Образец пояснительной записки к бухгалтерскому балансу

Что из себя представляет записка к балансу

Этот документ можно смело назвать отдельной формой бухгалтерской отчетности, которая неизменно сопровождает рассмотрение бухгалтерского баланса и потому является обязательной к составлению.

Именно в данном документе находят свое отображение пояснения тех данных, которые указаны балансе. Информация в пояснительной записке очень часто является объемной. Правильное ее составление и обобщение информации является необходимым.

По каждому пункту отображение данных должно быть максимально исчерпывающим.

Существенность и сопоставимость – вот основные принципы, которые обязательно должны быть учтены и использованы  при правильном составлении документа.

• Принцип сопоставимости подразумевает в себе проведение сравнений определенных количественных показателей, которые отражены в ряде статей бухгалтерского отчета. Эти показатели сравниваются за определенное количество времени.
• Принцип существенности можно понимать как представление к сравнению только статей, которые несут существенное значение для организации и проведения деятельности предприятия. Учет этого принципа производится для того, чтобы бухгалтерская отчетность имела рациональную структуру, легкую для восприятия и проведения последующего ее анализа.

Пояснительная записка обязательно прилагается к пакету документов, когда происходит сдача отчетности бухгалтерского направления. Непредоставление пояснительной записки носит характер нарушения в сдаче бухгалтерской отчетности.

Данный документ составляется по разделам, каждый из которых должен максимально отобразить ту информацию, которую нецелесообразно отображать в самих таблицах бухгалтерского баланса. Разделы пояснений к бухгалтерскому балансу рассмотрим ниже.

Для чего нужны пояснения к финансовой отчетности организации?

В состав бухгалтерской отчетности согласно ПБУ 4/99 входят:

• баланс;
• отчет о финансовых результатах;
• приложения к балансу и отчету о финрезультатах — отчеты об изменении капитала, движении денежных средств, целевом использовании средств (предоставляется только некоммерческими организациями);
• пояснительная записка;
• аудиторское заключение, если организация полежит обязательному аудиту.

ВНИМАНИЕ! С 01.06.2019 года действуют обновленные формы бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина от 19.04.2019 №61н. Об основных изменениях в формулярах читайте здесь

В пояснениях к финансовой отчетности приводятся данные, которые не отражены в других формах, входящих в состав отчетности, но имеют важное значения для ее пользователей: учредителей, контролирующих органов, инвесторов, контрагентов и т.д. Таким образом, основное назначение таких пояснений — детализация наиболее существенных статей бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним

Таким образом, основное назначение таких пояснений — детализация наиболее существенных статей бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним.

Обязательная информация в пояснениях к балансу должна содержать информацию о наличии и движении всех видов активов и обязательств компании, структуре и изменении ее капитала, резервах, составе доходов и затрат, событиях после отчетной даты, прекращенных операциях и т.п. Кроме того, в пояснения следует включить данные о составе исполнительных и контролирующих органов организации, об аффилированных лицах, численности персонала.

Дополнительно в пояснительной записке можно указать применяемые учетные методы, их изменение и влияние на финансовые показатели. Можно представить анализ показателей деятельности предприятия, с отражением существенных факторов, оказавших на них влияние. А также любую другую информацию, которая может быть полезна пользователем отчетности и способна оказывать существенное влияние на принятие ими решений.

Малые предприятия, отчитывающие по упрощенной форме, вправе не составлять пояснительную записку к балансу.

Об упрощенных формах для малых мы писали в статье

Структуру пояснительной записки предприятие устанавливает самостоятельно. Пояснения к бухгалтерской отчетности могут оформляться как в виде таблиц, так и в виде произвольного текста (п. 4 приказа Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н). Рекомендованные формы таблиц приведены в приложении № 3 к приказу № 66н. Ссылку на бланк и образец его заполнения вы найдете в начале статьи. 

Рассмотрим, какие именно формулировки могут содержать пояснения к годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

О том, в какие сроки сдается бухотчетность, читайте здесь.

Оформление по ГОСТу

В целом форма единая. Различия касаются специфики области ее применения и отдельных требований, предъявляемых заказчиком. Некоторые пункты исключаются в зависимости от назначения.

Структура:

• введение
• аннотация
• сокращения и условные обозначения с их расшифровкой
• выводы (для научных проектов)
• библиография
• приложение

В титульном листе указывается ФИО автора (или данные организации, от имени которой она готовится), ниже адресат (кому направляется — должностное лицо или учреждение), далее крупными буквами печатается «Пояснительная записка», название, например «Водоохранная зона», дата составления и регистрационный номер (для формальных документов), подпись и должность составителя.

Аннотация – краткое содержание, самое основное. Указываются разделы, подразделы и пункты. Их описание. Проблематика, которая в них затрагивается, понятия.

Выводы – итоги реализации проекта, результаты проведенной работы (для отчетной документации). Для бухгалтерской отчетности может потребоваться указание расхождений в учете, их пояснение (если запрос инициирован налоговыми органами). соответствии поставленным целям, понесенные убытки.

Библиография – это список источников литературы (научные труды, монографии, печатные и периодические издания, словари). К их описанию есть жесткие требования, которые устанавливаются в соответствии с общими стандартами. С ними можно ознакомиться в специальных методичках, обратившись в библиотеку заведения.

Приложение – при необходимости прикладываются схемы, графики, диаграммы, чертежи, иллюстрации. Этот пункт необязателен к исполнению. Он зависит от характера работы. Прилагаемые материалы служат для наглядности и позволяют пояснить отдельные положения в представленном материале.

Как ее составить

Общие рекомендации, как правильно пишется пояснительная записка в качестве ответа на требование:

1. Укажите номер и дату требования.
2. Представьте расшифровку или обоснование сумм, по которым у налоговиков возникли вопросы.
3. Если вы обнаружили, что в декларации допущена ошибка, вместо ответа на требование следует представить уточненную декларацию.
4. При отправке пояснений укажите фамилию и инициалы сотрудника, который составил предписание. Это ускорит процесс обработки вашего ответа.
5. Документ следует направить в виде скана с подписями и печатью либо подписать ответ квалифицированной электронной подписью.

Если вы получили требование по НДС, на него обязательно составляется формализованный ответ, который прилагается к сообщению ФНС. В системе «Контур.Экстерн» форма этого ответа выглядит так:

Образец

Унифицированной формы пояснительной записки не существует. Сообщение следует составлять исходя из требуемой налоговыми органами информации. Чаще всего пишется письмо в свободной форме.

Примерный образец письма в налоговую о даче пояснений по налоговой нагрузке:

Часто бухгалтер пишет пояснение, представляющее собой сопроводительное письмо к списку документов по требованию.

В некоторых случаях налоговый орган требует объяснить причины возникновения убытка или несовпадения налогооблагаемой базы в разных отчетах (например, в РСВ и декларации 6-НДФЛ). Для этого составляется письмо в произвольной форме с разъяснениями.

Когда представляют в ИФНС пояснительную

Каждая организация регулярно сталкивается с необходимостью отправлять письменное пояснение в налоговую о показателях отчетности. Существуют два вида пояснений.

Пояснения в составе годовой бухгалтерской отчетности

Пояснения к отчетности составляют все юридические лица, за исключением малых предприятий, не подлежащих обязательному аудиту, и некоммерческих организаций. Документ содержит раскрытие информации в строках баланса и приложений к нему. Например, строка «Дебиторская задолженность» складывается из текущей задолженности покупателей за минусом резерва по сомнительным долгам. Сумму резерва в отчетности не видно, поэтому в интересах предприятия расшифровать ее в пояснениях. Строка «Кредиторская задолженность» содержит суммарное значение долгов перед поставщиками, прочими контрагентами, бюджетом, фондами, сотрудниками (по заработной плате) и др. В пояснительной записке раскрываются все составляющие этого показателя. Рекомендуемый пример этого документа содержится в Приложении 3 к приказу Минфина №66н от 02.07.2010.

Примерный образец заполнения пояснительной записки к бухгалтерскому балансу выглядит так:

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу ООО «Clubtk.ru» за 2021 год 1. Общие сведения Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Clubtk.ru» зарегистрировано МИФНС №1 по г. Санкт-Петербургу 12.12.2012, ИНН 1234567898, КПП 123401001, ОГРН 1234567898765, юридический адрес: 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1. Бухгалтерский баланс сформирован в соответствии с действующими в РФ правилами бухгалтерского учета и отчетности. Уставный капитал: 100 000 (Сто тысяч) руб. Основной вид деятельности: предоставление услуг по размещению информации, деятельность информационных порталов в сети Интернет (ОКВЭД 63.11). Состав аффилированных лиц: Воронов Андрей Викторович — генеральный директор; Семенов Игорь Федорович — заместитель директора. 2. Основные положения учетной политики Учетная политика утверждена приказом директора №21 от 30.12.2019. Метод начисления амортизации — линейный. Способ оценки товаров и материально-производственных запасов — по средней стоимости. Способ оценки обязательств — по стоимости их возникновения. 3. Состав основных средств:	45 000 000	5 000 000	40 000 000
Транспортные средства	2 600 000	750 000	1 850 000
Оборудование	3 540 000	1 985 000	1 555 000

4. Дебиторская задолженность отражена по стр. 1230 в сумме 1 560 000 (Один миллион пятьсот шестьдесят тысяч рублей 00 копеек) за минусом резерва по сомнительным долгам в сумме 320 000 (Триста двадцать тысяч рублей 00 копеек). Общая сумма дебиторской задолженности — 1 880 000 (Один миллион восемьсот восемьдесят тысяч рублей 00 копеек). Резерв сформирован в связи с наличием просроченной задолженности ООО «Чайка».

5. Кредиторская задолженность отражена по стр. 1520 в сумме 3 460 000 (Три миллиона четыреста шестьдесят тысяч рублей), в т. ч.:

Поставщики и подрядчики	2 910 000
Расчеты с персоналом по оплате труда	380 000
Задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами	162 000
Прочие кредиторы	8 000

Генеральный директор: /Воронов А.В./

Ответ на требование налоговой

При получении от ИФНС документа, содержащего предписание разъяснить отдельную информацию в декларации, составляется письменный ответ в произвольной форме, который следует направить в срок до 5 рабочих дней с даты отправки квитанции (п. п. 12, 13 Порядка, утв. приказом ФНС №ММВ-7-2/ от 17.02.2011, п. 11 Порядка, утв. приказом ФНС №ММВ-7-2/ от 15.04.2015).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ответить на требование налоговой. Используйте эти инструкции бесплатно.

Снижение налоговой нагрузки

Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснительной записки, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).

В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В пояснительной записке опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая может затянуться на несколько месяцев.

Что писать в пояснительной записке:

1. Снижение зарплатных налогов. Причинами могут быть сокращение штата, реструктуризация предприятия, снижение уровня заработной платы.
2. Снижение прибыли может произойти из-за расторжения договора с покупателями. Следует приложить к пояснительной записке копию дополнительного соглашения о расторжении договора.
3. Рост затрат как результат снижения прибыли. Обоснованием может быть расширение деятельности (увеличение объемов производств, открытие нового филиала, подразделения, торговой точки), смена поставщиков или увеличение цен на материальные запасы и сырье (приложите копии договоров).

Причин снижения налоговой нагрузки может быть довольно много. Придется разбираться в каждом конкретном случае.

Как составить пояснительную записку к диплому

Необходимость составления пояснительных записок к дипломным работам регулируется, в первую очередь, положениями действующего государственного стандарта относительно таковых работ. При этом содержание данной записки строго стандартизировано. Так, пояснение к диплому должно в обязательном порядке включать в себя:

• Титульный лист;
• Задание на дипломную работу;
• Аннотацию дипломной работы;
• Введение с краткой характеристикой и проблематикой вопроса;
• Основную часть, состоящую строго из двух глав, разбитых на параграфы;
• Обзор использованной литературы;
• Результаты дипломной работы;
• Приложения;
• Графические материалы.

Следует отметить, что в образовательных заведениях могут также устанавливаться собственные стандарты и нормативы относительно порядка составления пояснительных записок к дипломным работам. Поэтому лучше всего использовать как образец дипломные работы из архива университета.

Как составить пояснительную записку к бухгалтерскому балансу

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу и обязательность её составления регулируются положениями приказа Министерства финансов РФ №43н от 06.07.1999. Таковой документ является необходимым приложением к сдаваемым документам отчетности, а именно: к бухгалтерскому балансу, а также отчету о прибыли и убытках. При этом таковая записка должна в полной мере раскрывать не только информацию о фактических показателях предприятия, каковые отображены в отчетности, но и давать общую оценку динамике развития бизнеса, а также проводимой финансовой политике на предприятии. В целом, пояснительная записка к бухгалтерскому балансу составляется следующим образом:

1. Указываются общие сведения и информация о предприятии;
2. Демонстрируется выручка от реализации продуктов и услуг и дается её оценка;
3. Описываются связанные с деятельностью предприятия расходы;
4. Указывается финансовый результат осуществления основной деятельности;
5. Указываются прочие расходы и доходы.
6. Проводится расчет налога на прибыль;
7. Подводится общий финансовый итог деятельности субъекта хозяйствования;
8. Приводится информация про действующую учетную политику.

Соответственно вышеизложенной информации, пояснительная записка также является не только необходимым документом для контролирующих органов, но и полезным и эффективным инструментом для внутреннего менеджмента, поэтому в зависимости от действующих правил внутреннего распорядка её содержание может дополняться любой другой необходимой для развития предприятия информацией.

Как составить пояснительную записку

Ф. 0503760 состоит из вводной части и пяти разделов. В вводной части пишут наименование подотчетной организации и ее учредителя, заполняют дату и основные коды — ОКПО, ОКТМО, главу по БК. Затем идет содержательная часть ПЗ — информационные разделы и таблицы. Мы подготовили сводную таблицу с инструкцией, как заполнить пояснительную записку к балансу учреждения.

Раздел	Порядок заполнения
Раздел 1 «Организационная структура учреждения»	В таблице 1 «Сведения о направлениях деятельности»показывают информацию, которая оказала существенное влияние, характеризует организационную структуру учреждения и которую не включили в другие разделы ПЗ. В этой части показывают: есть ли у организации наблюдательный совет; менялся ли состав полномочий у бюджетного учреждения; передавали ли централизованной бухгалтерии ведение бухучета
Раздел 2 «Результаты деятельности учреждения»	В этом разделе отражают результаты работы за отчетный период: меры повышения квалификации, переподготовку специалистов; ресурсы — численность работников, стоимость имущества, объем закупок; техническое состояние, обеспеченность, эффективность работы и другие сведения
Раздел 3 «Анализ отчета об исполнении учреждением плана его деятельности»	В этом блоке показывают информацию о принятых обязательствах, заполняя ф. 0503766 — сведения об исполнении ПФХД
Раздел 4 «Анализ показателей отчетности учреждения»	Эта часть состоит из результирующих отчетных форм: о движении нефинансовых активов (ф. 0503768); о дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503769); о финансовых вложениях (ф. 0503771); о суммах заимствований (ф. 0503772); об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503773); о принятых и неисполненных обязательствах (ф. 0503775); об остатках денежных средств (ф. 0503779); об исполнении судебных решений по денежным обязательствам (ф. 0503295); о вложениях в объекты недвижимого имущества, незавершенного строительства (ф. 0503790)
Раздел 5 «Прочие вопросы деятельности учреждения»	В этом блоке всего две таблицы без числовых показателей. В таблице № 4 отражают информацию об основных положениях учетной политики. А в таблице № 6 показывают сведения о проведенной инвентаризации

ВАЖНО!

Отчитываясь за квартал, бюджетники подают ПЗ в составе текстовой части (ф. 0503760) и результирующих форм 0503766, 0503769, 0503779 и 0503295. Для отчетности за 1-й квартал формы 0503766 и 0503769 сдавать не надо. А для годовой бухотчетности пояснительную записку формируют в полном составе — все разделы и все отчетные формы.

В первом разделе показывают организационную структуру, а в первой таблице — направления деятельности учреждения. По сути, это и есть текстовая часть ПЗ. Учредители не заполняют таблицу 1 в составе сводной ПЗ.

Вот образец примеров содержания, как написать пояснительную записку — текстовую часть.

В таблице № 4 фиксируют основные положения учетной политики. Исполнитель показывает, как проводят операции с активами и обязательствами, которые установлены в учетной политике. Эту часть ПЗ раз в год формирует головное учреждение.

Вот как ее заполнить:

1. В графу 1 вписать наименование объекта бухучета.
2. В графе 2 указать код счета бухучета или забалансового счета, на котором отражаются учетные объекты (при необходимости).
3. В графе 3 определить способ ведения бухучета.
4. В графе 4 охарактеризовать применяемый способ бухучета, руководствуясь структурными, отраслевыми и другими особенностями деятельности.

В составе сводной пояснительной записки таблица № 4 не заполняется. Актуальный образец заполнения таблицы 4 к пояснительной записке бюджетного учреждения за 2022 год.

В таблице 6 показывают сведения о проведенной инвентаризации имущества и обязательств, отражают выявленные расхождения. Заполняют раз в год в составе годовой отчетности.

Порядок заполнения таблицы № 6:

1. В графах 1–4 показывают основание для проведения инвентаризации и учтенные расхождения.
2. В графах 5 и 6 определяют расхождения с данными бухучета. Пишут сумму и код счета бухгалтерского учета.
3. В графе 7 указывают меры, которые приняли в организации для устранения обнаруженных расхождений.

