Электронные трудовые книжки с 2020 года: всё, что нужно знать о переходе

Как перейти на электронные трудовые — процедура по шагам

Как уже было сказано выше, процедура перехода на электронные трудовые книжки является добровольной, но если работник пожелает получить такой документ, необходимо будет придерживаться определённого алгоритма для перехода на ЭТК.

За проведение процедуры перехода новый документооборот ответственность возлагается на руководителя организации, который обязательно должен разобраться во всех тонкостях нового закона (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Рекомендуется изучить особенности перехода на электронный документооборот пошагово, чтобы иметь представление о том, какие действия необходимо выполнить в первую очередь.

Уведомление работников о переходе

Если возможностью перехода на ЭТК работник может воспользоваться по своему усмотрению, то для работодателя некоторые положения нового закона являются обязательными к выполнению. Например, до 30 июня 2021 года каждый руководитель организации должен проинформировать сотрудников предприятия о переходе на электронный учёт стажа работы.

Внимание! Вне зависимости от согласия или несогласия гражданина на получение нового типа документа, информация всё равно будет сохраняться на серверах ПФР в цифровом виде. Кроме временных ограничений на уведомление работника о возможности получения электронной трудовой книжки, руководителю организации необходимо знать о том, что эта процедура может быть выполнена только в письменном виде

Кроме временных ограничений на уведомление работника о возможности получения электронной трудовой книжки, руководителю организации необходимо знать о том, что эта процедура может быть выполнена только в письменном виде.

Что касается содержания документа, то можно отметить, что законодательно утверждённого бланка об информировании сотрудника о переходе на ЭТК не существует. Кроме того, руководителю потребуется самостоятельно решить вопрос о том, будут ли граждане оповещены об изменении законодательства лично или для этой цели будет составлено одно уведомления для всех работников.

Написание работниками заявления о переходе

Если переходить на новый документ учёта стажа, никто не имеет права принудить, то о своём решении работник всё равно обязан уведомить руководство. Ничего сложного в этой процедуре нет. Работодатель может раздать сотрудникам бланки, с помощью которых можно будет оформить свой отказ от бумажного документа или указать о необходимости оставить прежний вариант учёта стажа.

Если такая возможность не будет предоставлена, то следует написать заявление в свободной форме на имя директора.

В документе следует указать:

  • Наименование должностного лица, на имя которого оформляется заявление.
  • ФИО заявителя и его должность.
  • Текст заявления.
  • Подпись и дата.

Справка! Если в заявлении указывается о желании перейти на электронный документооборот, то необходимо также отметить необходимость выдачи бумажного документа на руки сотруднику.

Ревизия бумажных бланков трудовых книжек

После получения заявления от всех работников, руководитель организации должен провести ревизию оставшихся бумажных бланков трудовых книжек. Это необходимо сделать, чтобы убедиться в том, что все люди, изъявившие желание перейти на ЭТК, получили бумажный вариант документа на руки. Невыдача работнику трудовой книжки по его запросу является серьёзным нарушением ТК РФ.

Для того чтобы получить наиболее точную информацию о наличии бумажных бланков этого типа на предприятии, ревизию рекомендуется провести в конце года. Кроме того, подсчитывать количество книжек старого образца придётся регулярно, ведь работник имеет право в любой момент обратиться с заявлением на имя директора с просьбой о переходе на цифровой вариант документа.

Изменение внутренней кадровой документации

Если все работники предприятия или фирмы перейдут на электронный документооборот, то изменения внутренней кадровой документации позволят значительно уменьшить нагрузку на бухгалтерию. Благодаря отсутствию необходимости вносить важные отметки в бумажный документ, существенно сократится время оформления подобных изменений.

Дело не только в том, что ввод данных посредством клавиатуры осуществляется значительно быстрее, но и в том, что документ не требуется искать среди большого количества других бланков. Достаточно одного-двух кликов мышкой, чтобы необходимая информация была отображена на экране компьютера.

Важно! При использовании электронного способа учёта стажа, не возникает необходимость использовать печать, что особенно важно для ИП, у которых числятся всего несколько сотрудников

Какие данные включают в себя ЭТК

  1. Место работы:
    • наименование страхователя;
    • информация о его переименовании;
    • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
    • регистрационный номер страхователя.
  2. Выполняемая работа и периоды:
    • данные о приеме или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
    • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
    • данные о переводах на другую работу;
    • информация об увольнении и основаниях прекращения контракта;
    • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для внесения информации в ЭТК.

