Как заполнить табель учета рабочего времени, если смена работника выпала на нерабочий праздничный день?

Правила компенсации внеурочного труда

При составлении трудового договора оговариваются все правила сотрудничества с конкретным работником. Для него формируется специальный график труда, на основании которого ему требуется выходить на работу. Но нередко работодатель настаивает, чтобы сотрудник работал в свой выходной или в праздничный день. За такой внеурочный труд должна предлагаться соответствующая компенсация, причем непосредственный работник сам выбирает способ:

• получение двойной оплаты за отработанное время;
• оформление отгула за работу в выходные дни по Трудовому кодексу РФ.

Непосредственная процедура привлечения гражданина к внеурочному труду предполагает, что первоначально работник получает письменный документ с предложением выйти на работу в выходной день. Если гражданин ставит подпись на этом документе, то он подтверждает свое согласие на внеурочный труд. Руководитель фирмы издает соответствующий приказ, после чего он обязан предоставить компенсацию работнику.

Какая выбирается компенсация?

На основании ст. 153 ТК определяется, какая сумма должна выплачиваться работнику, согласившемуся работать в выходной день. Минимально зарплата за такой день равна двукратному заработку.

Нередко фиксированный размер оплаты устанавливается коллективным договором компании или вовсе внутренними нормативными актами. По желанию работника ему вместо оплаты предоставляется оплачиваемый отгул за работу в выходной день. Для этого выбирается абсолютно любой удобный день, когда гражданин хочет полноценно отдохнуть. Достаточно только грамотно написать заблаговременно заявление.

Нюансы получения отгула

Отгулы за работу в выходные дни предпочитают оформлять многие официальные работники предприятий. Они дают возможность полноценно отдохнуть в любой удобный день. Предоставляется дополнительный день отдыха при следующих условиях:

• гражданин ранее работал в свой выходной или в праздничный день;
• находился в командировке длительное время, поэтому у него накопилось много выходных, в течение которых он выполнял служебные обязанности;
• работа осуществлялась сверхурочно;
• в выходной день сдавал гражданин кровь.

Отгул не является разновидностью отпуска, а также не считается определенной государственной поддержкой. Он предоставляется каждому гражданину, у которого имеется право на отдых, для чего достаточно только написать заявление на отгул за ранее отработанное время, в котором указывается, когда именно планирует отдохнуть заявитель.

Правила оформления

Если человек ранее работал в выходной или праздник, то у него имеется право взять отгул в любой период времени. Сразу при подписании уведомления, полученного от работодателя, он может указать, в какой день планирует отдыхать. Поэтому при издании приказа руководитель компании может прописать, когда будет предоставлено дополнительное время для отдыха. Не понадобится при таких условиях в будущем издавать еще один приказ.

Приказы составляются в произвольной форме. Если формируется документ, на основании которого отправляется работник на отдых за ранее отработанное время, то на нем ставится подпись сотрудника.

Как отражается в табеле?

Предоставление отгулов за работу в выходные дни обязательно отражается в табеле учета компании. При внесении записи указывается следующая информация:

• прописывается, что работник был отправлен на отдых на основании конкретного приказа, причем его реквизиты обязательно приводятся в табеле;
• если применяется типовой табель по форме Т-12 или Т-13, то ставятся коды «НВ» или «28»;
• если используются компанией особые табели, разработанные ею самостоятельно, то придумывается код, означающий, что сотрудник был отправлен в отгул на основании ранее отработанного рабочего времени;
• допускается пользоваться общепринятыми кодами;
• нередкими являются ситуации, когда работодатель не издает приказ для отправки наемного специалиста в отгул, поэтому в табеле указывается, что работник пришел на работу в установленное время, но за такие действия работодатель может привлекаться к ответственности, поэтому такой метод редко используется фирмами.

Целесообразно для компании правильно оформлять отгул за работу в выходные дни. Если в табеле будет иметься информация о том, что работник в конкретный день находился на работе, а при этом с ним случится несчастный случай или он совершит противозаконные действия, то фирма может привлекаться к уголовной ответственности.

Каким обозначением отразить отгул в табеле рабочего времени

Обозначение применяют в виде буквенного или цифрового кода, на основании законодательства России. Без возможности изменения, либо замены надлежащих цифр и букв.

Возможные обозначения отгулов:

• код 28 или НВ — обозначает предоставление отгулов за работу в нерабочий день или сверхурочную работу, в нижней строке, где указывают часы, ничего не проставляется;
• код 27 или ОВ — обозначает отгул за донорство, в нижней части часы также не предоставляются;
• код 16 или ДО — такое обозначение используется, когда работнику предоставляется выходной без сохранения зарплаты (за свой счет) по разрешению работодателя;
• код 17 или ОЗ — обозначение в табеле применяют, когда выходной за свой счет предоставляется по закону.

Образец обозначения отгула за сверхурочную работу в табеле Т-12:

Образец обозначения отгула за донорство в табеле Т-13:

Кому и когда предоставляется отгул

Что такое отгул?

Это выходной день. Как правило, берется без оплаты на один или несколько дней в период, отличный от ежегодного основного отпуск. Кто из персонала может взять отгул? Согласно трудового кодекса  Российской Федерации, выходной день предоставляется:

1. В счет работы в выходной, праздничный день (статья 113 трудового кодекса — далее кодекс);
2. Переработавшим свыше нормы (статья 299 кодекса), чтобы эти дни не попадали в промежуток рабочих смен;
3. Проходящим медицинский осмотр в личное время (статья 185 кодекса);
4. Персоналу, который ведет дежурство на работе, согласно постановлению номер 233 от 02 апреля 1954  года «О  дежурствах».
5. Находившимся в командировках, истратившим частное время в поездке до адреса назначения;
6. Сотрудникам, сдавшим кровь.
7. Отдельным категориям граждан — пенсионерам, лицам, которые воспитывают детей инвалидов, в случае смерти близкого, при бракосочетании предоставляются дополнительные неоплачиваемые дни отдыха.
8. Любому работнику по его просьбе при согласовании с работодателем.

Оплачивается ли отгул

Если говорить о шести первых пунктов, представленных выше, то согласно Российского законодательства, человек, взявший отгул, самостоятельно выбирает как его поощрить. Трудящийся может взять один выходной день, либо двойную зарплату.

Если трудящийся сдал кровь, либо проходил медосмотр или оставался дежурным на предприятии, тогда оплата производится по ставке. В таком случае двойная оплата не предусмотрена.

При увольнении работник имеет право выбрать все отгулы, которые он заработал. В этом случае руководитель обязан предоставить трудящемуся такую возможность. Согласно законодательству, при увольнении администрация предприятия имеет право произвести выплату остатка отгулов в денежной форме по письменному заявлению работника.

Книга для учета отгулов

На сегодня фиксация отгула осуществляется в журнале прихода и ухода. Очень удобно при негласных ситуациях, таких как болезнь, стихийное бедствие и другое. Без документации отгула будет сложно доказать пропуск.

В приказе о предоставлении выходного дня нужно указать причину, метод оплаты труда. Необходимо ознакомить трудящегося, к которому относится данный приказ.

Приказ возникает от поданного заявления трудящегося. При оформлении оплаты труда бухгалтер берет заявления трудящегося с подписью руководителя предприятия и заносит в ведомость.

Популярные вопросы

• Нужно ли отображать сокращение рабочего времени на 1 час в праздничный день? Накануне праздничных и нерабочих дней время работы сотрудников с полным рабочим днем может быть сокращено на 1 час. При этом рабочая неделя может быть как 5-дневной, так и 6-дневной. В любом случае, данное сокращение обязательно нужно отразить в табеле, иначе инспекторы могут настаивать, что в такие дни сотрудники работали сверхурочно.
• Почему в таблице каждому дню отводится по 2 ячейки? Всё просто: в первой ячейке указывается условное обозначение вида труда, а во второй – количество отработанных часов. Табельщик может на свое усмотрение использовать или буквенный, или цифровой код.
• Сколько раз в месяц заполнять табель? Делать это нужно каждый день, чтобы учет рабочего времени сотрудников был достоверным. В конце каждого месяца подводятся итоги по количеству отработанных каждым сотрудником часов. Подписанный ответственными лицами табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц.
• Нужно ли заполнять отдельный табель на аванс? Если в компании предусмотрены авансы, для расчета их суммы бухгалтер должен получать табель за первую половину месяца (с 1 по 15 число включительно). Для этого отдел кадров может передавать ему документ 16-го числа, а забирать обратно – 17-го. Существуют и другие варианты: заверять копию табеля на аванс, которая останется в бухгалтерии и будет подшиваться под расчет; формировать отдельные табели за первую и вторую половину месяца, а затем еще сводный. Порядок передачи табеля на аванс нужно зафиксировать во внутренних документах фирмы.
• Можно ли вносить в табель исправления? В общем, они запрещены, но в некоторых случаях в документ могут быть внесены изменения. Например, если работник с опозданием сообщил об открытии больничного или, пребывая в отпуске, заболел и принес больничный лист после выхода на работу. Все изменения в табель нужно вносить на основании подтверждающих документов, полученных от работника.

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни

В табеле работа в выходной или нерабочий праздничный день отражается буквенным кодом «РВ» либо цифровым «03» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени.

За работу в такие дни сотрудник может взять отгул, тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном, а не в двойном размере <8>. Однако в отношении тех работников, которым установлен оклад, на практике это правило понимается по-разному. Многие бухгалтеры в ситуации, когда работник, которому установлен оклад, работал в выходной день, а потом взял в этом месяце за него отгул, выплачивают ему только оклад. Такой подход является правильным только для работников с суммированным учетом рабочего времени, когда для них часы, отработанные в нерабочий праздничный день, входят в месячную норму, а работа в такой день — это работа по графику. Работникам, которым не установлен суммированный учет рабочего времени, а таких большинство, в такой ситуации нужно доплачивать за работу в выходной или нерабочий праздничный день в одинарном размере.

Следовательно, в такой ситуации <9>:

(или) работникам с суммированным учетом рабочего времени нужно выплатить оклад;

(или) остальным работникам нужно выплатить оклад за месяц и дополнительно одинарную часовую (дневную) часть оклада.

Рассмотрим, как правильно заполнить табель в такой ситуации при обычном и суммированном учете рабочего времени и оплатить работу сотрудникам, которым установлен оклад.

Пример. Заполнение табеля не при суммированном учете рабочего времени, если сотрудник взял отгул за работу в нерабочий праздничный день

Условие

Слесарь в связи с производственной аварией привлекался к работе в нерабочий праздничный день 12 июня 2009 г. на 7 ч и выходной день 13 июня 2009 г. на 5 ч.

Продолжительность рабочего дня для него составляет 8 ч. Он работает по пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

По заявлению сотрудника за работу 12 июня 2009 г. ему был предоставлен отгул 29 июня 2009 г.

Работнику установлен оклад.

В соответствии с коллективным договором работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в размере двойной дневной части оклада независимо от количества отработанных в такой день часов.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за июнь 2009 г. будет иметь следующий вид.

                        Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца                        

1

2

3

4

5

6

7 

8 

9 

10

11

12

13

14

15

Итого отра- бота- но за I по- ловинумесяца

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

итого отра- бота- но за II    поло- вину  месяца

                 4                    

   5  

                        6                      

   7  

Я

Я

Я

Я

Я

В

 В

 Я

 Я

 Я

 Я

РВ

РВ

 В

 Я

  12  

 Я

 Я

 Я

 Я

 В

 В

 Я

 Я

 Я

 Я

 Я

 В

 В

 В

 Я

  10  

8

8

8

8

8

 8

 8

 8

 7

 7

 5

 8

  91  

 8

 8

 8

 8

 8

 8

 8

 8

 8

 8

  80  

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. слесарю нужно выплатить в дополнение к окладу за месяц три дневных части оклада (за работу 12 июня 2009 г. не две, а одну часть, так как сотрудник за работу в этот день взял отгул, за работу 13 июня 2009 г. — две части).

Пример. Заполнение табеля при суммированном учете рабочего времени, если сотрудник взял отгул за работу в нерабочий праздничный день

Условие

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени (учетный период — месяц). Продолжительность рабочего дня составляет 11 ч. В соответствии с графиком работы он работал в праздничный день 12 июня 2009 г. Всего в июне 2009 г. в соответствии с графиком работы у него 15 рабочих дней (все четные дни месяца).

По заявлению работника за работу 12 июня 2009 г. ему был предоставлен отгул в рабочий для него по графику день — 20 июня 2009 г. Работнику установлен оклад.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за июнь 2009 г. будет иметь следующий вид.

                          Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца                         

1

 2

3

 4

5

 6

 7

8 

9 

10

11

12

13

14

15

Итого отра- бота- но за I по- ловинумесяца

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

итого отра- бота- но за II    поло- вину  месяца

                    4                    

   5  

                        6                      

   7  

В

 Я

В

 Я

В

 Я

 В

 Я

 В

 Я

 В

РВ

 В

 Я

 В

   7  

 Я

 В

 Я

 В

 В

 В

 Я

 В

 Я

 В

 Я

 В

 Я

 В

 Я

   7  

11

11

11

11

11

11

11

  77  

11

11

11

11

11

11

11

  77  

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. сотруднику нужно выплатить только оклад, поскольку за работу 12 июня 2009 г. ему сверх оклада положена дневная часть оклада, а работа 20 июня 2009 г. не оплачивается, так как это день отгула.

<8> Статья 153 ТК РФ.<9> Статьи 153, 423 ТК РФ; п. 1 Разъяснения Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 N 13/П-21.

Как ведется учет рабочего времени?

Табель учета может вестись 2 способами — в электронном или печатном виде. В первом случае используется унифицированная форма Т-13, во втором — Т-12.

Важно отметить, что при оформлении табеля первым вариантом, в нем отмечаются дополнительный графы для расчета заработной платы сотрудников. В нем обозначается информация о явках трудящихся граждан на рабочее место, а также фактах их отсутствия, отгулах

В нем обозначается информация о явках трудящихся граждан на рабочее место, а также фактах их отсутствия, отгулах.

Если сотрудника в какой-либо день не было на работе, в табеле проставляется причина, по которой произошло это событие.

Также отмечаются сведения о командировках, всех видах отпусков, предоставленных отгулов, простоях производства. Помимо этого, в него проставляются сведения о периодах временной нетрудоспособности граждан и времени нахождения в декрете.

Для обозначения каждого определенного обстоятельства используются общепринятые символы и коды, расшифровки которых обозначены на титульном листе формы Т-12.

К примеру, полностью отработанный рабочий день отмечается цифрой 01 или буквой Я.

Для неявок предусмотрено множество обозначений в буквенном и цифровом исполнении.

На основании информации, отображенной в табеле, осуществляется расчет ежемесячной заработной платы для каждого официально оформленного гражданина.

Если в организации установлена сдельная технология оплаты труда, отдельное внимание уделяется расчетному табелю, а также маршрутным листам и другим подобным бумагам. Ведением учета рабочего времени занимается специальный сотрудник, ответственный за совершение действий такого типа

В роли такового может выступать работник отдела кадров, бухгалтерии, руководитель структурного подразделения

Ведением учета рабочего времени занимается специальный сотрудник, ответственный за совершение действий такого типа. В роли такового может выступать работник отдела кадров, бухгалтерии, руководитель структурного подразделения.

В конце каждого рабочего месяца в табеле подводятся соответствующие итоги. Подсчитывается количество отработанных и выходных дней, а также другие присутствующие в бумаге показатели. Полученные данные передаются бухгалтерам, которые на основании изученной информации производят расчет заработной платы и других полагающихся конкретному сотруднику выплат.

Как отмечаются выходные?

Ранее уже было упомянуто, что для каждого обстоятельства существует единая форма обозначения – цифровой или буквенный код.

Обозначить отгулы в табеле учета можно с помощью следующих кодов:

28 или НВ. Проставляется в табеле учета рабочего времени в случае оформления выходного, предоставленного за ранее отработанное время, полученного за осуществление профессиональной деятельности в выходной или праздничный день или работу сверхурочно после окончания трудового дня

Важно учесть, что в нижней графе табеля, где ставится количество часов, в этом случае ничего не отмечается;
27 или ОВ. Такими кодами обозначается отгул, полагающийся на законодательном уровне за сдачу донорской крови

Как и в предыдущей ситуации, нижняя графа остается пустой. Такие выходные дни оплачиваются работодателем в полном объеме;
16 или ДО. Данное обозначение используется, чтобы отметить выходной, оформленный за счет работника. Предоставляется такой отгул только после согласия руководителя;
17 или ОЗ. Указанный код отмечается, если дополнительный период отдыха был получен по причине возникновения законных обстоятельств, при которых работодатель не вправе отказать сотруднику в отгуле. Продолжительность такого мини-отпуска может достигать 5 дней.

Если работодателю не достаточно приведенных обозначения для отражения в табеле отгулов, то он вправе разработать свои коды. Собственные коды могут проставляться наравне с установленными.

Коды для Т-13

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему 2022 году (форма 0504421): они отражены в таблице:

В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

Альтернативные варианты учета нерабочих дней в 1С ЗУП 3.1

Можно выделить два альтернативных способа учесть нерабочие дни в 1С 8.3 ЗУП 3.1:

Вариант 1. Оплатить нерабочие дни как отработанные по графику сотрудника, но по отдельному виду начисления. Суть метода:

• назначить сотрудникам График работы с видом времени ОН или отразить дни ОН в Табеле;
• настроить новые Начисления (Настройка – Начисления) для оплаты за нерабочие дни;
• назначить сотрудникам в плановом порядке новые виды начислений на период нерабочих дней, обычные начисления на это время отменить.

Вариант 2. Учесть и оплатить нерабочие дни как неявку:

• настроить новые Начисления для оплаты за нерабочие дни, учитываемые как неявка;
• зарегистрировать неявку на период нерабочих дней.

Вариант 1. Оплата нерабочих дней как отработанных по графику

Скопируем типовое начисление, которое используем при расчете зарплаты сотрудников, и поменяем следующие настройки

• назначение начисления укажем Прочие начисления и выплаты
• на вкладке Учет времени выберем вид времени ОН
• на вкладке Средний заработок сбросим флажок включения в средний

Назначим сотрудникам Оплату по окладу (за нерабочие дни) и отменим обычное начисление Оплата по окладу. Массово по сотрудникам эти операции удобнее провести документом Изменение плановых начислений (Кадры – Изменение оплаты сотрудников).

Чтобы назначить новое начисление всем сотрудникам используем команду Начисления… – Добавить начисление всем сотрудникам.

Для отмены обычной Оплаты по окладу воспользуемся командой Начисления… – Удалить начисление у всех сотрудников.

При расчете зарплаты начисление оплаты за нерабочие дни будет выделено отдельной строкой.

В средний заработок нерабочие дни и оплата за них не будут включены. В расчет среднего за ноябрь 2021 войдут 17 дней фактической работы и оплата по окладу за отработанные дни в размере 63 750 руб.

Вариант 2. Оплата нерабочих дней как неявки

Скопируем типовое начисление, которое используем при расчете зарплаты сотрудников, и поменяем следующие настройки:

• на вкладке Основное выберем назначение начисления Оплата времени сохраняемого среднего заработка, а формулу расчета вернем, как для типовой Оплаты по окладу;
• на вкладке Учет времени выберем используемое время Целодневное неотработанное время и командировки и укажем вид времени ОН.

При этом на вкладке Средний заработок начисление будет автоматически исключено из среднего.

А на вкладке Приоритет автоматически заполнятся списки вытеснения. Оплата по окладу присутствует в списке начислений, которые будут вытесняться Оплатой по окладу (за нерабочие дни) неявка.

Зарегистрировать период нерабочих дней сразу для нескольких сотрудников удобно с помощью документа Отсутствие с сохранением оплаты списком (Кадры – Все отсутствия сотрудников). После заполнения табличной части списком сотрудников, укажем период отсутствия по команде Заполнить период. Это позволит не вносить даты вручную в каждой строке таблицы.

По команде Оформить отсутствия создадим для всех сотрудников в табличной части индивидуальные документы Отсутствие с сохранением оплаты.

Оплата за нерабочие дни рассчитается в документе Отсутствие с сохранением оплаты.

При расчете зарплаты за ноябрь сотруднику рассчитается Оплата по окладу за 17 отработанных дней в размере 63 750 руб. Эти показатели войдут в расчет среднего.

Какой выбрать способ обозначения

Существуют только 2 способа обозначения (коды):

• цифровой,
• буквенный.

Какое выбрать обозначение, решает работодатель лично. В его праве разработать собственные коды. Например, многие ставят просто 8, тем самым говоря, что отработан полный день.

Необходимо решить вопрос о сплошном или частичном заполнении формы учета.

1. Заполнять весь табель каждый день, проставляя количество часов (сплошная регистрация).
2. Регистрировать только нестандартные рабочее моменты, отклонения от графика, используя только буквенное обозначение (отпуск, больничный, ночные работы, прогулы и др.).

Прогул в табеле учета рабочего времени формы Т-12 или Т-13

Прогулом считается время, когда сотрудник фактически отсутствовал на своем рабочем месте. В зависимости от причин прогула используются следующие коды:

• «ПР» или «24» — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
• «НН» или «30» — отсутствие по неизвестным причинам.

Коды «НН» или «30» ставятся в табель временно, до получения сведений о причинах прогула. Если впоследствии отсутствие признается уважительным (например, при сдаче крови донор не обязан предупреждать работодателя, что отправляется на медосмотр или сдачу крови), составляется корректирующий табель, где в соответствующий день будет стоять другой код.

Кроме того, если прогул длился не весь рабочий день, используется особый метод заполнения, согласно которому в соответствующей ячейке графика через дробь ставятся 2 кода: неявки и фактической работы. Связано это с тем, что фактически отработанное время, даже если работник отсутствовал дольше чем 4 часа и может быть за это уволен по п. «а» ч. 6 ст. 81, должно быть оплачено. В этом случае указывается продолжительность как прогула, так и фактически отработанного времени.

Наконец, необходимо упомянуть типичную ошибку, которую совершают многие кадровики, отмечая кодом прогула время, когда работник не явился, потому что был задержан полицией. Административное задержание или нахождение под стражей происходит помимо воли работника — значит, это время, хотя и не оплачивается в силу ст. 129 ТК РФ, прогулом именоваться не может и коды «ПР» и «24» здесь неприменимы. Использоваться здесь должен либо код «НН» (или «30»), либо иной код, утвержденный для таких случаев внутренними документами организации. Применение кода «НН» в общем случае связано с тем, что в таблице сокращений для форм Т-12 и Т-13 такого основания, как арест или задержание, не предусмотрено, поэтому «неизвестные причины» здесь будут самым подходящим вариантом.