Прямые выплаты пособий: как фсс будет проверять и за что штрафовать страхователей с 2022 года

Алгоритм передачи данных

Отправить отчетность через шлюз ФСС несложно. Однако при выполнении этой операции следует соблюдать несколько правил, чтобы исключить потенциально возможные ошибки.

Процедура передачи состоит из нескольких этапов:

Бухгалтер предприятия составляет расчет по форме 4-фсс.
Готовый документ переводят в формат xml.
Отчетность подписывают при помощи ЭЦП.
Документ шифруют при помощи специальной программы, которую также можно загрузить на сайте ФСС.

Оформленный и закодированный документ загружают через шлюз. При отсутствии ошибок, под полем загрузки появится текстовое сообщение о том, что загрузка выполнена успешно. После этого, сведения об отправленном отчете появятся в разделе «сведения о переданных документах».

При необходимости, на сайте сервиса представлена подробная проиллюстрированная инструкция. С ее помощью можно совершить передачу отчета с минимальным риском погрешностей.

Чек-лист, как подготовиться к переходу на прямые выплаты пособий из ФСС

Объясните сотрудникам новый порядок и сроки зачисления пособий. Когда пособия выплачивает работодатель, деньги обычно поступают с очередной зарплатой. Когда пособия выплачивает Фонд, деньги поступают в течение десяти дней после отправки всех документов. Последующие выплаты (если говорить о ежемесячном пособии по уходу за ребёнком) поступают на счёт с первого по 15 число следующего месяца.
Напомните сотрудникам, чтобы внимательно заполняли заявление на выплату пособия, особенно реквизиты банковского счёта или карты «Мир», либо данные для почтового перевода. Территориальные органы Фонда зачисляют деньги по этим реквизитам. Если ошибиться — деньги не придут.
Потренируйтесь составлять и отправлять в Фонд соцстрахования электронные реестры сведений о застрахованных лицах. Возможно, понадобится установить новую версию бухгалтерского программного обеспечения. Или вам будет удобнее использовать бесплатную программу ФСС.
Не забывайте рассчитывать и выплачивать пособие за первые три дня нетрудоспособности работника.
Если ваш регион подключится к прямым выплатам с 1 января 2021 года, заранее подготовьте список сотрудников, которые получают и продолжат получать ежемесячное пособие по уходу за ребёнком. Отправьте этот список в ФСС до конца декабря 2020 года. Лучше раньше, т. к. у ФСС в этот период резко возрастёт нагрузка.

Мониторинг сертификатов Контура или работаем с электронными больничными в ЗУП с кучей юрлиц и без 1С Отчетность

С начала года мы перешли на работу с электронными больничными (они же ЭЛН) в 1С:ЗУП. Не было бы никаких проблем, если бы мы использовали 1С:Отчетность — вся работа по обновление сертификатов туда интегрирована. Но у нас Контур. Вся работа по управлению сертификаты происходит там. И делает ее бухгалтерия, а не расчетчики зарплаты. А еще у нас около 30 тысяч сотрудников. 25 юрлиц. Порядка 20 человек в расчетном центре, которые оформляют больничные. И вот когда приходит время обновлять сертификаты начинаются проблемы. Ниже рассказ как мы их решили. Практически не используя 1С.

1 стартмани

Как настроить электронный документооборот с ФСС?

Чтобы начать документооборот с ФСС, необходимо:

на главной панели в программе «1С:ЗКГУ 3.1» зайдите в блок «Настройка»;
далее выберите пункт «Организации»;
в открывшемся окне выберите вкладку «ЭДО»;
затем перейдите на вкладку «Электронный документооборот с ФСС»;
в появившемся окне заполнятся необходимые сертификаты;
поставьте галочку на пункте «Использовать электронный документооборот с органами ФСС»— после этого у тогда у нас появится возможность заполнить данные (рис.1).

Рис.1. Настройки обмена с ФСС

Сертификат страхователя — это личный сертификат ответственного лица организации. Например, директора или бухгалтера, которые имеют право подписи отчетности в ФСС.

Сертификат ФСС ЭЛН скачивается с официального сайта. Полученный сертификат необходимо установить и открыть. После этого нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Возможные ошибки

При передаче отчетности посредством шлюза возможны различные проблемы. В подавляющем числе случаев они вызваны допущенными ошибками. На сайте ФСС можно ознакомиться со всеми ошибками приема отчетности. Каждая из них имеет персональный код.

В число наиболее распространенных ошибок входят:

системе не удалось расшифровать документ;
ошибка при проверке цифровой подписи;
ЭЦП введена неправильно либо отсутствует;
в документах отсутствует регистрационный номер страхователя;
неверно указан код подразделения ФСС для конкретного региона;
документ не зашифрован;
документ просрочен;
указанный в отчете ИНН не зарегистрирован в ЕГРЮЛ.

Всего существует более 30 возможных ошибок при передаче данных через шлюз. В отдельных случаях погрешности возможны из-за внутренних неполадок сервиса. В этих случаях рекомендуется обращаться в техническую поддержку.

При наличии таких ошибок отчетный документ не будет принят. Потребуется исправить возможные ошибки за короткий промежуток времени, чтобы подать откорректированный бланк в срок.

Шлюз ФСС – удобный сервис, позволяющий отправлять отчетность в электронной форме. Данная услуга доступна всем предприятиям, количество сотрудников которых превышает 25 человек. Отправляемый документ удостоверяется электронной подписью. Проверка отчета осуществляется в течение 24 часов, после чего пользователю предоставляют квитанции на оплату.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Учет и расчет выплат работникам за время прохождения медосмотров в программе «1С:ЗУП» редакции 2.5

Основная идея публикации — собрать в одном месте методические указания по учету и расчету выплат работникам за время прохождения медосмотров в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5.

После прочтения статьи вы узнаете:
1) варианты условных обозначений медосмотра в табеле учета рабочего времени;
2) как и зачем вести Журнал учета прохождения медосмотров;
3) как производить расчет медосмотра сотруднику, тонкости настройки видов расчета;
4) как массово рассчитать медосмотры сразу всем сотрудникам выбранного подразделения или всей организации;
5) влияние расходов на медосмотры на бюджет ФОТ;
6) как должны взаимодействовать заинтересованные подразделения при организации медосмотров.

В статье описываются как типовой функционал, так и нетиповые возможности «1С: ЗУП» редакции 2.5.

1 стартмани

Электронный реестр больничных

К ним относятся реестры со сведениями о:

пособиях по нетрудоспособности;
выплатах по уходу за ребенком;
пособиях при рождении ребенка;
оплачиваемых отпусках по уходу за детьми-инвалидами.

Общий алгоритм передачи реестров не отличается от отправки других видов отчетности. Реестр составляют в любой программе, предназначенной для оформления этого вида документа. После этого его удостоверяют при помощи ЭЦП уполномоченного сотрудника и шифруют. Готовый документ передают через шлюз на сайте ФСС.

В случае успешного прохождения проверки документ с зашифрованным реестром станет доступен региональным представителям страхового фонда для последующей обработки и начисления положенных страхователям выплат.

Как работает система электронных больничных?

При оформлении ЭЛН сотрудник должен подписать письменное соглашение в медицинском учреждении, которое, в свою очередь, должно быть подключено к обмену сведениями с ФСС для возможности формирования листков нетрудоспособности.

Алгоритм работы ЭЛН ФСС следующий:

врач заполняет ЭЛН, отправляет его в ФСС и дает посетителю номер листка;
сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию своей компании;
бухгалтер в программе «1С» отправляет запрос в ФСС по номеру больничного;
ФСС в ответ на запрос присылает электронный больничный;
программа «1С» автоматически загружает данные из ЭЛН и рассчитывает размер пособия;
работодатель оплачивает сотруднику больничный.

Также стоит отдельно упомянуть о сроках для выплаты больничного. Как только сотрудник передал в бухгалтерию компании номер листка, рассчитать его по законодательству требуется не позднее 10-ти календарных дней. Сумма по больничному подлежит возмещению с удержанием подоходного налога.

Выплата, как уже упоминалась, проходит за счет Фонда социального страхования напрямую в том случае, если компания участвует в пилотном проекте ФСС, о котором мы расскажем в статье.

