Может ли учреждение прописать в учетной политике формирование главной книги ежеквартально?

Формирование Правил

Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:

• Статус учреждения.
• Структура фонда.
• Технологии, применяемые в целях учета.
• Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
• Порядок выбытия книг из фонда.

Как производится учет расходов, связанных с приобретением периодических изданий и литературы для внутренних нужд?

Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:

• Цели учета.
• Метод отслеживания достоверности информации.
• Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
• Регистры для индивидуального и общего учета.
• Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
• Методы маркировки.
• Особенности хранения документов.
• Причины выбытия бумаг.

Какой порядок списания документов библиотечного фонда?

В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.

К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

Подотчетные лица — кто они

Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.

Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:

Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.

Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».

Электронный журнал «Практик»

Школьная библиотека, на основании утвержденного директором школы Акта о списании материальных запасов, списала учебники на сумму 16 590 руб. Из них:

• 12 000 руб. — по причине морального износа содержания;
• 4590 руб. — по причине физического износа.

Оприходована макулатура, полученная от списания учебников, по рыночной цене — 8000 руб.

В бухгалтерском учете операции по списанию учебников отразятся следующим образом:

Справочная и специальная литература не включается в библиотечные фонды. Она учитывается на счете 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 66 Инструкции N 25н).

Согласно п. 6 Приказа N 2488 документы временного хранения, содержащие информацию краткосрочного значения, не ставятся на баланс и через некоторое время подлежат списанию. К ним относятся:

• брошюры (до 48 с.);
• листовки (до 4 с.);
• календари, плакаты;
• методические разработки;
• материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам.

Конкретный перечень документов библиотеки определяют самостоятельно.

При выбытии справочной литературы составляется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Пример 2. На основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании материальных запасов списаны 100 брошюр на сумму 2000 руб., 20 справочников для поступающих в вузы на сумму 3000 руб.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражена проводкой:

Особенности заключения договора подписки

Закупка периодических изданий (журналов, газет и других изданий, выходящих в свет с определенной периодичностью) может осуществляться образовательными учреждениями как в традиционном, печатном виде, так и в электронном виде.

При подписке на печатное издание заключается договор подписки либо поставки периодики, а на электронное издание – договор возмездного оказания информационных услуг по предоставлению доступа к электронной версии издания или лицензионный договор о передаче неисключительных прав на пользование электронными ресурсами.

Соответствующий договор заключается с соблюдением требований ГК РФ и законодательства РФ о закупках, а именно:

• Федерального закона № 44-ФЗ, положениями которого руководствуются казенные учреждения и иные участники бюджетного процесса, а также бюджетные учреждения при осуществлении закупок за счет субсидий, предоставляемых из бюджета;

• Федерального закона № 223-ФЗ, нормы которого распространяются на автономные учреждения, а также бюджетные учреждения в части закупок за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов (при наличии положения о закупке, принятого и размещенного до начала года в единой информационной системе).

Указанные федеральные законы предусматривают возможность использования как конкурентных, так и неконкурентных способов закупок.

Отметим, что в целях обеспечения деятельности образовательных учреждений допустимо приобретать периодические издания у единственного поставщика (исполнителя), то есть неконкурентным способом:

• в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. При этом годовой объем закупок, которые образовательное учреждение вправе произвести на основании данного пункта, не должен превышать 5 млн руб. либо 50 % совокупного годового объема закупок, но не более 30 млн руб.;

• согласно п. 14 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ без ограничения суммы контракта, если образовательное учреждение приобретает печатные или электронные издания (в том числе используемые в них программно-технические средства и средства защиты информации) определенных авторов у издателей таких изданий в случае, если этим издателям принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на использование данных изданий, а также на оказание услуг по предоставлению доступа к электронным изданиям.

Способы закупки периодических изданий, в рамках Федерального закона № 223-ФЗ, в том числе условия и порядок заключения договора с единственным поставщиком, определяются учреждениями самостоятельно в положении о закупке (ч. 2 ст. 2, ч. 3.2 ст. 3 Федерального закона № 223-ФЗ).

Отражение в учете операций по сдаче макулатуры

В соответствии со ст. 321.1 НК РФ бюджетные учреждения, финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, признаются плательщиками налога на прибыль. За исключением доходов, не подлежащих налогообложению согласно ст. 251 НК РФ, налогом облагаются доходы, полученные от иных источников финансирования, то есть доходы от реализации товаров, работ, услуг юридическим и физическим лицам. В целях налогообложения бюджетные организации обязаны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных в рамках целевого финансирования и за счет коммерческой деятельности. Таким образом, полученные средства от реализации макулатуры учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Для образовательных учреждений, в том числе дополнительного образования, освобождение от уплаты НДС предусмотрено пп. 4, 5, 10, 14 п. 2 ст. 149 НК РФ. В этот перечень включены услуги, освобождаемые от налогообложения, а реализация товаров, работ, услуг, как собственного производства, так и приобретенных на стороне, подлежит налогообложению, даже если доход от этой реализации направляется на развитие и совершенствование образовательного процесса. Таким образом, если учреждение не получило освобождение от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, то доходы от продажи макулатуры облагаются НДС.

Пример 3. Дополним условия примера 1. Макулатура реализована на сумму 9000 руб., в том числе НДС — 1372 руб. 88 коп.

В бухгалтерском учете операции отразятся следующим образом:

<*> При исчислении налога на прибыль учреждение не может уменьшить налогооблагаемую базу на всю стоимость макулатуры, полученную при списании учебников, а только на сумму налога на прибыль с дохода, исчисленную в соответствии с п. 13 ст. 250 НК РФ (8000 руб. x 24% = 1920 руб.).

Т.Горева

Эксперт журнала

«Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение»

18.21. Периодические издания для пользования (счет 23)

= 7500 руб.

ООО «Книголюб» вернуло только 50 экз. Это не превышает 10% нормы, которую можно списать в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Одновременно эта же сумма попадет в состав доходов (пп. 44 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 21 ст. 250 НК РФ). Кроме того, прямые расходы (7500 руб.), приходящиеся на нереализованную часть тиража, также подлежат списанию в состав расходов, принимаемых при исчислении налога на прибыль.

Если бы списание было сверх установленной нормы, то разница свыше 10% не принималась бы при исчислении налога на прибыль. И на нее следовало бы начислить постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»), сделав проводку:

Дебет 99

Кредит 68, субсчет «Постоянное налоговое обязательство».

Обратите внимание, что положения гл. 21 НК РФ не устанавливают требования о восстановлении сумм «входного» НДС по расходам, связанным с изданием печатной продукции, в случаях отсутствия ее реализации (Постановление ФАС Центрального округа от 22.06.2005 N А14-16218-2004/450/25)

М.П.Бойкова

Налоговый консультант

Подписано в печать

01.08.2006

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Корректировки

Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения

Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме

Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:

• Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
• Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):

• Списание.
• Реализация списанных файлов ЮЛ или ФЛ.
• Безвозмездная передача файлов.
• Направление бумаг в пункт вторичного сырья.

Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.

Ведение учета периодических изданий за балансом

“Советник бухгалтера бюджетной сферы“, 2010, N 4

ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИЙ ЗА БАЛАНСОМ

Бюджетные учреждения с 1 января 2009 г. должны вести учет периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, на забалансовом счете 23 “Периодические издания для пользования“.

Казалось, все просто, но на практике при организации ведения аналитического учета возникает ряд вопросов.

Во-первых, Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н), не разъясняет степень и достаточность детализации аналитики объектов учета. Общая фраза “объект учета — номер журнала или годовой комплект газет в условной оценке 1 единица — 1 рубль“ в принципе не поясняет ведение аналитического учета.

Во-вторых, Инструкция N 148н устанавливает единицу измерения комплекта газет, только годовой (на практике в библиотеке он может быть как годовым, так и полугодовым и квартальным).

Напомним, что порядок учета библиотечного фонда в библиотеках определен в следующих нормативных документах:

— Федеральном законе от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 27.12.2009) “О библиотечном деле“;

— Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590;

— Приказе Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 “Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений“.

По мнению автора, если детальный аналитический учет ведется в библиотеке, в бухгалтерском бюджетном учете могут отражаться укрупненные данные — в целом количество журналов и подписок газет.

С другой стороны, подробный учет изданий, например по их номенклатуре, служит инструментом дополнительного контроля, но нужно учитывать и то, что это очень трудоемкий процесс для бухгалтера.

Поскольку подробный аналитический учет ведется в библиотеке согласно установленным законодательством нормам и внутреннему порядку ведения учета библиотечных фондов, то в бюджетном учете вести забалансовый счет необходимо следующим образом:

журналы, каждый номер журнала в оценке 1 руб. за 1 номер журнала на единой номенклатурной карточке с учетом средств, за счет которых они были приобретены, которая создается и действует в течение одного календарного года (например: “Бюджет Подписка 2010 (журналы)“ и “Внебюджет Подписка 2010 (журналы)“.

Согласно Инструкции об учете библиотечного фонда библиотека обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета (п. 5.1.1).

В соответствии с ГОСТ 7.20-80 “СИБИД.

Обязанность согласования списания учебной литературы с вышестоящей организацией

Согласно ст. 298 ГК РФ бюджетные учреждения не вправе распоряжаться имуществом, закрепленным за ним собственником, без его согласия.

Учредителями государственного образовательного учреждения являются органы государственной власти, органы местного самоуправления (п. 1 ст. 11 Закона «Об образовании» от 10.07.1992 N 3266-1 (далее — Закон об образовании)).

Имущество, закрепленное за образовательным учреждением учредителем, находится в оперативном управлении этого учреждения (п. 2 ст. 39 Закона об образовании). Так как учредитель является собственником этого имущества, порядок и условия списания государственного или муниципального имущества установлены законодательством РФ, субъектов РФ и правовыми актами органов местного самоуправления, принятыми в пределах своих полномочий (п. 4 ст. 39 Закона об образовании).

Таким образом, рекомендуем согласовывать списание учебной литературы с учредителем учреждения, органами государственной власти, уполномоченными регулировать имущественные отношения между образовательными учреждениями и их учредителями.

Как это оформить

Исключение документов из библиотечного фонда отражают в регистрах индивидуального и суммарного учета библиотечных фондов.

На всех исключаемых из фондов документах специальным штемпелем погашаются штампы библиотеки и проставляется номер и дата утверждения акта о списании.

На документах, подлежащих продаже, проставляют штамп «Разрешено к продаже» с реквизитами названия библиотеки, номера и даты акта о списании.

Первичными учетными документами, подтверждающими факт выбытия документов из библиотечного фонда, являются:

• при безвозмездной передаче в другие организации — акт приема-передачи к договору о безвозмездной передаче или акт безвозмездной передачи, подписанный обеими сторонами;
• при передаче документов в пункт вторсырья — товарная накладная или акт сдачи-приемки к договору с организацией по переработке вторсырья.

Данные о стоимости списанных документов отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Приложение 1

Учет расчетов с учредителем

В соответствии с Письмом N 02-06-07/3798 на счете 0 210 06 000 «Расчеты с учредителем» (4 210 06 000, 2 210 06 000) учитывается показатель расчетов с учредителем в объеме прав по распоряжению особо ценным имуществом в стоимостной оценке, равной балансовой стоимости ОЦИ.

Изменение показателей, отраженных на указанных счетах, осуществляется в случае поступления или выбытия ОЦИ при составлении годовой бухгалтерской отчетности, реорганизационной отчетности (либо с иной периодичностью, установленной учреждением по согласованию с учредителем, но не реже чем один раз в год) и отражается в корреспонденции с дебетом счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» (4 401 10 172, 2 401 10 172) следующим образом:

            Содержание операции            

     Дебет    

    Кредит    

Изменение показателя в результате          произведенных операций с ОЦИ               

- увеличение показателя в сумме балансовой стоимости поступившего имущества           

4 401 10 172  (2 401 10 172)

4 210 06 000  (2 210 06 000)

- уменьшение показателя в сумме балансовой стоимости выбывшего имущества (методом     "красное сторно")                          

4 401 10 172  (2 401 10 172)

4 210 06 000  (2 210 06 000)

Отметим также, что данные, отражаемые в учете автономного учреждения по кредиту счета 0 210 06 000, должны сопоставляться с данными в учете учредителя по дебету счета 1 204 33 000 «Участие в государственных (муниципальных) учреждениях».

На суммы изменений показателей счетов 4 210 06 000 (2 210 06 000) учреждение направляет учредителю Извещение (ф. 0504805) в порядке, установленном учредителем и отраженном учреждением в рамках формирования учетной политики.

Что не требуется учитывать

Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг

Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения

В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:

• Конфиденциальная документация.
• Бумаги, сделанные на оборудовании, принадлежащем библиотеке.
• Документы, связанные с управленческими целями.
• Бумаги личного свойства.

Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.

Как учесть книги

Работнику организации были выданы деньги на покупку книг

На этом этапе совсем неважно, какие именно книги ему поручили купить — для производственных целей или для общего развития сотрудников

Он составляет заявление, берет деньги, покупает книги и в назначенное время предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО) со всеми подтверждающими документами.

Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:

Как только бухгалтер принял АО, работник обязан вернуть остаток — неизрасходованные средства, если такие имеются. Если этого не произойдет, то данные средства можно будет расценить как доход, облагаемый НДФЛ. С письменного согласия работника организация имеет право удержать задолженность в размере не больше 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае перерасхода организация обязана возместить работнику сумму перерасхода.

После выяснения всех деталей с подотчетником перед бухгалтером встает вопрос, как правильно принять к учету купленные книги.

Вот теперь нужно разобраться, с какой целью книги приобретались — были они куплены для работы организации или цель можно считать общепознавательной.

Когда этот вопрос будет прояснен, бухгалтер сделает записи в бухгалтерском учете.

В силу п. 4 ПБУ 6/01 (приказ Минфина от 30.03.2001 № 26н) деловая литература может быть отнесена к ОС. Но если при этом ее стоимость менее 40 000 руб., а как правило, так и бывает, ее учитывают в составе МПЗ. При этом устанавливают контроль, следят за передвижением книг и обеспечивают сохранность после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01). Правила учета литературы необходимо закрепить в учетной политике.

Списание по причине недостач

Причиной списания документов из библиотечного фонда может быть выявленная недостача при проведении инвентаризации.

Согласно п. 10 Приказа N 590 проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с Письмом Минфина России от 04.11.1998 N 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов» в следующие сроки:

• наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах, — ежегодно;
• редчайших фондов — один раз в 3 года;
• ценных фондов — один раз в 5 лет;
• фондов библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
• фондов библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
• фондов библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;
• фондов библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравнивается к очередному сроку.

В соответствии с п. 2 Приказа Минфина России от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» для проведения инвентаризации создается комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Сведения о фактическом наличии имущества вносятся в инвентаризационные описи. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения в учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы недостач относят на виновных лиц (п. 5.1 упомянутого Приказа).

Выявленные в ходе инвентаризации недостачи материальных ценностей отражаются проводкой (п. 159 Инструкции N 25н):

Дебет счета 209 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам»,

Кредит счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов».

Так как материально ответственными лицами за сохранность библиотечных фондов являются определенные сотрудники библиотеки, в соответствии со ст. 243 ТК РФ на них возложена обязанность по возмещению причиненного ущерба в полном размере.

Поступление средств в возмещение недостач отражается проводкой:

Дебет счета 201 04 510 «Поступления в кассу»,

Кредит счета 209 01 660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».

Затем эти денежные средства подлежат перечислению в бюджет:

Дебет счета 210 02 410 «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации основных средств»,

Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы».

В случае если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы ущерба, она списывается с баланса следующей проводкой:

Дебет счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов»,

Кредит счета 209 01 660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи (п. 9.8 Приказа N 2488).

Если книги утеряны по вине читателей, то в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле» они должны компенсировать причиненный библиотеке ущерб в размере, установленном правилами пользования библиотекой. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 159 Инструкции N 25н).

В случае если по какой-либо причине невозможно взыскать задолженность с читателя, в качестве основания списания такой задолженности принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате книг, направленные в адрес читателя заказные письма или открытки с уведомлением (п. 9.6 Приказа N 590).

5 причин для списания

Документы исключают из библиотечных фондов по пяти причинам.

1 Непрофильность.

Примите к сведению

По непрофильности из фондов исключают:

• документы, не комплектуемые библиотекой;
• дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями;
• документы с истекшим сроком хранения;
• электронные документы, не соответствующие техническому и программному обеспечению библиотеки.

Чтобы установить непрофильность документов, их сверяют с профилем комплектования фондов библиотеки.

Профиль комплектования — документ, определяющий основные направления и особенности комплектования, тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в состав библиотечного фонда. Профиль комплектования утверждает директор библиотеки, после чего его согласовывают с учредителем.

Чтобы упорядочить списание документов из библиотечного фонда по непрофильности, рекомендуем библиотекам разработать свои критерии отнесения документов к непрофильным и оформить их в виде отдельного приложения к профилю комплектования.

2 Ветхость.

Ветхость — это физический износ документов из-за естественного старения материалов, непригодности для использования и невозможности или нерациональности реставрации.

3 Дефектность.

Под дефектностью понимается утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.

4 Устарелость.

По причине устарелости по содержанию из фондов исключают документы, которые потеряли актуальность. Читатели не запрашивают такие издания, а у библиотеки нет потребности в их дальнейшем перераспределении и реализации.

По причинам устарелости по содержанию, ветхости и дефектности запрещено исключать единственные экземпляры документов постоянного хранения.

5 Утрата.

Исключить документы, отнесенные к книжным памятникам, можно только по причине утраты при условии отражения информации об этом в Реестре книжных памятников.

Документы из библиотечного фонда могут быть утрачены по разным причинам: кража, хищение, происшествия техногенного характера, стихийное бедствие, а также утеря в процессе хранения и использования.

Какие документы считаются утраченными в процессе хранения и использования? Предположим, в библиотеке обнаружили, что по неустановленной причине документа нет на месте. Спустя определенный промежуток времени, который устанавливает библиотека, документ не нашелся. Тогда его считают утраченным в процессе хранения и использования и списывают. Когда период не установлен, документы исключают из фонда после двух плановых проверок, если все пути розыска исчерпаны.

Если издание потерял пользователь, он должен предоставить замену и возместить ущерб.

Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию

Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу, должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.

Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.

Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.

Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).

Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур?

Штраф в размере 10 000 руб.

С 1 января 2015 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.