Особенности хранения электронных документов

В чем различия хранения бумажных и электронных документов?

Для бумажных — нужно специальное помещение. Создавать и содержать такой архив сложно и дорого, поэтому наиболее прогрессивные организации стремятся от него избавиться

Чтобы сохранить оригиналы на бумаге, важно защитить их от кражи, пожара, затопления и прямых солнечных лучей. Плюс на поиск необходимых данных уходит много времени, что может повлиять на результат налоговой проверки

С электронными документами всё намного проще. Их можно хранить в цифровой среде. Сотрудникам не нужно делать рутину: формировать комплекты документов, подшивать их в архив, искать требуемые папки в пыльном помещении. Свободное время бухгалтер может потратить на анализ, консультирование или обучение. А большие затраты на оргтехнику и расходники, содержание архивных помещений и курьерскую доставку уходят в прошлое. Потерять или повредить документ практически невозможно. Количество ошибок при переносе данных сводится к минимуму, особенно если за бухгалтера первичку обрабатывает искусственный интеллект.

Часто компании переходят на обмен электронными документами после соответствующего приглашения контрагента. Государство также продвигает инициативы по удаленному взаимодействию и уже принимает отчеты в цифре. Сегодня система налогового мониторинга открывает доступ ФНС к первичке налогоплательщика через учетную систему или витрину данных. Такой способ обмена возможен при хранении всех бухгалтерских документов в электронном виде.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
7. В опись включается запись о приеме-передаче.
8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

• При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
• Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
• Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
• Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
• Учитываться должны все электронные документы.
• В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

СВОБОДА ВЫБОРА

Наша система разработана с учетом особенностей современного информационного мира. Система поддерживает все популярные операционные системы и устройства, с тем, чтобы дать пользователям полную свободу выбора, позволяя использовать систему в уже существующей инфраструктуре без необходимости подстраиваться под нее.

Система прекрасно работает со всеми современными операционными системами MS Windows, предоставляя как классический пользовательский интерфейс, так и веб-клиента для работы через интернет-браузеры. Система отлично работает в операционных системах Linux, Apple MacOS и iOS, а также Google Android.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

• однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
• составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

• В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
• В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
• Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов

Способы обеспечения сохранности документов

Международный стандарт ИСО 15489 устанавливает 3 способа обеспечения сохранности документов:

• копирование — создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электронном носителе);
• конвертирование на другой носитель — перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с гарантированным сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование);
• миграция — периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования этих документов в будущем.

При конвертировании изменяется формат электронного документа. Например, можно конвертировать документ, созданный в формате Word Perfect, сохранив его в формате RTF или MS Word. При миграции производится перемещение электронного документа с одной программной платформы или носителя на другой/-ую без изменения формата. Например, можно переместить документы с дискеты на компакт-диск. Однако и при миграции может понадобиться конвертирование электронного документа. Например, при перемещении электронного документа из операционной системы Macintosh в операционную систему Microsoft Windows необходимо конвертирование электронного документа в новый формат (например, RTF или другой).

При этом возможно три основных типа потерь, которые необходимо учитывать при хранении электронных документов:

1. Потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным.
2. Потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF, можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов.
3. Потеря связей между данными (например, в электронных таблицах, базах данных) и/или потеря доступности связанных с документом метаданных также делают документ неполноценным.

Необходимо учитывать, что копия документа может быть юридически признана таковой только в случае, если она создана проверенным способом и является точной, полноценной и надежной для длительного использования.

Формат XML позволяет перемещать электронные документы с одного типа программного и технического обеспечения на другой без потерь информации. Разработчики концепции электронного правительства в Евросоюзе считают, что основанные на XML форматы приносят пользу управлению и позволяют улучшить взаимодействие органов власти с различными организациями и населением, поэтому государственным организациям особенно рекомендуется использовать документы в XML-форматах. Российская Федерация одобрила принятие Open XML в качестве стандарта ISO/IEC 29500.

