Обязательный сэдо фсс в 2022 году: как правильно настроить в 1с:зуп 3

Сведения о застрахованных лицах

Схема взаимодействия выглядит следующим образом:

Сведения направляются страхователями при приеме (увольнении) работника либо при изменении сведений по его инициативе. 

В ответ страхователь получит от ФСС:

• Результат регистрации карточки по ЗЛ или форматную ошибку.
• Информирование о расхождении сведений с данными ПФР (при наличии таких расхождений).

ФСС рекомендует отправить сведения по всем сотрудникам.

Массовая отправка сведений по застрахованным лицам в одном файле не поддерживается форматом ФСС, сведения необходимо отправлять отдельно по каждому сотруднику.

Примечание от ФСС: Сроки направления сведений о работниках (застрахованных лицах), работающих в организации на 01.01.2022 года, действующим законодательством не установлены.

Рекомендуем страхователям в целях сохранения права работников на получение пособия в зависимости от численности работающих распределить передачу сведений о застрахованных лицах на несколько этапов, с приоритетом в отношении женщин, находящихся или планирующих отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребенком.

Целесообразно завершить передачу сведений в начале 2022 года, в том числе по уволенным работникам (на случай, если у них наступит заболевание или травма в течение 30 дней после увольнения).

СЭДО с ФСС – ответы на горячие вопросы

До какого срока можно отправлять сведения без штрафных санкций по сотрудникам, работающим в организации на 1.01.2022?

Если речь идёт про сведения о застрахованном лице – то сроков действующим законодательством не предусмотрено.

Если речь идёт про сведения необходимые для назначения и выплаты пособий – для них предусмотрены конкретные сроки и соответствующие штрафы. Частью 13 статьи 13 Федерального закона 255-ФЗ от 29.12.2006 г. предусмотрено, что работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить сведения, необходимые для назначения пособия. Штраф за непредставление или представление сведений не в срок составляет 5 000 руб.

Нужно ли направлять сведения, если сотрудник, работающий на 1 января 2022 года уволен на дату представления сведения в ФСС?

Нет, не нужно. ФСС рекомендует страхователям направлять сведения о застрахованных лицах, в первую очередь на часто болеющих сотрудников, беременных женщин и уволенных в течение 30 дней.

В соответствии с законодательством, если сотрудник увольняется и у него наступает временная нетрудоспособность в течение 30 календарных дней после увольнения, то такой больничный лист подлежит оплате за счет средств ФСС.

Резиденты и нерезиденты – по кому отправлять данные?

Сведения требуется отправлять о застрахованном лице. Если у вас работает нерезидент, то необходимо разобраться – является ли он застрахованным лицом. Например, у вас работает иностранный гражданин, временно пребывающий, он имеет право на получение пособие только по временной нетрудоспособности при условии, что вы за него уплатили взносы в течение 6 месяцев. По такому сотруднику соответственно требуется отправлять сведения. Если сотрудники не являются застрахованными лицами – направлять ничего не нужно.

Нужно ли у сотрудников подписывать сведения в печатной форме перед отправкой?

Да. Форма сведений утверждена Приказом ФСС от 4.02.21 №26, приложение 2. Строка «подпись застрахованного лица» там присутствует. Застрахованные лица либо с вашей помощью, либо самостоятельно заполняют такие сведения и сдают в бухгалтерию или в отдел кадров.

Если у сотрудника изменится карта, паспорт, прописка – нужно ли информировать и в какой срок?

Информировать нужно обязательно. Сделать это необходимо в течение 3 рабочих дней, согласно части 14 статьи 13 ФС 255-ФЗ.

Нужно ли направлять сведения по совместителям, в том числе и внешним?

Нужно.

Если допустили ошибку в сведениях о застрахованных лицах – как исправить?

Отправить сведения с актуальными данными.

Обязательно ли применять СЭДО?

На сегодняшний день да.

Когда можно не отправлять реестры ЭЛН? В текущий момент страхователь направляет 2 реестра : реестр ЭЛН и реестр прямых выплат.

В 1С предусмотрена отправка и реестра ЭЛН, и реестра прямых выплат. Если вам не пришёл предзаполненный реестр, на который вы отвечаете, а вы самостоятельно направляете нам сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия, то вам необходимо заполнять оба реестра.

Получили извещение ФСС о получении недостоверных сведений по СЭДО, как правильно направить ответ? В СЭДО не нашли такой возможности. Правильно ли будет почтой?

Почтой неправильно. Для пользования всеми функциями СЭДО в программе 1С необходимо обновить конфигурацию до последней версии.

Сообщение ФСС об изменении ЭЛН и извещение ФСС – в чём отличие этих документов?

Сообщение об изменении ЭЛН вам приходит автоматически, из единой информационной системы ФСС, когда у работника изменяется статус больничного листа. А извещение ФСС это имеется в виду извещение о представлении недостающих сведений. Например, вы отправили в ФСС заполненный реестр, но данные в нём были указаны неправильно. Через СЭДО в течение 3 рабочих дней вы подтверждаете получение извещения и в течение 5 рабочих дней предоставляете недостающие сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия.

Можно ли с помощью СЭДО направлять письма, корреспонденцию в ФСС?

Данная возможность не предусмотрена.

Если  возникают вопросы по работе с СЭДО как правильно обратиться в ФСС?

Вопрос можно задать позвонив по номеру телефона 53-96-90 (многоканальный). Добавочные 5168, 5164.

Добавочный 5164 Начальник отдела Соловей Ю.В.

Добавочный 5192 заместитель начальника Куркова А.С.

Если у вас появились вопросы по работе с СЭДО – обращайтесь в Службу технической поддержки пользователей:

+7 978 055 12 33 (многоканальный) [email protected]

Памятка по созданию и отправке электронного реестра

Страхователи со среднесписочной численностью более 25 человек обязаны предоставлять электронные реестры, подписанные ЭП.

Страхователи со среднесписочной численностью 25 и менее человек имеют право выбора из двух способов передачи:

1.     Электронный реестр

2.     Личная явка с документами и описью.

Форма электронного реестра утверждена приказом Фонда социального страхования Российской Федерации № 223 от 15.06.2012 года «Об утверждении форм реестров сведений, необходимых для назначения и выплаты соответствующего вида пособия, и порядок их заполнения». В приказе утверждены три формы реестров и описан порядок их заполнения:

·        форма Реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности

·        форма Реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка

·        форма Реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком

За изменениями в форме электронного реестра необходимо следить на сайте docs.fss.ru.

Для того, чтобы сформировать электронный реестр страхователь может использовать ведомственные программы, установленные у него и подготовленные для создания реестров, программы спец. операторов (Калуга Астрал, Контур, СБИС и т.д.). Если у страхователя отсутствуют вышеперечисленные программы, тогда он может использовать бесплатную программу Фонда социального страхования «Подготовка расчетов для ФСС», которую можно скачать на сайте www.fss.ru. Для всех программ необходима действующая ЭП.

Файл электронного реестра имеет имя:     Е_РРРРРРРРРР_ГГГГ_ММ_ДД_НН.xml

Где буква Е стационарная (она будет всегда в имени файл), РРРРРРРРРР – рег. № страхователя в  ФСС, ГГГГ – год, ММ – месяц, ДД – день и НН – номер реестра за день.

После формирования реестра у страхователя получится файл с расширением .xml. Далее этот файл необходимо подписать и зашифровать. Зашифрованный и подписанный файл электронного реестра:

             Е_РРРРРРРРРР_ГГГГ_ММ_ДД_НН.esl

Далее страхователю необходимо файл выгрузить на Шлюз загрузки документов docs.fss.ru. У кого-то из страхователей программы настроены на автоматическую отправку файла, у кого нет, необходимо зайти на этот сайт, выбрать закладку «Отправить документ». После этого выбрать свой файл подписанный и зашифрованный (т.е. с расширением .esl) и подтвердить загрузку.

Чтобы просмотреть путь прохождения вашего файла нужно на  Шлюзе загрузки документов ввести рег. № страхователя и выбрать период, когда вы отправляли реестр, нажать кнопку «Обновить». На экране появится информация о вашем реестре

Важно обратить внимание на статус файла:

Ø передано на рассмотрение (все этапы проверки прошли успешно)

Ø ошибка и проверка ЭП (проблемы с электронной подписью страхователя)

Ø ФЛК не пройден (форматно-логический контроль не пройден, чтобы просмотреть ошибки нужно нажать кнопку «Результаты» и там будет перечень ошибок, допущенных в реестре)

ФСС не увидит реестр в случаи, если неправильно указано имя файла или истек срок действия сертификата ЭП, а также сертификат находится в списке отозванных сертификатов.

Убедительная просьба: не отправлять в день несколько раз один и тот же реестр, т.к. в ФСС будут образовываться дубли. Необходимо дожидаться формирования квитанции, которую тоже можно скачать на сайте  docs.fss.ru.

Через какое время придут деньги

Дать однозначный ответ на вопрос «Когда переведут деньги?» нельзя, поскольку необходимо учитывать множество различных факторов, таких как технические неполадки и прочие форс-мажорные ситуации. В тематических сообществах и на форумах нетрудно найти отзывы работников, из которых можно сделать следующий вывод: денежные средства зачисляются через 3-4 дня после появления статуса о подтверждении расчета. Полезной будет следующая информация:

1. После предоставления работником полного пакета документов страхователю (работодателю) необходимо занести в реестр Фонда социального страхования все необходимые данные в течение пяти дней.
2. У ФСС есть 10 рабочих дней на рассмотрение документов и выплату денежного пособия.

Когда придут деньги от ФСС?

В настоящее время, Фондом социальной защиты регламентированы следующие сроки по обработке и начислению пособий и выплат:

• После того, как сотрудник напишет заявление и передаст весь требуемый комплект документов работодателю — у последнего есть 5 календарных дней на отправку этих данных в ведомство ФСС. Превышение указанных сроков может грозить предприятию штрафными санкциями.
• Как только страхователь выгрузит данные в систему, ведомство Соцстраха обязано рассмотреть заявление в течении 10 календарных дней. В течении этого срока сотрудники будут проверять поданные данные на предмет ошибок, рассчитывать итоговую сумму выплаты и выставлять приказ на оплату.
• Итого получается 15 календарных дней. Однако мы советуем учитывать и сроки банковского перевода или почтового перевода. Чаще всего такие выплаты на счета граждан проходят быстро, но все зависит от банковской организации, поэтому средний срок начисления денег может составлять 1-3 рабочих дня.

Следует отметить еще два момента, которые могут задержать выплату. Во-первых, это технические сбои в работе портала Соцстраха. Такие сбои могут «положить» систему или обнулить загруженные данные, после чего специалисты будут исправлять последствия. Во-вторых, очень часто допускается ошибка при заполнении реквизитов получателя. Получается так, что оплата от Фонда начисляется, но в момент транзакции происходит отмена. В таком случае работника могут известить об ошибке в реквизитах банка, либо отослать перевод посредством Почты России (по адресу регистрации).

Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком

Документ предназначен для информирования ФСС со стороны страхователя о прекращении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. 

 В связи с тем, что сейчас установлен переходный период на проактивную схему работы:

страхователи могут работать по старой схеме:

1. Отправить запрос на получение ЭЛН.
2. Отправить реестр сведений (1.7.7).

• точный срок переходного периода ФСС не сообщает (при получении дополнительной информации от ФСС, будет выполнено дополнительное информирование);
• по информации от представителей ФСС РФ штрафных санкций в переходный период не будет.