Если расхождений нет, то таблицу № 6 заполнять не надо. Напишите о проведенной инвентаризации в текстовой части раздела 5.

Приведем пример пояснительной записки — таблицы № 6.

Основные средства

В этом разделе раскройте информацию по следующим строкам Бухгалтерского баланса:

строка 1150 «Основные средства»;

строка 1160 «Доходные вложения в материальные ценности»;

строка 1190 «Прочие внеоборотные активы».

Раздел «Основные средства» Пояснений содержит четыре таблицы.

В таблице 2.1 «Наличие и движение основных средств» отразите информацию о первоначальной стоимости и накопленной амортизации основных средств (на начало и на конец отчетного года и предыдущего года), а также информацию о поступлении (выбытии) основных средств, переоценке и начисленной амортизации за отчетный период и предыдущий год (п. 32 ПБУ 6/01). Информацию раскройте по группам объектов основных средств (абз. 3 п. 27 ПБУ 4/99, п. 32 ПБУ 6/01). Стоимость объектов, которые учтены в составе основных средств и в составе доходных вложений в материальные ценности, отразите раздельно.

Данные укажите за отчетный год и за предыдущий (примечания 1 и 2 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

В таблице 2.2 «Незавершенные капитальные вложения» укажите информацию о стоимости незавершенных капитальных вложений (на начало и на конец отчетного года и предыдущего года), а также о ее изменении за отчетный период и предыдущий год (без учета затрат на будущие объекты нематериальных активов и НИОКР).

В таблице 2.3 «Изменение стоимости основных средств в результате достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации» раскройте информацию об увеличении (уменьшении) стоимости объектов основных средств в результате их частичной ликвидации или достройки, дооборудования или реконструкции (абз. 5 п. 32 ПБУ 6/01).

Данные укажите за отчетный год и за предыдущий (примечания 1 и 2 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

В таблице 2.4 «Иное использование основных средств» отразите информацию по основным средствам, которые:

сдали в аренду, при этом неважно, числятся они на балансе или нет;

взяли в аренду, при этом неважно, числятся они на балансе или нет;

являются объектами недвижимости, и их начали использовать, хотя они находятся на госрегистрации;

переведены на консервацию;

используются в ином качестве (например, являются объектами залога и др.).

Информацию отразите по состоянию на 31 декабря отчетного года, на 31 декабря предыдущего года и на 31 декабря позапрошлого года.

Что отражается в пояснительной записке по пассивам?

Следующий крупный раздел баланса — пассивы. Для предприятия наиболее существенными показателями здесь могут быть:

1. Заемные средства (строки 1410, 1510).

Здесь можно детализировать:

• суммы долгосрочных и краткосрочных займов;
• сведения о кредиторах, целях кредитования;
• сведения о погашенных суммах в отчетном году;
• сроки погашения и процентные ставки.

1. Отложенные налоговые обязательства (строка 1420).

Можно указать за счет чего сформировались налогооблагаемые временные разницы, вызвавшие возникновение отложенных налоговых обязательств. Это может быть, например:

• различия в порядке начисления амортизации в налоговом и бухгалтерском учете;
• различия в учете процентов по кредитам и займам;
• различия в налоговом и бухгалтерском учете в связи с применением кассового метода и др.

1. Кредиторская задолженность (строка 1520).

Она, как правило, подразделяется на задолженность:

• перед поставщиками и подрядчиками;
• перед бюджетом и государственными фондами;
• представленную полученными авансами;
• перед работниками;
• прочую задолженность.

По каждой категории указывается сумма и наличие просроченной задолженности.

Поскольку каждая из указанных категорий кредиторской задолженности довольно емкая, то данные категории можно детализировать дополнительно.

Например, задолженность перед контрагентами может быть классифицирована на обязательства:

• перед продавцами сырья и материалов;
• поставщиками объектов ОС;
• исполнителями работ и услуг.

Задолженность по авансам — как обязательства:

• перед дочерними предприятиями или головной компанией;
• российскими контрагентами;
• контрагентами из ЕАЭС;
• зарубежными партнерами;
• в рублях и в валюте.

Уместно привести данные о фактах неисполнения обязательств перед кредиторами.

Раздел можно сопроводить данными о чистых активах, прибыли, возможной для распределения, о динамике представленных показателей, факторах, оказавших существенное влияние на изменения и способных оказать влияние в будущем и т.д. Информацию можно оформить в виде аналитических таблиц или схем.