С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

Отчет СЗВ-ТД

Код выполняемой функции

С 01 января 2021 года в форме СЗВ-ТД указывается код выполняемой функции (при наличии) в соответствующей графе отчета (сейчас 5 столбик) — Порядок заполнения формы, утвержденного постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.

Код состоит из 7 цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

Минтруд РФ в письме от 05.03.2020 N 14-0/10/В-1704 выразил мнение о том, что графа 5 подлежит заполнению с 01 января 2021 года работодателями, принявшими решение о применении профессиональных стандартов по должностям, занимаемым соответствующими застрахованными лицами (работниками).

Код выполняемой функции (проект документа)

В стадии завершения находится проект Постановления Правления ПФР, который вносит изменения в отчет СЗВ-ТД, а именно:

сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь;
отметки РКС или МКС (для работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях);
обязательное указание кода выполняемой функции.

Только теперь код должен будет заполняться в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)), а не профстандартом.

В свою очередь, он состоит из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х», где

Внесение всех работников в отчет

Работодатель обязан подать до 15 февраля 2021 года сведения обо всех оставшихся работников, которых еще не подавали в отчет СЗВ-ТД (не было кадровых мероприятий, не писали заявления о выборе вида трудовой книжки).

Заявление о выборе работника (ЭТК или бумажная)

Если на 31.12.2020 года, лицо не имело возможности подать работодателю одно из письменных заявлений о выборе бумажной или электронной книжки, то оно вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

К таким лицам, в частности, относятся:

работники, которые не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период (временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы);
лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений (например, ИП).

Что касается тех, кто имел возможность, но не подал ни одного заявления.

В теории, право теряется.

Но в связи с тем, что Российская Федерация постепенно переходит в электронный формат, навряд ли законодатель предполагал об утере права такого работника на этот самый переход. Тем более формулировка в списке с указанием «в частности».

Штраф за отчет СЗВ-ТД

Вступила в силу часть Федерального закона от 01.04.2020 г. № 90-ФЗ, устанавливающая административную ответственность за непредставление в установленный срок отчета СЗВ-ТД либо представление неполных и (или) недостоверных сведений в нем.

Руководителю организации, должностным лицам работодателя или индивидуальным предпринимателям грозит предупреждение или административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Ждем первых ласточек.

Про штрафы на кадровиков я писала здесь.

Отчет СТД-ПФР

В Государственную думу был внесен законопроект (рассмотрен в первом чтении 23.12.2020 г.) о праве лиц, которые имеют стаж работы по трудовому договору, обратиться в Пенсионный фонд РФ для включения сведений о трудовой деятельности в свой индивидуальный лицевой счет за период работы (профессиональной служебной деятельности) до 01 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке

Для этого Минтруд РФ уже утвердил новую редакцию формы СТД-ПФР (Приказ от 17.09.2020 г. № 618н).

В случае выявления несоответствия (несовпадения) указанных сведений о трудовой деятельности за периоды работы (профессиональной служебной деятельности) после 01 января 2002 года сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, ранее учтенным на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица, такие сведения включаются в раздел «Сведения о трудовой деятельности» с учетом результатов проверки их полноты достоверности (ст. 16 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, Постановление Правления Пенсионного фонда России от 15.10.2019 г. N 519п «Об утверждении Порядка осуществления корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет»)).

Шаг 2

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Приложение 2

Иностранные работники.

Нормативные акты:

Постановление Правительства РФ от 12.11.2020 № 1823 «Об установлении на 2021 год допустимой доли иностранных работников, используемых хозяйствующими субъектами, осуществляющими на территории Российской Федерации отдельные виды экономической деятельности»;
Приказ МВД РФ от 30.07.2020 № 533 «Об утверждении форм заявлений, представляемых в связи с оформлением разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, его продлением, выдачей его дубликата или внесением изменений в сведения, содержащиеся в разрешении на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства»;
Приказ МВД РФ от 30.07.2020 № 536 «Об утверждении формы ходатайства иностранного гражданина (лица без гражданства) о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста и порядка его заполнения, а также форм и порядков уведомления Министерства внутренних дел Российской Федерации или его территориального органа об осуществлении иностранными гражданами (лицами без гражданства) трудовой деятельности на территории Российской Федерации»;
Приказ МВД РФ от 03.06.2020 № 399 «Об утверждении форм бланков вида на жительство».

Установлена допустимая доля иностранных работников на 2021 год.

В сфере прочего пассажирского транспорта и грузового транспорта в 2021 году она снижена на 2 % и составляет 24 % от общей численности работников.

В 2021 году установлена допустимая доля иностранных работников 50 % общей численности в следующих сферах деятельности:

лесоводство и лесозаготовки;
обработка древесины и производство изделий из дерева и пробки, кроме мебели, производство изделий из соломки и материалов для плетения;
торговля оптовая древесным сырьем и необработанными лесоматериалами;
торговля оптовая пиломатериалами.

В размере 70 % общей численности работников доля установлена в отношении:

управления недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основе;
деятельности по обслуживанию зданий и территорий.

Утверждены новые формы заявлений:

об оформлении разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства;
о продлении срока действия разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства;
о выдаче дубликата разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства;
о внесении изменений в сведения, содержащиеся в разрешении на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства.

Также утверждены:

форма ходатайства иностранного гражданина (лица без гражданства) о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста, порядок его заполнения;
форма уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина (лица без гражданства) организацией, оказывающей услуги по трудоустройству иностранных граждан (лиц без гражданства) на территории РФ, и порядок представления такого уведомления;
форма уведомления об исполнении работодателями и заказчиками работ (услуг) обязательств по выплате заработной платы (вознаграждения) иностранному гражданину (лицу без гражданства) – высококвалифицированному специалисту и порядок подачи уведомления;
форма уведомления о заключении трудового договора или гражданско-правового договора о выполнении работ (оказании услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства);
форма уведомления о прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора о выполнении работ (оказании услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства);
порядок подачи работодателями или заказчиками работ (услуг) уведомлений о заключении и прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора о выполнении работ (оказании услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства);
формы бланков вида на жительство.

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

трудовой договор, в том числе срочный;
ученический договор;
договор о полной материальной ответственности;
приказ о предоставлении отпуска;
распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.

Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:

положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних;
положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописал в трудовых договорах;
должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если такие подробности не прописаны в трудовом договоре;
договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня.

Такие документы обязательны только для конкретных работодателей и ситуаций.

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
согласие на перевод;
заявление об увольнении;
отзыв заявления об увольнении;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Новые правила оформления кадровых документов — общие требования к созданию

В новом ГОСТе достаточно много подробных разъяснений по поводу того, как создавать документ. К примеру, сказано, что текст документа необходимо выровнять по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При угловом расположении реквизитов (в верхнем углу) длина наиболее длинной строи составляет не более 7,5 см. Если текст набирается продольным способом, самая длинная строка может составлять не более 12 см. Текст должен печататься с соблюдением 1-1,5 межстрочных интервалов. Многострунные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал. Абзацы делаются равными 1,25 см.

Предпочтительными размерами и гарнитурами шрифтов для реквизитов документа являются (но при составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров):

Arial № 12, 13;
Times New Roman № 13, 14;
Calibri № 14;
Verdana № 12, 13 и приближенные к ним.

Реквизиты «подпись», «заголовок к тексту», «адресат» и отдельные фрагменты текста могут быть выделены полужирным шрифтом, если такое оформление предусмотрено нормативными правовыми актами ООО.

Локальный нормативный акт многостраничный, нумеровать страницы можно с титульного листа, а можно со второй страницы (не включая титульную страницу). Номер страницы ставится в центре верхнего поля на расстоянии как минимум 10 мм от верхнего края листа.

Документы можно создавать на обеих сторонах (лицевой, оборотной) листа. Если оформитель поступает таким образом, ширина левого поля на лицевой стороне и правового поля на оборотной стороне должны быть равными.

Если оформляется копия документа, предназначенная для уволенного работника или внешнего пользователя, новый ГОСТ требует применять новый порядок заверения копии. Указывается слово «Верно», прописывается информация о заверителе (должность, подпись с расшифровкой) и дата заверения (строкой ниже). Также необходимо сообщить о месте хранения подлинника и поставить печать ООО.

Шаг 4

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», а также п. п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

Приложение 3

Споры работодателей (собственников бизнеса) и гендиректоров компаний

Чаще споры с генеральными директорами связаны с выплатой им заработной платы. Такое случается редко, когда гендиректор одновременно является единственным участником общества. Вопрос о сумме выплат может встать при банкротстве, когда оспариваются сделки общества, направленные на вывод имущества. Если же гендиректор является наемным работником и осуществляет свои полномочия на основании трудового договора, может возникнуть конфликт между ним и собственниками бизнеса.

Работодателем гендиректора выступает организация в лице единственного участника или одного из участников общества. До заключения трудового договора единственный участник (участники) принимает решение об избрании руководителя – генерального директора на должность.

Трудовой договор с руководителем в ООО может заключить (п. 1 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ):

лицо, председательствовавшее на общем собрании участников общества, на котором был избран руководитель;
участник общества, уполномоченный решением такого собрания, или единственный участник;
председатель совета директоров общества (наблюдательного совета);
лицо, уполномоченное решением совета директоров (наблюдательного совета).

Трудовой договор с генеральным директором в АО может подписать (п. 3 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ):

председатель совета директоров (наблюдательного совета);
лицо, уполномоченное советом;
единственный акционер или уполномоченное им лицо.

С момента заключения трудового договора генеральный директор является работником организации. К нему применяются положения трудового законодательства с учетом особенностей его статуса руководителя. Обычно в уставе компании прописываются полномочия генерального директора. И уставом же они могут быть ограничены.

Подписывать дополнительные соглашения к своему трудовому договору гендиректор не может. Такими полномочиями обладают лишь учредители (участники) общества. Тем не менее бывают случаи, когда генеральный директор самостоятельно принимает решение о внесении изменений в свой трудовой договор. Он меняет положение о заработной плате или издает приказ о выплате премии.

Эти действия могут быть признаны незаконными, если такое право прямо не предусмотрено трудовым договором или уставом. Собственники бизнеса вправе обратиться в суд с иском о признании приказа о выплате премии недействительным. Споры с генеральным директором, которые вытекают из трудовых правоотношений, рассматривают суды общей юрисдикции (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 2 июня 2015 г. № 21)1.

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

-----------------------------T--------------------------------------------¬¦ Фамилия изменена на фамилию¦                 Трудовая книжка            ¦¦ "Мельничук" на основании   ¦                ТК-II N 8561320             ¦¦ свидетельства о заключении ¦                                            ¦¦ брака серии II-ИК N 535283 ¦         -Прозорова- Мельничук              ¦¦ от 23 июля 2005 г.,        ¦ Фамилия ---------------------------------- ¦¦ выданного Измайловским ЗАГС¦     Мария                                  ¦¦ г. Москвы                  ¦ Имя -------------------------------------- ¦¦ Начальник                  ¦          Александровна                     ¦¦ отдела кадров              ¦ Отчество --------------------------------- ¦¦ Комарова      Е.Т. Комарова¦               17.04.1980                   ¦¦         Печать             ¦ Дата рождения ---------------------------- ¦¦                            ¦                   (число, месяц, год)      ¦¦                            ¦             высшее профессиональное        ¦¦                            ¦ Образование ------------------------------ ¦¦                            ¦                          юриспруденция     ¦¦                            ¦ Профессия, специальность ----------------- ¦¦                            ¦                          04  апреля   05   ¦¦                            ¦ Дата заполнения         "--" ------ 20--г. ¦¦                            ¦                              Прозорова     ¦¦                            ¦ Подпись владельца книжки ----------------- ¦¦                            ¦                                            ¦¦                            ¦ М.П.          Подпись лица, ответственного ¦¦                            ¦                за ведение трудовых книжек  ¦¦                            ¦                         Комарова           ¦¦                            ¦               ---------------------------- ¦¦                            ¦                       (разборчиво)         ¦L----------------------------+---------------------------------------------

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

                                                   Генеральному директору                                                 --------------------------                                                 (наименование организации)                                                 --------------------------                                                          (Ф.И.О.)                                                 от _______________________                                 ЗАЯВЛЕНИЕ                  о внесении изменений в учетные документы    В связи с... и изменением... прошу  внести  соответствующие изменения вучетные документы.    Приложения:    В зависимости от изменения личных данных (копия - 1 экз.):    1. Свидетельство о заключении брака серия _________ N ________________,выданное ______________________________________ "__"____________ 201_ года.           (указать наименование органа ЗАГС)    2. Документ (паспорт) о регистрации с новым адресом.    3. Паспорт с новыми данными."__"____________ 201_ года_______________      ___________________   (подпись)         (инициалы, фамилия)

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

Уведомление работников и получение их согласия

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.

Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Общие сведения о кадровом делопроизводстве

Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия.

Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. И тогда приходится иметь дело со следующими внутренними документами фирмы:

Распорядительными (постановлениями, решениями, указаниями, распоряжениями, приказами — документами административного характера, адресованным нижестоящим/подчиненным фирмам, руководителям, группам и отдельным исполнителям).
Справочно-информационными.
По личному составу, журналами учета и контроля (книгами).
Организационными:

Вид организационных документов	Описание
Штатное расписание	Документ, оформляющий структуру фирмы и содержащий в себе список подразделений, наименования должностей внутри каждого из подразделений, число штатных единиц компании, месячный фонд зарплаты, оклады по должностям и надбавки.
Должностная инструкция	Документ организационно-распорядительного характера, включающий определение финансовых, технологических, научно-технических и иных сторон деятельности фирмы, подразделений, должностных лиц.
Устав	Документ, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность фирмы, отношения между членами компании в ходе ведения деятельности.
Положение	Документ, определяющий порядок формирования, права, задачи, ответственность, обязанности и организацию работы компании в целом и ее структурных подразделений.

Полномочия на подписание кадровых документов

Трудовые споры нередко возникают из-за оформления кадровых документов неуполномоченными работниками. Причем в таких случаях могут быть нарушены права как сотрудника, так и работодателя. Речь идет о заключении и расторжении трудовых договоров, подписании дополнительных соглашений, оформлении отпусков, дисциплинарных взысканий и т.д. Обычно за это отвечает HR, директор по персоналу, руководитель кадровой службы (название должности может отличаться).

Изначально полномочиями на подписание документов от имени организации наделен ее руководитель. Но он не может контролировать все, особенно если организация крупная, поэтому делегирует свои полномочия сотрудникам. Такое делегирование обычно оформляется двумя способами: (1) приказом, в котором определяются обязанности работника и его права на принятие решений и подписание документов от имени организации; (2) или доверенностью за подписью генерального директора, на основании которой работник наделяется правом на организацию деятельности в компании.

Сотрудникам кадровой службы обычно предоставляются:

право подписи трудового договора и дополнительного соглашения к нему;
право на оформление приказов в рамках производства кадровой деятельности внутри компании (приказов о направлении в отпуск, командировку и т.д.);
право на применение в отношении работников дисциплинарных взысканий и подписание соответствующих приказов;
право на подписание писем о предложении работы или об отказе в приеме на работу;
право на заверение своей подписью иных кадровых документов и т.д.