Что такое оргтехника и что к ней относится: перечень и назначение офисного оборудования

Классы энергетической эффективности офисной техники

Какое офисное оборудование подлежит обязательной маркировке. Исходя из действующих нормативов к числу офисной техники, подлежащей обязательной классификации относят: кондиционеры и воздухоохладители, телевизоры, электрические лампы, холодильники. Другая техника присутствующая в офисе может маркироваться производителем на добровольных началах. Офисная техника производимая в США и Европе, осуществляется изготовителем по своему усмотрению — добровольно.

Не вся техника установленная в офисе маркируется, поэтому ее выбор будет на ваше усмотрение. Что касается ламп освещения, телевизоров, сплит-системы и холодильника, выбор будет зависеть от ваших финансовых возможностей и лимитов на потребление электроэнергии, который определен ресурсоснабжающей организацией.

Установить можно от »А++» до »Е», техника классов F и G уже давно нигде не выпускается, а классы ниже В существенно ограничены в реализации. Но самым экономичным будет класс А, за класс улучшенной энергоэффективности с разным числом плюсов, придется заплатить на 30% больше, это не совсем оправданные расходы, которые скорее всего не окупятся.

Классификация принята следующими буквенными обозначением: А — потребление меньше стандартного на 45%, В — на 25%, С — на 5%, D – потребление соответствует 100%, E — до 110%, F – до 125%, G — больше 125%. Введенные дополнительные обозначения — »А+» означает уменьшение потребление на 58% от расчетного, а класс »А++» — показывает фактический расход составляющий 33% от стандартного. Буквенная маркировка сопровождается цветовым обозначением: от зеленого A до красного G, самого неэкономичного потребления.

Определение энергоэффективности электрических ламп, проводится на отношении их экономичности к стандартным лампам накаливания. Они занимают категорию E и G, как самые неэкономичные. Обычные галогенные лампы работающие от напряжения 230В, делят категории D и F. Лампы с ксеноном и галогенные лампы пониженного напряжения 12-24В занимают категорию С. Лампы с инфракрасным покрытием, только галогенные — В. Компактные люминесцентные лампы с закрытой колбой — А и В, с открытой — А. Светодиодные лампы, как самые экономичные, относят к категории А.

При определении классов кондиционеров, минимальная мощность должна быть 12 кВт. Индекс энергоэффективности класса А: при охлаждении составляет — 3,2; при нагреве должен быть выше 3,6. Класс G при охлаждении и нагреве: 2,2; 2,4-2,6.

При оценке класса телевизоров, все зависит от конкретной модели, ее размеров по диагонали и наличию дополнительных устройств. Стандартно энергоэффективность выглядит следующим образом: класс А меньше 30; В меньше 42; С меньше 60; D меньше 80; E меньше 90; F меньше 100; G больше 100.

Документальное оформление экономической необходимости приобретения бытовой техники

Перечень мероприятий, проведение которых обеспечивает нормальные условия труда в конкретной организации, следует закрепить в локальном нормативном документе. Это могут быть, к примеру, приказ или распоряжение руководителя, положение об охране труда, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда и технике безопасности.

Конечно, издание приказа само по себе не сделает расходы экономически обоснованными и бесспорными, однако наличие подобной документации позволит иметь предприятию более устойчивую доказательную позицию. И это не говоря о том, что локальные акты по охране труда и техники безопасности должны быть в компании сами по себе, без привязки к налоговому законодательству. Поэтому, решая один вопрос, например подготавливая документацию по охране труда, целесообразно учесть и другие стороны хозяйственной деятельности, действуя, так сказать, в комплексе.

Нелишним будет включить подобные нормы в трудовой (коллективный) договор.

Могут помочь обосновать свою позицию и служебные записки, докладные работников и начальников подразделений, в которых содержатся мотивированные просьбы по обеспечению конкретных условий труда.

Обратите внимание, отстоять свою правоту чаще всего помогает не какой-то один конкретный документ, на практике этакий козырь в рукаве существует редко, а комплект взаимосвязанных документов. И, конечно, на такие объекты должны иметься документы (накладные, товарные чеки, акты приема-передачи и т.д.), подтверждающие произведенные расходы

И, конечно, на такие объекты должны иметься документы (накладные, товарные чеки, акты приема-передачи и т.д.), подтверждающие произведенные расходы.

Но нужно помнить, что без надлежащей экономической обоснованности эти расходы не смогут быть приняты к налоговому учету контролирующими органами в любом случае, несмотря на любое обилие локальных актов, в которых бы о них говорилось. Ведь если в трудовом договоре будет прописано, что для обеспечения нормальных условий труда работникам компании необходимо установить джакузи с солярием и массажными приспособлениями, то множество вопросов со стороны проверяющих в отношении экономической оправданности таких расходов гарантировано.

К. Кислова

Главный бухгалтер

ООО «Рост кадстар»

Инвентарь для уборки помещений (пылесосы, роботы-мойщики и т.п.)

В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2006 по делу N А56-7747/2005 суд пришел к выводу, что пылесосы необходимы для поддержания чистоты в помещениях, то есть указанное имущество способствует обеспечению нормальных условий труда.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 28.12.2010 N 09АП-30496/2010-АК по делу N А40-36395/10-107-192 отклонил довод налогового органа о правомерности включения в состав расходов только затрат на приобретение товаров, связанных с выполнением работниками производственных функций, поскольку перечень видов обеспечения работников «нормальными условиями труда», приведенный в ст. 163 Трудового кодекса РФ, не является закрытым. И с учетом положений ст. 223 Трудового кодекса РФ товары, которые приобрел налогоплательщик, необходимы не для личного использования работниками вне рабочего времени, а для обеспечения соответствующих требованиям законодательства об охране и безопасности труда работников предметами первой необходимости.

Без дополнительных комментариев не поддержал налоговиков ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 02.04.2007 N Ф04-1822/2007(32980-А27-40) по делу N А27-11993/2006-2, а также ФАС Уральского округа в Постановлении от 15.10.2007 N Ф09-8348/07-С2 по делу N А47-10647/06.

Телевизоры, DVD и видеопроигрыватели, музыкальные центры

С перечисленными приборами ситуация посложнее. Ведь по ним труднее обосновать, что они необходимы для поддержания нормальных условий труда.

Поэтому мнение финансистов и налоговиков в отношении подобного инвентаря не очень лояльное.

В Письмах от 04.09.2006 N 03-03-04/2/199, от 17.01.2006 N 03-03-04/2/9 Минфин России возражает против возможности принятия подобных расходов в налоговом учете.

Но суды с таким подходом не согласны. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 N А55-4941/2008 отнесение страховой организацией в расходы по налогу на прибыль сумм начисленной амортизации по приобретенному телевизору было признано правомерным, поскольку он служит для создания благоприятного имиджа организации, для внешних посетителей, обеспечения нормального рабочего процесса, использовался для просмотра записей и цифровых фотографий страховых случаев.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 27.04.2007 по делу N А55-11750/06-3 была подтверждена обоснованность приобретения телевизора, видеомагнитофона и музыкального центра для снятия психофизиологических нагрузок работников.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 28.08.2008 N А55-18124/07 суд посчитал, что данное имущество находится в помещении службы безопасности и используется для обеспечения сохранности материальных ценностей налогоплательщика, следовательно, используется для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждает экономическую обоснованность расходов на ее приобретение.

В Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 30.07.2008 N Ф03-А59/08-2/2797 по делу N А59-373/08-С15, Постановлении ФАС Московского округа от 25.12.2006, 27.12.2006 N КА-А40/12681-06 и многих других судьи пришли к выводу, что расходы на приобретение телевизора обусловлены необходимостью организации нормальных условий труда работников.

Бытовые приборы могут использоваться и не только для улучшения условий труда. Нередки случаи, когда подобные ТМЦ используются в производственном процессе. Например, видеостудия оказывает услуги по профессиональной съемке. И телевизор может быть нужен для оценки качества работ, анализа всех деталей. В таком случае, чтобы если не избежать споров, то хотя бы укрепить свою позицию, необходимость приобретения подобных приборов лучше описать в локальных нормативных актах, описав их как необходимый элемент технологического процесса.

Так, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 21.07.2008 по делу N А56-18812/2006 указал, что музыкальный центр и искусственная ель были приобретены налогоплательщиком в целях обеспечения деятельности своего структурного подразделения — оздоровительного комплекса.

Что относится к оргтехнике

В перечень входит всё, что может оптимизировать, облегчить и ускорить работу офисного сотрудника:

• множительная, копировальная техника;
• телефонные станции и средства связи;
• печатающие устройства;
• счётчики купюр;
• электронно-цифровые аппараты;
• офисное оборудование.

Компьютеры

ПК сохраняют и обрабатывают информацию любого содержания, объёма и сложности. Через клавиатуру можно вводить информацию на компьютер, создавать документы с текстом, таблицами, картинками, делать презентации, работать с электронной почтой, просматривать видеоматериалы. Компьютер используется не только дома и в офисах. Он есть внутри банкоматов, в учебных заведениях, на кассах магазинов. Стационарные или настольные компьютеры состоят из монитора, системного блока, клавиатуры и мышки. Для воспроизведения и записи звука можно дополнительно подключить колонки и микрофон, а для работы с изображением – веб-камеру.

Ноутбуки

Ноутбук может работать от сети или от батареи. Для бесперебойной работы зарядку делают регулярно. По функциям ноутбук ничем не отличается от компьютера. Портативная техника сохраняется и переносится в сумке. При достаточном заряде батареи или доступе к электросети используется в любом месте.

Планшеты

Планшет меньше ноутбука и не имеет физической клавиатуры, может переноситься в дамской сумке или глубоком кармане. Пользователь вводит данные с помощью её виртуального аналога через сенсорный экран.

Серверы

Сервер – очень мощная компьютерная техника с высокочастотным процессором или большим количеством ядер. У сервера огромная оперативная память, увеличенный объём винчестера. Другие параметры также превышают стандартные для обычного компьютера значения. На сервере хранится и обрабатывается информация, его можно использовать для управления печатающей техникой или другими рабочими станциями.

Сканеры

Если вам нужно сканировать любые документы, тогда читайте статью: как сканировать документы с принтера на компьютер.

Копиры

Задача копира или ксерокса – размножать готовые листы с текстом или картинками. Принцип работы копира аналогичен сканеру, но в результате получается не файл, а бумажная копия оригинала. Копировальная аппаратура может делать чёрно-белые и цветные копии.

МФУ

Список оргтехники, которую в офисе можно заметить одним МФУ:

• принтер;
• сканер;
• ксерокс;
• факс.

Преимущества перечислены ниже.

1. Экономия средств. Нет необходимости покупать каждое оборудование отдельно.
2. Экономия места. МФУ заменяют сразу несколько устройств, идеальны для офисов небольшой площади.
3. Экономия на обслуживании. Ремонтировать и покупать расходные материалы необходимо только для единицы техники.
4. Простота эксплуатации.

Машина разрезает лист на тонкие полоски, которые отправляются в корзину для мусора. Физически собрать разрезанную шредером бумагу в один документ невозможно.

Группы оргтехники: таблица с полным перечнем

Способы и методы определения энергоэффективности

Класс энергопотребления определяется несложно и зависит от величины потребляемой мощности, но совсем другое дело индекс эффективности. Если рассматривать как определяется индекс энергоэффективности, то общий принцип складывается из отношения мощности, потребленной техникой на выполнение работы при максимальной нагрузке, к стандартной величине определенной расчетным методом. Полный расчет более сложен и определяется путем математических вычислений, учитывая многие параметры техники. Для каждого класса товаров, существуют свои особенности и способы определения.

Кулеры

Вода из централизованной системы водоснабжения уже давно не устраивает потребителей по своим вкусовым и прочим качествам.

И налоговые органы не против принятия расходов на приобретение кулеров… при наличии справки Госсанэпиднадзора о несоответствии водопроводной воды, поступающей организации-арендодателю, требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 и об опасности ее использования в качестве питьевой воды. Об этом говорится в Письме УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007411.

Однако в другом Письме, от 31.07.2012 N 16-15/069091@, московские налоговики уже не столь категоричны и не настаивают на каком-либо подтверждении. Более того, основываясь на Письме Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/274, они указывают, что п. 18 Приказа Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н установлено, что одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. Таким образом, против таких расходов они не возражают.

В Письме УФНС России по г. Москве от 17.10.2012 N 16-15/099193@ излагается аналогичная позиция и добавляется комментарий, что наличие в трудовых договорах обязанности работодателя по обеспечению работников бутилированной водой не является существенным условием для учета организацией расходов на ее приобретение для целей налогообложения прибыли. Как следует из текста Письма, налоговики имели в виду, что обязанность по приобретению кулеров не обязательно прописывать в трудовых договорах.

Изменилась и позиция Минфина России по этому вопросу. Если раньше финансисты тоже требовали справку о непригодности воды, то в последнем, достаточно «свежем» Письме они этого не требуют, соглашаясь считать подобные расходы экономически оправданными (Письмо Минфина России от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45286). Впрочем, скорректировали они свое мнение уже довольно давно (Письма Минфина России от 16.11.2015 N 03-03-06/1/65965, от 10.08.2012 N 03-03-06/1/402 и др.).

Актуально. Расходы на приобретение чистой питьевой воды и кулеров являются расходами на обеспечение нормальных условий труда. Следовательно, их можно учесть при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, следует из Письма Минфина России от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45286.

ФАС Поволжского округа в Постановлении от 20.03.2008 по делу N А55-9669/07-3, ФАС Московского округа в Постановлении от 13.08.2008 N КА-А40/7595-08 по делу N А40-67028/07-127-395 указали, что затраты на приобретение даже не кулеров, а самой воды являются составной частью расходов на обеспечение нормальных условий труда, а в налоговом законодательстве не содержится требования представить документ о качестве водопроводной воды. Аналогичный вывод сделали и ФАС Московского округа в Постановлении от 05.05.2009 N КА-А40/3335-09 по делу N А40-47054/08-108-151, ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 31.01.2007 N Ф04-9283/2006(30504-А45-33) по делу N А45-4392/2006-39/245.

Однако такую лояльность судьи демонстрируют не всегда. Есть пример решения, в котором суд признал необоснованными расходы на приобретение питьевой воды и оплату вспомогательного оборудования для ее потребления при наличии централизованного водоснабжения (Постановление ФАС Уральского округа от 05.09.2006 N Ф09-7846/06-С7 по делу N А60-41504/05).

Но это скорее исключение из правил. Справедливости ради стоит заметить, что проверяющие все же понемногу отходят от формального подхода к оценке расходов в данном вопросе.

Законодательство в области энергоэффективности

Отечественные производители присваиваю своей продукции классы энергоэффективности, по правилам сформулированным Минпромторгом. Основанием к этому послужило изменение правил маркировки товаров в ЕС в 2010, и реакцией нашего Правительства, выпустившего постановление №1222. Который потом пришлось неоднократно дорабатывать и исключать из списка целые группы товаров.

Обязательное введение маркировки на всю продукцию, составляющее офисное оборудование, которое планировалось ввести в России — было преждевременным. В Европе да и во всем мире никто так не делает. Отсутствуют сами стандарты в отечественной промышленности и способы такого определения, нет лабораторий. Одна лаборатория в Москве на всю страну.

После доработки постановления в него вошли классы наибольшей энергетической эффективности »А+» и »А++», в целях гармонизации соответствия с европейскими странами. Пункт 6 указывает, что маркировку осуществляет производитель, по результатам своих испытаний и тестирования.

Торговая сеть и реализаторы продукции, неправильно восприняли появление дополнительных классов энергоэффективности в маркировке бытовой техники. При продаже идет завышение цен на продукцию на 30% дороже, по сравнением со стоимостью в европейских странах. Что определило снижение продаж техники с маркировками »A+» и »А++».

Основные принципы установления класса энергоэффективности для товаров в России

В постановлении Правительства РФ от 31 декабря 2009 года № 1222 приводятся основные подходы к определению классов энергоэффективности товара. При этом распространяется данное постановление на товары, в том числе импортируемые в Россию.

В постановлении также приведен перечень видов товаров, для которых обязательно указание сведений об энергоэффективности в технической документации. В их число входят различные бытовые приборы (холодильники, телевизоры), а также лифты и лампочки.

Основными принципами классификации товаров по энергоэффективности являются:

• категорирование товаров в установленном нормативно-правовыми документами порядке;
• определение диапазона допустимых значений показателей энергетической эффективности;
• обеспечение гармонизации допустимых значений с уровнем европейских стран;
• использование классификационных обозначений: от A до G (A+, A++ – дополнительно);
• единообразие документации.

Вместе с тем, для товаров, закупаемых для государства и муниципалитетов, введены отдельные правила классификации (постановление Правительства РФ от 31 декабря 2009 г. № 1221). Стоит отметить, что к такой категории товаров также относятся элементы энерго- и водоснабжения зданий. В документе также указаны первичные (более строгие) требования по энергоэффективности, в том числе:

• для бытовых приборов из перечня, указанного выше, классы энергетической эффективности не должны быть ниже двух самых верхних позиций;
• системы управления освещением должны работать либо по расписанию, либо с использованием датчиков нахождения людей в помещениях или датчика освещенности;
• новые и реконструируемые теплогенерирующие объекты должны сочетать выработку тепловой и электрической энергии и достигать КПД выше 70%;
• не разрешается закупка компактных, двухцокольных и дуговых ртутных ламп.

Принятие расходов на приобретение бытовой техники при УСН

А какова ситуация с рассматриваемыми расходами для тех налогоплательщиков, что применяют УСН?

Неважно, применяет ли организация упрощенную систему налогообложения (УСН) или работает на ОСНО (общей системе налогообложения), в обоих случаях необходимо выполнять общие нормы ст. 252 Налогового кодекса РФ

Об этом говорит п. 2 ст. 346.16 гл. 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ.

Однако все мы знаем, что у «упрощенцев», имеющих объект налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов», особый перечень принимаемых расходов. И даже если траты экономически обоснованны, то это еще может ничего не значить.

Ряд специалистов налоговых органов в общем-то обоснованно указывают, что в перечне затрат, учитываемых при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ), расходы на обеспечение нормальных условий труда напрямую не указаны. Именно поэтому, дескать, они не уменьшат налоговую базу вашей организации.

Вывод верный, но, по нашему мнению… неполный. Нормы Налогового кодекса РФ определяют возможность принятия к учету основных средств и материальных расходов (подп. 1, 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

К примеру, компьютер также напрямую не поименован в ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, но споров относительно принятия его к учету в составе основных средств или материальных расходов не возникает.

Почему же иной должна быть ситуация, условно, с холодильником? Оба предмета участвуют в производственном процессе, просто каждый по-своему. Поэтому, на наш взгляд, эти расходы можно принять при исчислении единого налога. Хотя спорность данной позиции очевидна.

Кондиционеры

Кондиционеры маркируются классами энергоэффективности только мощностью до 12 кВт. Классы имеют обозначения от A до G. Кондиционер может работать как на охлаждение комнаты, так и на обогрев, поэтому табличные данные энергопотребления для этих режимов будут отличаться. Хотя стоит отметить, что разница относительно невелика, поэтому на выбор модели рядовым пользователем разница в показателях не особо повлияет.

Класс энергоэффективности для кондиционеров рассчитывается несколько иначе, чем для остальных устройств. Здесь коэффициенты SEER (режим охлаждения) и SCOP (режим обогрева) являются отношением холодопроизводительности (Q) к выходной мощности прибора (N). То есть SEER = Q/N. Поэтому чем выше коэффициент, тем более экономичным является кондиционер. С 2013 года для кондиционеров действует следующая классификация:

Для большей наглядности производитель на этикетке к устройству указывает расчетную потребляемую мощность в год (для предельной нагрузки в 500 часов). Эта цифра лишь приблизительная, так как время работы и климатические условия в разных регионах и у разных пользователей могут быть разными.