может включить в исковое заявление требование о возмещении затрат.

1. Квитанция об оплате госпошлины за имущественный иск.

При разделе имущества необходимо дополнительно оплатить госпошлину.  Она рассчитывается в соответствии с нормами ст. 333.19 НК РФ.  Калькулятор госпошлины вы можете найти на сайте Верховного суда. Оригинал квитанции об оплате пошлины  прикладывается к иску.

Обратите внимание! Документы нужно предоставлять только на спорное имущество. Например, супруги в браке купили два автомобиля и одну квартиру

При разводе они решили, что каждый из них получит по автомобилю. А прийти к соглашению о разделе квартиры они не смогли. В этом случае придется делить только квартиру.  Документы на автомобили прикладывать не нужно.

Копия документа в суде — судебная практика

Судебная практика по вопросу принятия в качестве доказательства копии документа не сложилась. К единому мнению суды не пришли:

1. Одни арбитры считают, что необходимо осуществлять полную и всестороннюю оценку документов, представленных сторонами спора (включая копии). И если у одной из сторон, помимо копии документа, имеются иные доказательства правоты, судьи удовлетворяют требования этой стороны.
2. Другие судьи применяют формальный подход при изучении доказательств дела. Если стороны спора не могут представить оригинал документа, его копия не принимается в качестве доказательства того факта, на которое ссылается сторона. Причем и другие доказательства правоты стороны спора в расчет не принимаются.
3. Высший арбитражный суд уже выражал однозначную позицию в отношении приобщения к материалам дела копии документа. Требования истца, представившего копию документа, были удовлетворены, поскольку ответчик не ходатайствовал об истребовании у истца оригинала документов и не заявлял о фальсификации доказательств, а других копий, содержание которых противоречило бы содержанию представленного истцом документа, не имелось. См. Определение от 02.04.2012 № ВАС-3015/12 по делу № А27-9350/2010.

Какие дополнительные документы подаются в суд при разводе

Вышеназванные документы подаются, если у партнеров нет общих детей и совместного имущества, то подается заявление на . Так ? Во всех остальных случаях потребуется также подача:

• Копии свидетельства о рождении их несовершеннолетних/недееспособных детей. Эти бумаги требуют обязательного нотариального заверения у нотариуса;
• Справка о составе семьи требуется не во всех регионах страны, поэтому необходимость ее оформления рекомендуется уточнять;
• Заявление о согласии на развод супруга, который не может или не хочет явиться в суд для расторжения брака.
• Заключение об оценке имущества и его происхождении. В случаях, когда имущество было передано одному из супругов по наследству или приобретено до брака, документы для оформления развода должны включать подтверждение такого факта. В иных ситуация может понадобиться оценка стоимости имущества экспертом, для его дальнейшей продажи или передачи полных прав одной из сторон (при выкупе единых прав второй стороной).

В зависимости от региона страны список может быть дополнен, но это уже полностью зависит от жизненной ситуации требований супругов в отношении друг друга.

В каких случаях предъявление оригинала документа не обязательно:

— Если истец и ответчик согласны с фактами, которые изложены в копии документа, то суд может и не потребовать предъявления оригинала. Но признание сторон должно быть подано в письменном виде, составленное по установленному образцу (ст. 70 АПК РФ). Его внесут в протокол или прикрепят к материалам дела.

Суд может считать обстоятельства признанными, если другая сторона не опровергает их и по другим документам не найдено несоответствий с содержанием копии (ч.3.1 ст.70 АПК РФ).

— Если оригинал документа он фигурировал в другом деле и был к нему прикреплен. Например, ответчик подтверждает факт оплаты товара истцом копией квитанции к приходному кассовому ордеру. Заверена она по установленной форме самим ответчиком. В этом случае суд признает копию доказательством, не требует предоставления оригинала и принимает решение о подтверждении факта оплаты истцом товара или услуг. Причиной для такого решения служат сразу два обстоятельства: оригинал квитанции ранее был принят судом как доказательство по другому делу, а истец не предъявил суду подлинник документа или документы, нетождественные с дубликатом, предъявленным ответчиком.

