Организация предоставляет квартиру сотруднику: особенности налогообложения в 2021 году

Куда следует обратиться, чтобы получить компенсацию

Сотрудники предприятий и организаций обращаются непосредственно к работодателю. Причем, закон не обязывает руководителя предприятия или организации предоставлять денежную компенсацию работнику или оплачивать жилье, кроме случаев, когда сотрудник по инициативе работодателя был приглашен на работу с другого города или страны.

В остальных случаях решение принимается исключительно на усмотрение руководства компании. Сумма компенсации и порядок предоставления регламентируется внутренней документацией предприятия и согласовывается с каждым сотрудником в индивидуальном порядке.

Военнослужащим средства выделяются из федерального бюджета, следовательно требования к выбранному арендному жилью выдвигаются несколько иными, и в некоторых случаях в предоставлении компенсации может быть отказано.

Чтобы получить деньги военнослужащему в качестве компенсации потребуется подготовить и подать рапорт на имя начальника воинской части по месту распределения и приложить следующие документы:

• документы, удостоверяющие личность каждого члена семьи;
• справку о составе семьи;
• договор аренды;
• справка, свидетельствующая о зачислении военнослужащего в конкретную воинскую часть.

Социально незащищенные категории граждан обращаются в территориальный орган социальной защиты для получения статуса нуждающихся в улучшении жилищных условий.

Особенности назначения материальной компенсации:

• помощь назначается, если органы местной власти не могут предоставить подходящее жилье в собственности либо обеспечить недвижимостью на условиях социального найма;
• сумма возмещения не является фиксированной выплатой и изменяется в зависимости от ежегодного уровня индексации в конкретном регионе и времени года;
• при выявлении задолженности по квартплате или ЖКУ материальная компенсация может быть отменена.

Двусторонний договор

Рассмотрим заключение двустороннего договора аренды жилого помещения (организация — арендатор, собственник помещения — арендодатель) для проживания сотрудника.

В договоре сотрудник не фигурирует, но по тексту указывается, что квартира будет использоваться для проживания сотрудника арендатора. Также указываются существенные условия договора: условия об объекте, о сроке аренды и цене.

Если трудовым договором предусмотрена частичная компенсация сотруднику за аренду жилья, то в договоре аренды она и указывается. Если арендная плата больше данной компенсации, то сотрудник самостоятельно выплачивает оставшуюся сумму собственнику помещения по договору, предмет которого организацию волновать не должен, так как в этих отношениях она уже не участвует.

Интересен момент с гарантийным платежом. Иногда он предусматривается в договоре и по окончании срока действия договора возвращается арендатору за вычетом сумм ущерба (в случае причинения материального ущерба или неуплаты обязательных платежей по договору гарантийный платеж идет на покрытие образовавшихся задолженностей или ущерба). Получается, что предприятие отвечает за действия сотрудника, повлекшие за собой порчу имущества собственника.

В договоре можно также прописать, что арендатор оплачивает коммунальные услуги самостоятельно. Однако, если будет предусмотрена обязанность жильца самостоятельно оплачивать подобные услуги, то это целесообразно предусмотреть в акте приема-передачи жилого помещения.

В разделе «Права и обязанности» рекомендуется указать, что арендодатель предоставляет жилое помещение и имущество (при его наличии) в состоянии, соответствующем условиям договора аренды, назначению арендованного жилого помещения и его пригодности для проживания, что он обеспечивает свободный доступ в жилое помещение работника арендатора.

Арендатор обязан использовать жилое помещение и имущество по назначению, своевременно производить арендные платежи, а также оплачивать коммунальные услуги, электроэнергию и т.д., а также содержать жилое помещение в технически исправном и надлежащем состоянии, соблюдать санитарные требования.

Немаловажен вопрос, касающийся цены договора. В договоре необходимо четко зафиксировать сумму, которую арендатор обязан платить за квартиру, указать порядок оплаты: наличными, на расчетный счет, срок, в который необходимо произвести оплату, последствия просрочки платежа.

Чтобы арендодатель не поднимал арендную плату через каждый месяц, лучше всего зафиксировать в договоре, что пересмотр платы по договору может быть не чаще чем один раз в год (по усмотрению сторон).