После полного перехода на проактивную систему у страхователя останется техническая возможность отправки запроса на получение ЭЛН и отправки реестра сведений (1.7.7), но пособие будет выплачено при получении ответа по проактивной схеме.

Для работы по проактивной схеме можно использовать ЛКС. Электронная подпись может быть использована та же, что и для сдачи отчетности.

Примерный план релизов документов по проактивной схеме в Астрал Отчет 5.0

№	Наименование документа	Дата релиза
1	Запрос недостающих сведений (предзаполненный электронный реестр)	в релизе 21.03.2022
2	Сведения о застрахованных лицах	в релизе 28.02.2022
3	Уведомление об изменении ЭЛН	в релизе 04.05.2022
4	Отправка информации о жизненном событии	в релизе 01.06.2022
5	Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком	в релизе 01.06.2022
6	Уведомление о статусе выплаты пособия	дата не определена
7	Запрос статуса выплаты пособия	дата не определена
8	Извещения ПВСО	в релизе

Типичные ошибки организаций при направлении сведений в ФСС

ФСС уже обращала внимание на то, что при заполнении документов работодатели допускают типичные ошибки.

Например, не сверяют счет работника, указанный в его заявлении с реквизитами, которые направляются в электронном реестре сведений. В итоге работник может получить деньги на другую карту. Но перевод некоторых пособий, например, по уходу за ребенком, возможен только на карту «Мир».

Направление реестра с ошибками или позже установленного 5-ти дневного срока также является ошибкой, за которую могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ.

Если вы не представите в ФСС документы для назначения пособий, сдадите их в неполном объеме либо с ошибками, то лицу, которое отвечает в вашей организации за эту работу, грозит штраф от 300 до 500 рублей.

Помимо этого, при направлении реестров сведений не нужно указывать среднедневной заработок, достаточно указание среднего заработка в расчетном периоде.

Что статус означает

Статус «Документ отправлен на оплату» в ФСС — это системное обозначение, которое указывает на внесение документа в реестр для выплаты пособия. Фактически система уведомляет, что документ был обработан, не содержит ошибок и внесен в приказ. Наиболее часто, после этого статуса следует информация о проведении перечисления из ФСС на банковский счет: «Исполнение платежа» или «Платеж выплачен».

Важно: при появлении такого статуса сумма выплаты системой не прописывается (обычно указан просто символ «-»). Паниковать не стоит, ведь многие по ошибке воспринимают данную информацию как «нулевой платеж»

Сумма перечисления будет подгружена позже, в момент фактического перевода средств на счет работника.

Срок обработки выплат в ФСС постоянно уменьшается

Основания для возмещения из ФСС в 2020 году

Администрация компании каждый месяц делают взносы в ФСС. Это дает право на возмещение расходов.

Основания для получения компенсаций из Фонда социального страхования в 2020 году:

• пособия женщинам, связанные с беременностью, родам, уходом за детьми;
• выплаты на погребение;
• дотации по нетрудоспособности;
• единовременная выплата при рождении ребенка;
• оплата четырех дополнительных выходных законному представителю, осуществляющему уход за ребенком с ограниченными физическими возможностями.

Согласно действующему законодательству, компенсация происходит путем зачета. Так, если организация выплачивает данный вид дотации из собственных средств, то расход засчитывается в счет закрытия страховых взносов, начисленных компании в отчетном периоде.

Если размер выплат превышает страховые взносы в значительной степени, то на разницу подаются заявление на компенсацию.

Через сколько придут деньги от ФСС?

Теперь стоит разобраться с новым вопросом: когда ждать оплату непосредственно на счет? Сразу оговоримся, ответить на этот вопрос однозначно нельзя, так как всегда стоит ориентироваться на сроки, установленные ФСС. Не забывайте и про сроки обработки начисления в вашей банковской организации.

Постановление Правительства РФ №2375 (от 30.12.2020) для Фонда социального страхования регламентированы следующие сроки рассмотрения заявлений:

1. Как только работодатель примет все необходимые сведения от работника, у него имеется 5 календарных дней для передачи документов в ФСС.
2. В свою очередь, ФСС обязуются провести обработку документов и назначение выплаты в течении последующих 10 календарных дней.
3. Отдельно сюда добавьте срок расчета между ФСС и банком, который может составлять 10 дней, но в среднем перевод проходит за 1-3 рабочих дня.

Как отследить судьбу реестра на выплату пособий, отправленного в фсс

Отслеживать статус реестров, направленных в ФСС на выплату пособий, работодатель может в Электронном кабинете страхователя, расположенном по адресу: http://cabinets.fss.ru/.

Поясним, речь идет о реестрах, которые формируют страхователи из пилотных регионов, где введены прямые выплаты.

В личном кабинете страхователя в «Журнале пособий» имеются сведения этапа прохождения документа, который имеет определенный статус:

1. «Готово к загрузке в фин.модуль» — документ направлен страхователем и ждет загрузки от регионального отделения в программный модуль, предназначенный для назначения пособия.

2. «Дубль документа» — документ с аналогичными реквизитами выгружается страхователем повторно. Документ находится в работе.

3. «Документ готов к расчету», «Документ рассчитан» — документ обрабатывается специалистами регионального отделения.

4. «Извещение сформировано» — документ требует уточнений, либо имеет замечания, которые сформированы в извещении.

5. «Документ отправлен на оплату» — документ включен в приказ на выплату пособия.

6. «Документ проверен» — этот статус приобретает базовый документ по ежемесячному пособию по уходу за ребенком до 1,5 лет. По данным этого документа осуществляется ежемесячное формирование указанного пособия. По окончании всего периода выплаты статус изменится на «Документ закрыт».

7. «Исполнение платежа» — документ выплачен.

8. Знак «Р» при наличии статуса «Исполнение платежа» — появляется при загрузке банковской выписки в программный модуль. Позволяет открыть для просмотра информацию о сумме перечисления.

Таким образом, использование работодателем Электронного кабинета позволяет найти и посмотреть поданные в ФСС реестры пособий, просмотреть извещение с указанием ошибок и замечаний, направленное работодателю по почте, и оперативно направить ответ на извещение ФСС, в том числе с прикреплением необходимой информацией в файле без дальнейшего подтверждения на бумажном носителе.

Кроме того, в данном сервисе можно получить сведения о выданных электронных листках нетрудоспособности, видеть пособия, уже выплаченные ФСС в рамках «прямых выплат», формировать обращения в ФСС (в части «прямых выплат») с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса.

Проект «Прямые выплаты» от ФСС

С 2011 года на территории Российской Федерации Фонд социального страхования Российской Федерации реализует пилотный проект, направленный на осуществление страховых выплат по обязательному социальному страхованию застрахованным лицам непосредственно территориальными органами Фонда (пилотный проект «Прямые выплаты»).

Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 утвержден ряд Положений, устанавливающих особенности страхового обеспечения по соответствующему виду обязательного социального страхования, порядка взаимодействия сторон-участников пилотного проекта. Формы заявлений, извещений утверждены приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578. Формы реестров сведений утверждены приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 579.

В настоящее время в пилотном проекте уже участвуют 77 субъектов Российской Федерации. С 1 января 2021 года механизм прямых выплат будет реализован в следующих регионах: Краснодарский край, Пермский край, Московская, Свердловская, Челябинская области, Ханты-Мансийский автономный округ, города федерального значения Москва и Санкт-Петербург.

Почти все пособия в рамках механизма прямых выплат рассчитываются и выплачиваются застрахованным лицам непосредственно территориальными органами Фонда в жестко установленные законодательством сроки. При этом остаются еще два пособия, которые по-прежнему выплачивает работодатель, а затем обращается за возмещением в территориальный орган ФСС.

Пособия, выплачиваемые напрямую из ФСС:

• пособие по временной нетрудоспособности;

• пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием;

• пособие по беременности и родам;

• единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

• единовременное пособие при рождении ребенка;

• ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;

• оплата дополнительного отпуска на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

Пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня назначается и выплачивается работодателем за счет собственных средств. С четвертого дня больничный оплачивает ФСС РФ.

Пособия, выплачиваемые работодателями, а потом возмещаемые из ФСС:

• социальное пособие на погребение;

• оплата четырех дополнительных выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами.

Что статус значит?

Подтверждение расчета – это системный статус в реестре ФСС, указывающий на стадию вычисления суммы пособия, которое необходимо выплатить работнику. На данном этапе в личном кабинете не будет отображаться конкретная сумма выплат, она появится уже в момент непосредственного перечисления.

Если говорить обобщенно – такой статус свидетельствует говорит о том, что работодатель верно обработал и заполнил все необходимые документы. Эти документы (ЭЛН) были проверены сотрудниками ФСС и замечаний/ошибок в них выявлено не было. После подтверждения правильности документов дается согласие на расчет точной суммы.

Обычно, после статуса «Подтверждение расчета», в реестре последовательно будут отображаться такие указатели:

1. «Документ рассчитан» – сформирована расчетная сумма.
2. «Документ отправлен на оплату» – система активировала перевод пособия в банк, подробности по данному пункту мы описывали в этом материале.
3. «Исполнение платежа» – Фонд перечислил деньги в ваш банк и необходимо дождаться их начисления (обычно это занимает 1-2 рабочих дня).

Важно, на любом последующем этапе может неожиданно всплыть статус «Извещение сформировано». Этот пункт указывает на выявление ошибок при оплате

Как правило, это неверное указание реквизитов банка, из-за чего идет техническая отмена перевода. Рекомендую в случае появления такого статуса немедленно обратится к своему работодателю или региональное отделение ФСС. Для удобства можете воспользоваться такой специальной картой для поиска номера телефона Фонда в вашем регионе.

При подтверждении расчета сумма не прописывается

Где и для чего указывают статус элн

Документооборот электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) регулируется федеральным законом №86-ФЗ от 1 мая 2021 года. ЭЛН равносилен по значимости бумажному аналогу. Цифровой вариант выдается только по желанию и с письменного разрешения застрахованного и подписывается усиленной ЭЦП врача и медицинского учреждения.

Кто участвует в процессе оформления электронного ЛН:

• медицинское учреждение, которое создает документ;
• страхователь (организация-работодатель);
• страховщик — Фонд социального страхования РФ.

После выписки застрахованный получает в поликлинике талон к цифровому листку нетрудоспособности, в талоне указан номер ЭЛН (состоит из 12 символов, как и у бумажного документа), СНИЛС физического лица и текущий цифровой код. Талон не имеет унифицированной формы.

Эту информацию сотрудник передает в бухгалтерию работодателя для дальнейший обработки и расчета компенсации. Бухгалтеры в организации знают, как проверить статус электронного больничного листа, это делается с помощью номера ЭЛН, полученного от работника.

В личном кабинете на сайте ФСС страхователь, зная присвоенный номер, имеет возможность получить данные по листу нетрудоспособности. Чаще возникает вопрос, где пациенту посмотреть статус электронного больничного, это можно сделать на портале «Госуслуги» или на сайте Фонда социального страхования в личном кабинете.

Заключение

Статусы «Готово к отправке извещения» и «Документ готов к расчету» в личном кабинете на сайте ФСС сообщают работнику о том, на каком этапе находится проверка документации по выплате пособия, и как скоро будут зачислены денежные средства. В случае возникновения каких-либо вопросов задать их можно напрямую специалисту фонда.

• https://www.klerk.ru/buh/news/488104/
• https://helpshub.ru/podtverzhdenie-rascheta-v-fss/
• https://invalid.expert/status-posobija-dokument-zablokirovan-fss/
• https://r29.fss.ru/news/412806.shtml
• https://actualhelp.ru/dokument-gotov-k-raschetu-v-fss/