Позиция судов

Некоторые юристы уверены, что если у банка отсутствует оригинал кредитного договора, можно выиграть дело только на этом основании. К примеру, человек может заявить, что никаких документов он не подписывал, и потребовать предоставления настоящего договора, а не его копии. При этом свой экземпляр соглашения он не будет показывать, ведь по высказываемой версии его не существует.

Если подходить формально, позиция ответчика, когда банк не предоставил в суд оригинал договора, достаточно сильна. При отсутствии подтверждающих документов ставится под сомнение сам факт отношений между кредитором и заемщиком. Основным аргументом со стороны клиента становится предоставление копии кредитного договора. Казалось бы, что может помешать суду принять решение в пользу ответчика? Но судебная практика говорит об обратном.

Проблема в том, что принимая решение, судья в большей степени обращается к сложившейся практике

Даже если банковский клиент подает ходатайство о предоставлении оригинала кредитного договора, его могут отклонить или не принять во внимание. При этом судья встает на сторону кредитора не по причине личной заинтересованности, а исходя из имеющейся судебной практики по данному вопросу

С этой точки зрения, позиция ответчика, указывающего на то, что кредитный договор отсутствует, уже и не кажется такой сильной. Конечно, после принятия судом нежелательного решения, его можно обжаловать. Но на деле итогом будет неизбежный проигрыш.

Перечень документов для развода через суд

При обращении в суд для развода необходимо подготовить базовый пакет документов:

1. Гражданский паспорт заявителя.

Обязательно проверьте, чтобы документ был действующим. В паспорте не может быть посторонних отметок, которые не предусмотрены законом. В 20 и в 45 лет паспорт нужно менять.  Также он подлежит замене в случае смены фамилии, имени или отчества.

1. Свидетельство о заключении брака.

При подаче заявления на развод необходимо приложить к иску оригинал свидетельства. Если к документам будет приложена копия, суд вернет иск без рассмотрения.

1. Квитанция об оплате госпошлины.  

Размер пошлины в 2021 году равняется 600 р.  Причем неважно, подается заявление в мировой или районный суд. Оплачивать госпошлину нужно способом, который позволяет получить квитанцию.  То есть через отделение банка, банкомат, онлайн банк.  К документам в суд прикладывается оригинал квитанции

1. Квитанция о направлении иска ответчику.

С 2020 года истец самостоятельно направляет документы ответчику.  То есть перед отправлением иска в суд необходимо подготовить пакет документов и направить их почтой по месту регистрации ответчика.  Это можно сделать через почтовое отделение или при помощи сервиса Заказное.Почта.ру.  

Письмо направляется заказным письмом с уведомлением. Квитанцию об оплате отправления нужно сохранить, чтобы предоставить в суд. Без этой квитанции суд документы не примет.

Обратите внимание! До 2020 года суды самостоятельно направляли документы ответчикам. Истец должен был только подготовить дополнительный экземпляр искового заявления и приложить его к документам

В настоящее время прикладывать дополнительные экземпляры иска не нужно. Истец должен самостоятельно уведомить все стороны процесса и доказать это квитанциями.

1. Выписка из домовой книги. 

При подаче искового заявления супруг должен подтвердить место проживания ответчика. Это нужно для определения подсудности. Для этого к исковому заявлению можно приложить выписку из домовой книги или справку о составе семьи. Получить ее можно в управляющей компании или ТСЖ. 

Если у истца инвалидность или маленький ребенок, то иск можно подать в суд по месту своего проживания. в этом случае нужно приложить выписку из домовой книги по своему месту жительства.   Эти документы понадобятся при обращении для развода в суд в любом случае. А сейчас рассмотрим, какие документы понадобятся истцу в разных ситуациях.