ВАЖНО!

Данные формируются и передаются только в том случае, если были какие-то изменения: работника перевели, наградили, уволили или наняли нового. Если ничего не произошло и человек работает на том же месте в той же должности, то отчет по нему не передают.

Отчетность сдают по форме СЗВ-ТД.

Отчет сдают по каждому работнику, которого приняли, уволили, перевели на другую должность, и на того, кто подал заявление о переходе на электронную ТК. О приеме на работу и увольнении сведения направляют в ПФР в течение одного дня после события, об остальных кадровых изменениях по сроку до 15-го числа ежемесячно.

Новый отчет СЗВ-ТД

Ежемесячный отчет СЗВ-ТД нужен для наполнения электронной базы ПФР сведениями о трудовой деятельности. Первый раз работодатели его сдадут в феврале 2020 года, но не все, а только часть из них.

Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.

Вот эти основания:

  1. Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
  2. Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
  3. Работодатель поменял название.
  4. Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
  5. По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.

Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.

Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой

Более раннюю информацию переносить не нужно.

Например, в марте 2020 года сотрудник уволился. До 15 апреля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020г. (например, о приеме), а вторым – запись об увольнении.

Отчет СЗВ-ТД сдают только в электронном виде, если число сотрудников в компании 25 и более. Поэтому заранее позаботьтесь о технической возможности отправлять отчеты по ТКС и заключите соглашение об электронном документообороте с ПФР (если у вас его еще нет, и вы до этого не отчитывались в ПФР в электронном виде).

С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца.

Заполните и сдайте отчёт СЗВ-ТД онлайн

Попробовать бесплатно

Переход на ЭТК – внесение изменений в документацию

Работодатели должны просмотреть ряд документов и, если потребуется, внести в них изменения, чтобы впредь трудовые можно было вести в электронном формате. Среди них все те документы, при помощи которых регулируется работа с трудовыми книжками.

Могут понадобиться правки:

  1. В Книгу учёта движения трудовых. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит и её учёт более вести не нужно. После того, как она будет ему выдана, в Книгу учёта записывается дата, когда это произошло, и вносится расписка работника, подтверждающая получение. После этого предприятие не несёт никакой ответственности за бумажную трудовую.
  2. Есть компании, в которых порядок заполнения, ведения и хранения трудовых оформляется как отдельный нормативный акт. Это необязательно, а называться такой документ может по-разному, но если он заведён, и в нём указано, что трудовые могут вестись исключительно на бумаге, потребуется это положение изменить, так чтобы были разрешены также ЭТК,
  3. В трудовой и коллективный договор. Обычно в трудовом договоре нет указаний на то, каким должен быть порядок ведения трудовой книжки. Всё-таки иногда оно есть. Поэтому стоит проверить документ и, если там отмечено, что трудовые могут вестись только на бумаге, изменить это положение, чтобы оно соответствовало новому законодательству. Аналогично и с коллективным договором. О том, как правильно вносить изменения в тот и другой, можно в деталях узнать в «1С:ИТС».
  4. Указания об оформлении трудовых могут содержаться также в других локальных актах. Их также следует проверить и, если они противоречат новому законодательству, это несоответствие устранить.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

  • невозможно потерять или испортить документ;
  • легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
  • нельзя вносить изменения «задним числом».
  • 2021-02-17 06:19:38
    КОГДА у вас появятся грамотные консультанты???? КУЧА ошибок — начиная от дат, заканчивая бредом в образцах. Кто выдаст трудовую на руки, если не сделал выбор работник??? Авторы хоть изучают нормы? Стыдно читать ваши разъяснения по трудовому праву!!!

  • 2021-09-09 06:57:04
    Хотя бумажную трудовую легко испортить или потерять, в ней видны все периоды работы, для получения информации из электронного документа требуется запрашивать сведения. Это не всегда удобно.

Другие вопросы по ЭТК

Ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Нужно ли заводить бумажные трудовые в переходном 2020 году?

Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.

Нужно ли специальное ПО для перехода и ведения ЭТК?

Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.

Готовьтесь к изменениям вместе с сервисом «Моё дело»

С нами вы сможете заполнять любые отчёты, получать консультации специалистов и будете первыми узнавать о новостях.

Получить бесплатный доступ к интернет-бухгалтерии

Кто будет иметь доступ к сведениям по ЭТК?

Только Пенсионный фонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.

Как получить сведения о своей трудовой деятельности?

Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:

  • у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их по форме СТД-Р не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения.
  • в отделении ПФР, в МФЦ;
  • через личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).

Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.

Что делать тем, кто по во время перехода на ЭТК не имел трудовых отношений?

Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.

То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).

Оповещение сотрудников о переходе на ЭТК

Сначала нужно довести до сведения работников, что с 2020 года трудовые книжки будут вестись в электронном формате. Помимо этого, они должны знать, что имеют право оставить и обычную, бумажную трудовую.

Для оповещения сотрудников должен быть издан документ, к примеру, информационное сообщение, после чего требуется проследить, что до всех были доведены сведения из него. Для этого подходит общий порядок ознакомления с локальными документами.

Соответственно, используется и обычная процедура подтверждения ознакомления – каждый сотрудник, до которого была доведена эта информация, ставит свою подпись. Как установлено в законодательстве (ФЗ № 439, статья 2, часть 1, пункт 4), уведомление должно быть сделано не позже 31 октября 2020 года.

Переход на электронные трудовые книжки

Работодатели должны учесть, что переход на ЭТК физлиц начнется с 1 января 2020 г. Такая форма взаимоотношений будет иметь добровольный характер, то есть работающие граждане будут самостоятельно решать, переходить им на новый формат сведений о трудовой деятельности или нет.

Исключение! По сотрудникам, впервые трудоустроенным с 2021 г., вся информация о периодах трудовой деятельности изначально будет вестись только в электронном формате (без оформления трудовой книжки в бумажном виде).

Остальным физлицам необходимо до 31 декабря 2020 г. подать работодателю письменное заявление о том, чтобы трудовая книжка велась в электронном либо бумажном виде. Такое заявление оформляется в произвольной форме, однако компания может разработать стандартный бланк этого документа для использования всеми сотрудниками.

Если работник подает заявление на ведение трудовой книжки в электронном формате, то ее бумажный вариант он получит на руки и будет хранить у себя. При этом в бумажную трудовую должна быть внесена запись о том, что сотрудник подал заявление на использование электронного способа хранения информации о трудовой деятельности.

Если работник подает заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде, то работодатель должен вести документ в двух форматах — и бумажном, и электронном. Если работник не подаст заявление в течение 2020 г., компания также должна будет вести трудовую книжку в бумажном виде.

Важно! Заявление будет храниться в информационной системе ПФР, и если сотрудник устроится к другому работодателю, то за ним сохранится право на ведение трудовой книжки в бумажном виде. Для перехода на ЭТК работодателю в течение 2020 г

необходимо сделать следующее:

Для перехода на ЭТК работодателю в течение 2020 г. необходимо сделать следующее:

  • принять или изменить локальную документацию компании с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с представителями сотрудников изменения в трудовые соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечить техническую готовность предоставлять информацию о периодах трудовой деятельности сотрудников согласно законодательству РФ;
  • до 31 октября 2020 г. уведомить в письменном виде каждого сотрудника об изменениях, касающихся электронных трудовых книжек, и предоставлении им права написать заявление на выбор формата ведения документа (в электронном или бумажном виде).

После перехода на электронные трудовые книжки работодатели должны будут ежемесячно подавать сведения о том, какое кадровое мероприятие было осуществлено (прием, увольнение, перевод). Компании должны будут делать это не позже 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором осуществлено данное мероприятие. Именно на основе этой информации будут формироваться ЭТК.

Электронные трудовые книжки. Понятная инструкция, что вам делать в 2020-м

Весь 2021 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

16 декабря 2021 года принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2021 г. N 439-ФЗ).

  1. Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
  2. Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.

Проверьте, соответствуют ли номера приказов в базе 1С оригиналам приказов на бумажном носителе.

Шаг 1. Получить заявления

Служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявление на ведение ЭТК (на сайте ПФР приведен образец) в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.

А вот тем, кто в 2022 году трудоустраивается первый раз, работодатель автоматически заведет ЭТК и начнет отправлять сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Подавать отдельное заявление на оформление ЭТК при первом приеме на работу не требуется.

Служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или в электронном виде. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос. Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.

ВАЖНО!

Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.

Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек

Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.

Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.

Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.

Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте

Оставить заявку

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Editor
Editor/ автор статьи

Давно интересуюсь темой. Мне нравится писать о том, в чём разбираюсь.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Путеводитель по услугам
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: