Как составить правила внутреннего трудового распорядка

Оформление и разработка ПВТР

Законодательные основы

Процесс создания ПВТР не регламентирован трудовым законодательством, поэтому документ составляется в свободной форме с учётом особенностей хозяйственной деятельности и организационно-правовой формы конкретной компании. Тем не менее структура его предпочтительно должна содержать в себе разделы, посвящённые регулированию моментов, обозначенных ст. 189 ТК в качестве предмета ПВТР (основы приёма на работу и прекращения трудовых правоотношений, правомочия и обязательства сторон правоотношений и т. д.).

Структура документа

Как правило, структура ПВТР включает в себя следующие элементы:

Общие условия. Раздел кратко описывает предназначение документа, круг регламентированных им вопросов, круг лиц, на которых распространяется его действие.
Порядок приёма на работу граждан. В разделе следует отразить перечень документов, которые должен предоставить соискатель, порядок выбора будущего работника из нескольких кандидатов, условия установления испытания, пошаговую процедуру оформления приёма в компанию и т. д

Важно помнить, что недопустимо требовать (а значит, и включать в соответствующий пункт ПВТР требование о предоставлении) документы помимо установленных ст.65 ТК и другими законодательными актами.

Порядок перевода и расторжения контракта с работающим гражданином. Следует отметить, что здесь нельзя установить дополнительные поводы для увольнения помимо тех, что предусмотрены ТК, также нельзя упразднить те обязательные формальности (например, обязанность нанимателя уведомить сотрудника о сокращении не позднее двухмесячного срока и пр.), которые предусмотрены законодательством.
Права и обязанности нанимателя

В этот раздел следует включить нормы ст. 22 ТК, дополнив и другими условиями, не ухудшающими положение работника в сравнении с установленным законом порядком трудовой деятельности.
Права и обязанности работника можно изложить, руководствуясь нормами ст. 21 ТК, дополнив условиями, не ухудшающими его положение.
Рабочее время. Этот раздел должен содержать все особенности труда сотрудников компании: суммированный учёт, работа по сменам, установление ненормированного рабочего дня для отдельных должностей (с приложением перечня должностей). Следует указать временные рамки ежедневного труда для трудящихся с обычным графиком работы (начало трудового дня, завершение трудового дня, в т. ч. для предпраздничных трудовых дней), количество, время начала и завершения смен (при сменном режиме работы), порядок составления, утверждения и ознакомления с графиками сменности.
Время отдыха. Раздел включает в себя регламентацию обеденных и технологических перерывов (с указанием конкретного времени начала и завершения или установлением порядка определения перерывов). Раздел включает в себя правила установления специальных перерывов (в соответствии со ст. 109 ТК). Если вся компания или отдельные сотрудники работают по графику пятидневной трудовой недели, в ПВТР указывается день, который наряду с воскресеньем будет считаться выходным (ст. 111 ТК). В соответствии со ст. 116 ТК в ПВТР необходимо отразить порядок предоставления дополнительных отпусков и их длительность.
Оплата труда. Если вопрос оплаты труда граждан не регламентирован отдельным положением, целесообразно включить основные принципы начисления и выплаты зарплаты в отдельный раздел правил. Здесь можно указать даты выдачи зарплаты (две на протяжении календарного месяца — согласно ст. 136 ТК), способ выдачи, порядок определения размера заработка (тарифная ставка или оклад), порядок и условия начисления надбавок к зарплате и т. д.
Меры поощрения и дисциплинарной ответственности, применяемые к трудящимся. В разделе определяется порядок и условия применения мер поощрения (в соответствии со ст. 191 ТК) — указываются конкретные виды поощрений и критерии из применения. Также следует указать применяемые меры дисциплинарного взыскания. Однако устанавливать дополнительные меры, кроме предусмотренных ст. 192 ТК, нанимателям запрещено.
Заключительные положения — порядок разрешения вопросов, не регламентированных правилами, процедура изменения и дополнения документа, ответственность сторон за несоблюдение требований ПВТР.

Для чего нужны ПВТР?

Часто ПВТР дублируют положения ТК РФ, ведь в регламенте нужно описать все те же моменты, которые и так детально расшифрованы в законодательстве – порядок устройства на работу, механизм увольнения, рабочий режим и тому подобное. Однако в правилах работодатель может предусмотреть дополнительные условия и требования для своих работников, например, ввести дресс-код либо ограничить использование личных гаджетов в служебное время.

В любом случае наличие в компании максимально продуманных и детализированных ПВТР выгодно и для нанимателя, и для нанятых лиц. Работодатель путем документального установления регламента сможет оптимизировать производственные процессы, а сотрудники будут проинформированы об особенностях трудового распорядка и возможной ответственности за игнорирование регламента.

Какие положения можно включить в кодекс корпоративной этики?

Работодатель включает в кодекс те положения, которые важны и применимы внутри компании. В них устанавливаются запреты, права и обязанности сотрудников.

Положения о запрете дискриминации.

•  Общий запрет дискриминации по признакам пола, национальности, расы, политических и религиозных взглядов, сексуальной ориентации и прочим характеристикам, не связанным с профессиональными качествами человека и выполнением им должностных обязанностей.
•  Запрет на использование дискриминационных, оскорбительных, непристойных, вульгарных, грубых, жестоких и агрессивных выражений.
• Запрет на применение психологического давления и домогательства.

Положения, регулирующие коммуникацию в компании.

Кодекс может регулировать общение между рядовыми сотрудниками и их взаимоотношения с руководством.

• Права сотрудников высказывать свою точку зрения, открыто говорить о проблемах в компании и предлагать способы их решения.
• Обязанность придерживаться уважительной и доброжелательной манеры общения с коллегами.
• Запрет на предвзятое, оскорбительное и непристойное поведение, предубеждения в отношении сотрудников и руководства.

Положения, регулирующие коммуникацию с клиентами.

Эти положения могут касаться взаимодействия сотрудников не только с клиентами, но и с другими людьми, связанными с деятельностью компании.

• Обязанность предоставлять полную и достоверную информацию о деятельности компании.
• Обязанности своевременно реагировать на запросы клиентов, исполнять данные им обещания и нести персональную ответственность за результаты своей работы.
• Запрет предоставлять гарантии выполнения работы, которая не может быть выполнена.
• Запрет на введение клиентов в заблуждение о деятельности компании и компетенции работника.

Положения о дресс-коде.

Эти положения не всегда включаются в кодекс корпоративной этики. Обычно делают это работодатели, которые считают такие правила неотъемлемой частью корпоративной культуры. Они прописывают в кодексе общие формулировки об опрятном виде сотрудника. Нередко детализируют: чистая одежда и обувь, аккуратная прическа, минимум украшений и косметики. Могут предусмотреть требования к цветовой гамме и стилю одежды (official, office casual, casual, casual friday).

Положения о родственниках и друзьях.

Такие положения можно считать самыми неоднозначными. Некоторые работодатели отражают в кодексе негативное отношение к продвижению по службе сотрудниками своих родственников и друзей. Если же так получилось, что два сотрудника находятся в родстве, рекомендуется распределять их по разным отделам. Причем один из них не может быть начальником другого, так как это почти наверняка приведет к необъективному отношению и некачественному исполнению ими трудовых обязанностей.

Особенности составления

В процессе разработки целесообразно определить сотрудника, который будет ответственен за данный процесс. Им может стать юрист, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер или иной работник. Если обязанности по составлению правил отсутствуют в должностной инструкции служащего, руководитель должен предложить ему принять их на себя. Если работник будет согласен, то соответствующие пункты следует внести в указанный документ либо в договор. Впоследствии следует определить служащих:

1. Которые обязаны оказывать содействие при составлении правил. Ими могут стать начальники подразделений, бухгалтерия и пр.
2. С которыми будут согласованы правила. Этими сотрудниками могут являться: юрист, также начальники отделов или бухгалтеры.

Определение ответственных служащих осуществляется в приказе руководителя предприятия. В распоряжении гендиректора также устанавливаются сроки и стадии разработки документа, его согласования и подписания. В случае отсутствия на предприятии представительного органа сотрудников, утверждение осуществляется единолично руководителем. Если документ принимается в первый раз, это влечет изменения в условиях работы компании. Соответственно, необходимо откорректировать контракты с сотрудниками. При необходимости изменения вносятся и в должностные инструкции.

Структура ПВТР

Структура ПВТР, как и их содержание, определяется работодателем. Акт состоит из разделов, подразделов и пунктов.

Правила могут иметь приложения – различные таблицы, графики, карты или схемы. В таком случае законодатель допускает использование в тексте основного документа ссылок на эти приложения (Постановление Правительства РФ №1009 от 13.08.1997).

В любые ПВТР нужно включить ряд обязательных условий, которые можно структурировать в следующие разделы:

• порядок приема сотрудников в штат;
• механизм увольнения нанятых лиц;
• основные права и обязанности сотрудников;
• основные права и обязанности нанимателя;
• ответственность сторон;
• режим работы;
• время отдыха;
• поощрение за успехи в трудовой деятельности;

Все эти вышеперечисленные блоки обязательно прописываются в правилах. При этом разделы можно объединить, например, не разделять отдельно вопросы рабочего режима и времени отдыха, а сформировать один раздел «Режим работы и время отдыха». Некоторые части можно разбить, например, вместо «Основные права и обязанности работников» выделить отдельно права и отдельно обязанности.

Ознакомление работающих с ПВТР

Работник должен быть ознакомлен с ПВТР под роспись перед тем, как подписать трудовой договор

Соблюдение требования статьи 68 ТК об ознакомлении работников с ПВТР до заключения трудового соглашения (к слову, условие об обязательном ознакомлении коллектива с любыми принимаемыми ЛНПА содержит и ст. 22 ТК) должно быть подтверждено документально. Другими словами, работник знакомится с ПВТР под роспись.

На практике ознакомление с правилами может происходить одним из следующих способов:

1. К ПВТР подшивается лист ознакомления, в котором отметку ставит каждый работник.
2. Ведётся специальный журнал ознакомления с ПВТР под роспись.
3. Лист ознакомления с локальными НПА (среди которых перечислены и ПВТР) составляется для каждого работника.
4. Отметка о предварительном ознакомлении с ПВТР включается в текст трудового соглашения.

Лист ознакомления работников с ПВТР подшивается к самому документу и является его неотъемлемой частью

Срок действия ПВТР и внесение изменений

В законе нет нормы, которая бы устанавливала срок действия правил. Работодатель уполномочен решать этот вопрос по своему усмотрению.

Если срок действия акта истек, однако регламент не нуждается в корректировках, продлить действие документа можно путем издания соответствующего приказа работодателя.

В некоторых ситуациях ПВТР необходимо обновить, например если:

• прошли изменения в законодательстве;
• условия труда в компании подверглись существенным изменениям.

Механизм пересмотра правил не отличается от процедуры утверждения нового документа. Это значит, что придется учитывать мнение профсоюзной организации, издавать соответствующий приказ и организовать ознакомление сотрудников.

Механизм утверждения ПВТР

Правила утверждает работодатель, однако последний также обязан учитывать позицию профсоюзной организации. Алгоритм согласования локального нормативного акта с профсоюзом детализирован в ст. 372 ТК РФ.

Перед принятием решения наниматель должен направить проект ПВТР в выборный орган первичной профсоюзной организации. Профсоюзу выделяется 5 дней на изучение документа и подготовку мотивированного ответа.

Если профсоюз не согласен с проектом правил, то работодатель может:

1. принять мнение выборного органа и внести необходимые изменения в акт;
2. в течение 3 дней провести дополнительные консультации и таким образом достигнуть компромисса.

Вам также будет интересно:

— Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
— Может ли самозанятый нанимать работников?

В случае, если согласия не удалось достигнуть даже после консультаций, существующие разногласия фиксируются в специальном протоколе. Только после прохождения всей этой процедуры наниматель вправе утвердить ПВТР без согласия профсоюза.

Свою позицию профсоюзная организация должна обосновать.

Утверждение ПВТР осуществляется одним из приведенных ниже способов:

• издается приказ об утверждении локального нормативного акта;
• на титульной странице акта проставляется гриф с информацией об утверждении (раздел 4 НАЦСТАНДАРТА РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В первом случае правила вступают в силу с даты издания приказа либо с указанной в нем даты, во втором – со дня утверждения.

Ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка

При проведении проверок на предприятии трудовой инспекцией, Правила запрашиваются в первую очередь. Если такого документа нет, или он составлен с нарушением норм трудового законодательства, то к работодателю применяют штрафные санкции в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

За нарушение норм трудового законодательства на работодателя налагается штраф в размере:

• на должностное лицо, которое является ответственным за разработку этого документа, налагается штраф в размере от 10 до 5 тысяч рублей;
• на самого работодателя, как на юридическое лицо, налагается штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Альтернативой штрафу является приостановление деятельности юридического лица на срок до 90 календарных суток;
• Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то на него налагается штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей, либо приостановление деятельности ИП на срок до 90 календарных суток.

Порядок утверждения и изменения ПВТР

Согласно ст. 190 ТК, ПВТР утверждаются администрацией и согласовываются представительным органом коллектива (профсоюзом, если таковой в компании имеется).

На практике осуществление обязанностей по разработке, внесению изменений и дополнений ПВТР (в уже работающей фирме) вводится в трудовую функцию одного из сотрудников (юриста, кадровика или др.) путём включения в должностную инструкцию. Порядок и сроки согласования проекта ПВТР с заинтересованными службами отражается в приказе о разработке ПВТР.

Текст приказа о разработке ПВТР содержит конкретные сроки и назначает ответственных за разработку и утверждение лиц

Готовые, согласованные с заинтересованными службами компании и профсоюзной организацией правила, утверждает уполномоченное лицо:

1. Коллегиальный орган (например, совет директоров компании) издаёт решение, ПВТР подписывает председатель коллегиального органа.
2. Руководитель предприятия издаёт приказ и собственноручно подписывает правила.

На подписи уполномоченного лица проставляется круглая печать организации.

Если утверждать локальные НПА организации в соответствии с её Уставом уполномочен руководитель, об утверждении ПВТР и введении их в действие он издаёт соответствующий приказ в свободной форме

Изменения и дополнения в ПВТР вносятся в том же порядке — установленном для принятия и утверждения локальных НПА организации её Уставом. С изменениями в ПВТР необходимо ознакомить весь коллектив под роспись.