Что делать с персональными данными сотрудника при увольнении

Порядок обеспечения вещевым имуществом военнослужащих

При присвоении военнослужащему по контракту воинского звания «генерал-майор» («контр-адмирал») ему выдаются все предусмотренные нормами снабжения для высших офицеров предметы вещевого имущества установленного образца без учета вещевого имущества, полученного в прежнем звании.

Шапка-ушанка меховая, куртка демисезонная повседневная, кашне установленного цвета (черного цвета), футболка с длинными рукавами (фуфайка-тельняшка), кальсоны нательные, перчатки полушерстяные (шерстяные) и носки зимние (полушерстяные) передаются в собственность военнослужащим, увольняемым с военной службы в зимнее время. В летнее время указанные предметы передаются в собственность только тем военнослужащим, которые увольняются в местность (из местности) с особо холодным климатом.

1. Военнослужащего лишили должности по необоснованным причинам – в соответствии с п. 2 ст. 23 ФЗ РФ «О статусе военнослужащих» лицо, чьи права были нарушены, должно быть восстановлено в прежней должности, а при его согласии переведено на другое место (равное или ниже по статусу).Кроме того, ему должны возместить убытки, причиненные в результате вынесения незаконного решения, включая компенсацию морального ущерба (в этом случае потребуется официальное решение судебного органа). Данные правила касаются военнослужащих, работающих по контракту.Согласно действующему порядку при уходе военнослужащего издается два приказа: об увольнении и об исключении из личного состава. Таким образом, если установят, что причина отстранения от занимаемой должности необоснованная, то тогда должны будут отменить оба приказа.
2. В ходе процедуры увольнения были допущены какие-либо нарушения – типичным примером такой ситуации является исключение из личного состава до момента проведения полного расчета с военнослужащим (выплаты денежного довольствия, предоставления продовольственного и вещевого обеспечения).В данном случае подлежит отмене только тот приказ, который касается исключения из личного состава. При этом сам уволенный должен быть восстановлен и оставлен на военной службе до тех пор, пока не будут устранены все допущенные нарушения.

Вас может заинтересовать :: Если Долго Жил В Чернобыльской Зоне Полагается Едв

Однозначно также последует увольнение по инициативе руководства, если в период действия контракта военный получит гражданство другой страны. Если же родственники выехали на ПМЖ в иное государство, то этот факт не может служить прямой причиной отстранения от службы: в ст. 51 ФЗ-53 об этом ничего не сказано.

75. Рабочие и служащие, призванные на действительную военную службу и имевшие ко дню последней выплаты заработной платы право на пособие по случаю рождения ребенка, сохраняют это право в период пребывания на действительной военной службе, если ребенок родился в течение девяти месяцев после указанного дня.

57. При назначении на должность, переводе и перемещении по службе или служебной командировке продолжительностью свыше шести месяцев военнослужащих сверхсрочной службы, прапорщиков, мичманов и лиц офицерского состава, если это связано с переездом, а также в случае перемены места расквартирования воинской части, члены семей указанных военнослужащих, проживающие совместно с ними, при следовании к новому месту службы, к месту служебной командировки или к новому месту расквартирования воинской части имеют право на проезд за счет средств Министерства обороны.

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

• по нетрудоспособности;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
• количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

• по форме СЗВ — М;
• по форме СЗВ – СТАЖ;
• раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил. Это можно сделать 2 способами:

Это можно сделать 2 способами:

• можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
• можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 — 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

• 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
• 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

   В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение. Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения

Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!

Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения. После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

• документы точно больше не понадобятся;
• в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно:не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Ответственность за нарушение порядка по уничтожению документов

Соблюдение Закона об архивном деле подлежит контролю следующими органами:

• Федеральными органами госвласти;
• Органами госвласти субъектов РФ;
• Органы исполнительной власти по субъектам РФ по архивным делам.

Такими ведомствами производятся проверки по выполнению компаниями требования соблюдения законодательства по архивному делу. В случае нарушения этих требований, компании подлежат следующим видам ответственности:

• Гражданско-правовой;
• Административной;
• Уголовной.

Штрафные санкции при нарушении правил уничтожения определяются статьей 13.20 КоАП РФ. Размеры штрафов предусмотрены следующие:

• 100 – 300 рублей – для граждан;
• 300 – 500 рублей – для должностных лиц.

При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу нескольких требований, штраф будет накладываться по каждому из них.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

• нарушение конфиденциальности;
• утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

• полное соблюдение засекреченности данных;
• отсутствие лишних трат;
• получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

• единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
• не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
• шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

• чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
• если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
• с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Как заполнить бланк акта

Составить документ можно на компьютере или от руки. Также можно распечатать бланк и внести в него все сведения

Важное правило — чтобы на бумаге стояли «живые» подписи членов комиссии

Полностью заполненный документ будет содержать следующую информацию:

1. Наименование организации о ее реквизиты.
2. Гриф «Утверждаю» для начальника ведомства. После заполнения акта он ставит здесь свою подпись и дату утверждения.
3. Дату и место составления акта.
4. Наименование документа: акт уничтожения служебных удостоверений. Его номер.
5. Состав комиссии. Здесь указывают председателей и членов комиссии: их должности, звания, ФИО.

Суть акта: комиссия отобрала бланки, необходимые для уничтожения.
Список удостоверений, необходимых для уничтожения. Этот пункт оформляют в виде таблицы. Указывают порядковый номер записи, номер удостоверения, должность или звание, ФИО сотрудника ведомства, примечание.
Указание количества удостоверений прописью.
Подписи членов и председателя комиссии, подтверждающие количество удостоверений.
Указание на то, что все отобранные удостоверения сверены и уничтожены (путем сжигания, измельчения и т.д.).
Подписи членов и председателя комиссии, подтверждающие факт уничтожения служебных удостоверений.
Подпись работника, подтверждающего внесение данных об уничтожении в журнал учета служебных удостоверений.

Важно! Если будет отсутствовать подпись хотя бы одного члена комиссии, то документ не будет иметь силу

Выплаты при увольнении

При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.

При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:

• заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении. К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата – это исключительная инициатива работодателя. Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.

Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей. Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня. Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.

Персональные данные работника после увольнения

ФЗ. Однако просто существование закона «О защите персональных данных еще не дает права работодателю по умолчанию накладывать ответственность на сотрудников, имеющих доступ к личным сведениям. Необходимость оформления обязательства о неразглашении информации продиктована Постановлением Правительства от 15. 09. 2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации». Согласно пункту 6 Постановления, «Лица, осуществляющие обработку… данных… должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, …а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами…».

Кроме того, обязательной к исполнению мерой по защите личной информации является назначение приказом лиц, ответственных за обработку (ч. 1 ст. 22. 1 Закона № 152-ФЗ).

Преждевременное уничтожение дел

Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.

Если дело касается документов по налогообложению и бухучёту, сумма штрафа на должностной лицо увеличится и составит:

• от 5 до 10 тысяч рублей при первом нарушении
• от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификация от 1 до 2 лет при повторных нарушениях (статья 15.11 КоАП РФ).

Предусмотрено ещё более жёсткое наказание — лишение свободы до 1 года согласно статье 325 Уголовного Кодекса РФ. Это будет грозить в случае специального уничтожения документов, приведшее к тяжёлым последствиям. Например, утилизация кадровых документов по расчёту стажа, что привело к уменьшению начисленной пенсии.

Поэтому, чтобы избежать непредумышленного нарушения, уничтожаемые архивные документы следует тщательно проверять. Особенно в случаях, когда в одну папку попадают бумаги разного характера, сроков хранения и происхождения.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

• написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
• направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

• написать жалобу в инспекцию по труду;
• написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

• при личном посещении;
• почтовым отправлением;
• через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан – с помощью онлайн – приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения – 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Процедура закрытия

Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:

1. Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
2. В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
3. Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
4. Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.

После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.

Что ожидает

Какое наказание может получить человек за то, что похитил чужой паспорт или другой личный документ? Согласно части 2 ст. 325 УК РФ санкции здесь могут быть следующими:

• арест (максимум на 3 месяца);
• штраф не больше 80 тысяч или в сумме дохода виновного за период до 6 месяцев;
• обязательные работы здесь могут назначены только на 360 часов;
• исправительный труд до одного года.

Сразу следует отметить, что тюремного заключения для человека, похитившего чужие, личные документы, здесь не предусмотрено. Как показывает практика, виновный направляется судом на исправительные работы или платит штраф в сумме, указанной в приговоре.

Ответственность, если нарушить сроки выдачи документов уволенному сотруднику

Если работодатель нарушит сроки передачи документов увольняемому сотруднику, то его могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ на 30 000 – 50 000 руб. Кроме того, штраф для ИП и должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 руб.

Если в день увольнения никак не получается вручить сотруднику документы лично в руки, то ему нужно направить уведомление. В нем написать о том, что ему надо прийти за документами либо дать согласие на их пересылку по почте. Если такое согласие будет получено, то документы можно отправить заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

При увольнении сотрудника бухгалтер зачастую сталкивается с различными вопросами по расчету окончательной суммы. Чтобы не сделать ошибки и не допустить судебного разбирательства с работником, используйте программу 1С: ЗУП. Она поможет рассчитать все суммы при окончательном расчете в соответствии с действующим законодательством.
Чтобы узнать как автоматизировать рутинные задачи, сэкономить время и снизить риск ошибок, связанных с человеческим фактором с помощью 1С:ЗУП обращайтесь к экспертам Первого Бита в вашем городе.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Как «1С:Документооброт» решает проблемы удаленки
Код выполняемой функции в СЗВ-ТД в 2021 году

Уничтожение бухгалтерских документов

Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения выделен в отдельную категорию, поскольку у него есть некоторые особенности, которые регламентируются Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом «О бухгалтерском учёте».

Они устанавливают минимальный срок хранения налоговых и бухгалтерских документов в 5 лет. При наличии несоответствий в сроках хранения документов, указанных в приказах Минкультуры, Росархива с показателями НК РФ и указанного Федерального закона, приоритет будет оставаться за последними.

Факт нарушения сроков хранения документов могут выявить при выездных или камеральных налоговых проверках. Кроме того, преждевременное уничтожение финансовых документов может нанести вред самому предприятию, например, из-за отсутствии оснований для подтверждения своей правоты в судах или спорах с государственными органами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.

Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.

В правовые акты правильной утилизации входят:

• ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
• приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
• постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник. Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.

Хранение официальных бумаг

Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.

Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:

Проводить обработку всех данных, подробно изучать их. На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Для защиты информации назначать официальных представителей. Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело

Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена. Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно

Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела. Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.

По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.

Общие сведения

В различных ведомствах при частичной или полной замене служебных удостоверений испорченные или сданные работниками удостоверения необходимо уничтожать. Как правило, делают это не реже чем раз в полгода.

Процедуру осуществляет специально созванная комиссия. Ее формируют приказом на постоянной основе или периодически перед каждой процедурой уничтожения.

Порядок уничтожения служебных удостоверений следующий:

1. Руководство ведомства издает приказ об уничтожении удостоверений.
2. Комиссия берется за работу, определяет количество бланков и сданных удостоверений, которые необходимо уничтожить.
3. Комиссия составляет акт, в котором фиксирует количество удостоверений, которые должны быть подвергнуты уничтожению, их номера, ФИО и должности сотрудников, кому эти бланки принадлежали. После того как материалы будут уничтожены, комиссия делает в акте соответствующую запись и в подтверждение этого факта ставит свои подписи.
4. В журнале учета служебных удостоверений ответственное лицо ставит отметку. А также расписывается в акте.

Унифицированной формы такого бланка не существует. Каждое ведомство разрабатывает и закрепляет его специальным приказом. Например, бланк для МЧС РФ указан в приложении №6 к Инструкции о порядке изготовления, оформления и выдачи служебных удостоверений личному составу федеральной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, которая была утверждена приказом МЧС РФ от 17.05.2005 года №400.

К сведению! Данные действия — уничтожение негодных служебных удостоверений — также производят и частные охранные компании, а не только государственные учреждения.

Условия уничтожения документов

Работникам бухгалтерии и другим ответственным за работу с документами сотрудникам предприятия нельзя утилизировать бумаги по собственному желанию. Архивные дела могут быть уничтожены только в трёх случаях:

• при истечении срока их хранения;
• при потере актуальности и практического значения;
• при порче документов.

Под порчей подразумевается невозможность использования документа при неправильном хранении, выцветшие записи, расплывшиеся пятна. Если документ нельзя прочесть и распознать, он подлежит утилизации. Но даже в этом случае уничтожать их придётся строго регламентированным методом.

Потеря актуальности предполагает ликвидацию копий, дубликатов и оригиналов бумаг, которые заменены новыми версиями. Их хранение больше не требуется, так как при их уничтожении вся необходимая информация сохранится в других источниках и может использоваться для нужд организации.

Можно ли уничтожать архивные документы компании-банкрота?

Казалось бы, ну все равно компания банкрот, чего бумагу-то хранить? Но не все так просто.

Пару лет назад в Экономколлегии ВС рассматривали ответственность арбитражного управляющего, который, в рамках дела № А40-108749/2011, уничтожил архивные документы должника через 7 лет после начала процедуры. Что показалось подозрительным одному из кредиторов, ведь управляющий избавился от бумаг всего через два месяца после принятия судом заявления о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих лиц должника.

Управляющий мотивировал свои действия тем, что смысл в дальнейшем хранении отсутствовал. Кредитор же считал, что это деяние не позволит ему собрать доказательства для привлечения контролирующих лиц к субсидиарке.

С арбитражным управляющим согласилось три инстанции. Но Экономколлегия ВС решила, что нижестоящие суды недостаточно вникли в суть этого дела.

«Законодательство не позволяет конкурсному управляющему по своему усмотрению уничтожать документацию должника, которая потенциально относится к доказательствам по делу, до конца конкурсного производства, даже если кредиторы не против», — такой вывод сделал ВС.

Особенно если в деле есть нерассмотренное заявление о привлечении контролирующих лиц к субсидиарной ответственности, отметила экономколлегия. Поэтому она назвала преждевременными решения нижестоящих инстанций.