Акт при таком варианте договора нужно составить между предприятием и собственником. Но если организация предусмотрела в обязанностях плату за коммунальные услуги, электроэнергию и т.д., а фактически это обязан осуществлять работник, то можно составить второй акт между предприятием и работником, в котором прописать все интересующие вас моменты.

Например, что касается упомянутого выше гарантийного платежа, то предлагаем такую формулировку в акте: «В случае удержания из суммы гарантийного платежа в результате причинения материального ущерба или неуплаты обязательных платежей по договору жильцом последний обязуется возместить удержанную сумму арендатору в течение пяти банковских дней с момента выставления требований жильцу арендатором».

Кроме того, необходимо указать характеристику помещения и находящегося в нем имущества (взять формулировки и перечень из акта между предприятием и собственником), отметить, что жилец ознакомлен с условиями договора, заключенного между предприятием и собственником помещения, и согласен их исполнять.

При таком варианте организация компенсирует работнику лишь часть арендной платы, а в случае каких-либо нарушений со стороны работника она всегда может свои требования адресовать сотруднику. Но несоблюдение условий договора невыгодно в первую очередь самому работнику.

Если ты не госработник

Что касается работников негосударственной организации, то они не вправе претендовать на получение служебного жилого помещения, однако это происходит путем заключения организацией договора аренды самостоятельно с физическим или юридическим лицом или путем компенсации части затрат на съем жилья работнику.

Так какое же правовое основание у организации по аренде жилого помещения для своего сотрудника? Юридическому лицу жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование на основании договора аренды или иного договора (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Такой договор оформляется в письменной форме независимо от срока его действия (п. 1 ст. 609 ГК РФ). Кроме того, исходя из норм п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 ГК РФ договор аренды квартиры на срок не менее года подлежит государственной регистрации. Напомним, что жилое помещение предназначено исключительно для проживания граждан (п. 2 ст. 288 ГК РФ и п. 1 ст. 17 ЖК РФ). Юридическое лицо может использовать жилое помещение лишь для проживания в нем граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Поэтому заключить договор аренды организация может. Другое дело, как происходит компенсация затрат?

Если работодатель самостоятельно заключает договор аренды и оплачивает соответствующие платежи, арендная плата рассматривается как оплата труда работника в натуральной форме (ст. 131 ТК РФ). В письме от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874 Минфин России уточнил, что согласно ст. 131 ТК РФ в соответствии с трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы.

В тех случаях, когда разрешается частичная выплата заработной платы в виде пособия натурой, принимаются соответствующие меры для обеспечения того, чтобы подобного рода пособия удовлетворяли личное потребление работника и его семьи или приносили ему пользу и стоимость такой выдачи была справедливой и разумной. Потребность работника в жилье является чуть ли не первоочередной. Здесь проблем у предприятия не будет, тем более если в тексте трудового договора такое положение прописано.

Если же договор аренды заключен работником, а работодатель компенсирует стоимость арендной платы денежными средствами, то при включении такого условия в трудовой договор соответствующая компенсация будет считаться частью заработной платы сотрудника, выплачиваемой в денежной форме.

Чтобы подтвердить величину фактически произведенных затрат, работник должен представить в организацию копию договора на аренду квартиры. Однако, если договор аренды был заключен не в письменной форме (это право у физических лиц есть в силу толкования ст. 609 ГК РФ), работник подтверждает расходы иными документами, например распиской арендодателя в получении арендной платы. Если стороны договора аренды оформляли акт приема-передачи арендуемой квартиры, целесообразно запросить у работника копию и этого документа.

Расходы на переезд нового сотрудника

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)?

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным. Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор. Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения статьи 169 Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773, от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138. Несмотря на то что указанные разъяснения адресованы организациям, которые компенсируют расходы на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции. Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором). Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Совет: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

Налог на прибыль

Может ли бухгалтер уменьшить на расходы по аренде квартир налогооблагаемую прибыль? Если предоставлять бесплатное жилье для работников требует законодательство России, то плату за квартиры в пределах норм включают в расходы на оплату труда, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Об этом прямо сказано в п.4 ст.255 Налогового кодекса РФ.

Ну а если предприятие арендует квартиры для тех сотрудников, которым такое жилье не положено? Здесь нужно смотреть, что написано в трудовом договоре. Если там обязанность снять для сотрудника квартиру не прописана, то расходы на ее аренду прибыль не уменьшают. Ведь в п.29 ст.270 Налогового кодекса РФ разъяснено, что при расчете налога нельзя учесть оплату товаров (работ, услуг), используемых работником в личных целях. По мнению работников МНС России, аренда квартир именно к таким выплатам и относится.

А если обязанность снять квартиру предусмотрена трудовым договором? Тогда п.25 ст.255 Налогового кодекса РФ позволяет включить арендную плату и суммы, уплаченные агентству, в состав расходов, уменьшающих прибыль.

Однако дело в том, что если вы учтете арендную плату при расчете прибыли, то вам придется обложить ее еще и ЕСН, а также пенсионными взносами (п.1 ст.236 Налогового кодекса РФ). Согласитесь, в большинстве случаев предприятию выгоднее заплатить налог на прибыль, чем ЕСН, поскольку ставка последнего налога значительно выше.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ позволяет вам арендную плату, предусмотренную трудовым договором, включить как в расходы на оплату труда (п.25 ст.255 Налогового кодекса РФ), так и отнести ее к выплатам социального характера, которые прибыль не уменьшают (п.29 ст.270 Налогового кодекса РФ), поэтому вы вправе сами решить, как вам поступить. На это указано в п.4 ст.252 Налогового кодекса РФ. Кроме того, стоит отметить, что сотрудники МНС настаивают на том, что плата за аренду квартиры не уменьшает прибыль даже в том случае, если она предусмотрена трудовым договором. При этом они ссылаются на ст.270, игнорируя нормы ст.255.

Если затраты на аренду квартир в налоговом учете вы не учитываете, то в бухгалтерском учете образуется постоянное налоговое обязательство (ведь там соответствующие суммы включаются в расходы). Это следует из п.7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02), утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н. Следовательно, в бухучете организация должна сделать такую запись:

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

отражено постоянное налоговое обязательство.

Пример 2. В сентябре 2003 г. ООО «Климента», расположенное в Санкт-Петербурге, пригласило на работу иногороднего сотрудника. В подобных случаях законодательство не настаивает на том, чтобы организации предоставляли своим работникам жилье. И все же, чтобы привлечь классного специалиста, предприятие решило арендовать квартиру для этого сотрудника. Эта обязанность организации прописана в трудовом договоре с сотрудником.

ООО «Климента» обратилось в агентство, которое помогло найти подходящую квартиру и заключить договор с ее владельцем. Арендная плата составляет 6000 руб. в месяц. Услуги агентства обошлись в 4000 руб. (без НДС). В сентябре бухгалтер делает в учете такие записи:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 76

4000 руб. — отражена стоимость услуг агентства;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 76

6000 руб. — отражена арендная плата за сентябрь.

В налоговом учете арендную плату и стоимость риэлторских услуг бухгалтер не включил в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль предприятия. Поэтому в бухучете ООО «Климента» возникает постоянное налоговое обязательство. Бухгалтер отражает его такой записью:

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

2400 руб. ((6000 руб. + 4000 руб.) x 24%) — отражено постоянное налоговое обязательство.

Оформление компенсации трат за наем жилых помещений федеральными госслужащими

Вопросами оформления, предоставления компенсации занимается руководители федерального госоргана (либо его территориального ответвления). Начало процедуры оформления инициирует претендент на компенсацию, обратившись с требуемыми документами к уполномоченному должностному лицу.

Следует отметить также, что сумма трат служащего за наем жилья может быть меньше либо больше размера возмещения, определенного актом уполномоченного госоргана (его территориального ответвления).

В первом случае, когда траты служащего меньше установленной суммы возмещения, компенсация выплачивается в размере фактических трат, которые документально подтверждены.

Во втором, когда траты превышают определенный размер возмещения, служащий производит их автономно. Собственно выплата положенной компенсации производится не позднее месяца с того момента, как заинтересованным лицом были представлены документы о произведенных тратах за наем.

Аренда жилья для сотрудника

Сначала рассмотрим вариант, когда работодатель самостоятельно арендует квартиру для своего иностранного/иногороднего сотрудника. Платежи за аренду жилья работодатель сможет отнести на «уменьшаемые» расходы либо на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (как прочие расходы), либо на основании п. 25 ст. 255 НК РФ (как расходы на оплату труда). Но не все так просто.

Чиновники считают, что списание расходов на аренду квартиры в составе прочих расходов невозможно, поскольку порядок учета таких затрат урегулирован ст. 255 НК РФ (письма Минфина России от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, ФНС России от 28.02.2018 № ГД-4-11/3931@). А раз так, то учесть подобные затраты, согласно официальной позиции Минфина РФ, можно только в размере, не превышающем 20 % от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.2010 № 03-03-06/1/671).

В своих разъяснениях чиновники ссылаются на ст. 131 ТК РФ, содержащую ограничение: «натуральная» часть зарплаты не должна быть выше 20 % от общей зарплаты. При этом выводы чиновников касаются как ситуации с предоставлением жилья сотрудникам, так и ситуации с возмещением им расходов на проживание. Разница в том, что в первом случае договор аренды заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды. А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем, и сам же ее оплачивает, и затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы.

Более того, по мнению чиновников, такой порядок применяется и в том случае, когда речь идет об аренде жилья для иностранных работников.

В соответствии с п. 4 ст. 255 НУ РФ стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с законодательством Российской Федерации порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья, коммунальных и иных подобных услуг), включается в состав расходов на оплату труда. При этом приглашающее иностранного гражданина лицо обязано взять на себя обязательство по обеспечению жильем (пп. «г» п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2003 № 167).

На основании этого чиновники делают вывод, что на приглашающую сторону (т.е. работодателя) возложена обязанность только по предоставлению, но не по оплате жилья иностранным гражданам − работникам организации. А значит, затраты на аренду жилья для иностранных работников можно списывать на «уменьшаемые» расходы также только в пределах 20% ограничения (письма Минфина России от 02.05.2012 № 03-03-06/1/216, от 19.03.2013 № 03-03-06/1/8392).

Но суды не разделяют такую позицию и выносят решения в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа от 05.07.2013 по делу № А40-122173/12-20-621, ФАС Центрального округа от 29.09.2010 по делу № А23-5464/2009А-14-233, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2014 № Ф07-1987/2014, Арбитражного суда Московского округа от 01.10.2015 № Ф05-11410/2015).

Как видим, ситуация спорная, но в случае судебных разбирательств у компаний, включающих в расходы всю сумму аренды жилья, имеются хорошие шансы отстоять свою правоту. Для организаций, не желающих доводить дело до суда, оптимальным будет отнесение на расходы сумм аренды жилья в пределах 20% ограничения.

Есть еще один нюанс, характерный для данного варианта. При аренде квартиры для своего сотрудника компании придется выполнить обязанности налогового агента по НДФЛ в отношении арендодателя (если арендодатель – физическое лицо, не зарегистрированное в качестве ИП). Ведь в данном случае она является источником выплаты дохода. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 07.10.2009 № 03-04-06-01/259, от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272. Что касается необходимости исчисления НДФЛ в отношении самого работника, обеспеченного жильем, мы расскажем чуть позже.

Другой вариант – работник сам арендует квартиру для проживания, а организация компенсирует ему понесенные затраты. Как мы уже упомянули ранее, и в данном случае чиновники разрешают учитывать при налогообложении сумму компенсации только в пределах 20% ограничения. И опять же, как и в предыдущем варианте, судебная практика в данном случае также на стороне налогоплательщиков.

Не забыть про НДФЛ

При аренде квартиры у физического лица нужно удержать НДФЛ. Доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду имущества, находящегося в РФ, облагаются НДФЛ в силу ст. ст. 208 и 209 НК РФ. С указанных доходов исчисляется НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

У организации, арендующей квартиру у физического лица, возникают обязанности налогового агента. То есть согласно п. 1 ст. 226 НК РФ она должна исчислить НДФЛ, удержать его у арендодателя при фактической выплате арендного платежа и перечислить сумму налога в бюджет.

Однако данное правило не действует, если компания арендует квартиру у физического лица, которое зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя. Тогда организация не обязана удерживать НДФЛ. Ведь индивидуальные предприниматели самостоятельно исчисляют и уплачивают этот налог в бюджет и отчитываются о полученных доходах (п. 2 ст. ст. 226 и 227 НК РФ), то есть являются налоговыми агентами. Чтобы этот факт был документально подтвержден и организация не была введена в заблуждение относительно лица, с которым заключается договор аренды, нужно запросить у ИП — арендодателя копии двух свидетельств: о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ.