Какие документы оформить при найме сотрудника

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем — это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

• трудовую книжку;
• справку о рабочей деятельности;
• трудовой договор;
• копии приказов об увольнении и зачислении в штат.

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

• плановые кадровые документы;
• документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
• нормативные кадровые документы;
• документы по оценке трудовой деятельности;
• учетные кадровые документы;
• отчетно-статистические кадровые документы;
• финансово-бухгалтерские кадровые документы;
• документы по социальному обеспечению;
• личные документы работников.

Остальные кадровые документы

Помимо описанных выше документов на предприятии должны быть оформлены и другие, которые регламентируют текущую деятельность юр.лица или ИП. Это такие документы, как:

• Правила внутреннего трудового распорядка — обязанность вводится статьей 68 ТК РФ. При приеме каждый работник под роспись должен ознакомиться с данным документом.
• Табели учета рабочего времени — составляются на каждый месяц.
• Штатное расписание — указывает на количество штатных единиц сотрудников по должностям.
• График отпусков на всех сотрудников — устанавливается статьей 123 ТК РФ и регламентирует порядок ухода сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска.
• Положение о персональных данных — вводится статьей 86 Трудового кодекса и определяет правила работы с персональными данными сотрудников.
• Положение об охране труда на предприятии и журнал прохождения первичного, вводного инструктажа.

Все эти документы должны быть на предприятии и их отсутствие может повлечь наложение штрафа на руководителя и на предприятие в целом.

Список необязательных кадровых журналов

Дополнительная документация утверждает наличие локальных правовых актов, подтверждает юридическую силу официальных бумаг. Какие журналы бывают в кадровом делопроизводстве, помимо обязательных, – это тема, заслуживающая отдельного рассмотрения.

Правильное ведение журнала регистрации трудовых договоров делает все бумаги, сведения доступными. Сотрудник фирмы сможет быстро найти нужный документ с учетом даты его подготовки и подписания. Это упорядочивает хранение информации. Проверяющие органы тоже регулярно уточняют сведения о наличии нарушений, фиксируют данные в журнале учета.

Что еще входит в обязанности кадровика – работа с командировочными. Если сотрудники фирмы регулярно совершают рабочие поездки, журнал учета должен быть постоянно под рукой. В нем будут указаны дата отправки, время прохождения командировки, личная информация о трудоустроенном лице. В общем, полный перечень информации, который может быть запрошен в будущем.

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст

1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

• приказ об организации воинского учета;
• журнал проверок воинского учета;
• личная карточка Т-2.

О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 – бланк и образец заполнения».

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

Чем грозит несоблюдение правил ведения кадрового документооборота

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности. Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров. Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление отпуска;
• увольнение;
• направление в командировку;
• поощрение.

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

• личная карточка работника (госслужащего);
• штатное расписание;
• учетная карточка педагогического, научного работника;
• график отпусков;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание для командированного сотрудника;
• табель учета рабочего времени.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно двумя способами:

• приложениями к коллективному договору;
• отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате. 

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2022 году установлен только для госслужащих (, ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2022 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документы при увольнении

Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

• заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). Как правильно написать заявление на увольнение, читайте в нашем тексте;
• соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с образцом соглашения, а также пошаговой инструкцией расторжения контракта;
• приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала «Оформляем приказ на увольнение правильно».

Что подразумевает кадровый учёт

1. Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
3. К кадровому учёту относится:
   • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
4. фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
5. оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
6. ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
7. ведение табеля по учетному времени.

Таблица 2. Сводная таблица обязательных ЛНА

N	Локальный нормативный акт	Норма законодательства, устанавливающая обязательность ЛНА	Случаи обязательного наличия ЛНА
1	2	3	4
1	Правила внутреннего трудового распорядка	Ст. 15, 189 ТК РФ	Обязательны
2	Положение о персональных данных работников	Ст. 86 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»	Обязательно
3	Положение об оплате труда работников	Ст. 135 ТК РФ	Обязательно, если оплата труда не урегулирована в трудовых договорах
4	Положение о коммерческой тайне	Ст. 37, 57, 81, 243 ТК РФ; Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»	Обязательно, если в трудовых договорах есть обязательство работников о сохранении коммерческой тайны
5	Положение об аттестации	П. 3 ст. 81 ТК РФ	Обязательно, если работодатель проводит процедуру аттестации и увольняет работников по п. 3 ст. 81 ТК РФ
6	Должностные инструкции (инструкции по профессии)	Ст. 57 ТК РФ	Обязательны, если должностные обязанности не содержатся в трудовом договоре
7	Инструкции по охране труда	Ст. 209, 212 ТК РФ	Обязательны

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

• локальных нормативно-правовых актов;
• трудовых договоров;
• составленных приказов об отпусках;
• приказов о командировках.

Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, учет больничных листов, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.

Также к этому виду кадровых документов следует отнести две книги учета трудовых книжек – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст

2 закона № 426-ФЗ).

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

• приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
• приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
• декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
• отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.

Об уплате взносов по результатам спецоценки см. материал «Аттестация рабочих мест произведена частично: как начислять доптарифы страховых взносов».

Нюансы хранения бумаг

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
• В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

• для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
• для компании — 10 000–50 000 руб.

Кроме того:

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

• Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
• Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
• Переписки по службе (внутренние).
• Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
• Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

• Положение о структуре предприятия.
• Установленные стандарты в работе.
• Цель создания ООО.
• Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
• Указание о командировках.
• Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
• Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
• Инструкции по работе.
• Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
• Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

В заключение

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.