Как заверить документы и их копии

Копии документов для налоговой инспекции

Статья 93 действующего Налогового Кодекса РФ устанавливает порядок запроса документов при проведении налоговых проверок. Обычно требование о представлении необходимых документов или их копий передается непосредственно руководителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю либо уполномоченному представителю лично под расписку.

Как вариант – передача требований в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи. Однако если общие способы не работают, то контролирующие органы имеют право направить требование по почте заказным письмом с уведомлением, которое будет считаться полученным налогоплательщиком по истечении шести дней с момента его отправки. В течение десяти дней с момента получения требования налогового органа, хозяйствующему субъекту необходимо представить в ИФНС запрошенные документы, как в бумажном, так и в электронном виде. Как правило, налогоплательщику достаточно представить копии необходимых налоговикам документов, заверенные им самим. Сотрудники контролирующих органов не могут требовать нотариального удостоверения копии документов налогоплательщика, если это не предусмотрено законодательством РФ.

На этот факт указало Министерство Финансов РФ в одном из своих писем. В частности, письмо N 03-02-07/1-35 от 1 февраля 2010 года, говорит о том, что копии документов (в случае если они необходимы для проведения налоговых проверок) заверяются подписью руководителя, его заместителя или иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Однако в другом документе представители Минфина России говорят, что подобным образом должны быть заверены копии каждого документа, в то время, как заверение подшивки документов нецелесообразно (Письмо Минфина РФ N 03-02-07/1-374от 24 октября 2011 года).

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году

Чтобы предоставленная ксерокопия имела юридическую силу, нужно выполнить еще ряд действий:

1. Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
2. Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади. Если это не сделать, потребуется заверение каждой страницы в отдельности.
3. Поставить печать так, чтобы она не перекрывала текст заверяющей надписи.

Отметка «Работает по настоящее время» вполне законна. Проставить ее можно, если работник изъявил такое желание. Однако необходимости в ней нет.

Статья написана по материалам сайтов: olgasofronova.ru, grazhdaninu.com, ppt.ru.

Правомерно ли заверение копий «чужих» документов?

Нередки случаи утраты документов в судах, налоговых и других государственных органах, в том числе по причине пожара или затопления. Поэтому желательно подлинники документов держать при себе, а другим лицам передавать копии. В связи с этим закономерно возникает вопрос: вправе ли организация заверить копию имеющегося у нее документа, исходящего от другого лица, например справку банка для представления в налоговый орган или справку налогового органа для представления в суд или в банк?

В абзаце 2 пункта 1 Указа установлено, что «в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно». Таким образом, принципиальная возможность заверять копии «чужих» документов имеется. Когда идет речь о представлении комплекта документов, подтверждающих экспорт товаров, получить заверенные копии от таможенных органов, перевозчиков, банков и других лиц, имеющих отношение к экспортным операциям, по объективным причинам затруднительно, поэтому на практике в этих и других подобных случаях налоговые органы и суды принимают заверенные копии «чужих» документов.

В одном из судебных дел заявитель приложил к ходатайству об отсрочке уплаты госпошлины заверенные им самим ксерокопии справки налогового органа и банка. Арбитражный суд не принял такие документы в качестве надлежаще заверенных копий, поскольку они не заверены выдавшими их учреждениями и организациями либо иным лицом, не заинтересованным в исходе дела, и не являются достоверным подтверждением сведений, содержащихся в подлинниках справок об имущественном положении заявителя. Суд отказал в удовлетворении ходатайства об отсрочке госпошлины и возвратил кассационную жалобу заявителю. Стремление предотвратить использование подделанных копий документов оправданно. В то же время в данной ситуации у суда осталось нереализованным право истребовать подлинник документа, который у заявителя имелся в законном распоряжении. По нашему мнению, заверенные копии «чужих» документов должны приниматься, тем более что при наличии сомнений для сверки может истребоваться подлинник.

Кто и в каком порядке может заверить копию электронного документа

По общему правилу отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)).

Заверять копии документов вправе руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.

Так, электронные документы выдаются из архивохранилищ в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке. По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. п. 2.47, 5.14 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

Порядок заверения копии электронного документа описан, например, в Инструкции о порядке заверения копий документов, являющихся доказательствами по делам об административных правонарушениях (утв. Приказом ФТС России от 21.06.2011 N 1288) (далее — Инструкция). Отметим, что организации не обязаны следовать этой Инструкции. Однако считаем целесообразным ориентироваться на данный документ как описывающий порядок заверения копий электронных документов.

При заверении копий электронных документов удостоверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, с помощью которого осуществлен доступ к электронному документу. Например: «Копия электронного документа верна. Копия документа воспроизведена с использованием программного обеспечения «АИСТ М», государственный таможенный инспектор Московского железнодорожного таможенного поста Московской таможни Ф.И.О. (личная подпись) 31.01.2011″ (п. 3.3 Инструкции).

Следовательно, заверительная надпись будет выглядеть так: «Копия электронного документа верна. Копия воспроизведена с использованием программного обеспечения «Document». Главный специалист по делопроизводству Павлова (Ж.В. Павлова) (дата)».

Следует отметить, что исчерпывающий перечень способов заверения документов, выполненных в электронном виде, законодательством не определен, как и не регламентировано, какой электронной подписью может быть заверена электронная копия документа.

При этом применение электронных копий документов достаточно распространено во многих сферах. Порядок подтверждения соответствия электронной копии документа ее подлиннику может зависеть от того, в рамках каких правоотношений возникает необходимость подтверждать такое соответствие.

Так, например, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, пояснений к отчетности, в рамках налогового контроля и т.д. При этом форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ).

Порядок изготовления и заверения копий документов, в том числе электронных, может быть предусмотрен инструкцией по делопроизводству в организации.

Подготовлено на основе материалаЛ.В. Поповой ООО «Управляющая компания «КВС»

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Источник

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

• изготовление ксерокопии;
• применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
• в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
• на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
• при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Допускается изготовление штампа для конкретного сотрудника с указанием должности, фамилии и инициалов.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

• руководитель (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист кадровой службы;
• иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

ВАЖНО!
Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.. Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов

Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно

При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.

Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.

Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий

Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.

Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.

Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки

Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.

Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ

Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео

Это интересно: Кредиты на жилье молодым семьям

Сколько стоит заверение копий документов через нотариуса

О верности копии на ней будет проставлена удостоверительная подпись нотариуса. Сведения о совершенном заверении вносятся в нотариальный реестр. Стоимость заверения копии в нотариальной конторе Т. В. Юлдашевой определена в соответствии с законодательством и составляет:

• 10 руб. за страницу копии или выписки из оригинального бланка;
• 500 руб. за заверение копии учредительного документа юридического лица (независимо от общего количества страниц).

Выездные услуги оплачиваются по повышенным тарифам, что прямо указано в законе. Уточнить эти моменты Вы можете по телефонам, размещенным на нашем сайте.

Заверение копии трудовой книжки образец 2021

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Специалист Подпись И.О. Фамилия

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год

Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.

02.07.2018 Печать ООО «Организация»

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Защитите себя от налоговых проверок. Онлайн-курс от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта сейчас со скидкой 50 %. Сейчас всего за 2750 руб.

Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки.

Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

Любой работник вправе запросить у своего работодателя документы и копии документов, непосредственно связанных с его трудовой деятельностью. Статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил (утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225) обязывает работодателя бесплатно предоставить их сотруднику. Перечень документов, которые может запросить работник является открытым (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Копии документов предоставляют на основании заявления сотрудника, написанного в произвольной форме. Срок выдачи — три рабочих дня с момента получения заявления.

Чтобы копия документа имела юридическую силу на ней ставят печать “Копия верна”. Должностные ставят свои подписи и другие реквизиты. Как правильно заверить копию документа рассмотрим далее.

Правила установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Заверяют каждый лист документа. На них ставят:

1. Печати “Верно” (“Копия верна”);
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Порядок заверения копий

Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Может показаться, что вопрос надлежащего заверения копий законодательно не регулируется, а копии заверяются так, как делалось обычно в той или иной организации (если не учитывать нотариально заверенные копии), но это не так. В соответствии с подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа является надлежащим образом заверенной в следующих случаях.

Копия заверена организацией, от которой исходит документ. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 N 169-ФЗ)). Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России N 65-ст от 03.03.2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Исходя из названных актов надлежащим образом заверенные копии документов организации должны содержать совокупность реквизитов: удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации. Следует помнить, что «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления» (п. 3 Указа N 9779-X).

Верность копии засвидетельствована нотариусом или в случае его отсутствия уполномоченным должностным лицом местного самоуправления, а на территории иностранного государства — уполномоченным должностным лицом консульского учреждения (ч. 4 ст. 35, ч. 4 ст. 37, ч. 5 ст. 38 Основ законодательства о нотариате).

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

• (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
• ;
• ;
• положения специальных законодательных актов (например, , , АПК РФ).

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно

При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.

Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.

Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий

Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать

Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек

Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.

Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки

Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.

Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ

Чем руководствоваться и как заверить копии документов? Каков же этот установленный порядок заверения копий документов?

Очень часто приходиться сталкиваться с необходимостью представления заверенных копий запрашиваемых документов в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды, контрагентам, для выдачи работникам и так далее.

Поиск в информационно-справочных правовых системах и в открытом доступе источников информации в интернете привел к поистине реликтовому правовому акту прошлого века, на законодательном уровне регламентирующем порядок заверения копий документов, не утратившим, как оказалась, своей юридической силы и в наши дни.

Речь идет об указе Президиума Верховного совета Союза ССР (в советское время был такой орган государственной власти в нашей стране, полномочия которого формально были аналогичны полномочиям действующего Президента России, только не единоличный, а коллективный, избиравшейся не гражданами, а депутатами) от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов,
касающихся прав граждан», подписанный еще Андроповым.

Порядок заверения копий документов, изложенный в нем, распространяется не только на копии документов, касающихся прав граждан, как вытекает из названия указа, но теперь и на другие документы (по обычаям делового оборота, в понятиях действующего Гражданского кодекса РФ).

Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст.

Эти документы друг другу не только не противоречат, но дополняют друг друга.

В соответствии с этими нормативно-правовыми документами организация вправе заверять копии как своих документов, так и подлинники документов, составленных другими организациями, но которые хранятся в организации.

Что же конкретно писать на копии документа?

• Должны быть следующие реквизиты:
• заверительная надпись («копия верна» или «верно»);
• должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель организации);
• расшифровка подписи (фамилия и инициалы);
• печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть;
• отметка о нахождении подлинного документа в организации;
• дата заверения (выдачи).

ОБРАЗЕЦ ЗАВЕРИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСЕЙ НА КОПИИ ДОКУМЕНТА

ОБРАЗЦЫ ЗАВЕРЕНИЯ КОПИЙ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
(источник образцов — сайт www.diadoc.ru)