При решении задачи обеспечения сохранности электронных документов не менее важен, чем вопрос конвертирования и/или миграции, вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения — программ сжатия файлов, которым также присущи проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Рекомендации по выбору методов компрессии электронных образов документов содержит международный стандарт ИСО 12033.

Задачи ГИС «Платформа ЦХЭД»

ГИС «Платформа ЦХЭД» предназначена для хранения следующих видов электронных архивных документов, образующих ее информационный ресурс: электронные архивные документы, входящие в состав Архивного фонда и справочно-поисковые средства к ним – по истечении сроков временного хранения в источниках комплектования; иные электронные архивные документы источников комплектования и справочно-поисковые средств к ним – до истечения сроков ременного хранения на основании соглашений с источниками комплектования, если в источниках комплектования отсутствуют необходимая материально-техническая база по обеспечению сохранности таких электронных архивных документов.

ГИС «Платформа ЦХЭД» не предназначена для работы с информаций ограниченного доступа и не должна содержать сведений, не предназначенных для размещенных для размещения в информационных системах общего пользования, в том числе сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

ГИС «Платформа ЦХЭД» позволяет обеспечивать выполнение следующих функций: обеспечение автоматизированного комплектования ФОИВ электронными архивными документами источниками комплектования и передачи электронных архивных документов на постоянное и временное хранение в федеральные государственные архивы; обеспечение приема электронных архивных документов; автоматизированная проверка состава и целостности передаваемых на хранение в федеральные государственные архивы электронных архивных документов; ведение учета электронных архивных документов, размещенных в федеральных государственных архивах; обеспечение хранения электронных архивных документов источников комплектования; обеспечение сохранности и юридической значимости электронных архивных документов, размещенных в федеральных государственных архивах, их аутентичности, целостности и пригодности для использования на протяжении всего срока хранения.

Также задачами ГИС «Платформа ЦХЭД» являются: обеспечение непрерывности процедуры подтверждения аутентичности электронных архивных документов постоянного хранения; создание доверенной среды хранения электронных архивных документов источников комплектования; создание доверенной среды хранения электронных архивных документов источников комплектования; обеспечение возможности использования электронных архивных документов; направление получение и обработка архивных электронных документов в рамках межведомственного информационного взаимодействия; обеспечение возможности интеграции с другими государственными и ведомственными информационными системами для осуществления информационного обмена данными; обеспечения защиты информации от несанкционированного доступа искажения, удаления или блокирования; обеспечение возможности автоматической синхронизации электронных архивных документов в основном и резервном хранилищах в режиме реального времени.

2.2 Обеспечение сохранности электронных документов

Особенность электронного
хранения состоит в направлении 
документов в электронный архив 
сразу по завершению работы с ними
в делопроизводстве. Это позволяет 
обеспечить сохранность документов, их централизованное
хранение, быстрый поиск и распределенный
доступ к документам как с помощью локальной
сети, так и (при необходимости) с использованием
удаленного доступа (по телефону и через
Internet)6.

Деятельность по обеспечению сохранности электронных документов
разделяется на три основных типа:

1) деятельность по 
обеспечению физической сохранности 
и целостности файлов электронных 
документов;

2) деятельность по 
созданию условий для считывания 
данных в долговременной перспективе;

3) деятельность по 
созданию условий для воспроизведения 
электронных документов в виде, понятном человеку.

Первый вид деятельности – обеспечение 
сохранности электронных документов
– является практически решённой
задачей, при этом имеются в виду
все виды хранения. Решение этой
проблемы связано не столько с обеспечением
оптимальных условий хранения носителей
электронной информации, сколько с физическим
размещением электронных документов.

Во избежание потери компьютерных
файлов, их следует сохранять в двух или
более экземплярах, которые размещаются
на отдельных электронных носителях, то
есть делать резервное копирование. В
этом случае при потере одного из носителей,
используется копия файла с другого носителя.

Срок хранения электронных 
документов такой же, как и у бумажных. И так как долговременное
хранение большою количества документов
(работа с которыми, к тому же не ведётся)
в памяти персонального компьютера составляет
некоторую сложность, целесообразно формировать
специальные архивы электронных документов
на специальных материальных носителях7. Важным обстоятельством является выбор
типа носителя и его надёжность. Данный
выбор зависит от типа электронного документа
и срока его хранения. Самым распространённым
способом хранения электронных массивов
в организациях является хранение файлов
на жёстких дисках компьютеров или серверах.
В некоторых случаях (по разным причинам)
появляется необходимость перемещения
электронных документов на другие внешние
носители. Для хранения больших и сложных
по структуре баз данных и иных электронных
ресурсов (например, научно-технических
или издательских), с целью обеспечения
целостности данных, применяются ёмкие
материальные носители: оптические DVD
диски, съёмные жёсткие диски, RAID-массивы
и т.п.

При долговременном хранении электронных
документов на внешних носителях и при
архивном хранении электронных документов
в течение 5 лет наиболее рационально применение
именно магнитных (жёстких) и оптических
(CD и DVD) дисков. Они вполне надёжны в течение
15-20 лет и непритязательны в хранении.
Конечно, когда этот срок выйдет, возникнет
необходимость переноса файлов на другой
тип носителя (при невозможности считать
данные с CD), преобразования электронных
документов в другие форматы и последующего
переноса файлов на более современные
и ёмкие носители.

Второй и третий аспекты 
обеспечения сохранности являются
более сложными. Они обусловлены 
быстрой сменой и устареванием аппаратного 
и программного обеспечения. Устройства,
посредством которых считывается 
информация с внешних носителей,
со временем изнашиваются и морально устаревают.
Примерный жизненный цикл таких носителей
– 10-15 лет. Необходимо учитывать данные
технологические особенности при организации
долговременного хранения электронных
документов.

Для хранения документов
в электронном архиве чаще всего используется два
типа формата – TIFF или PDF: TIFF – для хранения
и высококачественной печати; PDF – для
постоянного использования офисными работниками8.

Воспроизведение электронных 
документов, прежде всего, зависит от
используемого программного обеспечения: операционной
системы, СУБД, браузеров, иных прикладных
программ.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности

Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата

Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• номер описи электронных дел, документов;
• номер дела по описи;
• отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
• крайние даты документов электронного дела;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

• Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
• Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
• Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

Подтверждение ставки НДС 0%

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

Высокий уровень безопасности

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

Широкие возможности масштабирования

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.  

Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.

Хранение электронных документов — общие сведения

Документооборот — это движение документов внутри фирмы с момента их формирования (получения) и до окончания исполнения (отправки) (п. 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Электронный документооборот — обмен документами с применением автоматизированной информационной системы.

Если информация на цифровом носителе подписана при помощи квалифицированной электронной подписи, такой электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, который был подписан уполномоченным лицом собственноручно (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). И в этом случае электронный документ, подписанный КЭП, может быть применен компанией (ее представителем) в каких угодно правоотношениях в соответствии с действующими законами РФ, за исключением случаев, при которых необходимо формировать документ именно на бумажном носители, регламентированных федеральными законами или нормативными актами.

Электронный документооборот обеспечивается за счет внесения записи о документе с описанием всех существенных параметров, в которую вкладывается отсканированная копия документа или файла.

Программа учета документов служит для обеспечения надежного хранения электронных документов в базе данных в виде записей с предоставлением лицам, имеющим право на доступ к документации, возможности осуществления мгновенного поиска сведений по различным критериям.

Компании имеют право на то, чтобы пользоваться в процессе хозяйственной деятельности электронным хранилищем документов и использовать как бумажные, так и электронные форматы документов. Электронные системы удобны тем, что благодаря им становится возможным облегчить сканирование документов, создать единую базу, автоматически сохранить электронные копии во внутренних базах данных. Такое хранилище предназначено для автоматизации процесса управления делопроизводством и документооборотом на фирме.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя

Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов