Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.
В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.
В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).
Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).
Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:
- запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
- нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
- нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
- необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.
О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».
Если документ утрачен
Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.
Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.
Екатерина Егорова
, редакция «ПБ»
Практическая бухгалтерия
Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями — максимум полезной и нужной информации на одном портале. Получите доступ >>
Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>
Где можно получить справку
Привести транспорт в точку сдачи строительного мусора нельзя. Это можно только в пункте приема металлолома. Главное – заранее уточнить, выдают ли они справку. Если гражданин реализует машину через автомобильный салон по соответствующей программе, он должен выяснить адреса подходящих пунктов. Перед сдачей средства передвижения для уничтожения необходимо снять государственные номера.
По завершении процедуры сотрудники пункта сдачи дают справку для предоставления специалисту отдела ГИБДД. Все организации, занимающиеся переработкой таких отходов, работают с бланками установленного образца.
Экспертная комиссия: состав и функции
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:
• начальника отдела кадров;
• главного бухгалтера;
• начальника юридического отдела;
• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.
Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Когда нужно уничтожать документы
Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.
Для правильности определения срока хранения, позволяющего определить, имеется ли возможность уничтожить разные акты, надо пользоваться специальной номенклатурой дел каждой компании. Нередко возникает необходимость уточнить сроки по разным ведомственным документам или типовым актам.
Важно! Каждая организация обладает возможностью увеличить срок хранения, но не может уменьшать его. При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством
При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством.
Как хранятся и утилизируются официальные документы
Для определения правил, на основании которых хранятся документы, следует учитывать положения специального Перечня, выпущенного Госархивом еще в 2006 году.
В этом документе указывается, какие бумаги и акты должны храниться короткое время, представленное обычно одним годом, тремя или пяти годами, а также какие непременно сохраняются в течение 10, 50 или 75 лет. Некоторые документы вовсе не подлежат уничтожению.
Не имеет значения, в каком именно архиве будут находиться акты, поэтому каждая компания имеет возможность создать даже свой архив.
Только после того, как будет установлено, что конкретные бумаги уже могут уничтожаться, начинается их утилизация. Для этого они могут разрываться или перечеркиваться, а после этого выкидываться.
Допускается пользоваться специальными техническими устройствами для их разрывания, после чего они не подлежат восстановлению.
Образец заполнения акта списания и уничтожения документов.
Какие документы никогда не списываются
Имеются определенные акты, которые не подлежат уничтожению. Они непременно хранятся постоянно, поэтому нет никаких сроков для их содержания. К таким значимым бумагам относится:
- годовые отчеты, имеющие отношение к уплате налогов или ведению бухучета;
- бухбалансы, составляемые по итогам года;
- бухгалтерские отчеты за год.
Важно! Постоянно сохраняются акты, подтверждающие уплату налогов, а также правильность расчета данных сборов. Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии
Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы. Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным
Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии. Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы. Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным.
Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца. Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.
Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения. Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре
Акт на уничтожение документов (бланк образец 2020)
Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все
К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение
Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.
При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов.
Этапы передачи документов на архивное хранение
Экспертиза научной и практической ценности документов
Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.
Составление описей дел
Следующим этапом передачи документов на архивное хранение
является составление описей дел. Архивная опись – это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.
Брошюровка (переплет документов)
На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело
Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов
Передача обработанных документов на хранение
После того как все этапы по обработке документов были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.
Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.
Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.
Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.
Скачать
Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.
Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.
Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.
Скачать
Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.
Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы. Все чаще организации стали использовать электронный документооборот
Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей
Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.
Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.
Скачать
Особенности уничтожения секретной документации
Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2019 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:
- Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
- Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
- Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.
Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.
Наказание за нарушения
В 2019 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
- для граждан — от 100 до 300 рублей;
- для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
- для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
- для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
- 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
- 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
- 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
- принудительные работы;
- запрет занимать определенные должности;
- запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
- лишение свободы на срок до 2 лет.
Способы уничтожения документов
Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:
- нарушение конфиденциальности;
- утилизация неполного комплекта носителей.
В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:
- полное соблюдение засекреченности данных;
- отсутствие лишних трат;
- получение прибыли от макулатуры.
Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.
Измельчение (шредер)
По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.
Достоинства данного метода:
- единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
- не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
- шредер уничтожает сверхсекретную информацию.
Сжигание
Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.
Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:
- чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
- если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
- с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.
Советуем почитать: Способы сокращения и потребления отходов
Закапывание
Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.
Мобильный шредер
При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.
После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.
Химическая обработка
Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.
Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению
В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов
Соответствующий приказ может выглядеть так:
ЗАО “Актив”
Приказ
15 марта 2002 года N 43
О создании экспертной комиссии
В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранениякоторых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: – председатель комиссии – юрист А.А. Иванов; – члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожениядокументов, срок хранения которых истек. Директор ЗАО “Актив” Васильев /А.И. Васильев/
Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:
ЗАО “Актив”
Акт
о выделении документов на уничтожение 21 марта 2002 года г. Москва Экспертная комиссия в составе: – председатель комиссии – юрист А.Л. Иванов; – члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова, составила настоящий акт о том, что в результате проведеннойэкспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранениякоторых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка). 3. Кассовая книга за 1996 год. 4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка). 10. книга за 1996 год. Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
Петрова /М.И. Петрова/
После того как эксперты “благословят” уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.После этого документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь.
Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:
ЗАО “Актив”
Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек 28 марта 2007 года г. Москва Экспертная комиссия в составе: – председатель комиссии – юрист Иванов А.А.; – члены комиссии – главный бухгалтер Борисова О.В.; секретарь – Петрова М.И., составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденнойактом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранениякоторых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы какмакулатура ОАО “Вторсырье” согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ100256, которая прилагается к настоящему акту. Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
Петрова /Петрова М.И./
Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.
ПримерПредположим, что ОАО “Вторсырье” заплатило “Активу” за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС – 18 руб.).Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:Дебет 50 Кредит 91-1118 руб. – оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”
18 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.
уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати
Кадровое делопроизводство
Оцените публикацию
Передача документов на государственное хранение
В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.
На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.
Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.
Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов
