Посещение дистанционными работниками стационарного рабочего места: как правильно прописать в документах

Работодатель в отдельных случаях может переводить сотрудника на удаленку без его согласия

Законодатель вывел в ранг обязательной нормы условие о возможности перевода работников без их согласия на дистанционную работу в случае возникновения экстренных случаев, таких как эпидемии, стихийные бедствия, а также при принятии соответствующих решений региональными органами власти.

Тем самым, фактически легализована практика перевода значительного количества лиц на удаленку по распоряжению губернаторов в связи с необходимостью выполнения профилактических мер по коронавирусу.

В новой ст. 312.9 ТК РФ по этому поводу отмечено, что такой перевод даже не требует согласия персонала и внесение изменений в трудовые договоры работников, тем самым, эти аспекты полностью отданы на откуп работодателей.

Тем не менее, закон предусмотрел, что в случае принятия таких решений организация обязана обеспечить работника необходимым оборудованием для работы удаленно (если работник им не располагает), а также обучить его работе на нем. При отсутствии такого оборудования, а также невозможности по специфике трудовой деятельности перевести работника на удаленку, работник подлежит направлению в простой с оплатой 2/3 оклада – по обстоятельствам, не зависящим от сторон.

Кроме того, в законе нет четкого регулирования вопроса порядка компенсации дистанционному работнику использования им в работе собственного оборудования и программных средств. Указано лишь то, что при использовании их работником с согласия работодателя, последний выплачивает работнику компенсацию (ст.312.6 ТК РФ).

Что такое удаленная работа, как вводится режим

Принято считать, что на удаленной работе находятся исключительно фрилансеры. Это не так. Любой штатный сотрудник организации может уйти на удаленную работу по решению работодателя. Так, например, массово произошло на производствах, организация и в учреждениях в связи с пандемией.

Данная вынужденная мера стала возможной при соблюдении следующих условий:

• наличии у сотрудника соответствующего оборудования;
• возможности обеспечивать его требуемыми материалами (таблицами, схемами, производственной статистикой и так далее);
• возможности у работодателя осуществлять контроль над удаленной работой сотрудников.

Результаты отсылаются руководителям структурных подразделений по корпоративной онлайн связи.

Юридические признаки удаленного сотрудника:

• он остается в штатном расписании учреждения;
• у него имеется заключённый трудовой договор с работодателем;
• он имеет право на все социальные гарантии, закрепленные законодательно.

В этой связи возникает закономерные вопросы — как уходит часть коллектива на удаленную работу? Что должен делать работодатель, дабы избежать паники и хаоса на предприятии?

На удаленную работу ни при каких обстоятельствах нельзя выводить тех сотрудников, что отвечают за технологические нюансы производства. Если таких насчитывается очень много, то работодатель закрывает предприятие полностью на карантин.

Это чревато материальными потерями. Кроме того, по завершении карантина производство будет труднее запустить после простоя. Но в создавшихся условиях это единственно возможный вариант.

Намного проще вывести на удаленку работников интеллектуального труда.

С легкостью могут выполнять свои обязанности дома:

• специалисты по маркетингу;
• учителя;
• переводчики;
• журналисты;
• дизайнеры;
• специалисты по рекламе;
• статисты;
• представители отдела кадров и бухгалтерии;
• иллюстраторы;
• верстальщики;
• операторы call-центров.

Введение режима удаленной работы можно выполнить двумя способами: посредством издания приказа по предприятию или путем составления дополнительного соглашения с сотрудниками. Самые предусмотрительные работодатели используют оба варианта.

Приказ о введении особого режима должен включать следующие моменты:

• Кто конкретно из персонала выводится на домашнюю работу.
• С какого числа вводится режим.
• В каких отношениях с работодателем остаются данные сотрудники (сохраняется ли оплата работы и в каком объеме).
• Как решаются вопросы исполнения профессиональных обязанностей (сроки, объемы, способы отчета).

Во избежание недоразумений с учетом рабочих дней и, соответственно, начисления заработной платы, работодателям рекомендуется заключить дополнительное соглашение с каждым сотрудником.

Оно будет дополнять уже имеющийся трудовой договор с работодателем. Главное же преимущество составления соглашение состоит в том, что оно подчеркнет временный характер перевода.

Принципиальным моментом является сбор подписей под каждым соглашением (если оно составляется) и под приказом (если он издается).

