Факсимильная подпись на различных документах в 2021 году

Использование в суде в качестве доказательств факсимильных копий и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде)

Копии писем, полученные по средствам электронной почты, являются доказательством в суде, при условии, если другая сторона не предоставит суду не тождественные между собой копии и если возможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

В соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

На утверждаю ставиться печать

Республики Беларусь.К числу таких нормативных актов относится инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, согласно требованиям которой проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.В соответствии с СТБ 6.38-2004 подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, «связанных с расходованием денежных и материальных ценностей».Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 определяют, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц.

Раздел «Должностные обязанности» В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права» В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Процесс совершения сделок

Как правило, факсимильная подпись представлена в виде штампа, на котором присутствует точная копия оригинала. Применяется такой реквизит для ускорения делопроизводства в компании. Однако существует ряд недостатков при использовании этой подписи. В частности, воспользоваться ею может любой сотрудник без ведома директора. Кроме того, далеко не на каждой бумаге факсимильная подпись может заменить оригинал. Сделки юрлиц друг с другом и с гражданами заключаются обычно в письменной форме вне зависимости от стоимости. Этот процесс осуществляется путем составления соответствующего документа. В нем отражено, собственно, содержание сделки. Для подтверждения своих намерений сторонам следует подписать договор. По общему правилу, это осуществляется непосредственно самими лицами или их представителями.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Для начала разберёмся, а что же это такое — факсимиле или факсимильная подпись (печать, штамп)

Факсимиле — это точное и достоверное воспроизведение при помощи технических средств графического оригинала, будь то рукопись, рисунок, чертёж, подпись и т. д. В нашем деле под факсимиле, или факсимильной печатью, чаще всего подразумевают печать (или штамп), оттиск которой представляет собой точную копию чьей-либо подписи. В делопроизводстве
такая печать используется для ускорения заверения документов, или же для заверения документов во время отсутствия самого автора подписи (с его согласия, разумеется!) и, как следствие, невозможности поставить на документ «настоящую» подпись.

Требования в 2020 году

В конце 2016 года Министерство Труда опубликовало ряд приказов:

Они прояснили спорные моменты и добавили новые нюансы. В некоторых вопросах теперь требуются дополнительные документы. Например, фирмам, у которых Уставом не предусмотрена печать, при составлении Справки о заработке для исчисления пособий сотруднику необходимо будет приложить документы, подтверждающие права должностных лиц, подписавших Справку, копию паспорта физического лица или свидетельство о государственной регистрации ИП.

Также при запросе в ФСС о подлинности уже выданной Справки сотруднику с прошлого места работы вместе с запросом нужно будет предоставить аналогичные документы на право его подписания.

А главное, решен самый спорный момент – наличие оттиска при заполнении трудовых книжек. Раньше Минтруда определяло обязательность его проставления, даже если организация отказалась от нее в своей деятельности, сейчас проставлять печать нужно только тем обществам, которые ее используют.

Остальные нормы и правила в 2020 году не изменились.

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— выполнены карандашом;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт. уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно

Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Когда необходимо использовать живую подпись, а где можно обойтись печатью

Законодательство предполагает, что любые сделки, осуществляемые физическими лицами, должны сопровождаться их подписью. Кроме этого, подпись должна присутствовать на большинстве официальных документов, за исключением случаев, когда допускается применение исключительно печати юридического или физического лица, являющегося предпринимателем. Именно поэтому часто факсимильная подпись используется в составе печатей предприятий или вместе с ними в тех случаях, когда закон не предполагает обязательного применения живой подписи.

Логичным также является использование факсимильных подписей в ситуациях, когда они применяются для оформления бумаг, не являющихся полноценными документами. Например — различных грамот, открыток и поздравлений. Также, может применяться факсимиле и при ведении переписки. Во всех же юридически значимых сделках, где существуют риски возможных споров, следует прибегать к использованию живой подписи.

Обычно факсимиле подписи является более веским доказательством в судебных спорах, чем просто распечатанная на бумаге подпись. Однако в общих случаях, оба варианта в целом являются неудовлетворительными так как предполагают возможность использования чужой подписи третьими лицами и не всегда позволяют однозначно установить личность подписавшегося человека при возникновении споров.

Таким образом, применять вместо живой подписи факсимиле стоит максимум в рамках внутренней документации, которая вряд ли будет проверяться, активно использоваться, и которая точно не станет объектом каких-либо судебных споров или иных разногласий. Во всех иных ситуациях лучше применять живую подпись. Допускается также применение факсимильной подписи в официальной документации в тех случаях, когда она не является обязательным элементом документов с точки зрения законодательства, но по тем или иным причинам востребована контрагентом или просто владелец факсимиле желает придать документации дополнительный вес.

Факсимиле в договоре

Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный ст. 160 ГК РФ. Из данной нормы следует, что для использования факсимиле на договоре стороны должны прийти к соглашению об этом. Соответственно, чтобы у контрагентов была возможность подписывать договоры и иные документы с использованием факсимиле, об этом должно быть заключено соглашение с проставлением обычных собственноручных подписей сторон (их представителей).

Подписание договора с использованием факсимиле при отсутствии в нем условий, предусматривающих возможность его заключения путем факсимильного воспроизведения подписи, а также отсутствие отдельно заключенного соглашения между сторонами об использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи свидетельствуют о составлении договора с нарушением требований действующего законодательства и не свидетельствуют о возникновении договорных отношений между сторонами (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2016 №Ф04-1544/2016 по делу №А81-1243/2015).

Однако в другом споре довод стороны о том, что договоры следует признать незаключенными, поскольку они не подписаны уполномоченным представителем акционерного общества, в них от имени исполнительного директора акционерного общества проставлены факсимиле подписи, не был принят судом. Суд с учетом всех обстоятельств дела отметил, что согласно положениям этих договоров договор, приложения, дополнения и изменения к нему, акты, счета, подписанные уполномоченным лицом и переданные противоположной стороне посредством факсимильной связи (электронной почты), признаются сторонами полноценными юридическими документами, имеющими простую письменную форму (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2016 №Ф08-4428/2016 по делу №А32-31080/2015).

Таким образом, если в договоре стороны установили возможность использования факсимильных подписей, то указание стороны на незаключенность договора по данному основанию без учета фактических действий сторон не будет принято судом.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

1. Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
2. У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
3. Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Печать — особенности и применение

Печать находится под особым контролем государства. До апреля 2015 года печать была обязательным атрибутом любого организационного документа компании: соглашения с контрагентом, бухгалтерских отчетах и в трудовых книжках. Сегодня же это правило остается лишь для компаний, которые имеют печати по своему уставу, так как наличие печати у компании стало правом, а не обязанностью. Однако есть случаи, когда ФЗ всё-таки обязывает иметь именно печать на документе.

Юридическая сила. Если в уставе организации оговаривается использование печати, тогда именно она, помимо подписей ответственных лиц, позволяет вступать документам в силу и быть признанными государством.

Внешний вид. Форма и содержание печати строго регламентированы. Печать должна иметь круглое клише, содержать юридический адрес и название организации на русском языке.

Порядок нанесения. Оттиск печати должен быть расположен внизу листа, поверх индивидуальной подписи.

Особенности штампа

Штамп используется как правило для маркировки документов: «важно», «секретно», «отдел кадров» и так далее. Тем не менее, так как его форма и функции не оговариваются в российских законах, он может нести в себе любую информацию.. Юридическая сила

Как правило, штамп её не имеет. Исключением может являться штамп кадрового отдела в трудовой книжке — и то с недавних пор. В остальных же случаях юридическую силу придает заверяющая подпись.

Юридическая сила. Как правило, штамп её не имеет. Исключением может являться штамп кадрового отдела в трудовой книжке — и то с недавних пор. В остальных же случаях юридическую силу придает заверяющая подпись.

Порядок нанесения штампа, как правило, диктуется не необходимостью, а удобством: его часто ставят у верхнего края документа, хотя никто не вводил такую норму.

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

Печати для различных документов

Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Факсимильная подпись: юридическая сила

В ГК присутствует только одно упоминание о рассматриваемом реквизите. В частности, в ст. 160, ч. 2 допускается, что при совершении сделок может применяться электронная, факсимильная подпись или иной аналог оригинальной, созданный средствами механического или другого копирования. Разрешено это в случаях, которые предусмотрены в законодательстве либо по соглашению сторон. В этих ситуациях факсимильная подпись имеет юридическую силу. Возможность ее применения должна, в свою очередь, закрепляться соответствующим соглашением. Только после его заключения факсимильная подпись на договоре может заменять оригинальную. В противном случае письменная форма при совершении сделки будет считаться не соблюденной по ст. 160 ГК.

Вместе с этим, правоприменительная практика складывается таким образом, что заключающие договор стороны могут предусмотреть возможность применения факсимильной подписи непосредственно в его тексте, в качестве отдельного пункта. В таком случае нет необходимости составлять дополнительное соглашение. Данной позиции придерживается и МНС. В соответствующем письме было дано разъяснение о том, что поскольку законодательством не установлен порядок, факсимильная подпись может применяться исключительно по взаимному согласию сторон, что должно подтверждаться письменно. При отсутствии соглашения Арбитражные суды признают сделки незаключенными в связи с несоблюдением установленных требований к форме их совершения. Из этого следует, что стороны сами определяют, где можно ставить факсимильную подпись, и допускается ли ее применять вообще.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

• у кого находится устройство факсимиле?
• насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
• где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

• законы, нормативные акты;
• налоговые декларации;
• трудовой договор;
• письменное уполномочивание, доверенность;
• вексельные документы;
• различные платежные документы;
• первичные учетные документы;
• счета-фактуры;
• конкурсные документы;
• различные заявления физических и юридических лиц.