Что такое эдо? + топ 10 сервисов электронного документооборота

Преимущества использования электронного трудового договора.

Более упрощенный процесс составления договоров, так как все этапы можно пройти в электронном формате;
Работодателе имеет возможность регистрировать договора на двух языках одновременно (например, на русском и казахском). Система портала сама помогает пользователю с переводом шаблона, таким образом, исключая возможность допущения ошибок при переводе;
Интернет — портал предоставляет работодателю шаблон договора, который полностью соответствует всем нормам и требованиям законодательства Республики Казахстан. Таким образом, с юридической точки зрения, договор составлен исключительно верно;
Удобный процесс ведения кадрового делопроизводства;
Данные по сотрудникам автоматически сохраняются в системе и работодатель имеет постоянный доступ к ним;
Отсутствие обязательного ведения и учета бумажных документов и договоров;
Работники, чье личное дело пропускается через систему, не представляют риска аферы или обмана для предпринимателя, так как сервис обещает исключительно качественный кадровый подбор.

Претензионный порядок. Пример условия

Соглашение о том, в каком порядке разрешать споры.

1.1. Любые споры, волнения или требования, в основе которых лежит договор или они из него вытекают, должны разрешаться в порядке и в соответствии с условиями, прописанными в данном пункте. Это же касается и проблем, связанных с признанием данного договора незаключённым на сто процентов либо недействительным, а также со взысканием незаконного обогащения, которое получилось из-за того, что договор был расторгнут или прекращён.

Этот пункт договора считается соглашением. Заключённость его, как и действительность, не зависит от этих же понятий, применимых к самому документу.

1.2. Стороны обязаны разрешать споры по данному договору посредством использования претензионного порядка. Претензия рассматривается _______________ дней (не рабочих, а календарных) с момента, как она была направлена.

В подпункте 1.3 пункта 1 Договора прописан адрес, на который можно высылать претензии в рамках этого договора. Также их отсылают на адрес, где зарегистрирована сторона. Он указывается в её реквизитах.

Что касается электронной почты, то по ней претензии необходимо оформить как скан бумажного варианта, подписанного представителем стороны, и «одеть» его в pdf-формат. Сторонами признается юридическая сила электронного варианта. Она такая же, какую имеет стандартный бумажный документ, который руководители предприятий сами подписывают или уполномочивают на это дело других лиц.

Чтобы направить претензию, можно использовать один из следующих вариантов, и он будет признан законным: доставить в приёмную, воспользоваться почтой или курьерской службой, послать телеграмму, отправить документ посредством электронной почты или факса. Можно сделать это через телеграф. Что до приемной, то претензию доставляют по адресам, которые прописаны Едином госреестре юрлиц и ИП либо в договоре.

Претензию считают доставленной, если этот документ отправлен был одним из способов, прописанных в вышеуказанном абзаце. Также не будет проблем, если получатель препятствует доставке всеми силами и уклоняется от того, чтобы её получить. В том числе блокирует получение электронных писем от стороны, которая их отправляет.

Если претензию решено отправить с помощью е-майла, то документом, который бы подтверждал это действие, будет считаться скриншот этого письма.

1.3. В этом пункте прописываются надлежащие адреса, с которых можно отправлять претензии и на какие они должны приходить (почтовый обычный и электронный, факс). Оформляется это следующим образом:

Продавец:

Адрес обычной почты: _________________.

Факс: ___________________.

Покупатель:

Адрес обычной почты: __________________.

Факс: __________________.

1.4. Претензии с уведомлениями отправляются на имя лица, ответственному за выполнение пунктов договора. Вот как это выглядит:

Продавец: ______________ (ФИО, его контакты);

Покупатель: ______________ (ФИО, контакты).

Также надо предусмотреть бумагу, которая окажется достаточной для обеих сторон в плане подтверждения того, что претензия была направлена. Это может быть, в частности, скриншот, сделанный с сообщения с е-майла того, кто претензию отправил

Данное условие относится к категории повышенной важности. Дело в том, что обращаться с исковым заявлением в суд можно лишь после того, как истечёт время, данное на ответ на предъявленную претензию

Общие правила гласят, что на это дело даётся не более тридцати дней (можно посмотреть в хозяйственно-процессуальный кодекс, шестой пункт).

Вот ещё один пример. Сторонами спора было предусмотрено, что если оплата счёта просрочена, то истец обязан направить в адрес ответчика напоминание письменного характера по е-майлу. Так решил Международный арбитражный суд, действующий при БелТПП. Если претензия направляется на электронный адрес, то это действие суд имеет право признать соблюдённым даже несмотря на то, что этот вариант отправки документации не прописан в договоре между сторонами.

Бывает, что претензии направляются вариантами, которых нет в белорусских законах и договорах. В этом случае чтобы подтвердить соблюдение претензионного порядка действий истец обязан представить доказательства того, что ответчик получил претензию. Как удачный пример — отправление претензии посредством электронной почты, пусть и оно не прописано в договоре, но на неё дали ответ. Если такие доказательства имеются, то к соблюдению претензионного порядка не должно быть никаких вопросов. Их отсутствие будет означать прямо противоположное решение, о чём и говорится в подпункте 1.7 первого пункта разъяснения под номером 02-38.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».

Разбираем новые форматы

Первичные учетные документы

Отдельные форматы первичных учетных документов теперь утверждаются двумя приказами:

1. Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (ДПТ), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@.

2. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (ДПРР), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@.

Оба формата заменяют старые форматы –ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) соответственно, и в то же время являются рекомендуемыми. Такой вывод можно сделать из Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329, который прямо говорит о том, что старые форматы отменяются в связи с принятием приказов по форматам ДПТ и ДПРР.

УПД и УКД

Как я уже писала, формат УПД и УКД заменят форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры. С ними надо разобраться подробнее.

Электронный формат УПД официально называется «формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» и утверждается Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

Формат УКД – «формат корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру» – утвержден Приказом ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@.

Подробнее об УПД

Формат УПД выполняет 3 функции:

1. Счет-фактура – СЧФ.

2. Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – СЧФДОП.

3. Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – ДОП.

В данном случае первичный документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ.

Аналогично и формат УКД выполняет 3 функции:

1. Корректировочный счет-фактура – КСЧФ.

2. Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – КСЧФДИС.

3. Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – ДИС.

Функции электронного формата и статусы печатной формы УПД отличаются. Следующая таблица поможет вам разобраться, какие формы бумажных документов соответствуют разным вариантам электронных.

Функции электронного формата УПД/УКД	Соответствие с печатной формой
УПД с функцией СЧФ	Форма счета-фактуры, утвержденная Приложением № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.
УПД с функцией СЧФДОП	Статус 1 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ в Приложении № 1 (счет-фактура и передаточный документ или акт).
УПД с функцией ДОП	Статус 2 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ в Приложении № 1 (только передаточный документ или акт).
УКД с функцией КСЧФ	Форма корректировочного счета-фактуры, утвержденная Приложением № 2 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.
УКД с функцией КСЧФДИС	Статус 1 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной (корректировочный счет-фактура и соглашение или уведомление об изменении стоимости).
УКД с функцией ДИС	Статус 2 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной (только соглашение или уведомление об изменении стоимости).

Получается, что на бумаге нормативно-правовой акт, утверждающий счет-фактуру, остался прежним, а для УПД и УКД появились письма с рекомендуемой печатной формой. В электронных же форматах счет-фактура перешел в формат УПД, а корректировочный счет-фактура – в формат УКД.

Важно! Форматы УПД и УКД являются обязательными только в части счетов-фактур. То есть для обмена электронными счетами-фактурами с 1 июля 2017 года обязательно нужно будет использовать формат УПД (для корректировочных – УКД) с функциями СЧФ или СЧФДОП (для УКД – КСЧФ или КСЧФДИС)

Такой вывод можно сделать из п. 9 и абз. 2 п. 1 .

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
Документооборот непрозрачен для руководства.
Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

возможности;
надежность;
функциональность;
количество контрагентов;
роуминг;
опыт работы;
качество обслуживания;
стоимость продукта.

Особенности и плюсы дистанционного договора

Если для выполнения работы нанимателю не требуется постоянное нахождение сотрудников в офисе, а работнику удобнее исполнять обязанности дома (или в другом месте), стороны вправе заключить дистанционный трудовой договор. Им обмениваются по электронной почте, а затем заказными письмами уже с подписями. В отличие от формата фриланса, где почти всегда работа разовая, дистанционное сотрудничество оформляется на более длительный срок при помощи договора.

Плюсами для работника при дистанционном сотрудничестве будут отсутствие стационарного контроля, возможность работать на привычном оборудовании. При этом он может требовать надбавки к оплате труда, так как работает на своей технике, использует свое подключение к интернету и расходует свое электричество.

Для работодателя дистанционный трудовой договор дает возможность экономить средства на рабочем месте, компьютере, электричестве и прочем. И в дистанционном договоре можно прописать все пункты так, чтобы обоим было комфортно сотрудничать. Несмотря на «удаленность», такие трудовые отношения бывают эффективными и выгодными.

Согласно закону, оба экземпляра договора должны быть заверены персонализированной подписью. Позволяется не вносить запись в трудовую книжку, если обе стороны согласны с таким положением вещей. В данном случае документом для начисления трудового стажа будет выступать электронный дистанционный договор. Если же запись необходима, работник высылает нанимателю трудовую книжку почтой, а затем таким же способом получает ее обратно.

Унифицированные формы электронных документов

В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухучета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).

Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (приложение 5 к Приказу № 61н) (далее – Методические указания) установлены единые правила формирования и применения:

унифицированных форм электронных первичных учетных документов;
электронных регистров бухгалтерского учета;
иных документов бухгалтерского учета.

Приказом № 61н установлен перечень унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, обязательных к применению автономными учреждениями с 1 января 2023 года.

Наименование формы документа	Код формы по ОКУД	Обоснование
По учету доходов
Ведомость группового начисления доходов	0510431	Приложение 1 к Приказу № 61н
Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)	0510432	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам	0510436	Приложение 1 к Приказу № 61н
Ведомость начисления доходов бюджета	0510837	Приложение 1 к Приказу № 61н
Ведомость выпадающих доходов	0510838	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету основных средств
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы	0510442	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств	0510433	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету нефинансовых активов
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов	0510440	Приложение 1 к Приказу № 61н
Решение о признании объектов нефинансовых активов	0510441	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету дебиторской (кредиторской) задолженности
Решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счета _______	0510437	Приложение 1 к Приказу № 61н
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам	0510445	Приложение 1 к Приказу № 61н
Решении о восстановлении кредиторской задолженности	0510446	Приложение 1 к Приказу № 61н
По инвентаризации
Решение о проведении инвентаризации	0510439	Приложение 1 к Приказу № 61н
Изменение решения о проведении инвентаризации	0510447	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств	0510836	Приложение 1 к Приказу № 61н
По учету материальных ценностей
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование	0510434	Приложение 1 к Приказу № 61н
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей	0510435	Приложение 1 к Приказу № 61н
Карточка учета имущества в личном пользовании	0509097	Приложение 3 к Приказу № 61н
По расчетам с физическими лицами
Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами	0509095	Приложение 3 к Приказу № 61н
По забалансовому учету
Журнал операций по забалансовому счету	0509213	Приложение 3 к Приказу № 61н

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

высокий уровень защиты данных;
возможность построить сложные схемы согласования документов;
простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

Как можно представлять электронные документы?

Чаще всего документацию, передаваемую сторонами друг другу с помощью электронной почты, делят на два вида:

Непосредственно электронная документация. Это документы, в создании которых приняли участие специальные компьютерные программы. Они в бумажном и других вариантах существовать не могут никак. Только в электронно-цифровом виде.
Сканированные варианты бумажной документации. Это копии страниц, создаваемые ксероксом и другими аналогичными техническими средствами. На компьютерах их сохраняют как файлы с определённым форматом.

О том, что такое электронный документ, вряд ли стоит говорить молодёжи. Но иногда на них не стоят реквизиты, которые подтверждали бы их подлинности и целостность. А это грубая ошибка. Если посмотреть в первую статью Закона под номером 113-3, принятого в феврале 2019-го года и посвящённого вопросам определения электронных документов и соответствующей цифровой подписи, то можно увидеть подробную расшифровку этого понятия. Там говорится, что электронная документация — это несколько документов электронного вида, имеющих реквизиты, с помощью которых без проблем устанавливаются их подлинность и целостность. Два последних факта подтверждаются с помощью использования средств с электронной подписью (цифровой). Она проверяется открытыми ключами физлица или же предприятия, подписавших тот или иной документ. Это указано в Законе № 113-3, изложенном в редакции от февраля 2019-го года.

Сама цифровая подпись представляет собой последовательность определённых символов. Она — неотъемлемая часть электронной документации, без неё документы, как правило, не принимаются к рассмотрению и подрывают авторитет отправившей их организации.

Электронный документ с такой же подписью имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант с собственноручной подписью. Об этом говорится в первой части 22-ой статьи Закона № 113-3.

Сканированная копия (она тоже считается электронной, как отмечалось выше) — это производная бумажного документа. Если она есть, то это означает, что сначала был подготовлен бумажный вариант (оформлен должным образом и подписан). Кстати, в большинстве ситуаций стороны совершают обмен через электронную почту с использованием именно отсканированных документов.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

отслеживать документооборот;
создавать внутренние распорядительные документы;
вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

Права и обязанности по дистанционному договору

Пункт, касающийся прав и обязанностей при удаленной работе, мало отличается от одноименного в типовом трудовом договоре. В контракт добавляются только некоторые пункты. Например, о защите информации с помощью специальных средств. Безопасность необходима, если продукт нанимателя имеет статус секретности — например, изобретения ноу-хау. В такой ситуации в обязанности дистанционного работника входит сохранение тайны о продукте нанимателя, а в обязанности последнего — снабжение сотрудника средствами защиты (например, шифровальной программой).

Другими обязанностями работодателя можно считать:

оплату труда по договору в оговоренные сроки;
предоставление ежегодного отпуска;
оплату интернета, телефона;
возмещение затрат работника, возникающих при выполнении заданий;
оплату командировочных, проезда и проживания (если необходимо);
уплату налогов и страховки.

Работодатель имеет право наказать работника согласно контракту за несвоевременное выполнение заказов, ошибки и погрешности, отсутствие на месте в рабочее время. В трудовом договоре можно прописать, за какие нарушения полагаются штрафы и в каких размерах.

В число обязанностей работника включаются:

нахождение на рабочем месте в определенные часы;
составление и предоставление отчетов о работе;
выполнение правил безопасности на рабочем месте.

Каждой из сторон можно добавить пункты к трудовому договору или убрать их. В каждом конкретном случае может быть составлен индивидуальный договор, который больше всего подходит к отношениям сторон при удаленном труде работника.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Создайте внутренние локальные нормативные акты (Приказ о внедрении КЭДО, Положение о КЭДО). Опишите порядок работы с системой. Нужно зафиксировать, как именно будет происходить переход, а также порядок ведения электронного кадрового документооборота. Вот позиции, которые стоит предусмотреть:

ответственное лицо;
система для ведения КЭДО;
использование электронной подписи (ЭП);
дата начала работы в системе;
порядок доступа к системе;
сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
сроки для ответа и ознакомления с документами;
перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
порядок проведения инструктажа;
порядок взаимодействия с профсоюзом;
сроки хранения документов;
сроки передачи в архив.

Придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Назначьте приказом лицо, ответственное за ведение КЭДО. Особых требований к форме приказа нет, но рекомендуется обязательно указать ФИО работника, должность, подразделение, прописать обязанности, например, разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников и сбор их согласий (заявлений) на переход и т.п.

2. Выберите систему для ведения КЭДО. Кадровый электронный документооборот можно вести двумя способами.

Посредством платформы «Работа в России» (это бесплатный вариант, будет доступен для использования с 1 сентября 2022 года). Зарегистрироваться можно через портал Госуслуг.
Разработать собственную систему. В этом случае придётся потратиться на её создание или покупку.

3. Решите вопрос с электронными подписями. Без ЭП невозможна сама система кадрового документооборота. Подписи должны быть и у работодателя, и у работников.

Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) электронной подписью. Некоторые виды документов в КЭДО работодатель может подписать только УКЭП, а работник — любой усиленной электронной подписью, отдельные документы простой электронной подписью (ПЭП) — таблица 2.

Таблица 2. Электронные подписи в КЭДО

	Работодатель	Сотрудник
Тип документа	УКЭП	УНЭП	УНЭП	УКЭП	ПЭП
Трудовой договор	✓		✓	✓
Дополнительное соглашение	✓		✓	✓
Уведомления об изменениях условий ТД	✓		✓	✓
Договор о материальной ответственности	✓		✓	✓
Согласие на перевод	Х	Х	✓	✓
Ученический договор	✓		✓	✓
Договор на получение образования	✓		✓	✓
Приказ о дисциплинарном взыскании	✓		✓	✓
Остальные кадровые документы	✓	✓	✓	✓	✓

4. Ознакомьте всех сотрудников с положением о КЭДО. Направьте им уведомление о переходе на систему кадрового электронного документооборота. От сотрудников необходимо получить согласие или отказ. Если сотрудники в данный момент не хотят присоединиться к КЭДО, они могут присоединиться к нему позже. А те, кто согласился, уже не смогут вернуться к бумажному документообороту.

Если сотрудник не сказал ни «да», ни «нет», его документы следует оставить в бумажной форме.

Согласие необходимо от работников, у которых уже есть рабочий стаж. Если по состоянию на 31 декабря 2021 года у сотрудника не было трудового стажа, его согласия не требуется, на КЭДО он переводится автоматически.

5. Проинструктируйте сотрудников, согласившихся на КЭДО, по работе с системой и оформите для них цифровые подписи.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

проверка контрагентов;
составление актов сверок;
финансовый анализ;
получение выписок;
доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

Требования к электронному образу документа и к электронному документу

Требования к электронному образу документов и к электронному документу зависят от цели составления и от получателя документа.

Так, например, при подаче документов в арбитражные суды Российской Федерации или мировым судьям электронные образы должны отвечать определенным требованиям, в частности (разд. 2.2 Порядка N 252, разд. 2.2 Порядка N 168):

электронный образ документа должен обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности, должен содержать графическую подпись лица, печать и угловой штамп бланка (при наличии);
электронный образ может быть заверен как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью;
сканирование документа на бумажном носителе должно производиться в масштабе 1:1 в черно-белом либо сером цвете (качество 200 — 300 точек на дюйм), сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста, если это имеет значение для рассмотрения дела;
файл электронного образа документа должен быть в формате PDF, размер файла не должен превышать 30 Мб;
каждый отдельный электронный образ документа должен быть представлен в виде отдельного файла.

При подаче документов в арбитражные суды РФ электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла (п. п. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.5, 2.3.6 Порядка N 252).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов (применяется в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Организации могут использовать бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений (п. 6.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Особенности подписания

Пожалуй, самые интересные нововведения произошли в части подписания формализованных документов и, если углубляться, по этой теме можно написать отдельную статью. Но сейчас мы коснемся самых основных изменений.

1. Теперь первичные документы, счета-фактуры и УПД можно подписывать несколькими подписями. О том, реализовано ли это технически, абонентам лучше узнать у своих операторов ЭДО, но новые форматы разрешают ставить несколько квалифицированных ЭП.

2. Просто поставить одну или несколько электронных подписей недостаточно, нужно указать информацию о подписанте, причем эту информацию нужно указывать как при подписании файла продавца (исполнителя), так и при подписании файла покупателя (заказчика), если его подпись требуется:

● область полномочий, например, лицо, совершившее сделку или ответственное за подписание счетов-фактур, имеет закрытый перечень значений в зависимости от формата;

● статус – то есть работником какой организации является подписант – тоже имеет закрытый перечень значений;

● основание полномочий (доверия) – информация о документе, на основании которого лицо имеет право подписывать документ;

● основание полномочий (доверия) организации – необязательное поле, заполняемое только тогда, когда подписант является работником иной уполномоченной организации.

Отметим, что к оформлению информации о подписанте теперь нужно относиться внимательнее. Например, в ситуации, когда за все действия отвечает одно лицо в вашей организации, подпись будет одна, область полномочий – «5», а статус – «1». Но если вы указали в УПД с функцией СЧФДОП (первичный документ и счет-фактура) в поле «Область полномочий» лицо, ответственное за подписание счетов-фактур, это значит, что должно быть и другое лицо, которое отвечает за свершение сделки и ее оформление.