Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2022 году. образец приказа на утилизацию документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Порядок уничтожения документов

Чтобы законно уничтожить бумаги, нужно обеспечить их предварительную экспертизу. Обычно в организациях присутствует комиссия из сотрудников. Но если оценка не проводится каждый год, руководитель подписывает приказ о создании совета.

Советуем почитать: Загрязнение почвы химическими веществами: последствия и охрана

Экспертная комиссия проводит мониторинг ценности документов с составлением описи дел с постоянным и временным хранением на передачу в архив. В обязанности также входит формирование акта о выделении документации на уничтожение. После одобрения составленного акта на заседании, он передается начальнику для утверждения.

При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Ответственность за нарушение правил утилизации

Если организация нарушила порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, то возможно наступление ответственности.

Вид ответственности	Состав правонарушения	Санкции
Административная	Нарушение правил, комплектования, учета хранения или использования архивных дел —	предупреждение; штраф гражданам — до 3000 руб.; штраф должностным лицам — до 5000 руб.; штраф юридическим лицам — до 10 000 руб.
Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (в частности, отсутствие первичной учетной документации из-за несвоевременной ее утилизации) —
Уголовная	Уничтожение официальных бумаг, которое совершено из личной заинтересованности (например, в корыстных целях) — ст. 325 УК РФ	штраф в размере до 200 000 руб. или дохода осужденного за период до полутора лет; обязательные работы до 480 часов; исправительные работы до двух лет; принудительные работы до года; арест до четырех месяцев; лишение свободы до года.

Лицам, ответственным за делопроизводство, следует внимательно относиться к избавлению от деловых бумаг, так как наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения вполне серьезно.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

5Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Зачем уничтожать бухгалтерские документы

Любая хозяйственная операция в компании в обязательном порядке должна быть документально подтверждена. Таким образом, наличие оправдательных документов и легкий доступ к ним являются непременными для каждой организации.

Чем дольше существует компания, тем больше бумаг у нее накапливается. Рано или поздно перед руководителем возникает вопрос о порядке избавления от них.

Но какие документы и в каком порядке можно ликвидировать? Давайте разберемся в этом вопросе.

После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет. Этот срок устанавливает закон о бухгалтерском учете.

Однако существует ряд бумаг, сохранность которых должна быть обеспечена на постоянной основе, например годовая отчетность.

Если бумаги не относятся к архивному фонду фирмы, то она может сама определить порядок их уничтожения, прописав его в локальных нормативных актах. Это возможно потому, что в законодательных актах этот аспект не уточнен.

Для хранения бумаг, не подлежащих уничтожению, можно организовать отдельный архив. Что же касается бухгалтерских бумаг, срок хранения которых составляет десять лет, то они в архив не передаются, а остаются в бухгалтерии и по прошествии времени ликвидируются.

В отношении некоторых категорий бумаг установлен индивидуальный порядок хранения и его сроки.

Часто бухгалтеры сталкиваются с тем, что в различных законодательных актах указаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. Это может быть связано с их принадлежностью как к бухгалтерскому учету, так и к налоговому.

В этой ситуации стоит опираться на тот законодательный акт, который обозначает больший срок.

Оформление процедуры уничтожения документов

При принятии решения об уничтожении бухгалтерских документов экспертная комиссия составляет акт. Форму такого акта организация разрабатывает самостоятельно.

После составления акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, организации следует оформить сам факт их уничтожения. Сделать это можно с помощью разрыва документов вручную, с помощью автоматических уничтожителей документов – шредеров, посредством сжигания или передачи их в организации, собирающие макулатуру.

Засвидетельствовать факт физического уничтожения документации можно соответствующим актом, форму которого организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов в качестве утильсырья можно использовать накладную.

Приведем примерные формы актов для оформления процедуры уничтожения бухгалтерских документов, срок хранения которых истек (см. образцы 2 и 3).

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы); — умышленного или незапланированного хищения; — преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

невозможность восстановления ликвидированных документов;
высокая скорость измельчения бумаги;
сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Сжигание имеет и недостатки:

Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства. Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов

Но они мало распространены

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Условия уничтожения документов

Работникам бухгалтерии и другим ответственным за работу с документами сотрудникам предприятия нельзя утилизировать бумаги по собственному желанию. Архивные дела могут быть уничтожены только в трёх случаях:

при истечении срока их хранения;
при потере актуальности и практического значения;
при порче документов.

Под порчей подразумевается невозможность использования документа при неправильном хранении, выцветшие записи, расплывшиеся пятна. Если документ нельзя прочесть и распознать, он подлежит утилизации. Но даже в этом случае уничтожать их придётся строго регламентированным методом.

Потеря актуальности предполагает ликвидацию копий, дубликатов и оригиналов бумаг, которые заменены новыми версиями. Их хранение больше не требуется, так как при их уничтожении вся необходимая информация сохранится в других источниках и может использоваться для нужд организации.

Ответственность за ненадлежащее уничтожение документов

В общем виде ответственность за нарушения, связанные с процедурой уничтожения бумажных или электронных документов, прописана в ФЗ «Об архивном деле».

К случаям нарушения, в связи с которыми наступает ответственность, относятся:

Неправомерная процедура ликвидации (например, сроки хранения еще не истекли).
Потеря бумаг, срок действия которых не истек.
Нарушение требований по комплектованию, классификации и т.п.
Нарушение условий хранения.

Конкретные меры ответственности регулируются НК, КоАП и УК.

вид нарушения	ответственность
несоблюдение требований хранения, комплектации	300-500 руб.
грубое несоблюдение правил оформления бухотчетности	2000-3000 руб.
утрата первичных документов за 1 период	10000 руб.
утрата первичных документов за 2 и более периодов	30000 руб.
если уничтожение привело к снижению суммы налога	20% от этого налога, минимум 40000 руб.
преднамеренное сокрытие документов, уклонение от их передаче налоговой инспекции	штраф от 100000 руб. или исправительные/принудительные работы до 24 мес. или заключение на тот же срок

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Особенности уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение документов неозможно без проведения экспертизы Бухгалтерская отчётность тщательно контролируется законодательством, а различные финансовые отчёты привлекают особое внимание налоговых органов. Самовольно заниматься уничтожением документов категорически запрещается, так же, как и осуществлять попытки по их сокрытию

Все отчётные документы и финансовые заключения должны быть заархивированы и сохранены в течение 5 лет. Но существуют некоторые виды отчётностей, на которые государственные органы налагают дополнительное время хранения. Если эти условия не будут соблюдены, и бумаги будут уничтожены, то ответственным за это будет руководитель фирмы.

Вышеописанная информация относится только к тем организациям, которые в течение всего времени осуществления своей деятельности не несли убытки. Если финансовые потери всё же присутствовали, и их распределяли на следующие периоды, то все подтверждающие бумаги должны быть сохранены. Нельзя проводить уничтожение документов до тех пор, пока не выйдет срок распределения. После этого можно ликвидировать бумаги обычными способами.

Акт об уничтожении документов (образец)

Проводить процедуру необходимо с соблюдением всех правил, с обязательным составлением акта. Если документы будут сформированы неверно, то может быть наложено взыскание за грубое нарушение сроков хранения.

Если юридическое лицо не в состоянии содержать отдельную архивную службу, ему следует нанять ответственных сотрудников. В их обязанности должна входить проверка подлинности, постоянный контроль хранения бумаг и своевременная ликвидация документов с истёкшим сроком годности.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги ликвидации документов включают в себя такие процедуры:

подача грузового автомобиля-уничтожителя;
перенос бумажной массы грузчиками;
ликвидация всей документации (в присутствии заказчика);
перевоз отходов;
составление свидетельства о предоставлении профессиональных услуг.

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией. Подготовка к уничтожению:

Подготовка к уничтожению:

изъятие соответствующих документов из места их хранения;
освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание! Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение. Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить

Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание! Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, образец перечня документов со сроками хранения. что входит в номенклатуру дел

что входит в номенклатуру дел

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Передача документов на утилизацию по накладной.

Как избавиться от секретных архивных дел

Секретные бумаги содержат конфиденциальные данные. В организации создается локальный акт, регламентирующий утилизацию таких бумаг: инструкция о порядке уничтожения секретных документов или инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Конфиденциальные дела держатся в архиве отдельно от остальных.

Локальным актом устанавливается порядок уничтожения секретной документации:

Проведение экспертизы ценности, составление акта о выделении бумаг к утилизации с подробным их описанием.
Уничтожение архивных папок с соблюдением конфиденциальности: в отдельных помещениях, способом, исключающим восстановление (шредер с мелким измельчением).
Утилизация всех копий секретных архивных дел.

Как фактически происходит утилизация

Правилами предусмотрены следующие способы уничтожения документов:

физический (примеры — ниже);
программно-технический (примеры — в следующем разделе).

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения, поэтому каждая фирма вправе выбирать свой метод избавления от макулатуры.

Обычно уничтожение документов осуществляется физически путем:

Сжигания. Это надежно: информация уничтожается полностью. Однако для реализации необходимо иметь производственную печь.
Измельчения. Часто возникает вопрос: какой метод уничтожения документов считается самым распространенным? Так вот ответ — измельчение. Просто рвать дела неправильно. Обычно используется шредер.
Химического воздействия. Под влиянием химических средств бумага размягчается и становится просто массой. Но это долго и требует значительных финансовых затрат.

Обратите внимание! Существуют специальные компании, занимающиеся уничтожением документации. Рекомендуем! При использовании услуг сторонней фирмы следует оформить передачу материалов приемо-сдаточным актом и предусмотреть в договоре пункт об обеспечении конфиденциальности передаваемых материалов

Рекомендуем! При использовании услуг сторонней фирмы следует оформить передачу материалов приемо-сдаточным актом и предусмотреть в договоре пункт об обеспечении конфиденциальности передаваемых материалов.

Допустимо также согласовать присутствие своего сотрудника в момент непосредственной утилизации в целях контроля.

Вывод! Наименее затратно провести уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно можно, если на предприятии есть печь или шредер.

Какие документы лучше сохранить!

документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Учитываем сроки хранения документов

Во-первых, при ликвидации архива надо руководствоваться сроками хранения документов. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены специальным «Перечнем».

Сроки хранения различных документов

Cрок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения сделки;
10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи основных средств, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
50 или 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 50 или 75 лет.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса организации.

Ликвидация архива с истечением срока хранения документов

Таким образом, ликвидация архивов происходит поэтапно в соответствии с истечением срока хранения документа. Порядок уничтожения бухгалтерских документов определяется специально составляемой экспертной комиссией, квалифицированной для принятия решений относительно отбора бумаг на уничтожение.

За неправильное хранение (утерю) — штраф

Потерять документы или неправильно их хранить — это административное правонарушение. Нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 КоАП).

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).
С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Как составляется акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Составляя акт на уничтожение бухгалтерских бумаг, экспертная комиссия должна тщательно проверить их на соответствие требованиям по сроку хранения. Исходя из норм законодательства, занесению в акт подлежат исключительно документы, чей срок хранения закончился до первого января текущего года. Другими словами, если бумага, подлежащая хранению в течение пяти лет, была сдана в архив в 2014 году, то она может быть включена в акт только в 2020 году.

Акт на уничтожение формируется в произвольной форме, но в обязательном порядке должен содержать в себе сведения об уничтожаемых документах, включая сроки сдачи в архив и сроки окончания хранения.

Каждый член комиссии, а также руководитель организации должны поставить свою подпись в акте, который в дальнейшем заверяется печатью.

Способы избавления от бумаг могут быть различны: сжигание, уничтожение ручным способом, шредирование, сдача в макулатуру.

Приняв решение ликвидировать документы методом сжигания, компания в обязательном порядке должна убедиться, что она не нарушает норм пожарной безопасности. При больших объемах имеет смысл обратиться в организации, занимающиеся переработкой.

Кроме того, организация может заключить договор с пунктом приема макулатуры и сдать бумаги туда. Этот способ наиболее выгоден компании, поскольку позволяет получить дополнительные финансовые ресурсы, которые пойдут в дальнейшем на ее нужды. Сумма, вырученная организацией, зависит от веса бумаг и цены за килограмм.

Члены комиссии могут просто разорвать документы или шредировать. На усмотрение комиссии мелкие кусочки могут быть подвержены сжиганию или действию химических веществ с целью их растворения. Однако применение химикатов невыгодно компании, поскольку требует от нее денежных затрат.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

Подготовка к уничтожению:

изъятие соответствующих документов из места их хранения;
освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

Подготовка к уничтожению:

изъятие соответствующих документов из места их хранения;
освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

Какие документы лучше сохранить!

документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

Шредирование – самый популярный и простейший способ
Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.

Шредеры могут проводить измельчение документов полосами, имеющими ширину 3,9-6 миллиметров, или крошкой с диаметром менее 0,5 миллиметров. Размер бумажных частиц зависит от степени конфиденциальности информации на бумажном носителе.

флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

На предприятии бумаги погружаются в печь, где полностью уничтожаются. После этой процедуры заказчик получает акт утилизации. Такой метод утилизации документов наиболее надежный и конфиденциальный.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.