Расчёт отпускных в 2022 году: формула и порядок вычисления
В отличие от зарплаты, при расчёте которой учитывают отработанные дни, для вычисления суммы отпускных используются календарные. Отчётный период составляет 12 месяцев до начала отпуска. Например, если отдых сотрудника начинается с 01.04.2022, учитывается период с 01.04.2021 по 31.03.2022.
Как рассчитываются отпускные:
Отпускные = среднедневной заработок × число дней отдыха.
Порядок вычисления среднего дневного заработка регламентирован ст. 139 ТК РФ. Для его определения необходимо рассчитать точный доход за год — для этого учитывают все выплаты за работу и число дней, которые были сотрудником отработаны.
Расчёт совокупного дохода за год
Доход работника включает все выплаты за совершённую работу: оклад, сверхурочные часы, премии, районные надбавки. При учёте премиальных есть определённые нюансы: в расчёт берутся только те суммы, которые выплачены за 12 месяцев до отпуска. При работе в компании менее года отчётным считается период с даты оформления работника.
Годовую премию в общую сумму дохода включают полностью, квартальные могут дробиться. Если расчётный период начинается с середины квартала, учитывается только половина суммы. Например, при его начале с мая квартальная премия за второй квартал зачтётся только за май и июнь, апрель будет исключён.
В доход за прошлые 12 месяцев не входят расходы на командировки, компенсации платы за жильё, питание, проезд, государственные пособия, суммы отпускных, больничных.
Расчёт отработанных дней
При расчётах учитывается число дней, которые человек фактически отработал, а также выходные, праздники, неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 14 дней, но период свыше лимита исключается (ст. 121 ТК РФ). Вынужденный прогул при неправомерном увольнении и последующем восстановлении сотрудника также будет включён в стаж для получения ежегодного отпуска.
Отработанными днями не признаются: отпускные дни, в том числе по беременности и родам, по уходу за ребёнком, период пребывания на больничном, в командировке, прогулы.
Формула для расчёта:
ЧОД = 29,3 * КПМ + КДЧ.
ЧОД — число отработанных дней;
КПМ — полные месяцы работы, без отпусков и больничных;
КДЧ — дни, которые отработаны частично.
Коэффициент 29,3 — среднее число календарных дней в месяце.
Для определения времени, отработанного не полностью, используют формулу:
(ЧДМ — ЧДН) / ЧДМ * 29,3.
ЧДМ — число дней в месяце;
ЧДН — неотработанные дни.
Например, сотрудник Иванов уходит в отпуск с 1 сентября 2022 года на 28 дней. У него оформлен лист нетрудоспособности на десять дней в марте, а в октябре он ходил в отпуск на 28 дней.
Получается, что из 12 месяцев он отработал полностью 10 — исключены март и октябрь. Определим число дней, отработанных не полностью:
Март 2022: (31 — 10) / 31 * 29,3 = 19,8.
Октябрь 2021: (31 — 28) / 31 * 29,3 = 2,8.
Тогда число дней, отработанных Ивановым за год, будет 29,3 * 10 + 19,8 + 2,8 = 316 дней.
Как начисляются отпускные по среднедневному заработку: пример расчётов
Для определения среднедневного заработка необходимо годовой доход разделить на число дней, которые были отработаны сотрудником. Легче всего произвести расчёты, если предыдущий год отработан полностью.
Например, работник решил отдохнуть 14 дней. Сумма его годового дохода составила 700 000 ₽, тогда среднедневной заработок: 700 000 / 12 месяцев / 29,3 = 1991 ₽. Размер отпускных: 1991 * 14 = 27 874 ₽.
Однако в большинстве случаев необходимы вычисления с учётом неполной отработки годового периода. Разберём, как рассчитать отпускные в 2022 году для сотрудника Иванова из примера выше, отработавшего только 316 дней.
Поскольку Иванов уходит в отпуск с 1 сентября 2022 года, для расчёта учитывается период с 1 сентября 2021 года по 31 августа 2022 года. За год без учёта десятидневного больничного Иванов заработал 1 200 000 ₽.
Тогда его средний дневной заработок: 1 200 000 / 316 = 3797 ₽.
Сумма отпускных, которые получит Иванов: 3797 * 28 = 106 316 ₽.
При подсчёте дней отпуска важно понимать, что официальные праздники не учитываются и, соответственно, не оплачиваются — январские, 8 Марта, 23 Февраля, 1 и 9 Мая, 12 Июня, 4 Ноября. Но за их счёт можно продлить отдых
Налоговый учет
В налоговом учете также возможны различные сценарии:
1. Организация применяет кассовый метод
В этом случае проблема переходящих отпусков отпадает, поскольку расходы учитываются четко в момент движения денежных средств, т.е. выплаты их работнику.
В нашем примере, если ООО «Ромашка» применяет кассовый метод, то всю сумму отпускных бухгалтер отразит в налоговой декларации по налогу на прибыль уже за полугодие 2021 года.
2. Организация применяет метод начисления, при этом:
2.1. Организация начисляет резервы на оплату отпусков в налоговом учете
В этом случае сумма отпускных не будет влиять на расчет налога на прибыль, поскольку при расчете налога на прибыль будут учитываться суммы начисленного резерва.
2.2. Организация не начисляет резервы на оплату отпусков в налоговом учете
Вот здесь возникает именно та разница, которая может стать «головной болью» для бухгалтера. В этом случае отпускные должны быть разделены и отнесены к тем периодам, за которые они начислены. (п. 7 ст. 255, п. 1 ст. 272 НК, письма Минфина № 03-03-РЗ/27643 от 09.06.14 , № 03-03-06/1/356 от 23.07.12). В нашем примере, в налоговой декларации по налогу на прибыль за полугодие 2021 г. бухгалтер должна отразить 10000 рублей, и только в декларации за 9 месяцев 2021 г. бухгалтер отразит всю сумму отпускных 28000 рублей.
При этом есть другая точка зрения, подтверждаемая судебной практикой, согласно которой все расходы можно учесть в период выплаты (ч. 9 ст. 136 ТК, п. 4 ст. 272 НК, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.11.2012 № А27-14271/2011, Московского округа от 24.06.2009 № КА-А40/4219-09, Поволжского округа от 14.11.2008 № А55-4199/2008, письмо ФНС от 06.03.2015 № 7-3-04/614).
3. Организация применяет УСН
3.1. УСН с объектом «доходы»
В этом случае, разумеется, никакая сумма отпускных не будет учтена при расчете налога, поскольку сам режим не предусматривает уменьшение налога на сумму каких-либо расходов.
3.2. УСН с объектом «доходы минус расходы»
В этом случае все отпускные пойдут в уменьшение единого налога в период выплаты. В нашем примере всю сумму отпускных бухгалтер отразит в Книге учета доходов и расходов уже в июне 2021 г.
Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск
Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.
Пример
Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2020 года данные за квартал следующие:
- количество дней неиспользованного отпуска — 134;
- за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
- в квартале 91 день.
- Рассчитаем резерв на 31.03.2020:
СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.
Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Проводки:
Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.
- Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:
- на 31.03.2020 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
- во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
- количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
- заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.
Таким образом, по состоянию на 30.06.2020 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.
Сумма резерва на 30.06.2020:
СДЗ = 678 000 /91 / 20 = 372,53 руб.
Сумма резерва составляет 372,53 × 120 × 20 + 372,53 × 120 × 20 × 30,2% = 894 072 +270 009,74 = 1 164 081,74 руб.
Сумма для отчислений в резерв по состоянию на конец 2-го квартала:
1 164 081,74 (рассчитанный резерв) – 1 158 991,28 (остаток резерва, сальдо по сч. 96) = 5 090,46 руб.
Если бы величина резерва на сч. 96 превышала рассчитанную сумму на конец квартала, резерв следовало бы уменьшить. В нашем случае необходимо сделать проводку доначисления.
Проводки:
Дт 44, 69 Кт 96.01 — 5 090,46 руб.
Отпуск — время отдыха, а не труда
Специалисты Минфина России считают, что отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по собственному усмотрению. Следовательно, его оплата — не выплата за исполнение трудовых обязанностей. В целях исчисления НДФЛ в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса датой фактического получения дохода в виде отпускных признается день их выплаты (перечисления на банковский счет работника). При этом месяц, за который начислены отпускные, значения не имеет (Письма Минфина России от 24.01.2008 N 03-04-07-01/8, от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49 и от 15.11.2011 N 03-04-06/8-306). Такая же позиция изложена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 N 11709/11.
Резерв для распределения отпускных
Совсем недавно Департамент налоговой и таможенной политики опубликовал письмо от 25 октября 2016 года № 03-03-06/2/62147. Чиновники сообщили, что в соответствии с положениями статьи 255 НК РФ в расходы компании на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной или натуральной формах. Это могут быть и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми контрактами и коллективными договорами. Согласно пункту 1 статьи 272 НК РФ при методе начисления расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты средств, и определяются с учетом положений статей 318–320 НК РФ. На основании пункта 4 статьи 272 НК РФ расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со статьей 255 НК РФ денег на оплату труда.
Обратите внимание
Выслав на счет сотрудника отпускные в одном из отчетных периодов, налогоплательщик может отнести их на затраты в полном объеме в этом же периоде. Следуя положениям законодательства, у фирмы нет обязанности распределять начисленную сумму отпускных в зависимости от фактического периода отпуска.
При определении базы сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. В соответствии со статьей 324.1 НК РФ фирма, принявшая решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязана отразить в учетной политике принятый способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв. Для этого компания обязана составить специальный документ, в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.
Для большинства работников продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней, для несовершеннолетних работников – 31 день, для работников-инвалидов – не менее 30. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Остальные дни могут быть разделены на любые части (ст. 123, 125 ТК РФ). Но такое «дробление» предполагает согласование между сотрудником и работодателем, намерение разделить отпуск должно быть зафиксировано в графике. Документ обязателен для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Составлять график отпусков обязаны все организации, независимо от численности штата. Не делать этого могут только индивидуальные предприниматели, но лучше и им составлять такой документ, чтобы избежать разногласий с работниками (ст. 305 ТК РФ).
График составляется один раз в год. На 2018 год утвердить план отпусков нужно было не позднее, чем за 14 календарных дней до наступления нового календарного года, то есть 17 декабря 2017 года, поскольку крайний срок выпадает на выходной (ст. 123 ТК РФ). С утвержденным графиком работников необходимо ознакомить под подпись.
Обратите внимание
Учесть страховые взносы с отпускных для целей налогообложения можно в полной сумме, даже когда сами отпускные доходы не уменьшают, и их нужно распределять по кварталам, если отпуск «переходящий» (п. 1 ст. 264 НК РФ).
Трудовым законодательством не регламентировано, как поступать, если на работу были приняты сотрудники после того, как график уже был утвержден. Из норм ТК следует, что право впервые пойти в отпуск на новой работе возникает у специалиста по истечении шести месяцев непрерывного стажа. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только с разрешения руководителя (ст. 122 ТК РФ).
Переходящий отпуск — что это такое, правовые нормы
Для большинства простых сотрудников в Российской Федерации понятие переходящего отпуска незнакомо и не представляет абсолютно никакого интереса. В то же время для работников бухгалтерии или просто лиц, ответственных за ведение бухучета на предприятии, этот вопрос является достаточно актуальным и зачастую сложным.
Под переходящим отпуском подразумевается предоставление отпуска, который приходится на несколько различных периодов отчетности одновременно — как на разные календарные месяцы, так и на различные кварталы или даже календарные года, ведь работники могут взять отпуск и на срок, например, с середины декабря по середину января.
Обратите внимание — получение отпуска является, согласно положениям, изложенным в Трудовом кодексе РФ, неотъемлемым правом каждого трудящегося, и во многих ситуациях откладывать или переносить отпуска сотрудников ради обеспечения удобства бухгалтерского учета может быть незаконно. В то же время, некоторые работодатели стараются заранее утвердить график отпусков так, чтобы исключить или минимизировать ситуации с переходящими отпусками — подобный подход не является незаконным и может быть реализован на практике без последствий
С точки зрения же законодательства, вопросы непосредственно ведения бухгалтерского и налогового учета переходящих отпусков отражены в Налоговом кодексе, а также в Федеральном законе №402 от 06.12.2011, посвященном бухгалтерскому учету. Указанных в них нормативов достаточно, чтобы точно и достоверно понимать принципы, соответственно которым оформляются все необходимые проводки и отчетные документы в случае возникновения ситуации с необходимостью начисления работникам НДФЛ и подачи отчетности при переходящем отпуске.
Проблемные вопросы признания «переходящих» отпускных в налоговом учете
Одним из давних спорных вопросов является возможность единовременного учета «переходящих» отпусков в текущем отчетном (налоговом) периоде. Эта проблема актуальна для налогоплательщиков, которые не создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете (ст. 324.1 НК РФ).
Как уже было отмечено, отпускные должны выплачиваться работнику не позднее трех календарных дней до начала отпуска ( ТК РФ).
В силу НК РФ отпускные выплаты признаются в налоговом учете в составе расходов на оплату труда. Порядок признания таких расходов определен НК РФ. Расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда. Это означает, что, начислив отпускные в одном из отчетных (налоговых) периодов, налогоплательщик может отнести их на затраты в полном объеме в этом же отчетном (налоговом) периоде. Таким образом, следуя положениям налогового законодательства, у налогоплательщика нет обязанности распределять начисленную сумму отпускных в зависимости от фактического периода отпуска. То есть если воспользоваться условиями примера № 1, налогоплательщик имеет право включить в полном объеме начисленную сумму отпускных в мае 2015 г.
Однако на протяжении ряда лет представители финансового ведомства иным образом трактовали порядок признания «переходящих» отпускных. По мнению Минфина России, «переходящие» отпускные должны распределяться по соответствующим периодам, на которые фактически приходится отдых работника (письма от 9.06.14 г. № 03-03-РЗ/27643, от 9.01.14 г. № 03-03-06/1/42, от 23.07.12 г. № 03-03-06/1/356, от 14.05.11 г. № 07-02-06/107, от 23.12.10 г. № 03-03-06/1/804). Аналогичную позицию до недавнего времени занимало и налоговое ведомство (письмо УФНС России по г. Москве от 4.06.14 г. № 16-15/054511). Налоговые органы, апеллируя общим правилом НК РФ, сделали вывод, что расходы в виде отпускных должны признаваться в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Но для отпускных выплат установлен особый порядок признания расходов, который имеет приоритет над общим правилом (Определение КС РФ от 5.10.2000 г. № 199-О).
На практике налогоплательщики уже смирились с подобным подходом, да и многие программные продукты настроены под точку зрения налоговиков. Поэтому арбитражных споров по данной тематике немного, но практически все имеющиеся судебные решения вынесены в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 7.11.12 г. № А27-14271/2011, от 26.12.11 г. № А27-6004/2011, ФАС Московского округа от 24.06.09 г. № КА-А40/4219-09).
И не так давно налоговая служба изменила свою точку зрения, разъяснив, что сумма отпускных признается в месяце их начисления и не распределяется по соответствующим месяцам (письмо ФНС России от 6.03.15 г. № 7-3-04/614).
Поскольку официальная позиция Минфина России не изменилась, то возникает вопрос, освобождает ли письмо ФНС России от налоговой ответственности и начисления пеней. Данное письмо не размещено на электронном сервисе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами» и не согласовано с Минфином России (письмо ФНС России от 23.09.11 г. № ЕД-4-3/15678@).
Положения НК РФ не уточняют, освободит ли от налоговых санкций письмо налоговых органов, противоречащее письмам Минфина России. Однако, как свидетельствует арбитражная практика, при наличии противоречивых разъяснений двух ведомств налогоплательщик не признается виновным в совершении налогового правонарушения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 5.03.10 г. № А26-4165/2009, ФАС Поволжского округа от 23.05.08 г. № А12-10806/07-С36).
Стандарт 6-НДФЛ и отображение в нем ПО
6-НДФЛ — типовой стандарт, одобренный Приказом ФНС N ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015. Действует с 2016 г., применяется всеми налоговыми агентами каждый квартал. Действующая форма 6-НДФЛ состоит из 2 разделов. Первый включает последние данные дохода и НДФЛ в целом по организации. Во второй раздел вносят детализированные сведения по каждой отдельно взятой операции, которая фигурирует при удержании подоходного налога.
Переходящие отпускные отображаются сообразно единым правилам, т. е. в зависимости от даты их выплачивания и с учетом крайнего срока оплаты налога на доходы физлиц. Крайний срок внесения налоговой платы — последнее число месяца. Поэтому в надлежащей графе 6-НДФЛ проставляется дата последнего рабочего дня месяца, в котором отпускные были выплачены. Если крайнее число приходится на выходной, то в форме прописывается первый же рабочий день следующего месяца.
Пример 1. Срок перечисления НДФЛ с переходящего отпуска работника П.Н. Леонидова.
Отпуск П.Н. Леонидова длится с 11.07.2017 до 3.08.2017. Начинается в июле, а завершается в августе, значит, это переходящий отпуск. Организация выплатила своему работнику деньги за ПО своевременно — 10.07.2017 (не позднее, чем за 3 дня до начала отпускного периода).
Налоговые отчисления зависят от фактической даты выплаты денег, т.е. с учетом даты 10.07.2017. Из вышеописанного следует, что крайний срок перечисления налога на доходы физлиц с отпускных работника П.Н.Леонидова в этом случае придется на крайнее число июля — 31.07.2017, понедельник, рабочий день.
Пример 2. Калькуляция налога на доходы физлиц с ПО двум работницам и отображение надлежащих сумм в 6-НДФЛ
Бухгалтерия ООО «Василек» выплатила деньги по отпускам своим работницам И.А. Ромашовой (14.06.2017 — 23 000 руб.) и Т.П. Лориной (30.06.2017 — 13 000 руб.) июнем 2017 г. Калькуляция налога по доходу физлиц (ставка 13%) производится так:
- С отпускных работника И.А.Ромашовой: 23000 * 13% = 2 990 руб.;
- С отпускных работника Т.П.Лориной: 13 000 * 13% = 1 690 руб.
Налог единым платежом был перечислен за обеих работниц 30.06.2017. Отпускники получили на руки деньги за минусом налога на доход физлиц. Стандарт 6-НДФЛ (полугодичный период) заполняется так. Первый раздел: вносятся сведения об отпусках в графы 020, 040, 070. Во втором разделе заполняются графы 100—140:
- 100 14.06.17 130 23000;
- 110 14.06.17 140 2990;
- 120 30.06.17
- 100 30.06.17 130 13000;
- 110 30.06.17 140 1690;
- 120 30.06.17.
В конфигурации «1С: Зарплата и Кадры 7.7»
Для настройки отражения отпускных по периоду выплаты придется указать для отпуска другой код дохода по НДФЛ. Рекомендуем код «4800 — Иные доходы». Использовать в этом варианте учета код 2012 не удастся.
Во всех видах начислений отпусков (включая дополнительные) на закладке «Налоговый учет» нужно будет указать код дохода 4800 (см. рис. 3 ниже).
Рис. 3 В конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7» возможен только один вариант расчета НДФЛ
В отличие от названных выше программ конфигурация «1С: Бухгалтерия 7.7» не позволяет выполнять сложные расчеты зарплаты и отпускных.
Так, с ее помощью невозможно распределять отпуск на несколько месяцев. Следовательно, сумма отпускных будет учтена полностью в каком-то одном месяце, а вычеты применены один раз.
О.Я.Леонова
Руководитель отдела
автоматизации кадрового учета
и расчета заработной платы
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация в том месяце, когда сотрудник уходит в отпуск, на всю сумму отпускных начислите:
взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 20 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
В момент выплаты (перечисления на счет сотрудника) отпускных удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК РФ).
Ситуация: как рассчитать НДФЛ с отпускных по переходящему отпуску?
НДФЛ рассчитайте со всей суммы отпускных, уменьшив налоговую базу на положенные сотруднику вычеты.
Отпускные нужно выплатить сотруднику за три дня до его ухода в отпуск (ст. 136 ТК РФ). При переходящем отпуске возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в тот момент, когда вы выплачиваете сотруднику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных. При расчете НДФЛ уменьшите налоговую базу на сумму налоговых вычетов, положенных сотруднику за тот месяц, в котором он получил отпускные. При этом положенные сотруднику вычеты нужно предоставить в общем порядке за текущий месяц (распределять их на вычеты, приходящиеся на сумму отпускных за текущий и следующий месяцы, не нужно).
Такой порядок следует из пункта 3 статьи 210, подпункта 1 пункта 1 статьи 223, пункта 1 статьи 224 и статей 218–221 Налогового кодекса РФ и разъяснен письмами Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698), от 11 мая 2012 г. № 03-04-06/8-134 и от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306. Аналогичные выводы подтверждаются арбитражной практикой (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11, ФАС Западно-Сибирского округа от 12 сентября 2013 г. № А67-7726/2012, Московского округа от 9 февраля 2012 г. № А40-5156/11-90-21).
Пример расчета НДФЛ с отпускных сотрудника. Отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом
Секретарю Е.И. Ивановой с 25 июня был предоставлен основной оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (с 25 июня по 8 июля включительно). У Ивановой один ребенок, в связи с чем ей предоставляется стандартный вычет в размере 1400 руб. (доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 350 000 руб. на момент выплаты отпускных).
Бухгалтер рассчитал сумму отпускных Ивановой в размере 13 500 руб., в том числе:
- 6500 руб. – отпускные за июнь;
- 7000 руб. – отпускные за июль.
15 июня сотруднице был выдан аванс по зарплате за отработанное время в первой половине месяца в сумме 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.
При расчете НДФЛ с отпускных был учтен причитающийся сотруднице вычет за июнь. Сумма НДФЛ составила 1573 руб. ((13 500 руб. – 1400 руб.) × 13%).
20 июня Иванова получила отпускные в сумме:
13 500 руб. – 1573 руб. = 11 927 руб.
30 июня бухгалтер начислил Ивановой зарплату за июнь в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня включительно). По состоянию на эту дату доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 350 000 руб. Поэтому право на стандартный вычет за ней сохраняется. С общей суммы зарплаты Ивановой бухгалтер удержал НДФЛ – 2925 руб. (22 500 руб. × 13%).
Зарплату за отработанное время во второй части июня Ивановой выплатили 5 июля в сумме 9575 руб. (22 500 руб. – 2925 руб. – 10 000 руб.).
Если не распределять НДФЛ по месяцам переходящего отпуска. Вариант «отпускные — не оплата труда»
Конфигурации «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», «1С: Зарплата и Кадры 7.7», «1С: Управление производственным предприятием 8» можно настроить так, чтобы суммы отпускных были отнесены к доходам сотрудника полностью в месяце выплаты.
Код дохода по НДФЛ для отражения отпускных — «2012 — Суммы отпускных выплат».
Чтобы изменить порядок отражения этих сумм в случае переходящих отпусков, нужно совершить всего два действия.
Первое действие — создать новый код дохода по НДФЛ, скопировав предопределенный код 2012 (старый и новый коды будут отличаться значком — у предопределенных элементов есть желтый кружок) (см. рис. 1 на с. 54).
Рис. 1
Второе действие — созданный код указать в видах начислений по отпускам (включая дополнительные) на закладке «Налоги», выбрав вместо предопределенного кода 2012 (см. рис. 2 ниже).
Рис. 2
При такой настройке сумма отпускных за февраль будет отражена в отчетности за январь и вычеты за февраль не будут применены.
Страховые взносы
С начисленными страховыми взносами спорных вопросов также не возникает. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете всю сумму страховых взносов следует учесть в период начисления отпуска, распределять ничего не требуется (п. 1 ст. 431, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК, письма Минфина № 03-03-РЗ/27643 от 09.06.14, № 03-03-06/1/255 от 13.04.10).
Аналогично при применении кассового метода, либо УСН с объектом «доходы минус расходы» всю сумму начисленных страховых взносов следует учесть в расходах в момент выплаты.
Таким образом, основной спорный момент, существующий на сегодня в учете «переходящих отпусков» – это отражение их в расходах по налогу на прибыль. Если придерживаться безопасной точки зрения и делить отпускные между периодами, к которым они относятся, то придется столкнуться с разницами в бухгалтерском и налоговом учете. Одним из способов решения этой проблемы может стать создание резервов предстоящих отпусков.
Автор материала: Оксана Лим
Учет отпускных в бухгалтерском учете
Напомним, что все компании обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете (п. 8 ПБУ 8/2010). Исключение составляют субъекты малого предпринимательства (п. 3 ПБУ 8/2010). Они отражают сумму отпускных проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 70. Кроме того, в случае «переходящего» отпуска, распределять средства в зависимости от количества дней не нужно. Правила учета этого не требуют и Минфин с этим согласен — Письмо от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190. Следовательно, расход будет отражен на всю сумму начисленного отпуска (в месяце выплаты отпускных), то есть, единовременно.
Резерв создается для равномерного учета расходов. То есть, ежемесячно надо рассчитать и начислить сумму резерва. На это указано и в Письме Минфина России от 14.06.2011 № 07-02-06/107. В налоговом учете резерв формируется по желанию организации (п. 24 ст. 255, ст. 324 НК РФ).
Итак, определяем величину резерва по оплате отпусков на следующий год. Так как порядок расчета величины оценочного обязательства в законе не установлен, то каждая фирма разрабатывает его самостоятельно.
Важный момент: не забудьте закрепить создание резерва в учетной политике.
Кстати, резерв создается с учетом налогов и взносов, начисленных на сумму отпускных. Их обязательно нужно учесть при расчете. Как это сделать, покажем на примере ниже.
Удержание НДФЛ с суммы отпускных отражается записью по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Далее необходимо отразить на последнюю дату каждого месяца или квартала отчисления в резерв, относящиеся к этому периоду. Эта операция оформляется проводкой Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 «Резерв предстоящих отпусков».
Если сотрудник идет в очередной отпуск, нужно уменьшить ранее сформированное оценочное обязательство на сумму начисленных отпускных и страховых взносов. При этом за счет резерва списывается вся сумма начисленных отпускных, в том числе и при «переходящем» отпуске. Начисление отпускных за счет резерва оформляется проводкой Дебет 96 Кредит 70.
Может возникнуть ситуация, когда суммы резерва недостаточно. Это возможно в том случае, если работнику дали дни отпуска «авансом», то есть, ранее положенного срока, или компания по каким-либо причинам не создает резерв. В этом случае, затраты на погашение обязательства будут признаваться в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010) (Дебет 20, 26, 44 Кредит 70).
Пример
Рассмотрим на примере ситуацию, в которой отпуск начинается в один отчетный (налоговый) период, а заканчивается в другом.
Сотрудник взял отпуск с 30.06.2017 по 13.07.2017. Отпускные были выплачены 27 июня 2017 г.
Средний дневной заработок работника, рассчитанный в целях выплаты ему отпускных, составляет 1500 руб. Организация уплачивает страховые взносы во внебюджетные фонды по общему тарифу — 0,2%.
На 31 марта 2017 г. компанией было признано в бухгалтерском учете оценочное обязательство по оплате отпусков в размере 1 230 716 руб. Сумма начисленных отпускных не превышает оценочное обязательство.
Бухгалтер на 31 марта 2017 года сделает в учете следующие проводки:
Дебет 44 Кредит 96-1 субсчет «Резерв на оплату отпусков» — 1 230 716 руб. Признано оценочное обязательство по оплате отпусков
На 30 июня 2017 года:
Дебет 96-1 Кредит 70 — 21 000 руб. (1500 х 14 дней). Начислен работнику средний заработок (отпускные)
Дебет 96-1 Кредит 69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3 – 6 342 руб. (21 000 х (22% + 2,9% + 5,1% + 0,2%)). Начислены страховые взносы на сумму отпускных
Дебет 70 Кредит 68-3 Субсчет «Расчеты по НДФЛ» — 2 730 руб. (21 000 x 13%) Удержан НДФЛ с суммы отпускных
Дебет 70 Кредит 51 — 18 270 руб. Выплачены работнику отпускные за вычетом удержанного НДФЛ