СЭДО по пособию при рождении ребёнка

Пособие при рождении ребенка ФСС выплатит на основании сведений от органов ЗАГС (п. 26 Правил). Сотрудник никакие документы представлять работодателю не должен. Работодатель может в целях назначения пособия получить запрос из фонда о недостающих сведениях для выплаты пособия (сведения о районном коэффициента). Передать сведения в фонд работодатель должен в течение двух рабочих дней с даты получения такого запроса.

Где трудоустроены родители ФСС запрашивает в ПФР, также фонд проверяет, не выплачивалось ли уже пособие на этого ребенка. Если окажется, что трудоустроены оба родителя, то запрос от ФСС придет к тому работодателю, где работает мама. Если трудоустроен один из родителей, то пособие получит он и запрос от ФСС поступит к работодателю этого родителя. Если оба родителя безработные, пособие выплатит орган социальной защиты.

Единовременное пособие при рождении ребёнка в программе не регистрируется.
Запрос из фонда о сведениях, которые работодатель должен отправить фонду для выплаты пособия, поступит в рабочее место Входящие запросы сведений для расчета пособия ФСС.
Далее необходимо сформировать Сведения для реестра прямых выплат.
Затем требуется создать документ Реестр прямых выплат и отправить в ФСС.

Сдача электронной отчетности в Фонд социального страхования

Контур.Экстерн заботится о своих абонентах, поэтому для того, чтобы общение с системой было максимально удобным, мы представляем вашему вниманию ознакомительный ролик.

Всего за несколько минут просмотра вы познакомитесь с процессом формирования и сдачи отчетности в Фонд социального страхования с помощью сервиса Контур.

Экстерн и узнаете много полезной информации, необходимой для успешного ведения отчетности.

Кому необходимо предоставлять отчетность в Фонд социального страхования?

В соответствии с законом № 212-ФЗ от 24.07.2009 года организации, штат которых насчитывает более 50 человек, должны своевременно отчитываться в ФСС по форме 4-ФСС.

Причем на сегодняшний день у компаний, насчитывающих менее полусотни сотрудников, есть выбор: можно сдавать отчеты и на электронном, и на бумажном носителе. А в соответствии с новыми изменениями в законодательстве, с 1 января 2015 года в случае, если в штате от 25 человек, каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны предоставлять декларацию только в электронном виде.

Что нужно для сдачи отчетности в ФСС через интернет?

Для заполнения и отправки электронной отчетности вам понадобятся: лицензия на право эксплуатации средства криптографической защиты (СКЗИ) и сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Единая система Контур.Экстерн все это уже содержит, при этом вы сможете предоставлять отчетность не только в ФСС, но и в ФНС, ПФР, Росстат и РАР.

Формирование сертификата ЭЦП для отправки отчетности в ФСС через интернет

Когда получен ключевой носитель для доступа к электронной отчетности, остается всего шаг – сформировать сертификат электронной подписи.

Как это сделать:

Установить ключевой носитель на персональный компьютер.
Загрузить и установить сертифицированное приложение «Получение ЭЦП в Удостоверяющем центре СКБ Контур» (скачивать только с официального сайта Контур.Экстерн). Инсталляционный дистрибутив расположен в разделе «Техподдержка» — «ПО» — «Сертификаты».
Установить средства криптографической защиты информации (СКЗИ) «КриптоПро» на ПК, предназначенный для работы с отчетностью (на будущее рабочее место).
Осуществить запуск приложения «Получение ЭЦП в Удостоверяющем центре СКБ Контур», в открывшемся окне выбрать раздел «Инструкция» и последовательно выполнить все ее пункты.

Проконсультироваться по возникающим вопросам можно в авторизованном сервисном центре.

Обратите внимание! Получая КЭП в сервисном центре, тщательно проверьте регистрационный номер страхователя и код подчиненности. Эти сведения вы найдете в меню «Справочная» – «Регистрационный номер страхователя по ИНН»

Если данные не совпадают, КЭП придется оформлять еще раз.

Электронная отчетность с помощью Контур.Экстерн

В соответствии с приказом №19 ФСС, начиная с 19.02.2010, электронная отчетность поступает в ФСС через портал социального страхования. В связи с этим, для удобства абонентов разработчики дополнили систему Контур.

Экстерн дополнительным сервисом, в котором можно подготовить, проверить и затем переправить отчетность на приемный шлюз ФСС.

Еще один плюс для пользователей Контур.Экстерн: документ (с указанием даты и времени) подтверждающий, что электронная отчетность прошла через сервер посредника. Таким образом, если шлюз ФСС не доступен, у вас остается подтверждение, что отчет был отправлен вовремя.

Инструкция: сдача отчетности ФСС через интернет с помощью системы Контур.Экстерн

1. Сформировать отчет (можно на портале ФСС) и сохранить файл на ПК.

2. Подписать подготовленный документ с помощью сертификата КЭП, затем зашифровать его сертификатом ФСС.

3. Отправить готовый отчет на приемный шлюз Фонда социального страхования.

Важно! Чтобы обеспечить своевременную сдачу отчетности, отчет необходимо отправлять минимум за трое суток до истечения допустимого срока. Сохраните идентификатор отчета после отправки файла

4. Получить квитанцию о принятии или непринятии формы. Вы получите ее в любом случае, но если проверка покажет, что расчет неверен, в отчетность придется внести коррективы и отправить его повторно.

Перечни отделений ФСС:

Адрес электронной почты ФСС РФ

Раздел «Часто задаваемые вопросы» на сайте ФСС

Форма обратной связи на сайте ФСС

СЭДО с ФСС – ответы на горячие вопросы

До какого срока можно отправлять сведения без штрафных санкций по сотрудникам, работающим в организации на 1.01.2022?

Если речь идёт про сведения о застрахованном лице – то сроков действующим законодательством не предусмотрено.

Если речь идёт про сведения необходимые для назначения и выплаты пособий – для них предусмотрены конкретные сроки и соответствующие штрафы. Частью 13 статьи 13 Федерального закона 255-ФЗ от 29.12.2006 г. предусмотрено, что работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить сведения, необходимые для назначения пособия. Штраф за непредставление или представление сведений не в срок составляет 5 000 руб.

Нужно ли направлять сведения, если сотрудник, работающий на 1 января 2022 года уволен на дату представления сведения в ФСС?

Нет, не нужно. ФСС рекомендует страхователям направлять сведения о застрахованных лицах, в первую очередь на часто болеющих сотрудников, беременных женщин и уволенных в течение 30 дней.

В соответствии с законодательством, если сотрудник увольняется и у него наступает временная нетрудоспособность в течение 30 календарных дней после увольнения, то такой больничный лист подлежит оплате за счет средств ФСС.

Резиденты и нерезиденты – по кому отправлять данные?

Сведения требуется отправлять о застрахованном лице. Если у вас работает нерезидент, то необходимо разобраться – является ли он застрахованным лицом. Например, у вас работает иностранный гражданин, временно пребывающий, он имеет право на получение пособие только по временной нетрудоспособности при условии, что вы за него уплатили взносы в течение 6 месяцев. По такому сотруднику соответственно требуется отправлять сведения. Если сотрудники не являются застрахованными лицами – направлять ничего не нужно.

Нужно ли у сотрудников подписывать сведения в печатной форме перед отправкой?

Да. Форма сведений утверждена Приказом ФСС от 4.02.21 №26, приложение 2. Строка «подпись застрахованного лица» там присутствует. Застрахованные лица либо с вашей помощью, либо самостоятельно заполняют такие сведения и сдают в бухгалтерию или в отдел кадров.

Если у сотрудника изменится карта, паспорт, прописка – нужно ли информировать и в какой срок?

Информировать нужно обязательно. Сделать это необходимо в течение 3 рабочих дней, согласно части 14 статьи 13 ФС 255-ФЗ.

Нужно ли направлять сведения по совместителям, в том числе и внешним?

Нужно.

Если допустили ошибку в сведениях о застрахованных лицах – как исправить?

Отправить сведения с актуальными данными.

Обязательно ли применять СЭДО?

На сегодняшний день да.

Когда можно не отправлять реестры ЭЛН? В текущий момент страхователь направляет 2 реестра : реестр ЭЛН и реестр прямых выплат.

В 1С предусмотрена отправка и реестра ЭЛН, и реестра прямых выплат. Если вам не пришёл предзаполненный реестр, на который вы отвечаете, а вы самостоятельно направляете нам сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия, то вам необходимо заполнять оба реестра.

Получили извещение ФСС о получении недостоверных сведений по СЭДО, как правильно направить ответ? В СЭДО не нашли такой возможности. Правильно ли будет почтой?

Почтой неправильно. Для пользования всеми функциями СЭДО в программе 1С необходимо обновить конфигурацию до последней версии.

Сообщение ФСС об изменении ЭЛН и извещение ФСС – в чём отличие этих документов?

Сообщение об изменении ЭЛН вам приходит автоматически, из единой информационной системы ФСС, когда у работника изменяется статус больничного листа. А извещение ФСС это имеется в виду извещение о представлении недостающих сведений. Например, вы отправили в ФСС заполненный реестр, но данные в нём были указаны неправильно. Через СЭДО в течение 3 рабочих дней вы подтверждаете получение извещения и в течение 5 рабочих дней предоставляете недостающие сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия.

Можно ли с помощью СЭДО направлять письма, корреспонденцию в ФСС?

Данная возможность не предусмотрена.

Если возникают вопросы по работе с СЭДО как правильно обратиться в ФСС?

Вопрос можно задать позвонив по номеру телефона 53-96-90 (многоканальный). Добавочные 5168, 5164.

Добавочный 5164 Начальник отдела Соловей Ю.В.

Добавочный 5192 заместитель начальника Куркова А.С.

Если у вас появились вопросы по работе с СЭДО – обращайтесь в Службу технической поддержки пользователей:

+7 978 055 12 33 (многоканальный) [email protected]

В какие документы работодатель должен внести изменения в 2021 году

Работодателю необходимо внести изменения в локальные акты, актуализировав правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, положение об оплате труда (при необходимости), учетные политики и иные документы, в которых определены особенности социального обеспечения, социального страхования трудовой деятельности.

В порядке и сроки, установленные законодательством Российской, следует обеспечить сохранность документов, которые сопровождали назначение и выплату пособий Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 N2375 «Об особенностях финансового обеспечения, назначения и выплаты в 2021 году территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, осуществления иных выплат и возмещения расходов страхователя на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников».

Все действия по назначению пособий работодатель может сопровождать документами на бумажном носителе либо сформировать в форме электронных документов, подлежащих хранению (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.).

Нарушение требований по сохранности документов является самостоятельным административным правонарушением, подпадающим по действие статьей 13.20 и 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N195-ФЗ, что может повлечь существенные штрафные санкции на юридических лиц, вплоть до трехсот тысяч рублей.

Практическая деятельность зачастую генерирует новые вопросы, ответы на которые можно получить на линии консультаций или обратившись к информационным материалам, содержащимся в ИБ «КонсультантПлюс».

Оспаривание решения ФСС о возмещении ущерба

В ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ указано право работодателей обжаловать любые ненормативные акты ФСС.

Когда страхователь не согласен с решением о возмещении расходов, он вправе не дожидаться требования ФСС и дальнейшего судебного разбирательства, а сразу передать жалобу в вышестоящий орган ФСС или судебную инстанцию. Жалобу можно направить не позже 3-х месяцев с момента поступления требования (пп. 5 м. 1 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ, п. 7 ст. 26.21 Закона № 125-ФЗ). Однако на основании жалобы действие решения не приостанавливается автоматически — такое возможно, но только при удовлетворении ходатайства страхователя.

Электронная отчетность по все госорганы прямо из 1С

Работа с электронными больничными и трудовыми книжками;
Проверка ошибок в отчетности;
Бухгалтерский учет и отчетность из одной программы 1С;
Контроль этапов сдачи отчетности с смс-уведомлениями;
Отчеты по все госорганы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, ФСРАР, РПН, ФТС, Банк России;
Неформализованная переписка с Росстатом, ФНС, ПФР.

Подробнее Перейти на 1С-Отчетность от 2450 рублей за год

Сроки сдачи отчетности в 2022 году для бюджетных учреждений
Патентная система налогообложения в 2022 году

Нормативно-правовое регулирование

Для возмещения расходов на предупредительные меры организациям необходимо руководствоваться финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утвержденными Приказом Минтруда России от 14.07.2021 N 467н. Правила вступили в силу с 19 сентября 2021 года — они во многом схожи со старыми, принцип финансового обеспечения расходов на предупредительные меры остаётся прежним.

Оплата дополнительных расходов на реабилитацию застрахованных лиц в связи с несчастными случаями на производстве и профзаболеваниями производится по-новому с 1 января 2022 года (согласно Постановлению Правительства РФ от 21.09.2021 N 1584).

Чтобы выбрать конкретные меры по профилактике травматизма, нужно руководствоваться новыми перечнями мероприятий по улучшению условий охраны труда и по производственного травматизма.

Это основные нормативно-правовые акты, регулирующие процедуру возврата средств из ФСС, затраченных на профилактику травматизма. Перейдём к описанию алгоритма действий и особенностей процедуры исходя из практики её применения.

Подача заявления в ФСС

Суммы известны, мероприятия определены — что делать дальше?

Необходимо получить от ФСС одобрение на возврат именно определённой вами суммы. Срок подачи заявления по этому поводу — до 1 августа текущего календарного года, т.е. раньше, чем сами мероприятия будут осуществлены и полная отчётность о них будет отправлена в ФСС.

Заявление с прилагаемыми к нему документами (копиями документов) и сведениями представляется страхователем либо лицом, представляющим его интересы, на бумажном носителе либо в форме электронного документа (согласно п.5 ).

Вместе с заявлением необходимо предоставить план финансового обеспечения, копию перечня мероприятий и еще ряд документов в зависимости от выбранного мероприятия.

На сегодняшний день подать заявление можно:

лично (через клиентский офис ФСС, территориальное отделение ФСС и МФЦ);
по почте;
через Единый портал государственных услуг.

Чем раньше получится подать заявление, тем лучше, ведь если ждать до крайнего срока, средства ФСС могут быть уже распределены между другими желающими. Еще бывают случаи, когда ФСС может не сразу принять документы (например, выявит какие-то несоответствия), и тогда будет время внести изменения.

Отправка реестров и получение отчета о приеме

Чтобы отправить документ, необходимо нажать на кнопку «Отправить документ», а далее действовать по стандартному принципу прикрепления документов с персонального компьютера. Через папку «Обзор» выбирается определенный нужный файл, после чего нажать кнопку «Отправить». Отчет автоматически поступит на страницу проверки статуса отчета.

Отправленный страхователем отчет проходит несколько стадий обработки и проверки на сервисе:

Проверяется название и размер зашифрованного файла.
Происходит расшифровка и проверка электронной подписи;
Проверка соответствия структуры файла отправленного отчета установленному формату ФСС;
Контроль показателей отчета на уровне логики и арифметики.

После того, как проверки завершены, с сервиса можно получить проверку отчета, а также скачать квитанцию о том, что отчет формы 4-ФСС принят. Квитанция устанавливается взаимным и однозначным соответствием между представленным отчетом и датой и временем его получения, заверяется ответственным лицом из ФСС.

Квитанция является подтверждением того, что отчет Ваш правильный и послан в определенное время, с его наличием никаких нареканий к вам не может быть предъявлено, а также это означает, что Вы все сделали верно.

Что делать, если сведения о трудовой деятельности (в так называемой электронной трудовой книжке) не совпадают с данными бумажной трудовой книжки

Много вопросов вызывает переход на электронные трудовые книжки, поскольку сведения о трудовой деятельности, предоставленные работодателями, могут значительно отличаться от данных, отраженных в трудовой книжке. Приказ Минтруда России от 09.09.2020 N 585н «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» определяет возможность подтверждения необходимого стажа трудовой книжкой установленного образца и (или) сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Соответственно, работодатель будет принимать в расчет и трудовую книжку, и сведения о трудовой деятельности, руководствоваться тем источником, где стаж больше.

Только в случаях отсутствия трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, а также в случае, когда в трудовой книжке и (или) сведениях о трудовой деятельности содержатся неправильная и неточная информация либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, для подтверждения стажа принимаются:

письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений,
справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами,
выписки из приказов,
лицевые счета,
ведомости на выдачу заработной платы.

Учитывая, что предоставление работодателю документов при трудоустройстве и при дальнейшем выполнении трудовых обязанностей ограничено трудовым законодательством, для назначения пособий следует определить локальным актом предоставление работником дополнительных документов. В документе нужно закрепить также процедуру запроса работодателя дополнительных документов у работника.