Как перевести сотрудников на удаленную работу? советы и образцы документов

Нюансы дистанционной работы

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.

Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.

Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).

При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).

Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.

При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин. 

Прием на работу дистанционного работника

Чтобы устроиться на удаленную работу, дистанционному сотруднику следует представить пакет документов аналогичный собираемому обычным сотрудником. Отличие заключается лишь в том, что лицо, осуществляющее работу дистанционно на дому, может передать документы как лично, так и в электронной форме. Но в таком случае могут потребоваться копии документов, заверенные нотариально. Отправлять их нужно заказным письмом с уведомлением. Указанное правило отмечено в Трудовом кодексе РФ. А именно части 3 ст.312.2.

До момента заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с различными локальными актами:

• Правила трудового распорядка.
• Положение о премировании.
• Коллективный договор и т. д.

Осуществить данную процедуру можно посредством электронного обмена между работодателем и сотрудником, который работает дистанционно. Документы в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью.

Данное правило подтверждено следующими нормативными документами:

• Трудовой кодекс РФ, ч.5 ст.312.1, ч.5 ст.312.2.
• Закон №63-ФЗ от 06.04.2011, статья 6.

Трудовые отношения между указанными лицами оформляются согласно общим правилам по ст.68 Трудового кодекса РФ.

Процесс оформления включает в себя следующие пункты:

1. Оформление трудового договора.
2. Издание приказа о приеме на работу.
3. Заведение личной карточки.
4. Внесение записи в трудовую книжку.

Оформляя трудовой договор с таким сотрудником следует придерживаться общих правил заключения договора и специальных норм трудовых отношений с удаленными сотрудниками, отмеченных в статье 312.2 Трудового кодекса России.

В трудовом договоре, заключаемом с дистанционным работником отражается следующая информация:

• Особый режим работы.
• Порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе.
• Сведения о программно-техническом обеспечении, средствах защиты информации и оборудовании, применяемом в процессе работы. Если средства предоставляются со стороны работодателя, то в договоре отражается порядок обеспечения ими сотрудника и условия возврата в случае расторжения трудовых отношений. Если предусмотрено использование собственных средств работника или взятых в аренду, то можно отметить данный факт в договоре и определить порядок и сроки возмещения компенсации за их использование.
• Порядок возмещения прочих расходов (телефонная связь, интернет и т. п.)
• Дополнительные основания для расторжения договора по желанию работодателя.

Место заключения трудового договора о дистанционной работе — пункт нахождения работодателя.

Место, где дистанционный сотрудник непосредственно выполняет свои трудовые функции, нужно указать в трудовом договоре с ним (ч. 1 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1).

Допускается заключение договора о дистанционной работе и соглашений к нему путем и электронного обмена документами с электронными подписями обеих сторон.

В течение трех дней с даты заключения трудового договора, работодатель обязан отправить сотруднику в заказном письме с уведомлением бумажный вариант документа (ст.312.2-312.5 ТК РФ, ст.6 Закона №63-ФЗ от 06.04.2011г.).

Приказ о приеме на работу лица, трудящегося дистанционно оформляется в общем порядке. Согласно с.5 ст.312.1 Трудового кодекса, ознакомление сотрудника с указанным документом возможно в электронной форме.

Работодатель может не заводить трудовую книжку удаленному сотруднику. Это условие необходимо отметить в трудовом договоре. В таком случае подтверждением трудового стажа считается трудовой договор (ч.6 ст. 312.2 ТК РФ).

Для внесения записи в трудовую книжку по желанию сотрудника ему следует отправить ее заказным письмом работодателю. Мли принести лично (ч.1 ст.312.2 ТК РФ).

Согласно п.3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 г, запись в трудовую книжку вносится согласно общему порядку. Указывать то, что работник трудится дистанционно не обязательно.

Организация труда и режима работы дистанционных работников

При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.

Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:

• режимом рабочего времени;
• условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
• порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
• механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.

Часы трудовой деятельности, при которой сотрудник взаимодействует с работодателем, входят в его рабочее время. К примеру, если по рабочему графику установлено рабочее время с 08:00 до 17:00, то работодатель не вправе звонить сотруднику в 22:00 и требовать срочно выполнить задачи.

Дистанционный работник может направляться в командировку, которой является любое служебное поручение, для выполнения которого сотрудник направляется в место, отличное от места осуществления работы.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Норма, регулирующая предоставление рабочего оборудования дистанционному работнику

Норма, регулирующая предоставление рабочего оборудования дистанционному работнику, тоже вызывает вопросы. Новый ФЗ обязывает работодателей предоставить дистанционному работнику рабочее оборудование или выплатить компенсацию, если работник использует (арендует) личное оборудование. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию не только за эксплуатацию оборудования, но и за использование программно-технических средств, средств защиты информации и мобильную связь.

На самом деле, новшество совсем не ново. Закон и раньше требовал от работодателя предоставления необходимых ресурсов.

Проблема заключается в том, что законом не установлен ни размер компенсации, ни формула, по которой она могла бы рассчитываться.

На практике это означает, что сотрудник имеет право требовать от работодателя оплаты расходов на связь, на электроэнергию, компенсацию за амортизацию собственного ноутбука и телефона, а работодатель обязан расходы возместить. Иначе сотрудник может не выполнять свои рабочие функции, обосновывая это тем, что рабочее оборудование ему не предоставлено.

В данном случае работодателю имеет смысл заранее прописать в трудовом договоре способы и размеры компенсации.

Нельзя не заметить, что многие положения, вошедшие в итоговую версию нового ФЗ, обязаны своим появлением там пандемии. Вынужденная необходимость массовой удаленной работы многое прояснила. Как говорится, не было бы счастья, да несчастье помогло.

Регулирование сверхурочной работы дистанционных работников

В статье 3124 нового ФЗ указано: время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Такая забота о сотрудниках со стороны законодательства понятна: дистанционные работники часто перерабатывают, а время таких переработок (когда звонки/письма поступают работнику за пределами рабочего времени) не оплачивается как сверхурочная работа.

Однако надо отметить, что это положение выглядит спорным: закон не конкретизирует, какое именно взаимодействие имеется в виду. Считается ли, например, сверхурочной работой, если сотруднику позвонили после окончания рабочего дня и попросили ответить на несколько вопросов? По логике закона переработкой может считаться любой внеурочный контакт, и тогда работодатель должен чуть ли не всех своих сотрудников оформлять на работу с ненормированным рабочим днем. А это подразумевает различные компенсации, что тоже невыгодно бизнесу.

Экстренный перевод на дистанционную работу

Работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционный режим работы и без его согласия (ст. 312.9 ТК) в следующих ситуациях:

• имеется угроза жизни или нормальным условиям жизни, к примеру, авария, пожар, ЧС, землетрясение, эпидемия и т.д.;
• госорганы или местные органы самоуправления решили перевести сотрудников на дистанционный режим.

Важно! Когда сотрудника невозможно перевести на дистанционный режим или работодатель не может дать ему все необходимое для трудовой деятельности, он должен оплачивать простой по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя. Оплата производится из расчета не меньше 2/3 тарифной ставки или должностного оклада.. При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:

При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:

• причину перевода;
• перечень переводимых сотрудников;
• срок перевода — он должен закончиться не позже, чем исчезнет обстоятельство, которое стало причиной перевода;
• правила обеспечения сотрудников всем необходимым для работы;
• правила организации работы — режим рабочего времени, правила и методы взаимодействия, правила и сроки сдачи отчетности по работе;
• иные положения, касающиеся организации трудовой деятельности.

В трудовом договоре не нужно делать никаких корректировок. Когда период перевода закончится, работодатель возвращает сотрудника на прежнее место, и он продолжает работать дальше.

Как оформить трудовые отношения с дистанционным сотрудником

Статья поможет узнать как оформить трудовые отношения с дистанционным сотрудником на удаленной работе. Устанавливается ли для него режим работы и каков порядок увольнения.

Многие граждане предпочитают работать на дому, вне зависимости от того есть ли у них возможность ежедневно посещать рабочее место. Несмотря на то что дистанционные сотрудники могут выполнять такую же работу, как трудящиеся на территории организации. Условия их трудоустройства отличаются от стандартных. О том, как оформить трудовые отношения с удаленным работником. Какие ему положены страховые выплаты. Каков порядок увольнения мы расскажем в этой статье.

Обязательно ли работникам писать заявление

Инициатором перевода на удаленку бывает как сотрудник, так и организация, кроме того, возможно требование о переводе на удаленную работу части трудового коллектива, исходящее от государственных органов.

Если перевод по инициативе работодателя

От работодателя такая инициатива исходит, когда он хочет сэкономить на аренде (например). Для оформления такого перевода не требуется заявление, но необходимо согласие на дистанционную работу, как для любого изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Перевод по желанию сотрудника

Человек хочет работать вне офиса, например потому, что ему нравится зимовать на Бали. Бывают домашние обстоятельства, которые заставляют сотрудника просить руководителя о переходе на удаленку: болезнь близких родственников, наличие маленьких детей и т. п. Он излагает просьбу в письменном виде, компания идет навстречу или отказывает.

Не каждого сотрудника возможно перевести на удаленку технически. Например, кладовщик при всем желании останется работать на складе, а вот бухгалтеру или менеджеру по логистике несложно предоставить возможность трудиться дистанционно.

Работодатель не обязан переводить на дистанционку никого, если нет распоряжения властей, поэтому имеет право отказать любому сотруднику. В случае болезни родственника, подтвержденной документами, по статье 93 Трудового кодекса, организация обязана пойти навстречу и установить сотруднику неполное рабочее время; относительно удаленки такой нормы нет.

Перевод по требованию властей

В 2020 году тема дистанционки приобрела особую актуальность из-за коронавируса. В настоящее время региональные власти Москвы и СПб издали постановления, обязывающие предприятия перевести на удаленную работу работников старше 65, сотрудников, страдающих хроническими заболеваниями, и 30% от общего числа работников дополнительно.

На 2021 год запланировано внесение изменений в Трудовой кодекс, которое внесет определенность в вопросы оформления трудовых отношений с дистанционным работником. Пока же все происходит несколько стихийно. Пробуем внести ясность, опираясь на действующее законодательство.

Если сотрудник сам хочет перейти на удаленку из-за опасности заражения, необходимо заявление от него. Если человека решает перевести организация, выполняя требование госорганов, составляется приказ о переводе на удаленную работу и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внимание! Если работник подписывает эти документы, то все в порядке. Если он отказывается от перехода на удаленку, насильно перевести нельзя

Требование властей придется выполнить другим способом — оформить «карантинный» больничный, отпуск или простой.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении). Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде. Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника. Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами. Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Можно ли человека, находящегося на самоизоляции, вызвать на работу по срочному делу

В связи с пандемией коронавируса правительство распорядилось всем приезжающим из стран, где бушует эпидемия, оставаться дома на самоизоляции, если нет симптомов простудных заболеваний. Если таковые проявились в течение 14-дневного карантина, не идти в поликлинику, заражая по пути других людей, а позвонить в скорую помощь, обрисовав ситуацию. Список неблагополучных стран широко растиражирован в интернете, в том числе на официальных властных ресурсах, и постоянно обновляется.

Юбилейный нокаут: французскому Vogue исполняется 100 лет, но будет ли он в моде

Планируют ли в ближайшее время в Египте начать принимать российские карты «Мир»

Гигант РФ АвтоВАЗ приглашает на работу: сколько платят персоналу на заводе

Ситуация очень серьезная. Она подпадает под статью 236 Уголовного кодекса. При нарушении санитарно-эпидемиологических правил, если есть пострадавшие от необдуманных действий, нарушителям грозит уголовная ответственность

Если начальник настаивает, чтобы вернувшийся из-за границы сотрудник приехал на работу (не важно, по какой причине), и сотрудник действительно приехал, отвечать перед законом будут оба. Например, кто-то из коллег заразился коронавирусом и серьезно пострадал от болезни

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то — нет. Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

• обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
• отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
• оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
• незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
• обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
• не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится. Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции. Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», — отмечается в сообщении мэра.