Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Содержание выемки

Содержание выемки заключается в изъятии определенных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела. Процесс непосредственной выемки предметов и документов состоит из двух этапов: отбор объектов и их изъятие.

В большинстве случаев в производстве выемки должны принимать участие специалисты — лица, обладающие специальными знаниями в соответствующей области (бухгалтер, экономист, инженер, криминалист и т.д.), которые могут обратить внимание следователя на признаки объектов, представляющих интерес для расследования, выявить латентные связи намеченных к выемке объектов с другими предметами и документами, имеющими значение для уголовного дела.

При выемке почтово-телеграфных отправлений следователь подбирает понятых, как правило, из числа сотрудников почтовых отделений.

Детальный осмотр изъятых предметов и документов обычно производится на месте выемки и данные этого осмотра фиксируются в протоколе выемки. Однако если для осмотра требуются специальные знания или различные технические устройства и приборы, а также необходимо длительное время для его осуществления, то осмотр изъятых предметов обычно производиться в другом месте как самостоятельное следственное действие,
о результатах которого составляется отдельный документ.

Протокол предъявляется для ознакомления всем лицам, участвующим в данном следственном действии, затем он подписывается следователем и другими участниками. Протокол выемки составляется в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр остается у владельца помещения или администрации соответствующего учреждения, предприятия.

Подготовка к выемке

С целью получения положительных результатов к проведению выемки необходимо подготовиться, а именно:

• определить место, время и лицо, у которого должна быть произведена выемка;
• определить участников следственного действия и лиц, которые должны присутствовать при его производстве;
• установить предмет выемки и его индивидуальные признаки;
• пригласить понятых.

Содержание подготовительных действий зависит от объема информации, которой располагает следователь, от сложившейся следственной ситуации, а также особенностей документов или предметов, подлежащих изъятию.

Выемка документов и предметов обычно проводится в организациях, предприятиях и учреждениях. При подготовке к выемке следователь должен:

• изучить делопроизводство и бухгалтерскую документацию данного предприятия, учреждения или организации;
• ознакомиться с продукцией данного предприятия;
• получить техническую консультацию, справочные сведения у не заинтересованных в исходе дела бухгалтеров, технологов, экономистов;
• определить степень секретности предполагаемых к изъятию документов и предметов.

Решение этих вопросов крайне важно, так как выемка не часть обыска, а самостоятельное следственное действие, при котором должны быть определены искомые объекты и их местонахождение. Особого внимания требуют подготовка и разработка плана проведения выемки на случай осложнений и преобразования выемки в неотложный обыск.

Фиксация результатов выемки

Процесс и результаты выемки фиксируются в протоколе. В нем целесообразно указать:

1) место и дату производства выемки, время ее начала и окончания;

2) должность, фамилию, инициалы лица, составившего протокол;

3) место обнаружения искомых объектов (при этом особенно подробно описываются тайники); выданы они добровольно или изъяты принудительно;

4) точные наименование, назначение, размеры, форму, цвета и другие признаки всех обнаруженных и изъятых объектов.

Каждый объект должен быть описан так, чтобы его можно было выделить среди аналогичных. Если имеется паспорт к вещи, он изымается вместе с ней. При изъятии денежных купюр указываются их серии и номера. Если изымаемый предмет имеет значение вещественного доказательства, он соответствующим образом упаковывается;

5) факты и обстоятельства повреждения или разрушения отдельных объектов в ходе изъятия.

Документы, содержащие информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, могут быть подвергнуты изъятию путем выемки на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном ст. 165 УПК.

Протокол о производстве выемки документов

В конце процедуры выемки документов инспекторы составляют протокол о производстве выемки, изъятия документов и предметов по установленной форме ( к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@), соответствующий требованиям ().

В протоколе перечисляют и подробно описывают изъятые документы, а также отражают все действия, произведенные во время выемки. Документ должен иметь следующие данные ():

• место и дату составления;
• время начала и окончания выемки документов;
• должность, Ф.И.О. инспектора, который составил протокол;
• сведения о лицах, которые участвовали в выемке (их Ф.И.О., адрес, гражданство и т.п.);
• сведения об объектах выемки (изъятых документах);
• подробное описание результатов выемки документов.

Налоговики перечисляют и описывают изъятые документы либо в самом протоколе, либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества. Все изымаемые документы предъявляют понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки документов, и в случае необходимости упаковывают на месте выемки (, ).

Как указывают суды, отсутствие подробной описи изъятых документов (например, указание лишь коробок) является основанием для признания выемки документов незаконной (пост. ФАС УО от 08.05.2013 № Ф09-3634/13, от 25.04.2011 № Ф09-2131/11, ФАС ПО от 10.03.2011 № А12-9423/2010, ФАС ЗСО от 28.10.2009 № Ф04-6657/2009, ФАС СЗО от 27.06.2008 № А56-49087/2006).

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа компании скрепить печатью или подписью изымаемые документы инспекторы делают специальную отметку об этом в протоколе ().

После составления протокола проверяющие знакомят с ним всех участников выемки (, ) и вручают его копию под расписку ответственному лицу или представителю компании. Если вручить копию лично невозможно (например, отсутствует представитель), то ее высылают по почте на адрес фирмы, указанный в ЕГРЮЛ ().

Обратите внимание, в случае, если изъяты оригиналы документов, инспекторы обязаны предоставить компании их копии, заверенные должностным лицом налогового органа. Если это невозможно сделать сразу при изъятии, контролеры вправе передать копии в течение пяти рабочих дней после выемки (, )

Еще один очень важный момент. В Кодексе отсутствует норма об обязанности инспекторов вернуть изъятые в рамках процедуры выемки оригиналы документов.

Во избежание их невозврата компании следует направить в инспекцию, осуществившую выемку документов, письмо с просьбой вернуть изъятые подлинники.

Если налоговики все же откажутся возвращать документы, то вернуть их можно будет через суд, объяснив при этом арбитрам все негативные последствия для компании, к которым привел либо может привести такой невозврат оригиналов (пост. ФАС СКО от 26.01.2010 № А32-8547/2008-12/69, от 06.02.2007 № Ф08-173/07-83А, ФАС ЗСО от 28.05.2008 № Ф04-3281/2008(5641-А27-15), от 29.07.2008 № Ф04-4594/2008 (8820-А03-31)).

Подводя итог, перечислим моменты, которые нужно помнить компании о процедуре выемки документов:

• не допускается выемка в ночное время ) (промежуток времени с 22.00 до 06.00 по местному времени ());
• не подлежат изъятию документы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки ();
• инспекторы обязаны доказать факт отказа компании от добровольной выдачи документов и обосновать необходимость проведения выемки (пост. ФАС ПО от 15.03.2002 № А65-9220/2001-СА1-29к);
• выемку производят в присутствии не менее двух понятых, а также ответственных лиц компании или ее представителя (, );
• инспекторы обязаны перед началом процедуры выемки разъяснить всем присутствующим при ней лицам их права и обязанности ().

Екатерина Сыркова, ведущий юрисконсульт департамента налоговой политики компании «Мечел»

Изъятие документов: порядок действий и советы по уменьшению рисков

В статье 94 НК РФ установлено, что изъятие документов, именуемое выемкой , не может быть произведено вне рамок выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Выемка документов в порядке налогового контроля имеет место быть в том случае, если налогоплательщик в рамках выездной налоговой проверки не предоставил налоговому органу затребованные документы в течение 5 дней . При этом налоговый орган обязан предъявить соответствующее постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.

Полный перечень органов, правомочных осуществлять изъятие документов при проведении оперативно-розыскных мероприятий, установлен ст. 13 закона «Об оперативно-розыскной деятельности».

На территории России право осуществлять такую деятельность предоставляется оперативным подразделениям: Практические рекомендации в ходе оперативно-розыскных мероприятий В силу обширности темы в рамках данной статьи мы рассмотрим, на каких основаниях и как регламентирован порядок изъятия в деятельности налоговых органов и служб, задействованных в оперативно-розыскной деятельности. Помимо журнала «Счетоводство», до революции 1917 г. в России выпускались также журналы «Журнал Общества счетоводов», «Коммерческий мир», «Коммерческое образование», «Счетоводный вестник». Второй период развития бухгалтерского учета в России начался после Октябрьской революции (1917 г.). В новом социалистическом государстве сформировалось два взгляда на дальнейшее развитие учета. Сторонники первой тенденции настаивали на ликвидации денег, а другие стремились оставить бухгалтерский учет в дореволюционном виде.

Когда первичный документ является письменным свидетельством, доказательством какого-либо действия в процессе учета, то его изъятие может отрицательно сказаться на деятельности хозяйствующего субъекта, а несвоевременное изъятие может привести к уничтожению документов. Изъятие Ї это принудительное лишение организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами. Большую сложность представляют изъятие документов и получение необходимых сведений из банковских учреждений. Законодательство предусматривает, кроме изъятия, такой способ получения документов для ознакомления с ними, как истребование документов.

Истребование оформляется письменным запросом.По полноте охвата наименований проверяемых ценностей: сплошные охватывают все разновидности наименований товарно-материальных ценностей, средств и расчетов;2) выборочные инвентаризации проверяется только какая-то совокупность материальных ценностей.

Как заполнить акт выемки документов

Акт выемки материалов и вещей в распечатанном виде заполняется «от руки», так как это происходит «на месте»

Цвет пасты не играет роли.
В обновленном формуляре появились дополнительные сноски, на которые стоит обратить внимание:

• Указывая Ф.И.О., отчество пишут только при наличии такового в паспорте, а поле КПП действует для предприятий.
• В графе, которая гласит о предложении добровольно выдать запрашиваемые бумаги, обязательно указывают, согласилось ли лицо на добровольный поступок или отказалось. То же касается и добровольного вскрытия помещений.
• В акте есть строка, в которой указывают список изъятой документации и предметов. Если следственные органы или представители служб забрали очень много бумаг и предметов, то их описывают в приложении. В этом поле ставят соответствующую подпись. Например, «Документы и предметы перечислены в описи, прилагающейся к протоколу».
• Если службы забрали оригиналы материалов, то соответствующие сведения указываются в строке нижеследующей от описи изъятой документации.
• Обязательно заполняют названия и номера приложений, если таковые прикреплены к протоколу.
• Если протокол предоставляют «на бумаге», то в последней строке вручную указывают Ф.И.О. и ставит резолюцию человек, получивший акт о выемке документации.

Заполнение протокола, составленного собственноручно, требует особого внимания, так как допущение малейших ошибок аннулирует юридическую силу формуляра.

Обэп изъял документы

Здравствуйте. Ждать. В соответствии же со ст. 81 УПК РФ изъятые в ходе досудебного производства, но не признанные вещественными доказательствами предметы, включая электронные носители информации, и документы подлежат возврату лицам, у которых они были изъяты, с учетом требований статьи 6.1 данного Кодекса. То есть речь идет о. разумных сроках.

2 октября у нашей организации сотрудники ОБЭП изъяли бухгалтерские документы и системный блок без предъявления постановления, без оформления протокола изъятия, якобы на основании жалобы. Правомерны ли их действия? И вот уже прошел месяц, документы и системный блок до сих пор не вернули.

Сколько ОБЭП может держать у себя документы и системный блок? Это был именно ОБЭП, документы свои они показали. Так что ответ, что это были мошенники или конкуренты, неверный. Нашу фирму, в которой я работаю главным бухгалтером, посетил ОБЭП. Изъяли некоторые документы. Через два дня наш генеральный директор сказал мне, что ему и мне нужно явиться на опрос (не допрос) в ОБЭП. Обязана ли я верить директору и ехать туда?

Может он просто меня хочет с собой просто прихватить? Как я понимаю, со мной лично должны связаться по телефону или это нормально через директора? Заранее благодарна за ответ!Я работала в фирме, в один прекрасный день налетел ОМОН, ОБЭП, и т. д. При обыске изъяли документы, в том числе и трудовые книжки. Заведено уголовное дело, руководитель под следствием, я не уволена.

Сейчас никуда не могу устроиться на работу без трудовой книжки. Три дня назад мной было подано заявление в следственную часть с просьбой, вернуть трудовую. Сегодня следователь по телефону отказал в возврате трудовой, в связи ведением следствия.

Сколько дней они имеют право не возвращать мне трудовую книжку? Что мне делать дальше? Заранее Вам благодарна.

Закрепляя обязанность должностных лиц осуществлять прием, регистрацию и проверку сообщений о преступлениях, указанные нормативные правовые акты не предполагают возможность процессуальной проверки сообщения о совершенном или готовящемся преступлении (в том числе полученного из иных, не названных в статьях 141 и 142 УПК Российской Федерации, источников) до его регистрации в установленном порядке.

Отказать в принятии к рассмотрению жалобы граждан Брамма Виталия Викторовича и Навального Алексея Анатольевича, поскольку она не отвечает требованиям Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», в соответствии с которыми жалоба в Конституционный Суд Российской Федерации признается допустимой. Подразумевается ситуация, когда в правоохранительные органы поступает любая информация, в частности анонимная или не относящаяся к фактам, указывающим на признаки преступления. При этом подобное изъятие обнаруженных в ходе осмотра места происшествия следов преступления, предметов и документов не может подменять собой процессуальные, в т. ч. следственные, действия, для которых законом установлены спецпроцедура, другие основания и условия проведения (обыск, выемка, наложение ареста на имущество и т. д.).

Фиксация хода и результатов обыска и выемки

Протокол — основной документ, в котором фиксируются результаты обыска. Дополнительными (вспомогательными) средствами фиксации служат фотоснимки, киносъемка и видеозапись, планы и схемы. В протоколе отражается, что выдано обыскиваемым добровольно, что и где обнаружено, как и где найденное хранилось. Если обнаружен тайник, описываются его расположение, особенности и способ его вскрытия. Если в ходе обыска были предприняты попытки уничтожить или спрятать подлежащие изъятию предметы, документы или ценности, то об этом в протоколе делается соответствующая запись и указываются принятые меры (ст. 182 УПК). Все изъятое описывается таким образом, чтобы каждый предмет был индивидуализирован и отличим от другого (по размерам, весу, индивидуальным признакам и т. д.). Отражается и факт использования фото-, киносъемки и видеозаписи. При большом количестве изъятых однородных объектов обычно составляется опись, прилагаемая к протоколу. В заключение указывается, что изъято и что передано на хранение и кому.

Выемка также оформляется протоколом, отражающим се ход и результаты. В нем также описываются количество, размеры, цвет, вес, индивидуальные признаки, реквизиты изъятых документов и объектов. При необходимости указывается их местонахождение.

Общие сведения

Протокол изъятия бумаг утвержден Приказом ФНС России № ММВ-7-2/189 от 08.05.2015 в Приложении 20.

Акт об изъятии документации ㅡ обязательный документ, который подтверждает, что запрашиваемый список деклараций, бланков и прочего был изъят у лица (компании) в определенную дату и в соответствующем количестве.

Процесс происходит при свидетелях, или понятых, которые ставят подпись внизу протокола. Также к бланку прилагается опись документов и материалов, которые забрали у физ- или юрлица.

Забрать декларации, бланки и прочую документацию, относящиеся к материалам дела, могут три инстанции:

• ФНС;
• таможенная служба;
• представители следственных органов.

Согласно п. 3 ст. 183 УПК РФ ФЗ № 174 от 18.12.2001 (ред. 11.10.2018), представители служб не вправе конфисковывать документы, которые охраняются государством, содержат данные о кредитных счетах владельца, а также вещи, заложенные в ломбарде. Информация на картах памяти и других электронных носителях изымается специалистом-программистом.

Лист акта выемки претерпел изменения в 2015 году. Если до этой даты у формуляра не было кодировки, то с новым приказом ему присвоен шифр КНД 1165016. Смысл содержания бланка не изменен, но переменились термины, расположение реквизитов, полей, а также добавлены новые графы. Изменились особенности при заполнении формуляра.

Прилагающаяся опись изъятой документации также поменялась в содержимом, хотя смысл одинаков ㅡ описание бланков, деклараций, счетов, которые представители службы забрали. Правила заполнения КНД 1165016 остались прежними. Все перемены актуальны на текущий 2018 год.

Постановление о выемке документов

Выемка документов возможна на основании постановления о выемке, изъятии документов или предметов. Такой документ в обязательном порядке должен быть подписан должностным лицом налоговой, вынесшим решение о проведении проверки. Иначе проверяемая компания может обратиться в суд с целью признания постановления недействительным.

В постановлении о выемке должна содержаться следующая информация:

• дата составления постановления;
• ФИО налогового инспектора, вынесшего постановление, а также наименование соответствующего налогового органа;
• сведения об организации, в которой производится выемка документов (наименование, ИНН, КПП);
• причины выемки документов;
• информация об изымаемых документов (наименование документа, его реквизиты);
• дата, подпись и расшифровка подписи лица, получившего постановление (ответственное лицо компании, представитель).

Налоговая свои действия обязана обосновать, то есть представить определенные обстоятельства и факты, подтверждающие намерение налогоплательщика скрыть, заменить или уничтожить документы. Единственным исключением, при котором налоговики не обязаны обосновывать свое право на выемку документов является указание в постановлении о производстве выемке, что для проведения экспертизы требуются оригиналы документов.

Понятые при проведении процедуры выемки документов

Под понятым лицом (ст. 98 НК РФ) понимают физлицо, не заинтересованное в результате дела. Его задача состоит в том, чтобы удостоверить тот факт, что проверяющие совершают определенные действия, их результат и содержание. При проведении налоговой проверке понятые принимают участвовать в случаях:

• если происходит осмотр территорий или помещений проверяемой компании;
• в случае выемки документов (предметов);
• если производится арест имущества.

При проведении определенного мероприятия налоговиками составляется протокол, в котором отражается участие понятых.

Следует помнить, что в ходе проведения проверочных мероприятий, понятые вправе делать какие-либо замечания. При этом эти замечания должны в обязательном порядке заноситься в протокол.

Возможно ли изъятие до возбуждения уголовного дела

При установлении определенных фактов и сбора определенных вещественных доказательств, у следователя остается единственная задача – узнать подробности дела. Сверку показаний организовывают до того, как основные процедуры возбуждения произведены. Это своеобразный провоцирующий фактор, который позволяет определить истину в несовпадающих по показаниям фактов.

Подобные ограничения могут возникнуть в том числе в связи с производством обыска и выемки, сопряженными с принудительным изъятием имущества, проникновением в жилище, вскрытием помещений, хранилищ, запретом покидать место проведения данных следственных действий и т. д. Соразмерность этих ограничений обеспечивается в том числе наличием достаточных данных о признаках преступления, которые и являются основанием для вынесения постановления о возбуждении уголовного дела (ч. 2 ст. 140 УПК РФ). Без достаточных данных о признаках преступления, т. е.

• представители управляющего звена компании – собственницы посещения, в котором проводится обыск или выемка;
• статисты привлекаются, когда проводится такое мероприятие, как опознание;
• адвокаты прочих лиц, задействованных в совершении следственных мероприятий, например, свидетелей.

Перечисленные выше действия дозволяются судебным решением из-за их непосредственного отношения к конституционным гарантиям по личностному критерию.

На что обратить внимание

Протокол КНД 1165016 составляется непосредственно при проведении процедуры

Важно знать о своих правах и правилах проведения непосредственной выемки, чтобы соблюсти закон с обеих сторон. Правила утверждает ст. 9 ФНС России № АС-4-2/12837 от 17.07.2013

1. При оформлении акта присутствуют понятые лица в количестве не менее двух человек.
2. Перед тем, как описать бумагу или вещь, последнюю предъявляют понятым и другим участникам процесса. Каждый изымаемый предмет или документацию упаковывают в конверт, опечатывают при свидетелях и сразу вносят описание в протокол. Затем регистрируют в описи, которая прилагается к акту.
3. Согласно п. 8 ст. 94 НК РФ ч. 1, рекомендовано на месте копировать каждый бланк, декларацию, справку и прочее. Но если такой возможности нет, то сотрудники службы вправе забрать оригиналы и на протяжении рабочей недели со дня конфискации и прислать копии владельцу.
4. По окончании изъятия документации и других материалов лицу, у которого забрали указанное, выдается копия протокола под расписку.
5. Лицо, у которого забирают бумаги и предметы, вправе снимать процесс на видео. В дальнейшем это может пригодиться на судебном разбирательстве.
6. Представители следственных органов либо других служб не вправе забирать документацию, которая находится под государственной тайной, а также предметы, заложенные в ломбард.

После завершения выемки документации протокол подписывают обе стороны ㅡ представители следственных органов, налоговики или таможенники, а также лицо, у которого ценности забирают.

К сожалению, налоговым кодексом не установлены сроки возврата оригиналов, поэтому придется самостоятельно контролировать, как проверяются документы и вещи. А сразу после проверки нужно затребовать конфискованное имущество обратно, если это не запретит арбитражный суд.

Для меньших проблем со службами, а также представителями следственных органов, рекомендовано добровольно отдавать запрашиваемые материалы и ценности. Стоит помнить, что сотрудники служб обязаны вернуть оригиналы документов сразу после проверки и прислать копии в течение первой рабочей недели после изъятия.