Роструд разъяснил, выдавать ли расчетные листки при каждой выплате зарплаты

Заработная плата и ее составные части

В соответствии со ст. ст. 22 и 136 ТК РФ работодатель обязан не реже чем каждые полмесяца выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

К сведению. Заработная плата (оплата труда работника) — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ).

Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. При этом система оплаты труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Составляющими заработной платы являются (ст. 135 ТК РФ):

• фиксированный размер оплаты труда (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);
• компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);
• стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Обязанность для работодателей извещать работников о составных частях заработной платы предусмотрена ст. 136 ТК РФ с 2002 г. (то есть с момента принятия Трудового кодекса), и до недавнего времени в ней ничего не изменялось. Однако в апреле текущего года в нее были внесены дополнения, касающиеся содержания документа, которым работодатель извещает работника о его зарплате, — расчетного листа.

Правовые основы вынесения приказа

Согласно статье 136 ТК РФ руководство предприятия в письменном виде обязано предоставлять трудящимся информацию:

• об итоговом размере полученной выплаты;
• о составляющих частях общей суммы (вознаграждения за труд, компенсаций, материальной помощи и т.д.);
• об удержанных на налоги и обязательные взносы средствах.

Данные сведения предоставляются не при каждом получении денежных средств работником, а после начисления заработной платы за месяц. Если каждый раз предоставлять информацию вразброс, при ручной выборке сведений из бухгалтерской программы есть вероятность забыть про какого-нибудь сотрудника или упустить необходимые данные из внимания.

Чтобы избежать ошибок и нарушений при выдаче информации о составных частях заработка трудящихся, руководство предприятия в обязательном порядке должно утвердить бланк расчетного листа.

Образец документа о составе зарплаты утверждается работодателем:

• в форме приказа (распоряжения);
• с привлечением выборного профсоюзного органа.

Объединение работников совместно с кадровыми службами высказывает свое мнение относительно:

• удобства расположения сведений в расчетном бланке;
• текстовки основных пунктов листа;
• порядка введения согласованной формы в действие.

После разработки бланка расчетного листка составляется приказ о его утверждении.

Кем составляется приказ

Распоряжение о подготовке шаблона приказа выдает руководитель организации. К процессу разработки документа целесообразно привлечь:

• работников бухгалтерской службы;
• кадровиков;
• юристов.

Согласованный образец распоряжения о введении формы расчетного листа утверждается руководством.

Несмотря на то что обязанность составить документ, с помощью которого будет введен бланк сведений о заработной плате, регламентирована в Трудовом кодексе РФ, структура приказа законодательно не утверждена. Исходя из общих требований к кадровой и бухгалтерской документации можно выделить следующие необходимые элементы такого распоряжения:

• название акта (например, «Приказ на утверждение листа расчета», «Распоряжение о введение расчетного листа» и т.д.);
• порядковый номер документа в организации;
• дату и место вынесения;
• указание на введение бланка;
• определение ответственных лиц за правильное заполнение расчетного листа;
• ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается обязанность по выдаче листа заработной платы сотрудникам под роспись.

Обязательным приложением к документу должен быть образец расчетного листка.

Приказ должен быть составлен на фирменном бланке компании. В противном случае в верхней части документа необходимо прописать полное наименование работодателя, а также его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель предприятия или иной сотрудник, уполномоченный на подписание кадровых или бухгалтерских документов. В распоряжении также проставляются подписи:

• председателя профкома о согласовании формы листа с профсоюзом;
• контролирующих исполнение приказа должностных лиц.

Кому передается

Чтобы обеспечить выдачу сотрудникам расчетного листка только по утвержденной форме, подписанный руководителем приказ предоставляется в бухгалтерию. Документ не является кадровым, поэтому может храниться в актах бухгалтерии

Особую важность распоряжение будет иметь при налоговых проверках или при запросах Трудовой инспекции

Сам расчетный лист выдается лично работнику под роспись. Недопустимо передавать расчетный лист без согласия сотрудника начальнику отдела или его коллегам.

Подпись в получении листка может быть проставлена как в общем реестре подписей, так и в отрывном квитке на самом документе.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

• на бумаге под роспись лично в руки;
• в электронном виде на почту;
• в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Срок предоставления по законодательству

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

• утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
• завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
• внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

В какой форме выдавать расчетный листок

Единой унифицированной формы расчетного листка нет. А это значит, что предпринимателю придется самостоятельно ее разработать и утвердить приказом.

Приказ об утверждении формы расчетного листка может выглядеть так.

Пример 1.

--------------------------------------------------------------------------¬¦                              ИП Бобров А.Ю.                             ¦¦                                                                         ¦¦                                  ПРИКАЗ                                 ¦¦11 января 2014 г.                                                  N 10/К¦¦                               г. Волгоград                              ¦¦                                                                         ¦¦    В соответствии со ст. 136 ТК РФ                                      ¦¦                                                                         ¦¦    ПРИКАЗЫВАЮ:                                                          ¦¦                                                                         ¦¦    1. Утвердить форму расчетного листка в соответствии с приложением.   ¦¦    2.  В  зависимости  от  особенностей произведенных выплат и удержани馦назначить    главного    бухгалтера    О.А.   Еремееву  ответственной  зদвнесение изменений и дополнений в утвержденную форму расчетного листка.  ¦¦    3.   Главного  бухгалтера  О.А.  Еремееву  назначить ответственной зদвыдачу расчетного  листка  каждому  сотруднику  под личную подпись в день¦¦выплаты заработной платы.                                                ¦¦                                                                         ¦¦    Индивидуальный предприниматель           Бобров           А.Ю. Бобро⦦                                                                         ¦¦    С приказом ознакомлена:                                              ¦¦    главный бухгалтер             Еремеева       О.А. Еремеева 11.01.2014¦L--------------------------------------------------------------------------

К сведению

Важно помнить, что применение неутвержденной формы расчетного листка проверяющие органы сочтут нарушением трудового законодательства. Эту точку зрения поддерживает и Верховный Суд РФ (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3)

Далее рассмотрим некоторые нюансы, которые коммерсантам следует учитывать при разработке формы расчетного листка.

Кроме оклада (тарифной ставки), в составе заработной платы следует указать премии, надбавки, стоимость выданных подарков и прочее. Еще один нюанс: если заработная плата выплачивается не в денежной форме, следует предусмотреть для этой информации отдельные графы в расчетном листке.

Примерами удержаний, которые указываются в расчетном листке, могут быть:

• суммы НДФЛ и страховых взносов;
• алименты и иные взыскания по исполнительным документам;
• неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;
• неотработанные дни оплачиваемого отпуска;
• своевременно не возвращенные суммы, полученные под отчет, и т.д.

К сведению. Не следует забывать, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (за вычетом НДФЛ). А по исполнительным документам размер удержаний не может превышать 50% (в исключительных случаях — 70%) заработка работника (за вычетом НДФЛ).

Форма расчетного листка может выглядеть так, как представлено на с. 53.

Пример 2.

--------------------------------------------------------------------------¬¦                   Расчетный листок за февраль 2014 г.                   ¦¦                                                                         ¦¦   ИП Бобров А.Ю.                                                        ¦¦   Работник: Еремеева Ольга Андреевна                                    ¦¦   Табельный номер: 12                                                   ¦¦   Должность: главный бухгалтер                                          ¦¦                                                                         ¦¦------------T--------T---T----T--------T--------------T--------T--------¬¦¦¦    Вид    ¦ Период ¦Дни¦Часы¦  Сумма ¦      Вид     ¦ Период ¦  Сумма ¦¦¦+-----------+--------+---+----+--------+--------------+--------+--------+¦¦¦1. Начислено                          ¦2. Удержано                     ¦¦¦+-----------T--------T---T----T--------+--------------T--------T--------+¦¦¦Аванс      ¦01.02 - ¦ 11¦ 88 ¦  10 000¦НДФЛ по ставке¦01.02 - ¦   3 250¦¦¦¦           ¦15.02   ¦   ¦    ¦        ¦13%           ¦28.02   ¦        ¦¦¦+-----------+--------+---+----+--------+--------------+--------+--------+¦¦¦Оклад      ¦16.02 - ¦ 9 ¦ 72 ¦  10 000¦Аванс         ¦01.02 - ¦  10 000¦¦¦¦           ¦28.02   ¦   ¦    ¦        ¦              ¦15.02   ¦        ¦¦¦+-----------+--------+---+----+--------+--------------+--------+--------+¦¦¦Премия     ¦01.02 - ¦   ¦    ¦   5 000¦Дополнительные¦        ¦       0¦¦¦¦           ¦28.02   ¦   ¦    ¦        ¦страховые     ¦        ¦        ¦¦¦¦           ¦        ¦   ¦    ¦        ¦взносы на     ¦        ¦        ¦¦¦¦           ¦        ¦   ¦    ¦        ¦накопительную ¦        ¦        ¦¦¦¦           ¦        ¦   ¦    ¦        ¦часть пенсии  ¦        ¦        ¦¦¦+-----------+--------+---+----+--------+--------------+--------+--------+¦¦¦Компенсация¦        ¦   ¦    ¦       0¦              ¦        ¦        ¦¦¦¦за задержку¦        ¦   ¦    ¦        ¦              ¦        ¦        ¦¦¦¦з.п.,      ¦        ¦   ¦    ¦        ¦              ¦        ¦        ¦¦¦¦отпускн. и ¦        ¦   ¦    ¦        ¦              ¦        ¦        ¦¦¦¦т.д.       ¦        ¦   ¦    ¦        ¦              ¦        ¦        ¦¦¦+-----------+--------+---+----+--------+--------------+--------+--------+¦¦¦Всего      ¦        ¦   ¦    ¦  25 000¦Всего удержано:        ¦  13 250¦¦¦¦начислено: ¦        ¦   ¦    ¦        ¦                       ¦        ¦¦¦+-----------+--------+---+----+--------+-----------------------+--------+¦¦¦3. Взносы в ПФР                       ¦Сумма к выплате        ¦  11 750¦¦¦+-----------------------------T--------+-----------------------+--------+¦¦¦Страховые взносы в ПФР       ¦   5 500¦Долг за компанией      ¦       0¦¦¦¦(страховая часть 22%)        ¦        ¦                       ¦        ¦¦¦+-----------------------------+--------+-----------------------+--------+¦¦¦                             ¦        ¦Долг за сотрудником    ¦       0¦¦¦L-----------------------------+--------+-----------------------+---------¦L--------------------------------------------------------------------------

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Это важно знать: Срок уведомления о сокращении должности

Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.

Государственное казенное учреждение «Центр занятости населения» (ГКУ «Центр занятости населения») ПРИКАЗ

    05.07.2012                                                         N 25

«Об утверждении формы расчетного листка»

В соответствии с требованием ч. 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 06.07.2012 форму расчетного листка (приложение 1 к настоящему приказу).
2. Бухгалтеру-кассиру Ивановой Л.П. при выплате заработной платы выдавать каждому работнику расчетный листок под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Голубеву Т.В.

Мнение представительного органа работников учтено (Протокол N 5 от 03.07.2012, копия прилагается).

    Руководитель                      Орлов                    /Ф.М. Орлов/    С приказом ознакомлены:    главный бухгалтер                Иванова                 /Л.П. Иванова/                        05.07.2012    бухгалтер-кассир                 Голубева               /Т.В. Голубева/                        05.07.2012

При этом обязанность по выдаче расчетных листков работником бухгалтерии (или другим должностным лицом) следует закрепить в должностной инструкции, положении об оплате труда или трудовом договоре.

Ошибка 404

Наличие таких цифровых комбинаций позволяет работникам бухгалтерии быстрее и легче рассчитать зарплату сотруднику. Сами работники в дальнейшем могут воспользоваться указанными в листке кодами для расшифровки указанной информации, чтобы правильно читать и понять документ.

Как проверить правильность расчета? Для проверки правильности проведенных начислений и вычетов потребуется обратить внимание на несколько основных моментов. В первую очередь, на количество отработанных часов и величину тарифной ставки

При необходимости работник может самостоятельно посчитать примерную величину своей зарплаты, особенно если знает о том, какие надбавки и в каком размере должен был получить. Поскольку результаты могут получиться приблизительные, стоит обращаться в бухгалтерию при наличии больших расхождений.

Форма расчетного листка по заработной плате

В 2013 году унифицированная форма документа была отменена. То есть организациям дали возможность самостоятельно разработать и утвердить свой вариант документа, который учитывает особенности и специфику деятельности конкретно их юридического лица.

Отмена стандартной формы не является основанием для отказа в выдаче квитка сотрудникам! Это прямое нарушение ст. 136 ТК РФ, за которое предусмотрена административная ответственность.

Утвердите индивидуальную форму бланка в учетной политике предприятия или отдельным приказом руководителя. Проследите, чтобы бланк содержал обязательную информацию:

1. Наименование предприятия.
2. Период (обычно равен календарному месяцу).
3. Информация о работнике. Здесь пропишите должность, ФИО, подразделение и табельный номер сотрудника.
4. Информация о расчетах. Удобнее всего представить виде таблицы, которую разделите на следующие части:
5. доходы: здесь необходимо указать исчерпывающие сведения обо всех начисленных доходах работника (оклад, стимулирующие и компенсационные выплаты, пособия, отпускные, надбавки, совмещения и прочее);
6. удержания: включите в эту часть таблицы НДФЛ, удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы в НПФ и прочее;
7. выплаты: укажите даты и суммы перечислений, проведенных в конкретном периоде, авансы, компенсации на питание или сотовую связь, оплату больничного или отпускных в межрасчетный период;
8. «Задолженность» или «К выплате»: итоговая табличная часть, в которой посчитана разница между начисленными доходами и произведенными выплатами.

Самостоятельно разрабатывая квиток, вы можете добавить иную информацию. Например, сведения о суммах вычетов по иждивенцам и не только.

Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?

БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда.

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте.

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

• в личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

• на личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

Ответственность за нарушение

Выдача расчеток является законной обязанностью каждого работодателя. Именно поэтому за невыполнение данного требования устанавливается норма административной ответственности для каждого нарушителя:

• на ответственное должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей;
• на индивидуального предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей и вероятность приостановления деятельности на 3 месяца.

Если работодатель неоднократно нарушал нормы закона, то к нему применяется санкция в виде запрета на ведение любых видов деятельности в течение трех последующих лет.

Иногда работодатели увольняют своих подчиненных по причине недостаточной квалификации, постоянных прогулов со стороны сотрудника, в случае сокращения штата или вследствие ликвидации конкретной организации. Нередко так происходит, что и сами работники проявляют инициативу, чтобы поскорее расторгнуть трудовой договор.

Это случается, если субъект недоволен размером ежемесячной заработной платы, отношениями в коллективе или условиями труда. При расторжении трудовых взаимоотношений между компанией и подчиненным последнему обязательно выдается целый комплект различных документов. Сюда также стоит отнести расчетный лист при увольнении.

• 1 Обязаны ли выдавать расчетный лист при увольнении?
• 2 Когда выдается?
• 3 Правила заполнения и порядок выдачи
• 4 Образец документа
• 5 Оштрафуют ли работодателя за отсутствие листка?

Сроки хранения кадровых документов

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236).

Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236). Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

ВАЖНО

Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).

Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236)

Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст

440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236). Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

Платежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).

Рассчитывайте зарплату и пособия по актуальным на сегодня правилам Рассчитать бесплатно