Аренда жилья для сотрудников — налогообложение

Аренда жилья для работника: кто и какие налоги платит

Если же не указывать такое условие в договоре, то налогов будет меньше, однако возможны претензии со стороны контролеров.

А теперь попытаемся обобщить налоговые последствия и риски для каждой ситуации в таблице. Также рассмотрим случай, когда условие об аренде жилья для работника не прописывается ни в трудовом, ни в коллективном договоре. Варианты учета, которые наиболее выгодны для организации, но которые вызовут больше всего вопросов у контролирующих органов, мы назвали опасными. А к безопасным отнесли те варианты, которые предлагают сами представители ведомств.

* * *

Если нет желания спорить, то, возможно, более простым решением вопроса станет обычное увеличение зарплаты работнику, чтобы он сам мог снимать жилье без ущерба для своего материального положения. И про аренду вообще ни в каких документах ничего не надо упоминать. Конечно, с увеличенной зарплаты нужно будет начислять НДФЛ (Пункт 1 ст. 210 НК РФ), страховые взносы (Часть 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ), взносы «на травматизм» (Пункт 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Но по крайней мере учесть все расходы при расчете налога на прибыль можно будет в полном размере (Статья 255 НК РФ). И вопросов у налоговиков не будет.

НДФЛ, Организация налогового учета

Компенсация иногороднему работнику трат, связанных с его переездом к месту работы в иную местность

Нередкими являются ситуации, при которых работник зачастую вместе с семьей по предварительному согласованию с нанимателем переезжает в другую местность на постоянную работу.

Тогда по отношению к нему и его семье применяются нормы ст. 169 ТК РФ. Наниматель возмещает новому сотруднику траты, связанные с переездом. Сюда, как правило, входит: перевоз багажа (имущества), собственно проезд до места назначения, обустройство после приезда, которое может, по сути, включать и оплату найма жилого помещения.

Наниматель должен обеспечить жильем прибывшего иногороднего работника. Как это сделать, он решает сам. Возможные типичные варианты решения данного вопроса сводятся к найму жилья.

Во-первых, наниматель может сам арендовать жилье для нового работника и, соответственно. оплачивать его из своих средств. Во-вторых, иногородний работник может самостоятельно найти подходящее жилье, снять его, а наниматель после этого возместит ему все траты, связанные с оплатой найма.

Правовую базу, согласно который определяют размер компенсаций по произведенным тратам и правила их предоставления, формируют правовые акты Правительства РФ, местных органов

При решении данных вопросов во внимание принимают также установки коллективного соглашения, двусторонние договоренности работника и нанимателя, а также применяемые локальные акты организации

Компенсация за аренду жилья сотруднику

При заключении трудового договора стороны заранее оговаривают необходимость отправления в командировки или частые разъезды, вплоть до переезда на постоянное место жительства в другой населенный пункт, где, к примеру, расположено подразделение компании. Читать так же: Компенсация питания сотрудникам

Если работника устраивают условия трудоустройства, то в обязательном порядке в тексте соглашения прописываются нюансы, касающиеся расходов на проживание, а именно:

• порядок выплаты компенсации;
• сумма надбавки к заработной плате;
• требования к арендуемому жилью;
• возможность совместного проживания с семьей.

Предусматривается 2 варианта аренды жилья:

• работодатель заключает договор аренды;
• сотрудник самостоятельно выбирает жилье и заключает соглашение с последующим получением компенсации за проведенную оплату.

Важно! Работодатель компенсирует стоимость аренды непосредственно сотруднику или переводит средства на счет арендодателя. Работник, получивший денежные средства в виде компенсации, обязуется оплатить НДФЛ и страховые взносы

Работник, получивший денежные средства в виде компенсации, обязуется оплатить НДФЛ и страховые взносы.

Сумма налоговых отчислений не должна превышать 20% от размера общего дохода работника.

Если сотрудник самостоятельно арендует жилье, то для получения компенсации потребуется предоставить:

1. Печатный вариант договора аренды, в котором отражаются существенные условия;
2. Платежное поручение или расписка от арендодателя, выступающая доказательством оплаты проживания.

Важно! Если договор аренды заключается на срок более чем 1 год, то в такой ситуации сделка подлежит регистрации в государственном реестре

Денежная компенсация за поднаем во время командировки

В случае направления сотрудника в командировку на продолжительный период в другой населенный пункт, то помимо «суточных» на основные расходы, в обязательном порядке включается дополнительная статья по компенсации затрат на аренду и оплату ЖКУ. Размер компенсации оговаривается перед командировкой и в случае превышения согласованного лимита, работник оплачивает разницу самостоятельно.

Компенсационные выплаты при работе в разъездах

Разъездная работа — один из способов выполнения трудовых обязанностей вне офиса компании. Постоянные передвижения сотрудника не относятся к командировкам, однако сопровождаются определенными расходами, компенсируемыми за счет работодателя.

Сотрудник обязуется предоставить документы, подтверждающие совершенные траты. Это могут быть чеки, оплаченные счета, билеты, квитанции и т. д.

Резюме

Таким образом, в аспекте взаимосвязи расходов работодателя на аренду жилья для сотрудников и уплаты налогов в бюджет наблюдается достаточно противоречивая ситуация.

С одной стороны, работодатель, уплатив арендную плату за жилье работника, может, оформив соответствующую плату определенным образом (как компенсационную в рамках трудовых правоотношений), избавить сотрудника от необходимости уплачивать НДФЛ с данной суммы.

С другой стороны, работодатель вправе применить расходы на оплату жилья для работника в целях уменьшения налоговой базы только в том случае, если данные расходы будут частью зарплаты работника по трудовому договору.

Получается, что работодателю придется выбирать между 2 основными способами оптимизации расходов (налоговой нагрузки):

1. Возможности не перечислять НДФЛ с арендных расходов, а также не начислять социальных взносов на них (порядка 30% от соответствующей суммы) — однако, при отсутствии гарантированной законом возможности применить данные расходы для оптимизации базы по налогу на прибыль или УСН.
2. Возможности применить расходы на оплату жилья работнику в целях оптимизации налоговой базы — при условии уплаты с них НДФЛ и социальных взносов (при этом, налог и взносы сами по себе также могут быть применены в целях уменьшения базы).

Возможны и некие альтернативные подходы к выстраиванию работодателем правоотношений с работником. Например — предоставление сотруднику жилья не по трудовому договору, а по гражданско-правовому договору за минимальную сумму (с которой можно и заплатить НДФЛ — но без социальных взносов), а то и вовсе бесплатно (соответственно, без начисления НДФЛ) в порядке переуступки права на пользование жильем, изначально арендованном у собственника. При этом, НДФЛ (при платном договоре) должен заплатить сам работник (но работодатель может помочь ему в этом).

В рамках данной схемы будет возможна и оптимизация налоговой базы работодателя — поскольку расходы он совершает, перечисляя денежные средства арендатору.

Однако, арендодатель не должен быть аффилированным с работодателем лицом, иначе у проверяющих органов будет повод обвинить работодателя в попытке уклониться от налогов. Арендодателем должна быть специализированная организация по предоставлению риэлторских или гостиничных услуг.

Облагается ли НДФЛ арендная плата за жилье для сотрудника?

В соответствии с рекомендациями ФНС, опубликованными в начале 2017 года, суммы, соответствующие арендной плате за жилье сотрудника, должны в общем случае облагаться НДФЛ — как, в частности, зарплата сотрудника. В обоснование данной позиции налоговики приводят следующие тезисы:

1. Налогооблагаемым доходом по законодательству РФ признается выгода, выраженная в денежной либо натуральной форме, причем, учитываемая в тех или иных показателях. При этом, данная выгода может выражаться не только в фактическом пользовании экономическими ресурсами, но и в возможности ими пользоваться (как в случае с арендованным жильем).
2. В соответствии с положениями Налогового Кодекса, к доходам в натуральной форме относятся, в частности, оплата имущественных прав налогоплательщика иным лицом (например, работодателем). Пользование арендованным жильем — разновидность имущественных прав.

Таким образом, с суммы, перечисляемой работодателем собственнику жилья, в котором проживает сотрудник, государству должен перечисляться налог по ставке в 13%, если работник — налоговый резидент РФ, 30% — если он не имеет статуса резидента. При этом, уплачивает НДФЛ работодатель как налоговый агент. Данный налог работник впоследствии может применить в рамках вычетов — имущественных, социальных.

Кроме того, на расходы по оплате жилья для сотрудника также нужно будет начислить социальные взносы — в ПФР, ФСС и ФФОМС, поскольку в этом случае перечисление денежных средств будет осуществлено в рамках трудовых правоотношений.

Вместе с тем, указанное правило имеет исключение (критерии определения которого, при этом, законодательно строго не определены). Дело в том, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового Кодекса России не облагаются НДФЛ выплаты, классифицированные как компенсационные по законодательству РФ и относящиеся к выполнению работником своих трудовых обязанностей.

Вопрос в том — считать ли арендную плату за жилье работника компенсационной выплатой. По мнению Верховного суда, к соответствующим выплатам следует относить исключительно те суммы, что направлены на обеспечение исполнения работником своих трудовых обязанностей. То есть — если без их перечисления трудовые обязанности не могут быть исполнены работником. Это могут быть, к примеру, суммы компенсации работодателем:

• жилья в командировке;
• жилья на вахте;
• проживания человека в квартире, где он выполняет работу удаленно.

Для того, чтобы подвести оплату квартиры сотрудника под выплату, которая не облагается НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ, работодателю крайне желательно:

1. Документально закрепить строгую зависимость факта проживания работника в арендованной квартире и исполнения им трудовых обязанностей — например, прописать в трудовом договоре или приложениях к нему, что человеку за счет работодателя предоставляется жилье по такому-то адресу.
2. Подготовить доказательства (на случай проверок ФНС), что у сотрудника нет возможности проживать в городе в другой квартире или снимать жилье за свой счет.

Самый лучший вариант для работодателя — поселить работника в квартире, принадлежащей фирме или в жилом блоке, который арендуется только для сотрудников. В этом случае у проверяющих органов возникнет меньше вопросов по поводу отнесения затрат на аренду к компенсационным — и, как следствие, не подлежащим обложению НДФЛ.

Как должна производиться оплата аренды квартиры для сотрудника

Как было сказано выше, любая организация имеет полное право заключать договоры аренды квартир для сотрудников. А вот каким образом происходит возмещение затрат, необходимо описать подробнее.

В ситуациях, при которых зарплату можно частично выплачивать в натуральной форме, должны быть приняты значительные меры, призванные обеспечить личные потребности сотрудника и его семьи в полном объеме. Соответственно, натуральные выплаты должны приносить специалисту пользу, а их стоимость должна быть достаточной.

Потребность человека в жилплощади считается базовой. В этом случае проблем у компании возникнуть не должно, особенно если в теле трудового соглашения такой пункт прописан особо.

Если договор найма подписал сам сотрудник, а компания-работодатель должна лишь компенсировать цену аренды деньгами, то соответствующее возмещение, включенное в трудовое соглашение, будет являться составной частью зарплаты работника, выдаваемой в денежном эквиваленте.

Для подтверждения объема фактических расходов работник должен предоставить работодателю копию своего арендного контракта. Если он был заключен не в письменном, а в устном виде (такое право физлицам дает статья 609 ГК РФ при условии, что договор аренды подписан на срок менее года), сотрудник должен подтвердить свои издержки иным способом – например, распиской владельца квартиры, подтверждающей факт получения денег за наем, или иными документами.

Если стороны, подписавшие договор аренды квартиры для сотрудника, оформляли также и акт приема-передачи этой жилплощади, его копию также следует потребовать у работника.

Надо ли начислять страховые взносы

Здесь ситуация точно такая же, как и с НДФЛ. По Закону вы имеете право компенсации, связанные с переездом работника, страховыми взносами не облагать (Подпункт «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…» (далее — Закон N 212-ФЗ)). Но о возмещении расходов на жилье в Законе ничего не написано. Поэтому Минздравсоцразвития (так же как и Минфин с налоговиками) указывает, что не облагаются взносами только компенсации, касающиеся самого переезда работника на новое место, а не проживания (Пункт 3 Письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19; ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Разница с НДФЛ здесь только в том, что полученный доход в виде оплаченной аренды поможет быстрее достигнуть лимита выплат, начиная с которого уже не нужно начислять страховые взносы (в 2011 г. — 463 тыс. руб.) (Части 4, 5 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Со взносами «на травматизм» дело обстоит не намного лучше. На первый взгляд начислять их на арендную плату за квартиру не нужно (Подпункт 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ)). Но в Законе 125-ФЗ, регулирующем уплату взносов «на травматизм», используются те же формулировки, что и в Законе N 212-ФЗ, посвященном страховым взносам в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС. Поэтому, скорее всего, чиновники еще выскажутся по этому поводу не в пользу налогоплательщика. Для этих взносов никакого лимита выплат нет.

Судебной практики по вопросу начисления взносов на арендную плату пока нет. Но в части компенсаций нынешние правила начисления страховых взносов похожи на правила начисления ранее действовавшего ЕСН. Поэтому при решении споров можно обратиться к аргументам судебных решений, в которых арендная плата не облагалась единым социальным налогом (Постановления ФАС ЗСО от 17.11.2010 по делу N А45-26455/2009; ФАС ВВО от 24.06.2008 по делу N А43-28282/2007-37-943).

Когда сотруднику компенсируют затраты на аренду жилья

Основания для компенсационных выплат закреплены в статье 169 ТК РФ. В норме говориться, что деньги выплачиваются при условии предварительного согласования с работодателем в случае переезда в другую местность. Необходимость в изменении места фактического пребывания должно быть напрямую связано с выполнением должностных обязанностей.

Работодатель обязуется компенсировать затраты, связанные с:

• переездом сотрудника вместе с членами его семьи;
• транспортировкой личных вещей;
• оплатой аренды за проживание;
• обустройством на новом месте проживания.

Внимание! Порядок выплаты компенсаций, равно как и суммы выплат закрепляются в коллективном договоре или внутренними нормативными актами. Статья 169 Трудового кодекса РФ «Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность»

Статья 169 Трудового кодекса РФ «Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность»

Страховые взносы

Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Предположим, у сотрудника нет документов о расходах на наем жилья во время командировки. В таком случае на компенсацию таких затрат нужно начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование. Таковы требования части 1 статьи 7 и части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

А вот со взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний другая ситуация. Компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством России (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Обязанность возместить сотруднику расходы на наем жилого помещения во время командировки установлена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Согласно положениям этой статьи порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом о командировках). Следовательно, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то такие расходы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных этими документами.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения. Расходы документально не подтверждены

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки, в которой находился 3 дня (с 18 по 20 января).

Документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Кондратьев не представил.

Приказом руководителя установлены нормы расходов по найму жилья во время командировок при отсутствии первичных документов. При командировках по России норма составляет 500 руб. в день.

21 января руководитель организации утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

В учете организации сделана запись:

Дебет 26 Кредит 71 – 1500 руб. (500 руб./дн. × 3 дн.) – списаны расходы на проживание, не подтвержденные документами.

Налогооблагаемую прибыль эта сумма не уменьшает. Поэтому бухгалтер организации сделал в учете запись:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 300 руб. (1500 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов на наем жилья, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Поскольку расходы по найму жилья компенсированы в пределах норм, установленных приказом руководителя, данные суммы не учитываются при расчете:

• взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
• НДФЛ;
• взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Порядок расчета других налогов зависит от того, какой налоговый режим применяет организация.

Причина проблем

Не только начинающие, но и достаточно опытные бухгалтера, впервые сталкивающиеся с проблемой отражения арендной платы за жилье, обращаются к тематическим ресурсам в попытках найти ответ на вопрос, как отразить ее в бухучете. Может показаться странным, но именно эти «тематические» ресурсы рекомендуют считать аренду в качестве оплаты труда, выраженной в натуральной форме. У кого-то это вызовет изумление, однако это действительно так. Исходя из данного суждения, бухгалтер должен понимать, что любая оплата труда априори облагается НДФЛ и страховыми взносами. Суть происходящего становится еще более комичной, когда дело доходит до «раздела» квадратных метров в снимаемой квартире, комнате или номере отеля не для одного, а целой группы работников. Скажем, компания «ЛюксТранс», пригласила на работу десять водителей грузовых авто для осуществления трудовой деятельности. Руководство организации выступает с инициативой арендовать для них две многокомнатные квартиры в целях обеспечения их (работников) комфортного пребывания в стране. Новоселы разместились в квартирах, скажем, 10 июня, а ближайший арендный платеж согласно договору аренды назначен на 9 июля. К моменту перевода денежных средств бухгалтер задается вопросом касаемо того, как определить базу НДФЛ на 10 человек, если сумма платежа фиксирована и должна проводиться единым поручением в пользу арендатора? Вопрос действительно сложный и мы решили обратиться к подлинным знатокам права, т.е. к юристам. По просьбе консультировавших нас людей мы не станем называть их имен, а будем говорить о них в третьем лице. Так по их общему мнению:

1. Руководство компании было обязано прописать в трудовых договорах с водителями факт того, что арендная плата за жилье будет производиться в счет их заработной платы. Только в этом случае можно будет определить базу по НДФЛ и страховым взносам;

2. Далее в трудовых договорах должен быть прописан должностной оклад работников. Если он одинаковый у всех – это будет удобно, а если нет, то придется включать калькулятор;

3. Если платеж в счет аренды будет перечисляться единым поручением (а это наш случай), то эту сумму необходимо разделить на количество работников, прибавить к ней 30% НДФЛ и сумму страховых взносов. В конечном итоге должен получиться оклад, прописываемый в договоре. Желательно при этом известить работников о том, сколько именно денег они будут получать ежемесячно «на руки», т.е. за вычетом всех налогов;

4. В ситуации, когда руководство компании хочет назначить каждому работнику разные оклады, то бухгалтеру придется «подгонять» цифры.

5. Соответственно, датой получение дохода (арендной платы) будет считаться той, когда арендодателю будут перечислены деньги. В нашем случае – это 9 июля. Точно такое же правило действует и на уплату страховых взносов.

На первый взгляд кажется, что все по большому счету просто. Но…