Прием на работу дистанционного работника

Чтобы устроиться на удаленную работу, дистанционному сотруднику следует представить пакет документов аналогичный собираемому обычным сотрудником. Отличие заключается лишь в том, что лицо, осуществляющее работу дистанционно на дому, может передать документы как лично, так и в электронной форме. Но в таком случае могут потребоваться копии документов, заверенные нотариально. Отправлять их нужно заказным письмом с уведомлением. Указанное правило отмечено в Трудовом кодексе РФ. А именно части 3 ст.312.2.

До момента заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с различными локальными актами:

• Правила трудового распорядка.
• Положение о премировании.
• Коллективный договор и т. д.

Осуществить данную процедуру можно посредством электронного обмена между работодателем и сотрудником, который работает дистанционно. Документы в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью.

Данное правило подтверждено следующими нормативными документами:

• Трудовой кодекс РФ, ч.5 ст.312.1, ч.5 ст.312.2.
• Закон №63-ФЗ от 06.04.2011, статья 6.

Трудовые отношения между указанными лицами оформляются согласно общим правилам по ст.68 Трудового кодекса РФ.

Процесс оформления включает в себя следующие пункты:

1. Оформление трудового договора.
2. Издание приказа о приеме на работу.
3. Заведение личной карточки.
4. Внесение записи в трудовую книжку.

Оформляя трудовой договор с таким сотрудником следует придерживаться общих правил заключения договора и специальных норм трудовых отношений с удаленными сотрудниками, отмеченных в статье 312.2 Трудового кодекса России.

В трудовом договоре, заключаемом с дистанционным работником отражается следующая информация:

• Особый режим работы.
• Порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе.
• Сведения о программно-техническом обеспечении, средствах защиты информации и оборудовании, применяемом в процессе работы. Если средства предоставляются со стороны работодателя, то в договоре отражается порядок обеспечения ими сотрудника и условия возврата в случае расторжения трудовых отношений. Если предусмотрено использование собственных средств работника или взятых в аренду, то можно отметить данный факт в договоре и определить порядок и сроки возмещения компенсации за их использование.
• Порядок возмещения прочих расходов (телефонная связь, интернет и т. п.)
• Дополнительные основания для расторжения договора по желанию работодателя.

Место заключения трудового договора о дистанционной работе — пункт нахождения работодателя.

Место, где дистанционный сотрудник непосредственно выполняет свои трудовые функции, нужно указать в трудовом договоре с ним (ч. 1 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1).

Допускается заключение договора о дистанционной работе и соглашений к нему путем и электронного обмена документами с электронными подписями обеих сторон.

В течение трех дней с даты заключения трудового договора, работодатель обязан отправить сотруднику в заказном письме с уведомлением бумажный вариант документа (ст.312.2-312.5 ТК РФ, ст.6 Закона №63-ФЗ от 06.04.2011г.).

Приказ о приеме на работу лица, трудящегося дистанционно оформляется в общем порядке. Согласно с.5 ст.312.1 Трудового кодекса, ознакомление сотрудника с указанным документом возможно в электронной форме.

Работодатель может не заводить трудовую книжку удаленному сотруднику. Это условие необходимо отметить в трудовом договоре. В таком случае подтверждением трудового стажа считается трудовой договор (ч.6 ст. 312.2 ТК РФ).

Для внесения записи в трудовую книжку по желанию сотрудника ему следует отправить ее заказным письмом работодателю. Мли принести лично (ч.1 ст.312.2 ТК РФ).

Согласно п.3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 г, запись в трудовую книжку вносится согласно общему порядку. Указывать то, что работник трудится дистанционно не обязательно.

Охрана труда

По сравнению с офисными сотрудниками для дистанционщиков сокращены требования по охране труда. Как пример, их не нужно отправлять на медосмотры или проводить СОУТ.

Обязанности работодателя по охране труда:

— расследовать и вести учёт несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;— выполнять предписания госорганов;— обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Трудности возвращения персонала с удаленной работы

Работодателю и начальнику отдела кадров не стоит заблуждаться относительно того, что с первого же дня люди мгновенно вернутся в привычный рабочий режим. Скорее всего, процесс психологической адаптации займет несколько дней.

Неизбежными будут долгие обсуждения в комнате отдыха, в курилке или просто в рекреации у кулера относительно того, как прошла изоляция. Человеческий фактор в этих условиях всегда превалирует.

Администрация должна быть готовой к этому. Было бы разумным дать встретившимся сотрудникам наговориться, обменяться впечатлениями и, возможно, выслушать их предложения по дальнейшей организации рабочего дня.

Об устройстве праздничного корпоратива по поводу возвращения на рабочие места не должно быть речи. Президентский указ о запрете на проведение массовых мероприятий по-прежнему актуален.

Логичным было бы проведение общего собрания, на котором руководитель обратится к персоналу с речью. Однако ни в коем случае нельзя допускать негативных эмоций по поводу неясного или «темного будущего» компании.

Коллективу в этой ситуации больше всего нужен положительный заряд. Поэтому в приветственном слове руководитель производства или генеральный директор должен поблагодарить за понимание и ответственность всех, кто выполнял обязанности в режиме удаленной работы.

Принципиальное значение такого собрания — вселить в людей оптимизм, дать положительный посыл. Красной нитью в речи лидера должна звучать мысль о том, что жизнь после карантина продолжается. Кроме того, собрание — это еще один повод побыть вместе, вернуть дух коллективизма.

Могут ли с работы увезти на фронт?

На этот вопрос ответил адвокат Виктор Ковалев: «На фронт сразу забрать не могут. Сначала человеку должны вручить повестку или мобилизационное предписание. В документе будет указано место, куда он должен явиться для проведения мобилизационных мероприятий и прохождения медицинского обследования. Затем он будет распределен в подразделение ВС РФ, где пройдет обучение. И только после этого его отправят на фронт».

Однако на фронт должны отправлять не всех. После медицинского обследования призывная комиссия принимает решение:

• о призыве для прохождения военной службы;
• о предоставлении отсрочки;
• об освобождении от призыва.

Если был издан приказ о дистанционной работе

Многие работодатели не стали оформлять перевод на удаленку отдельными дополнительными соглашениями, издав вместо этого единый для всего предприятия или для отдельных его работников приказ.

Приказом (а также иными нормативными актами, принятыми на предприятии) устанавливалась продолжительность удаленной работы, определялся порядок ее осуществления, способы коммуникации между работниками и правила обмена документами и прочие ключевые моменты взаимодействия между работниками и работодателем.

Чтобы вызвать работников с удаленки, установленной приказом, работодателю нужно издать новый приказ, отменяющий действие предыдущего документа. В этом приказе нужно указать точную дату, с которой работники должны приступить к офисной работе.

Отказ от выхода на работу в этом случае также может быть расценен как прогул – за него работник может быть наказан в соответствии с положениями трудового законодательства.

Как составить приказ об отмене удаленки?

Вам также будет интересно:

— Оплата удаленной работы во время карантина
— Можно ли и как уволить сотрудника за хамство?

Приказ об отмене удаленки составляется по тем же правилам, что и другие внутренние документы, издаваемые руководством компании.

В таком приказе нужно указать:

1. дату и место составления документа;
2. его наименование и номер;
3. основание для издания приказа: отмена ограничений, установленных властями, снижение количества заболевших, здесь же можно указать ссылку на соответствующий нормативный акт, если ранее основанием для перехода на удаленку были ограничения со стороны властей;
4. дату, с которой действие предыдущего приказа отменяется, а у работников возникает обязанность по выходу в офис;
5. перечень работников, которые должны перейти с удаленного на обычный режим работы (если с удаленки возвращаются не все работники, а только определенная часть);
6. иную информацию, которая может быть важная при изменении режима работы сотрудников;
7. сведения о работнике, ответственном за исполнение положений приказа и информирование сотрудников, для которых прекращается режим удаленной работы.

Приказ подписывает руководитель организации (или иное уполномоченное на это лицо) – после этого документ приобретает законную силу.

Скачать образец приказа об отмене режима удаленной работы на предприятии (пример №1)

Скачать образец приказа об отмене режима дистанционной работы в организации (пример №2)

Ознакомить работников с положениями нового приказа нужно удаленно, отправив им электронную копию документа по электронной почте, с помощью мессенджера или через корпоративный портал организации. После того, как работники выйдут в офис, нужно получить их подписи на бумажной копии приказа об отмене удаленки. Если работников много, стоит подготовить лист об ознакомлении с положениями приказа – потом его можно будет подшить к основному документу.

Допустим смешанный формат работы

Закон фактически устранил пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.

Так, ранее по этому поводу специалисты Роструда в целом высказывались отрицательно, указывая, что смешанные режимы работы прямо не допускаются ТК РФ. Теперь в новой ст. 312.4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе. Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.

Предусмотрен порядок регулирования режима работы и отдыха

Законодатель предоставил работодателю возможность регулирования режима труда и отдыха дистанционных работников в локальных нормативных актах, в том числе Правилах внутреннего трудового распорядка, тогда как ранее это допускалось только по соглашению с конкретным работником, что отчасти предоставляло работникам более свободный график работы, льготный режим исполнения трудовой функции.

В настоящее время эти нормы немного ужесточены в плане повышения управляемости трудовым процессом дистанционного работника со стороны работодателя (ст. 312.4 ТК РФ). Однако также сохранена возможность соглашением сторон определять особый режим работы дистанционного работника и иную специфику в этой части.

Если удаленка не была оформлена официально

Работодатель, отпуская работников трудиться из дома, мог вообще не оформлять никаких документов – ни дополнительных соглашений, ни приказов. В этом случае и для их возврата на обычную работу ничего издавать не придется – достаточно уведомить работников о том, что режим работы вновь меняется, на этот раз на привычный, офисный. Для этого работнику можно позвонить, можно отправить ему письменное уведомление, а можно написать сообщение в рабочем чате или в мессенджере.

Если работник не выйдет на работу, будет считаться, что он ее прогулял – последствия будут соответствующими: о них мы писали выше.

Что такое вынужденная удаленка

В законе прописали исключительные случаи, когда компании обязаны временно перевести персонал на дистанционную работу. Это нужно сделать, когда:

1. Решение о переводе на удаленку принял орган государственной власти или местного самоуправления.

2. Здоровье или нормальные жизненные условия населения находятся под угрозой.

Сам факт исключительных обстоятельств должна подтвердить федеральная власть или органы местного самоуправления. Собственно, так и произошло с пандемией коронавируса.

Для перехода на вынужденную удаленку хватит локального нормативного акта, составленного с учетом мнения профсоюза. Опишите в акте причину, срок перевода, список работников, которые пойдут на удаленку, порядок выдачи им оборудования или компенсации расходов, способы взаимодействия. Компания при этом должна научить сотрудников пользоваться оборудованием и ПО, если с этим есть сложности.

Если дистанционная работа невозможна — такая ситуация, например, в ресторанном и строительном бизнесе, — компания обязана оплатить простой по независящим от сторон причинам. За время, пока работник не выполняет свои обязанности, нужно компенсировать не менее 2/3 тарифной ставки или оклада.

Кто вернётся в офисы

Особняком в новой коронавирусной реальности держатся представители энергетического сектора российской экономики. Но есть в числе «возвращенцев» и флагманы IT-индустрии.

«Лукойл» прекратил режим дистанционной работы для всех категорий сотрудников ещё 8 февраля.

«Транснефть» заявила, что возвращает персонал на стационарные рабочие места по мере вакцинирования. По состоянию на 28 февраля на удалёнке в группе осталось не более 15% работников.

«Ростех». Во время карантина госкорпорация перевела на удалённую работу 60% сотрудников. Сегодня сотрудники вернулись на рабочие места. Комбинированный режим работы, позволяющий чередовать очный формат и удалёнку, введён только для определённых категорий работников.

«Яндекс». 5 апреля большинство сотрудников компании переходят на офисный режим работы, рассказал «Секрету» источник в компании. При этом один день в неделю разрешается работать из дома. Если больше — это будет считаться удалёнкой. Перешедшие на дистанционную работу лишатся закреплённого рабочего места и доплат за питание. Пресс-служба компании на момент публикации не ответила редакции.

Ни для одной из компаний удалёнка — не самоцель. Но если такой режим работы сохраняет эффективность труда и позволяет хорошо экономить на офисных расходах, — для сотрудников полностью или частично сохранят дистанционную занятость, вне зависимости от показателей заболеваемости. Полностью же отказались от удалёнки только те компании, которых она не устраивала изначально, поскольку присутствие сотрудников на рабочих местах — производственная необходимость.

Коллаж: «Секрет Фирмы», freepik.com

Кого мобилизация не коснется?

Отсрочку от призыва на военную службу по мобилизации предоставляют (ст. 18 Закона «О мобилизационной подготовке»):

• гражданам, забронированным за органами госвласти, местного самоуправления и организациями (например, работникам предприятий оборонной промышленности);

• временно не годным к военной службе по состоянию здоровья – на срок до 6 месяцев;

• тем, кто постоянно ухаживает за членом семьи или усыновителем, если о них некому позаботиться. Необходимость ухода нужно подтвердить заключением федерального учреждения медико-социальной экспертизы или документом об инвалидности I группы;

• опекунам или попечителям несовершеннолетних родных брата или сестры, если их некому содержать;

• родителям четырех и более детей в возрасте до 16 лет;

• мужчинам, воспитывающим в одиночку ребенка в возрасте до 16 лет;

• мужьям, у которых жена находится на сроке беременности не менее 22 недель, если они также содержат трех детей в возрасте до 16 лет;

• женщинам со сроком беременности не менее 22 недель или имеющим ребенка в возрасте до 16 лет (если этих оснований для отсрочки от призыва нет и при этом женщина имеет военно-учетную специальность и пребывает в запасе, она может подпасть под мобилизацию);

• сыновьям, чьи матери кроме них имеют четырех и более детей в возрасте до 8 лет и воспитывают их без мужа;

• членам Совета Федерации и депутатам Государственной Думы.

Адвокат Максим Васюхин рекомендует: «Если по закону вам положена отсрочка, заранее соберите подтверждающие документы. В зависимости от вашей ситуации подготовьте: медицинские заключения и справки, копии свидетельств о рождении детей, свидетельства о заключении брака, документа о смене фамилии, паспорта и т.п. Заверьте копии у нотариуса и держите под рукой. При необходимости предоставьте документы представителям военкомата или местного органа исполнительной власти».

Минобороны сообщило, что в рамках частичной мобилизации не будут призывать сотрудников IT-компаний, российских операторов связи, финансовых организаций и некоторых СМИ.

Оформление перевода на удаленный режим

Процедура временного перевода сотрудников на дистанционный режим работы законодательно не урегулирована. Но можно предложить следующий порядок действий:

1. составить приказ о возможности перевода сотрудников на удаленный режим работы;
2. получить заявление от работника о переводе на удаленку;
3. составить приказ о переводе на дистанционный режим работы;
4. подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
   • Скачать образец приказа о возможности перевода на удаленный режим работы .
   • Скачать образец заявления о переводе на удаленный режим работы .
   • Скачать образец приказа о переводе на дистанционный режим работы .
   • Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору .

Важно отметить, что одновременно составлять приказ о предоставлении удаленного режима работы для сотрудника и заявление от него не надо. У работодателя должен быть только один из этих документов (разницы нет, кто предложил перейти на удаленку)

Оформление допсоглашения к договору обязательно. В данном соглашении должны быть прописаны все изменения, включая режим, место и время работы, дополнительные выплаты и виды отчетности о выполненной работе. О том, как оформить перевод сотрудника на удаленный режим, вы можете прочесть в другой статье.

Никакие дополнительные записи в трудовую книжку об изменении режима труда не вносятся.

Как возмещать расходы сотрудников

Для удаленки работодатель должен предоставить сотруднику всё необходимое: компьютер, наушники, антивирус и VPN, дистанционный доступ к сети офиса и т. д.

По договоренности работник может использовать свое или арендованное оборудование — тогда компания обязана выплатить компенсацию за использование и возместить расходы. Этот момент часто упускают при оформлении документов, и зря: работник может узнать о положенной компенсации и потребовать ее через трудовую инспекцию или суд. Чтобы избежать этого, укажите размер и порядок выплат в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или допсоглашении к нему.

За что можно уволить сотрудника на удаленке

До 2021 года работодатели могли сами определять основания для увольнения удаленных сотрудников — например, за не вовремя сданную работу. Теперь условия четко определены законом и самописные правила не действуют.

Зато помимо общих оснований (по соглашению сторон и т. п.) вы можете уволить удаленщика еще по двум причинам:

1. Сотрудник на удаленке не выходит на связь два рабочих дня подряд (можно установить более длительный срок). До увольнения нужно запросить у работника письменное объяснение. Если причина «прогула» окажется уважительной, уволить сотрудника будет нельзя.

2. Сотрудник на постоянной удаленке переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. Фактически это будет не увольнение, а расторжение трудового договора из-за возникших обстоятельств. Но если по документам работу можно выполнять из любого места, такое основание для увольнения действовать не будет.